KSeF. Ustawa i rozporządzenie – aktualne przepisy prawne 2024

Krajowy System e-Faktur (KSeF) w 2024 roku staje się obowiązkowy dla wielu przedsiębiorców. Celem nowego standardu Ministerstwa Finansów jest ułatwienie i przyspieszenie wystawiania i rozliczania elektronicznych faktur ustrukturyzowanych oraz uszczelnienie systemu podatkowego. Jaka ustawa wprowadza KSeF? Jak prezentują się etapy wdrażania Krajowego Systemu e-Faktur na gruncie polskiego prawa i jaki skutek za sobą niosą? Sprawdź regulacje prawne, które w 2026 roku znacząco zmienią procesy biznesowe w firmach. 

Jaka ustawa wprowadza KSeF?

Krajowy System e-Faktur (inaczej KSeF) jest obecnie największą rewolucją w polskim systemie podatkowym. Ten teleinformatyczny system ma za zadanie usprawnienie obrotu gospodarczego poprzez wprowadzenie jednego standardu e-faktury, co pociągnie za sobą szybszą wymianę danych z kontrahentami i administracją publiczną. Od 1 stycznia 2022 roku z KSeF można korzystać dobrowolnie, natomiast od 1 lipca 2024 roku staje się on obowiązkowy dla polskich podatników.

Wdrożenie KSeF przez Ministerstwo Finansów opiera się na podstawach prawnych, które określają m.in. zasady funkcjonowania i uwierzytelniania w systemie oraz obowiązek wystawiania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych według ściśle określonego schematu.

Przepisy regulujące KSeF są implementowane do polskiego systemu prawnego w szczególności z pomocą następujących aktów prawnych:

• ustawa z dnia 16 czerwca 2023. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług (VAT) oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2023 poz. 1598), która oczekuje na wejście w życie,
• rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie Krajowego Systemu e-Faktur z dnia 27 grudnia 2021 r (Dz.U. 2021 poz. 2481).

Warto dodać, że 27 listopada 2023 r. Ministerstwo Finansów udostępniło projekt rozporządzenia dotyczącego korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Przewiduje się, że od 1 lipca 2024 r. nowe rozporządzenie zastąpi obecne z 2021 r., utrzymując większość dotychczasowych postanowień, ale wprowadzając jednocześnie nowe regulacje.

Faktura ustrukturyzowana – ustawa

11 sierpnia 2023 roku oficjalnie opublikowana została ustawa z dnia 16 czerwca 2023 roku o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2023 r. poz. 1598). Ta nowelizacja wprowadza kluczową zmianę w postaci obowiązku wystawiania elektronicznych faktur ustrukturyzowanych w transakcjach B2B oraz powszechne korzystanie z KSeF.

Możliwość wystawiania elektronicznych faktur ustrukturyzowanych w systemie KSef, z formalnego punktu widzenia, istnieje już od 1 stycznia 2022 roku. Od tej daty podatnicy mogli rozpocząć nieobowiązkowe wdrażanie tego szczególnego wariantu faktur elektronicznych. Umożliwiła to ustawa z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2021 r. poz. 2076).

Wystawienie faktury ustrukturyzowanej jest możliwe w bezpłatnym narzędziu, jakim jest Aplikacja Podatnika dostępna na podatki.gov.pl/ksef lub w komercyjnych programach zintegrowanych z KSeF. W celu wystawienia faktury w Krajowym Systemie e-Faktur należy dysponować odpowiednimi uprawnieniami do systemu i, zgodnie z przepisami, uwierzytelnić się jednym z narzędzi, tj:

• kwalifikowany podpis elektroniczny (osoby fizyczne),
• kwalifikowana pieczęć elektroniczna (osoby prawne, np. spółki),
• Profil Zaufany (osoby fizyczne).

