Już w styczniu 2024 polskie firmy będą zobligowane do rozliczania faktur elektronicznych za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur. Aby przedsiębiorcy mogli korzystać z niego bez przeszkód, muszą sięgnąć po usługi zaufania. Jak działa KSeF i jakie korzyści płyną z jego stosowania? Dlaczego do obsługi Aplikacji Podatnika użyjemy kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub pieczęci elektronicznej? Pełne odpowiedzi uzyskasz w tym artykule.

Od stycznia 2022 roku polskie przedsiębiorstwa mogą dokumentować transakcje handlowe, wykorzystując tzw. faktury ustrukturyzowane. Tego rodzaju faktury są już wystawiane w firmach za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur (w skrócie KSeF) i otrzymują indywidualny numer identyfikacyjny. Faktura ustrukturyzowana to nic innego, jak dokument elektroniczny, który jest tworzony na bazie ujednoliconego wzoru określonego przez Ministerstwo Finansów. Zgodnie z zapowiedziami ministerstwa, wystawianie faktur ustrukturyzowanych stanie się obowiązkowe już od 1 stycznia 2024 roku. Obowiązek będzie dotyczył płatników podatku VAT, a także przedsiębiorców z niego zwolnionych. W praktyce oznacza to, że ujednolicona e-faktura zastąpi stosowane do tej pory faktury papierowe i elektroniczne.

Czym jest KSeF i Aplikacja Podatnika?

KSeF jest oprogramowaniem teleinformatycznym, które służy przedsiębiorcom do wystawiania, udostępniania, otrzymywania i przeglądania cyfrowych faktur ustrukturyzowanych. Wszystkie te czynności można wykonać dzięki specjalnemu portalowi, jakim jest Aplikacja Podatnika. Dodatkowo można tam sprawnie zarządzać uprawnieniami użytkowników. Swobodne korzystanie z aplikacji wymaga jednak zastosowania usług zaufania, jakimi są kwalifikowany podpis elektroniczny lub kwalifikowana pieczęć elektroniczna. Dlatego jeszcze przed pierwszym logowaniem do aplikacji należy zaopatrzyć się w jedno z tych narzędzi u certyfikowanego dostawcy usług zaufania, np. Centrum Certyfikacji EuroCert.

Jak zacząć korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur?

KROK 1. Uwierzytelnienie w Aplikacji Podatnika KSeF

Rozpoczęcie pracy z systemem KSeF rozpoczynamy od założenia profilu firmowego w Aplikacji Podatnika. Tutaj w pierwszej kolejności należy podać NIP firmy, a następnie przejść proces identyfikacji użytkownika. Aby to zrobić, wystarczy wykorzystać profil zaufany lub jedną z usług zaufania, jaką jest e-podpis lub e-pieczęć kwalifikowana.

KROK 2. Integracja programu fakturowo-księgowego z Krajowym Systemem e-Faktur

Każdą fakturę ustrukturyzowaną można wystawić z pomocą bezpłatnej Aplikacji Podatnika. Wiele firm korzysta jednak w tym zakresie z komercyjnych narzędzi finansowo-księgowych, które od 1 stycznia 2024 roku będą musiały zostać w pełni zintegrowane z KSeF. Korzystnym ruchem dla każdego przedsiębiorstwa jest więc dokonanie takiej integracji jeszcze zanim korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe. Umożliwi to m.in. sprawne eksportowanie i importowanie danych z firmowych systemów do kompleksowego zarządzania przedsiębiorstwem (ERP).

KROK 3. Ustalanie uprawnień do korzystania z KSeF

Aplikacja Podatnika działa w oparciu o model poświadczeń, który wymaga uwierzytelnienia wszystkich osób korzystających z narzędzia. W związku z tym w systemie KSeF należy określić wszystkie osoby i firmy uprawnione do obsługi faktur. W praktyce chodzi tutaj nie tylko o pracowników podatnika, ale wszelkie biura rachunkowe, które pracują dla podatnika i odpowiadają za obsługę jego finansów. Logując się do aplikacji, można nadać odpowiednie uprawnienia osobom fizycznym oraz współpracującym podmiotom.

