Sorry, this entry is only available in Polish. For the sake of viewer convenience, the content is shown below in the alternative language. You may click the link to switch the active language.

Wprowadzając nowy system rejestracji faktur, Ministerstwo Finansów robi kolejny krok w kierunku usprawnienia cyfrowego obiegu dokumentów. Automatyzację wszelkich  procesów w ramach KSeF umożliwi przedsiębiorcom kwalifikowana pieczęć elektroniczna ECQSSnasza autorska usługa w chmurze.

Od stycznia 2022 roku roku firmy uzyskały możliwość dokumentowania transakcji handlowych przy pomocy tzw. faktur ustrukturyzowanych. Są to faktury wystawione poprzez Krajowy System e-Faktur (KSeF) wraz z przydzielonym indywidualnym numerem identyfikacyjnym. Faktura ustrukturyzowana to dokument wystawiony wyłącznie elektronicznie i zgodnie z określonym przez Ministerstwo Finansów wzorem dokumentu.

Wystawianie faktur ustrukturyzowanych jest obecnie dobrowolne. Zgodnie jednak z zapowiedziami Ministerstwa Finansów obowiązek ten wejdzie w życie od drugiego kwartału 2023 r. i będzie dotyczył zarówno płatników VAT, jak i podatników z niego zwolnionych. Nowa jednolita e-faktura zastąpi wystawiane obecnie faktury papierowe i elektroniczne.

Jak działa Krajowy System e-Faktur?

KSeF jest systemem teleinformatycznym, poprzez który przedsiębiorcy, po wcześniejszym uwierzytelnieniu, wystawiają i otrzymują faktury ustrukturyzowane. Dla podatnika oznacza to zmianę procesu wystawiania i odbierania dokumentów. Po wystawieniu faktury, Krajowy System e-Faktur automatycznie przydzieli dokumentowi numer identyfikacyjny. Taka faktura będzie możliwa do pobrania przez kontrahenta. Do wystawienia i otrzymania faktury przedsiębiorca może wykorzystać bezpłatne narzędzia udostępnione przez Ministerstwo Finansów lub programy komercyjne.

Jak zacząć korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur?

By zacząć korzystać z KSeF, należy wykonać kilka kroków. Umożliwi je kwalifikowana pieczęć elektroniczna ECQSS od EuroCert, jednej z pięciu firm w Polsce, posiadających status kwalifikowanego dostawcy usług zaufania. Daje ona szereg możliwości użytkownikom Krajowego Systemu e-Faktur: założenie profilu w Aplikacji Podatnika i uwierzytelnienie go, wystawianie i odbieranie faktur, a także nadawanie uprawnień podmiotom lub osobom do wystawiania lub odbierania faktur w KSeF w imieniu firmy.

Pieczęć identyfikuje cyfrową tożsamość i gwarantuje identyfikację podmiotu, który jest autorem dokumentu. Korzystają z niej zwykle organizacje posiadające osobowość prawną np. spółki lub instytucje publiczne. 

Uniwersalność pieczęci elektronicznej

W pieczęci znajdują się jedynie dane podmiotu, a nie dane osobowe, jak w przypadku podpisu. Oznacza to, że będąc przypisana do organizacji, nie jest uzależniona od rotacji pracowników, co zwykle wiąże się z koniecznością wymiany podpisów i niepotrzebnymi kosztami. Posiada moc prawną, ale nie można nią zaciągnąć zobowiązania w imieniu firmy. 

W odróżnieniu od e-podpisu, wdrażając w organizacji kwalifikowaną pieczęć elektroniczną można całkowicie zautomatyzować procesy podpisywania dokumentów. W przypadku podpisu użytkownik musi się uwierzytelnić za każdym razem – mówi Łukasz Konikiewicz, CEO EuroCert. – Ponadto pieczęć elektroniczna umożliwia automatyczne rejestrowanie i uwierzytelnienie w KSeF bez potrzeby składania wniosku, jak również nadawanie uprawnień podmiotom lub osobom do wystawiania lub odbierania faktur.

