Umowę cywilno-prawną można zawrzeć w jednej z kilku form. Jeśli twój kontrahent nie proponuje konkretnych ustaleń w tym zakresie, może być to forma pisemna, dokumentowa lub elektroniczna. Z poniższego artykułu dowiesz się więcej o różnicach w sposobach zawierania umów z przedsiębiorcami oraz jak podpisać umowę w formie elektronicznej z zastosowaniem kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Co to jest umowa?

Umowa to czynność prawna, której dokonuje się w oparciu o oświadczenie woli obu stron umowy. W prawie cywilnym jest to porozumienie, które określa wzajemne prawa i obowiązki, np. dwóch kontrahentów podejmujących współpracę. Warto jednak pamiętać, że zawarcie umowy nie musi mieć wcale charakteru formalnego. Umowy mogą być zawierane również przez pocztę elektroniczną czy SMS, np. podczas zakupu biletu kolejowego w aplikacji mobilnej.

W sytuacjach bardziej sformalizowanych, np. przy nawiązywaniu stosunku pracy, ustawodawca wymaga od przedsiębiorców zachowania konkretnej formy zawarcia umowy. W takich przypadkach za niedopełnienie określonych obowiązków prawnych, stronom umowy mogą grozić różnego rodzaju sankcje.

Co to jest rodzaj umowy?

Przepisy polskiego prawa umożliwiają nawiązanie współpracy między stronami na podstawie różnego rodzaju umów, które są zamiennie stosowane w zależności od przedmiotu umowy lub czynności prawnej. Rodzajów umów jest wiele, a konkretne zapisy w tym zakresie znajdziemy m.in. w Kodeksie Cywilnym, Kodeksie Pracy lub innych aktach regulacyjnych.

Jeśli interesuje nas szczególny rodzaj umowy, należy sięgnąć do zapisów prawa, aby dowiedzieć się, kiedy dana umowa może być stosowana, jakie warunki musi spełniać oraz jaka forma jej zawarcia jest konieczna, aby umowa była wiążąca. Przykładami rodzaju umowy są umowa o pracę, umowa o dzieło, umowa leasingu czy umowa najmu.

Co to jest forma umowy? Rodzaje form zawarcia umowy

Forma zawarcia umowy, czyli inaczej mówiąc forma czynności prawnych, jest określana przez Kodeks Cywilny. Forma taka oznacza sposób, w jaki czynność prawna zostaje wyrażona na zewnątrz. Duża grupa czynności prawnych, zwłaszcza umów zawieranych np. podczas zakupów, ma miejsce bez konieczności przestrzegania konkretnych wymogów co do ich formy. W innych przypadkach wymagane są formy szczególne, które odpowiednio zabezpieczą interesy stron na wypadek sporu.

Poniżej przedstawiamy rodzaje form zawarcia umowy:

  • forma pisemna
  • forma dokumentowa
  • forma aktu notarialnego
  • forma elektroniczna
  • forma pisemna z datą pewną
  • forma pisemna z urzędowo poświadczoną datą
  • forma pisemna z podpisami poświadczonymi notarialnie lub urzędowo

Jeśli już wyjaśniliśmy, czym jest umowa oraz rodzaje umowy, wyjaśnimy też jakie wymogi trzeba spełnić dla formy zawarcia umowy. Poniżej opisujemy kilka najpopularniejszych form umowy. Podpowiadamy również, jakiego rodzaju podpis elektroniczny będzie potrzebny, aby spełnić wymogi danego formatu.

Więcej o rodzajach podpisów elektronicznego napisaliśmy w tym artykule: Rodzaje podpisów elektronicznych. Sprawdź najważniejsze różnice.

Forma pisemna

Forma pisemna zawierania umów, jak sama nazwa wskazuje, wymaga złożenia własnoręcznego podpisu pod oświadczeniem woli. W tym przypadku, aby umowa została zawarta, obie strony muszą podpisać dokument, który obejmuje treść umowy. Należy tutaj pamiętać, że forma pisemna jest wiążąca w momencie, gdy strony wymieniają się oryginalnymi egzemplarzami umowy z podpisami. Podpisanie umowy tylko przez jedną stronę i nieprzekazanie jej kontrahentowi do podpisu oznacza, że umowa nie została zawarta.

Bardzo częstym błędem przedsiębiorców jest przesyłanie między sobą skanów umów, które zostały podpisane tylko przez jedną stronę. Głównym celem jest tutaj chęć szybkiego uzyskania podpisu drugiej strony, która po prostu odsyła zeskanowany dokument – już z podpisem obu stron. W takiej sytuacji następuje zmiana formy na dokumentową, przez co skany dokumentów nie mogą zostać zrównane z formą pisemną z punku widzenia przepisów prawa.

Jeśli kontrahenci nie mogą się spotkać w jednym miejscu i chcą zawrzeć umowę w formie pisemnej, wymagana będzie tradycyjna wysyłka dwóch egzemplarzy umowy do podpisu (kurierem lub pocztą) oraz odesłanie jednego egzemplarza, co może trwać dość długo. Taki sposób zawierania umowy nazywany obiegowym.

