Czym jest faktura ustrukturyzowana w Krajowym Systemie e-Faktur?

Nowy system rejestracji faktur – KSeF – ma na celu usprawnienie cyfrowego obiegu dokumentów. W zamyśle Ministerstwa Finansów rozwiązanie zautomatyzuje kluczowe procesy w tym zakresie. Korzystanie z KSeF nie jest jeszcze obowiązkowe, ale warto zainteresować się tym już teraz. Jakie korzyści płyną ze stosowania KSeF? I jakie rozwiązanie wybrać do identyfikacji?

Czym jest Krajowy System e-Faktur?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to oprogramowanie teleinformatyczne służące przedsiębiorcom do wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych, czyli takich, które mają wyłącznie postać cyfrową. W ramach systemu KSeF stworzono Aplikację Podatnika. Umożliwia ona wystawianie, odbieranie i przeglądanie e-Faktur, a także zarządzanie uprawnieniami użytkowników.

Działania te stają się dostępne dopiero po wcześniejszej identyfikacji, czyli uwierzytelnieniu użytkownika, co gwarantuje autentyczność, integralność i bezpieczeństwo przesyłanych dokumentów. Można dokonać tego m.in. za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej.

Dlaczego do obsługi Aplikacji Podatnika potrzebny jest kwalifikowany podpis elektroniczny lub kwalifikowana pieczęć elektroniczna ?

Aby zacząć korzystać z KSeF, należy wykonać kilka kroków.

Pierwszym z nich jest identyfikacja (uwierzytelnienie) użytkownika, która pozwala na zalogowanie się do systemu i rozpoczęcie korzystania z niego. Narzędzia te przydadzą się także podczas obsługi Aplikacji Podatnika, w której każde działanie wymaga osobnej identyfikacji.

Jak wspomnieliśmy we wstępie, e-podpis lub e-pieczęć dają dostęp do Krajowego Systemu e-Faktur, który umożliwia wystawianie faktur ustrukturyzowanych. Poniżej więcej na ten temat.

Czym jest faktura ustrukturyzowana?

Wiele osób może zastanawiać się, po co zawracać sobie głowę technologiczną rewolucją w firmie, skoro można wystawiać i odbierać faktury tradycyjnymi metodami, tak jak do tej pory. Warto zauważyć, że faktura ustrukturyzowana to zupełnie nowe rozwiązanie, które ma usprawnić obieg dokumentów zarówno wewnątrz firmy, jak i pomiędzy różnymi podmiotami.

Fakturę ustrukturyzowaną można wystawić albo poza Aplikacją Podatnika (zgodnie ze wzorem KSeF) albo w samej aplikacji (zapewne na to rozwiązanie zdecydują się firmy, które nie wystawiają wielu faktur miesięcznie). Faktura ustrukturyzowana posiada jedynie postać elektroniczną i jest zgodna z narzuconym przez Ministerstwo Finansów wzorem. Po wypełnieniu i podpisaniu faktura otrzymuje specjalny numer identyfikacyjny przydzielany przez system KSeF. W takiej postaci dostępna jest do pobrania przez kontrahenta. Do obsługi faktur można wykorzystać bezpłatne narzędzie dostarczane przez resort bądź dowolny program komercyjny.

Wprowadzenie jednego standardu faktury ma przyspieszyć wymianę danych pomiędzy przedsiębiorstwami i usprawnić obrót gospodarczy. Wystawiony dokument jest udostępniany w czasie rzeczywistym, a to pozytywnie wpływa na automatyzację procesów księgowych. Faktury mają być przechowywane w systemie przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione.

W porównaniu z tradycyjnymi dokumentami tego typu warto też zwrócić uwagę na to, że faktury ustrukturyzowanej nie da się zgubić ani zniszczyć. Użytkownik zawsze ma więc pewność, że dotarła ona do klienta/partnera biznesowego. Eliminuje to konieczność wystawiania duplikatów.

Ministerstwo Finansów zachęca do korzystania z KSeF już teraz.

Od 1 lipca 2024 roku korzystanie z KSeF będzie obowiązkowe, warto zainteresować się tym systemem jak najwcześniej. Po pierwsze, dobrze jest przyzwyczaić personel do obsługi nowego narzędzia, zanim stanie się ono obowiązkowe. EY Polska szacuje, że w przypadku większych firm o złożonych procesach, przejście na KSeF może zająć nawet kilka miesięcy. Po drugie system oferuje liczne udogodnienia, które mogą usprawnić kluczowe procesy w organizacji.

KSeF pozwala na przykład ujednolicić obieg dokumentów, gdyż faktur nie trzeba przechowywać w odrębnych środowiskach IT. Faktury ustrukturyzowane już teraz przekładają się też na przyspieszenie procesów księgowych – wystarczy uzyskać od kontrahenta zgodę na otrzymywanie ich w KSeF, aby wyeliminować dokumenty papierowe czy nawet pliki PDF. Co więcej, ich wystawianie uprawnia podatnika do zwrotu VAT w terminie 40, a nie 60 dni. Korzyści zatem wyraźnie przemawiają za przystosowaniem firmy do tego systemu.

Pełen potencjał tego rozwiązania widoczny staje się zwłaszcza w przypadku wykorzystania chmurowej kwalifikowanej pieczęci elektronicznej. Taka usługa jak ECQSS dedykowana jest zwłaszcza podmiotom generującym wiele faktur i przykładającym szczególną wagę do kwestii bezpieczeństwa online. Firma EuroCert dostarcza jednak również inne narzędzia z tego zakresu – na przykład podpis kwalifikowany czy pieczęć na karcie.

Więcej na temat rozwiązania EuroCert służącego do identyfikacji w KSeF w tym artykule.

Potrzebujesz informacji? Już teraz zapraszamy do kontaktu z naszym doradcą:

e-mail: biuro@eurocert.pl

tel.: +48 22 390 59 95