KROK 4. Wybór metody identyfikacji (uwierzytelniania)

Codzienna praca z fakturami ustrukturyzowanymi w Krajowym Systemie e-Faktur jest znacznie łatwiejsza, gdy zastosujemy jedną z kwalifikowanych usług zaufania. Dzięki podpisowi kwalifikowanemu lub pieczęci kwalifikowanej można w prosty sposób przejść przez proces autoryzacji użytkowników.

E-podpis czy e-pieczęć kwalifikowana? Czym różnią się narzędzia do obsługi KSeF?

Zarówno e-podpis kwalifikowany, jak i e-pieczęć kwalifikowana umożliwiają rozpoczęcie pracy z Aplikacją Podatnika KSeF. Oba narzędzia ułatwiają każdorazowe uwierzytelnianie (czyli identyfikację) użytkowników, nadawanie uprawnień do systemu oraz zarządzanie fakturami.

Kwalifikowany podpis elektroniczny wydawany jest dla osoby fizycznej i zawiera jej numer PESEL lub NIP. W pieczęci elektronicznej znajdują się z kolei jedynie dane firmy, a nie dane osobowe, jak w przypadku podpisu. Przedsiębiorca korzystający z e-pieczęci nie musi jej wymieniać w przypadku rotacji pracowników, co ma miejsce w przypadku podpisów elektronicznych wydawanych na dane konkretnej osoby. Brak konieczności wymiany narzędzi oznaczają oczywiście mniejsze koszty dla firmy.

Warto wiedzieć, że w odróżnieniu od e-podpisu, kwalifikowane pieczęć elektroniczna może całkowicie zautomatyzować proces podpisywanie dokumentów w firmie oraz proces komunikacji z KseF (np. wysyłanie i odbieranie faktur w sposób masowy). Wiąże się to z całkiem nowymi standardami fakturowanie, które stawiają na szybkość przeprowadzania procesów w tym zakresie.

Doskonałym narzędziem do automatycznego i masowego pieczętowania plików cyfrowych jest pieczęć elektroniczna ECQSS, czyli kompleksowa usługa, która składa się z e-pieczęci przetrzymywanej w chmurze oraz serwerowej aplikacji podpisującej. Usługa ta to idealne rozwiązanie zwłaszcza dla tych firm lub organizacji, które korzystają z własnych systemów do zarządzania dokumentacją elektroniczną, oraz w których skala zapotrzebowania na opieczętowane dokumenty cyfrowe jest średnia lub wysoka.

Dlaczego warto korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur?

Korzystanie z Aplikacji Podatnika KSeF do obsługi e-faktur ustrukturyzowanych wiąże się z szeregiem korzyści. Najważniejsze z nich to:

  • brak obowiązku archiwizowania faktur papierowych czy przechowywania e-faktur w odrębnych systemach IT
  • archiwizacja e-dokumentów w systemie KSeF przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione
  • udostępnianie e-faktur w czasie rzeczywistym
  • usprawnienie procesu rozliczeń z kontrahentami poprzez szybszą regulację należności
  • przyspieszone e-fakturowanie i obieg dokumentów
  • wsparcie procesów księgowych
  • możliwość przyspieszenia zwrotu podatku VAT do 40 dni
  • dostęp do ewidencji faktur 24/7 z dowolnego urządzenia
  • ujednolicony, wygodny format e-faktur, który minimalizuje błędy w odczycie
  • szybsza wymiana danych między przedsiębiorcami

Warto wiedzieć, że 1 grudnia 2022 r. Ministerstwo Finansów opublikowało projekt nowelizacji ustawy o VAT (i niektórych innych ustaw), która ma wdrożyć obowiązkowy, powszechny system e-fakturowania w Polsce.

Nie stosujesz jeszcze e-podpisu kwalifikowanego lub e-pieczęci kwalifikowanej? Chcesz wygodnie korzystać z Aplikacji Podatnika KSeF? Skontaktuj się z doradcą EuroCert, który zarekomenduje rozwiązanie optymalne dla Twojego biznesu:

email: biuro@eurocert

Tel. + 48 22 390 59 95