Etapy wprowadzania KSeF w polskim prawie

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur to proces wieloetapowy. Oto najważniejsze związane z implementacją KSeF do polskiego systemu prawnego:

• 1 października 2021 r. – Ministerstwo Finansów publikuje komunikat o rozpoczęciu testów KSeF i udostępnia dokumentację techniczną KSeF.
• październik – grudzień 2021 r. – Ministerstwo Finansów prowadzi pilotaż z udziałem podatników z wykorzystaniem środowiska testowego KSeF.
• 1 stycznia 2022 r. – Podatnicy mogą rozpocząć dobrowolne korzystanie z KSeF.
• 27 listopada 2023 r. – Ministerstwo Finansów ogłasza rozpoczęcie konsultacji dwóch aktów wykonawczych dotyczących obligatoryjnego stosowania KSeF od 1 lipca 2024 r. Są to projekt rozporządzenia w sprawie KSeF, która zastąpi aktualne rozporządzenie z 2021 r. oraz projekt rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur.
• 1 lipca 2024 r. (odroczone) – KSeF staje się obowiązkowy dla czynnych podatników VAT (przed zmianami z dnia 19 stycznia 2024 r.)
• 1 stycznia 2025 r. (odroczone) – KSeF staje się obowiązkowy dla podatników zwolnionych podmiotowo oraz przedmiotowo z VAT (tzw. nievatowców). Od tej daty obowiązują również sankcje finansowe za nie wystawianie e-faktur w nowym systemie (przed zmianami z dnia 19 stycznia 2024 r.).
• 19 stycznia 2024 r. – Ministerstwo Finansów informuje o odroczeniu KSeF i planowanym przeprowadzeniu autytu informatycznego systemu. Podatnicy czekają na nowe ustalenia.
• 16 luty 2024 r. – Ministerstwo Finasów rozpoczyna konsultacje w sprawie KSeF z grupami przedsiębiorców, organizacjami branżowych i podmiotami zainteresowanymi KSeF.

Ustawa KseF – najważniejsze założenia

Ustawa z 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw reguluje najważniejsze kwestie, związane ze stosowaniem Krajowego Systemu e-Faktur. Oto najważniejsze z nich.

Termin wejścia w życie KSeF

KSeF jest obowiązkowy od 1 lipca 2024 dla podatników VAT. Tzw. nievatowcy, czyli podatnicy zwolnieni podmiotowo i przedmiotowo z VAT, obligatoryjnie korzystają z systemu od 1 stycznia 2025 r.

Faktury konsumenckie (B2C)

Faktury konsumenckie nie są objęte Krajowym Systemem e-Faktur. Są one wystawiane poza KSeF.

Faktury z kas rejestrujących i faktury uproszczone

Przedsiębiorcy mogą wystawiać paragon fiskalny z NIP (faktura uproszczona) oraz faktury z kas rejestrujących w dotychczasowej formie tylko do 31 grudnia 2024 r.

Faktury korygujące

Każda zmiana na fakturze zarejestrowanej w KSeF wymaga korekty faktury przez ten system. W Aplikacji Podatnika można wystawić dowolną liczbę faktur korygujących.

Transakcje OSS i IOSS

Faktury wystawiane w europejskich procedurach OSS (One Stop Shop) i VAT IOSS (Import One Stop Shop) są wyłączone z KSeF.

Bilety

Bilety, które spełniają funkcję faktury, w tym również paragony za przejazd autostradami płatnymi, są wyłączone z KSeF.

Kursy walut w KSeF

Podatnik ma możliwość zastosowania kursu waluty obcej z danego dnia, nawet, jeśli faktura ustrukturyzowana zostanie przesłana do KSeF dnia następnego. Podatnik może przeliczać kurs danej waluty według średniej NBP, która będzie obowiązywała w ostatnim dniu roboczym, poprzedzającym dzień wystawienia e-faktury.