Pieczęć w chmurze bardziej wszechstronna

W erze dynamicznego rozwoju usług w chmurze (model SaaS), również usługa pieczęci kwalifikowanej dostępna jest zdalnie. – ECQSS  (EuroCert Qualified Seal Server) to pieczęć kwalifikowana EuroCert wraz z oprogramowaniem podpisującym w postaci chmurowej.  Rozwiązanie umożliwia masowe, dużo szybsze pieczętowanie dokumentów niż pieczęcią tradycyjną – wyjaśnia Łukasz Konikiewicz. – Z punktu widzenia użytkownika to narzędzie wygodne i nowoczesne. Utrzymanie, rozwój i aktualizacja odbywają się po naszej stronie. Po stronie klienta pozostaje jedynie integracja usługi ECQSS za pomocą API z własnym systemem obiegu dokumentów, tj. z oprogramowaniem EZD, ERP lub innym.

Usługa kwalifikowanej pieczęci ECQSS jest w pełni zgodna z rozporządzeniem eIDAS, dzięki czemu dokumenty nią “przypieczętowane” mają moc prawną na terenie całej Unii Europejskiej.  

Oprócz pieczęci i podpisu kwalifikowanego istnieją również inne możliwości uwierzytelnienia pozwalające na korzystanie z KSeF – Można np. złożyć wniosek w Urzędzie Skarbowym o dostęp do korzystania z Aplikacji, można także dokonać tego poprzez token. Pieczęć elektroniczna ECQSS ma jednak tę przewagę, że jest dostępna czy to w naszym sklepie online czy też u Partnerów niemal natychmiast. Wszystko dzięki temu, że jest rozwiązaniem uniwersalnym – można z niej korzystać od razu, bez konieczności tworzenia usługi dedykowanej, co wpływa też korzystnie na jej niższy koszt – komentuje Łukasz Konikiewicz z EuroCert

Korzyści z wdrożenia KSeF

Zdaniem Ministerstwa Finansów, wdrożenie KSeF to kolejny krok ku cyfryzacji i automatyzacji obiegu i księgowania faktur między podatnikami. Dokumenty będą przechowywane i archiwizowane w systemie KSeF przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Wprowadzenie jednego standardu faktury zwiększy szybkość wymiany danych między przedsiębiorcami i usprawni obrót gospodarczy. Wystawiona faktura będzie udostępniona w czasie rzeczywistym, co wpłynie również na automatyzację procesów księgowych.

Rozpoczynając korzystanie z KSeF jeszcze w 2022 roku, przedsiębiorcy mogą liczyć na pewne korzyści. Na przykład firma nie musi składać plików JPK_FA, ponieważ zawarte w nich informacje znajdą się w systemie. Ponadto, wystawianie faktur ustrukturyzowanych uprawnia podatnika do zwrotu VAT w ciągu 40, a nie 60 dni. Przedsiębiorcy nie będą musieli również przechowywać faktur w odrębnych systemach IT. Rozwiązanie gwarantuje też większe bezpieczeństwo dla przedsiębiorcy – faktura będzie przesyłana do kontrahenta natychmiast, dzięki czemu nie będzie on mógł twierdzić, że jej nie otrzymał.

Więcej na temat usługi ECQSS Seal przeczytasz w tym wpisie: Chmurowa kwalifikowana pieczęć elektroniczna ECQSS.

Jeśli interesuje cię uzyskanie pieczęci kwalifikowanej ECQSS Seal dla twojej firmy lub instytucji, zapraszamy do kontaktu ze specjalistą Centrum Certyfikacji EuroCert. Pomożemy w wyborze rozwiązania optymalnego pod kątem twoich potrzeb oraz odpowiemy na nurtujące Cię pytania.

Kontakt:

email: biuro@eurocert.pl

tel.: + 48 22 390 59 95