KSeF to system służący do wystawiania i udostępniania faktur ustrukturyzowanych, z którego mogą już korzystać polskie firmy. Jak działa? Od kiedy będzie obowiązkowy? Podpowiadamy, jak rozpocząć korzystanie z centralnej bazy faktur oraz dlaczego podpis kwalifikowany i pieczęć kwalifikowanaułatwią jej obsługę.
Czym jest KSeF?
KSeF to ogólnokrajowy system informatyczny, wprowadzony przez Ministerstwo Finansów, który służy do wystawiania, przechowywania, odbioru i przesyłania faktur ustrukturyzowanych. W skrócie – jest to centralna ewidencja e-faktur, dzięki której przedsiębiorcy zyskują stały dostęp do dokumentów wystawionych w wersji cyfrowej.
W ramach Krajowego Systemu e-Faktur można tworzyć faktury ustrukturyzowane zgodne z przepisami prawa, którym zostaje nadany systemowy numer identyfikacyjny. Wraz z tym rozwiązaniem już w lipcu 2024 roku, polscy przedsiębiorcy będą w pełni zobligowani do rozliczania e-faktur B2B za pośrednictwem KSeF, co jest konsekwencją wprowadzenia przez rząd europejskich norm dokumentowania transakcji handlowych.
Oznacza to, że właśnie teraz (kiedy do zmiany przepisów pozostał niewiele ponad rok) jest dobry czas na przygotowanie się do e-fakturowania. Ma ono służyć uproszczeniu rozliczania podatku od towarów i usług przez podatników, ale także sprawniejszej identyfikacji oszust podatkowych.
Jak rozpocząć korzystanie z KSeF?
KROK 1. Indetyfikacja (uwierzytelnienie) w Aplikacji Podatnika Krajowego Systemu e-Faktur
Pracę z systemem rozpoczyna się od założenia profilu w Aplikacji Podatnika. W pierwszej kolejności należy podać numer NIP firmy, a następnie uwierzytelnić się za pomocą profilu zaufanego lub certyfikowanych usług zaufania, jakimi są kwalifikowany podpis elektroniczny lub kwalifikowana pieczęć elektroniczna. Odpowiadają one podpisowi własnoręcznemu lub tradycyjnej pieczęci firmowej. Dlatego już na wstępie warto „mieć pod ręką” rozwiązania od certyfikowanych dostawców usług zaufania.
Zarejestruj i uwierzytelnij firmę w KSeF 100% online
bez tracenia czasu w Urzędzie 💼
KROK 2. Integracja programu fakturowo-księgowego z KSeF
Faktury ustrukturyzowane można oczywiście wystawić za pomocą bezpłatnych narzędzi udostępnianych przez Ministerstwo Finansów. Jednak firmy, które stosują komercyjne systemy finansowo-księgowe, muszą zintegrować je z Krajowym Systemem e-Faktur, w celu eksportu i importu danych z wykorzystywanego, własnego systemu ERP. Proces integracji z KSeF warto zaplanować wcześniej, zanim korzystanie z systemu stanie się obowiązkowe, czyli w lipcu 2024 r.
KROK 3. Ustalanie uprawnień do korzystania z KseF
System do zarządzania fakturami ustrukturyzowanymi działa w oparciu o model poświadczeń, w którym wymagana jest identyfikacja (uwierzytelnienie) wszystkich osób z niego korzystających. Przeglądaniem, wystawianiem i odbieraniem faktur może zajmować się nie tylko podatnik, ale wszelkie osoby i podmioty uprawnione do tych czynności. W praktyce chodzi tutaj np. o pracowników podatnika (konkretne osoby fizyczne) lub biura rachunkowe, które odpowiadają w danej firmie za obsługę finansową. Za pomocą oprogramowania interfejsowego na ksef.mf.gov.pl można nadać osobom i podmiotom odpowiednie uprawnienia.
KROK 4. Wybór metody identyfikacji i usprawnienie procesów wewnętrznych
Codzienna praca z e-dokumentami w Krajowym Systemie e-Faktur wymaga przygotowania odpowiednich narzędzi. Procesy związane z korzystaniem aplikacji znacząco usprawniają usługi zaufania, tj. kwalifikowany podpis elektroniczny zawierający numer PESEL lub NIP właściciela podpisu, a także kwalifikowana pieczęć elektroniczna, zawierająca nazwę podmiotu gospodarczego (zgodną z nazwą rejestrową) oraz numer NIP. Dzięki tym narzędziom w prosty sposób przejdziesz proces autoryzacji użytkownika, a dodatkowo wykorzystasz je do wielu innych procesów biznesowych w przedsiębiorstwie.
Dlaczego warto korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur?
Korzystanie z aplikacji do obrotu fakturami ustrukturyzowanymi niesie za sobą szereg korzyści. Należą do nich:
- Brak obowiązku archiwizowania faktur papierowych – Podatnicy nie muszą planować przestrzeni archiwum, przeznaczone na przechowywanie dokumentów w tradycyjnej formie.
- Bezpieczeństwo rozliczeń z kontrahentami – System przyspiesza proces ściągalności wpłat.
- Szybkie e-fakturowanie – Przedsiębiorstwa mają możliwość przejścia na sprawny system obiegu faktur w wersji elektronicznej, który minimalizuje ryzyko zgubienia dokumentów.
- Przyspieszony zwrot podatku VAT – Korzystając z KSeF, podatnicy mogą ubiegać się o szybszy zwrot VAT w ciągu 40, a nie 60 dni.
- Stały dostęp do faktur przychodzących i wychodzących – System umożliwia pełną kontrolę e-dokumentów 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu.
- Ustrukturyzowany format faktur – Wprowadzenie jednolitych standardów minimalizuje błędy w odczycie i przyspiesza rejestrację danych w systemach ERP.
Kwalifikowane certyfikaty podpisu i pieczęci do Krajowego Systemu e-Faktur
Decydując się na integrację systemów wewnętrznych przedsiębiorstwa z KSeF, warto postawić na rozwiązania certyfikowanego dostawcy usług zaufania EuroCert. Podpis kwalifikowany oraz kwalifikowana e-pieczęć już podczas rozpoczynania pracy z aplikacją ułatwiają nabycie uprawnień do korzystania z systemu. Mogą także usprawniać procesy ustalania uprawnień do korzystania z KSeF. Wymienione usługi zaufania ponadto ułatwiają identyfikację (uwierzytelnienie) użytkowników, która jest niezbędna w pracy z systemem i musi być przeprowadzona każdorazowo w momencie wykonywania danego działania.
Warto pamiętać, że niektóre usługi, np. pieczęć elektroniczna, mogą sprawnie automatyzować procesy komunikacji z KSeF, np. wysyłanie i odbieranie faktur w sposób masowy (tzw. wsadowy). W zależności od rodzaju i wielkości firmy, wspomagają one nowe standardy e-fakturowania. Przejście przedsiębiorstw na technologię cyfrową w tym zakresie sprawia z kolei, że działania biznesowe stają się spójne, praktyczne i dostarczają użytkownikom wiarygodnych danych w elektronicznym obiegu dokumentów.
Więcej na temat Krajowego Systemu e-Faktur przeczytasz w artykułach:
Faktura ustrukturyzowana w KSeF a usługi kwalifikowane
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna a Krajowy System e-Faktur