Samofakturowanie w KSeF

Przepisy KSeF nie zmieniają zasad samofakturowania, co oznacza, że nabywcy w dalszym ciągu mogą wystawiać fakturę sprzedaży za sprzedawcę. Dzięki ustawie KSeF możliwe jest jednak nadanie uprawnień do wystawiania elektronicznych faktur ustrukturyzowanych innym osobom. W tym przypadku może to być właśnie nabywca.

Awarie KSeF

W przypadku awarii KSeF, podatnik może wystawić fakturę lub fakturę korygującą w trybie offline poza Aplikacją Podatnika. W takiej sytuacji podatnik zobowiązany jest do dostarczenia dokumentu do systemu następnego dnia roboczego.

Kary finansowe za niestosowanie KSeF

Kary finansowe dla podatników za brak wdrożenia KSeF i niewystawienie faktury w formie e-faktury ustrukturyzowane nakładane są od 1 stycznia 2025 r. W myśl przepisów, nałożenie kary pieniężnej należy do kompetencji naczelnika urzędu skarbowego.

Ustawa o KSeF – korzyści podatkowe

Ustawa KSeF sprawia, że wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur niesie za sobą szereg zalet w obszarze podatków, do których należą:

• szybszy zwrot podatku VAT – podatnik otrzymuje zwrot VAT w terminie 40 dni, a nie 60, co ma bezpośrednie przełożenie na lepszą kondycję finansową firmy.
• brak potrzeby wystawiania duplikatów faktur – faktury ustrukturyzowane nie mogą ulec zniszczeniu, ponieważ są przechowywane w rozwiązaniach chmurowych KSeF.
• sprawne korygowanie faktur – KSeF umożliwia wystawianie faktur korygujących w dowolnej liczbie.
• mniej obowiązków związanych z JPK_FA – wszystkie faktury wystawiane w Krajowym Systemie e-Faktur znoszą przekazywanie JPK-FA na żądanie organów podatkowych.

Ustawa KSeF – korzyści dla biznesu

Każdy podatnik, który zdecyduje się na wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur, może liczyć na liczne korzyści biznesowe, wynikające z ustawy KseF:

• uproszczony obieg dokumentów – Podatnik, który wystawił fakturę, ma pewność, że dokument dotrze do nabywcy. Kupujący może w łatwy sposób sprawdzić, czy sprzedający wystawił fakturę.
• jednolity wzór faktury elektronicznej – Jeden schemat e-faktury pozwala na automatyzację procesów wewnątrz firmy, w tym procesów księgowych, poprzez łatwiejsze dokumentowanie transakcji w formie cyfrowej. Zmniejsza liczbę błędów popełnianych przy przepisywaniu danych z faktur papierowych, a także przyspiesza proces płatności.
• łatwe i bezkosztowe archiwizowanie e-faktur – Ministerstwo Finansów umożliwia podatnikom przechowywanie e-faktur przez okres 10 lat, co umożliwia generowanie znacznych oszczędności związanych z archiwizowaniem dokumentów.

KSeF, ustawa i rozporządzenie – podsumowanie

Krajowy system e-Faktur, uregulowany w rozporządzeniu o KSeF i ustawie o VAT, staje się faktem. Polskie firmy coraz bardziej przybliżają się do kluczowego terminu 1 lipca 2024 roku, kiedy to system stanie się obowiązkowy dla pierwszej grupy przedsiębiorców, czyli podatników VAT. Pierwsza połowa 2024 roku jest zatem istotnym momentem, w którym należy poświęcić czas na  reorganizację procesów wewnątrzfirmowych, w tym wybór podmiotu do obsługi KseF i sposobu korzystania z systemu z pomocą kwalifikowanych usług zaufania.

Prowadząc firmę, warto mieć na uwadze, że system prawny KSeF cały czas podlega udoskonaleniu, w związku z czym podatnicy mogą spodziewać się kolejnych, bardziej szczegółowych aktualizacji aktów prawnych w pierwszej połowie 2024 roku.