Jaki rodzaj podpisu elektronicznego będzie odpowiedni, jeśli chcę podpisać umowę w formie pisemnej, ale proces zawarcia będzie przeprowadzany w sposób cyfrowy?
> Kwalifikowany podpis elektroniczny

Forma dokumentowa

Aby zawrzeć umowę w formie dokumentowej, wystarczy złożyć swoje oświadczenie woli z zastosowaniem dokumentu, dzięki któremu będzie można ustalić, kto takie oświadczenie złożył. Zgodnie z zapisem w Kodeksie Cywilnym, dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią. Nośnikiem tym może zatem być przykładowo:

  • skan dokumentu
  • wiadomość e-mail
  • plik tekstowy
  • nagranie audio lub video
  • zdjęcie
  • wypełnienie formularza i akceptacja warunków na stronie internetowej

W tym przypadku zawarcie umowy między kontrahentami przebiega znacznie sprawniej i szybciej. Forma dokumentowa wymaga jednak, aby umowa była zawarta w sposób, który umożliwia ustalenie osoby składającej swoje oświadczenie woli. Jeśli dana umowa nie wymaga ustawowo formy pisemnej pod rygorem nieważności, wówczas bardzo dobrze sprawdzi się tutaj forma dokumentowa.

Umowa w formie dokumentowej nie będzie jednak już tak sformalizowana jak umowa pisemna. Oświadczenie woli można złożyć tutaj w dowolnej formie (np. pliku PDF, arkuszu kalkulacyjnym, pliku dźwiękowym) i utrwalić na dowolnym nośniku.

Warto pamiętać, że w sieci znajdziemy wiele platform, które pozwalają na podpisywanie dokumentów online. Jeśli kontrahenci korzystają z takich portali, oznacza to, że godzą się na formę dokumentową umowy. Platformy tego typu nie będą miały jednak zastosowania, np. do umów o pracę czy umów leasingowych. Także przeniesienie majątkowych praw autorskich do utworów (np. tekstów, utworów muzycznych czy nawet kodu aplikacji webowych) wymaga zachowania formy pisemnej umowy.

Jaki rodzaj podpisu elektronicznego spełnia wymogi i jest dedykowany dla formy dokumentowej?
> Kwalifikowany podpis elektroniczny
> Zaawansowany podpis elektroniczny

Forma aktu notarialnego

Forma aktu notarialnego to forma zawierania umowy, w której uczestniczą strony umowy oraz notariusz. Notariusz, jako osoba zaufania publicznego, przygotowuje całą treść umowy na bazie oświadczeń woli stron, następnie odczytuje je i podpisuje. Dochowanie formy aktu notarialnego jest wymagane pod rygorem nieważności, np. podczas przenoszenia własności nieruchomości, przenoszenia prawa użytkowania wieczystego czy zawierania spółek partnerskich, komandytowych, komandytowo-akcyjnych lub z ograniczoną odpowiedzialnością.

Jaki rodzaj podpisu elektronicznego spełnia wymogi i jest dedykowany dla formy aktu notarialnego? Niestety, ale polskie prawo nie przewiduje możliwości przygotowania takiego dokumentu w formie elektronicznej. Ta forma jest kierowana jedynie dla dokumentu sporządzonego na papierze. Jednak niektóre państwa członkowskie UE wprowadziły już prawo, które pozwala na sporządzanie aktów notarialnych w formie elektronicznej.

Forma elektroniczna

Aby przyspieszyć zawieranie umów tradycyjnych, w przepisach prawa przewidziano możliwość posługiwania się formą elektroniczną dokumentu. W celu zawarcia umowy w ten sposób, należy przygotować e-dokument i opatrzyć go kwalifikowanym podpisem elektronicznym, wydanym np. w Centrum Certyfikacji EuroCert. W tym przypadku podpis kwalifikowany jest jedynym narzędziem, które pozwala spełnić wymogi formy elektronicznej zgodnie z regulacjami prawnymi. Dzięki takiej czynności podpis elektroniczny zostaje zrównany z podpisem własnoręcznym. Mamy zatem do czynienia z takimi samymi skutkami prawnymi niezależnie od rodzaju podpisu.

Strony, które podpisują umowę w formie elektronicznej, mogą wysyłać ją szybko i wygodnie, np. za pomocą poczty elektronicznej lub umieszczać w chmurze.

Jaki rodzaj podpisu elektronicznego spełnia wymogi i jest dedykowany dla formy elektronicznej?
> Kwalifikowany podpis elektroniczny

Pieczęć kwalifikowana i podpis kwalifikowany do umów elektronicznych

Jeśli umowa została przygotowana w formie elektronicznej, można ją podpisać podpisem kwalifikowanym lub opieczętować pieczęcią elektroniczną. W pierwszym przypadku wymagany będzie e-podpis wydany dla osoby, która podpisuje elektroniczny dokument. Certyfikat kwalifikowany takiego podpisu może zawierać tylko imię i nazwisko, ale również można w nim umieścić dane dodatkowe, tj. nazwa stanowiska czy nazwa firmy. W przypadku pieczęci elektronicznej, zawiera ona jedynie dane firmy lub instytucji, dzięki czemu może posługiwać się nią więcej uprawnionych osób.

Zastosowanie podpisu kwalifikowanego powoduje skutki prawne takie same, jak w przypadku podpisu odręcznego w umowie pisemnej. Natomiast pieczęci kwalifikowanej nie można wykorzystywać zamiennie z podpisem kwalifikowanym. Jej moc prawna nie jest już tak duża, przez co nie ma możliwości zaciągnięcia zobowiązania wobec firmy z jej wykorzystaniem. Z pieczęci kwalifikowanej można skorzystać np. w sytuacji, gdy zawieramy umowę w formie dokumentowej i chcielibyśmy zabezpieczyć taki dokument, aby nikt nie mógł zmienić treści, podważyć jej skutku prawnego czy dopuszczalności jako dowód.

Aby precyzyjnie wskazać czas zawarcia umowy elektronicznej, warto skorzystać także ze znakowania czasem. Elektroniczne znaczniki czasu powodują, że w przypadku wygaśnięcia certyfikatu kwalifikowanego, datę zawarcia umowy będzie można określić szybko i bezproblemowo.