Nowelizacja Kodeksu Postępowania Administracyjnego w 2021 ma m.in. na celu informatyzację oraz automatyzację procesów w instytucjach publicznych. Ten akt prawny wprowadza do polskich przepisów pojęcie kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, dzięki której możliwe jest automatyczne opieczętowanie wniosków czy zaświadczeń w wersji cyfrowej. Jakie korzyści wiążą się ze stosowaniem e-pieczęci w administracji publicznej? Co może zyskać obywatel, który otrzymuje dokument opieczętowany pieczęcią kwalifikowaną?
Co zmienia nowelizacja KPA 2021?
Wyzwanie, przed którym stoi obecnie administracja publiczna, to cyfryzacja i automatyzacja procesów, które usprawniają pracę urzędników i obsługę obywateli. W związku z pandemią koronawirusa Covid-19, w cenie są wszystkie rozwiązania, które zwiększają efektywność pracy oraz umożliwiają załatwienie spraw urzędowych bez wychodzenia z domu.
Za sprawą nowelizacji Kodeksu Postępowania Administracyjnego w 2021 roku sposób kontaktów z instytucjami publicznymi może się szybko zmienić, ponieważ nowością, która pojawia się w polskich przepisach jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna. Jej najważniejszą cechą jest przede wszystkim to, że może być używana zamiast kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu zaufanego lub podpisu osobistego osoby upoważnionej do wydania dokumentu oraz nie zawiera danych personalnych urzędnika
Czym jest pieczęć kwalifikowana?
Kwalifikowane pieczęć elektroniczna to usługa zaufania, która może zostać wydana dla podmiotów posiadających osobowość prawną, w tym instytucji administracji publicznej. Za jej pomocą można bardzo prosto podpisać plik lub dokument, bez używania danych osobowych. W praktyce oznacza to, że do wydania niektórych zaświadczeń czy przyjęcia wniosków nie będzie potrzebny kontakt z urzędnikiem, ponieważ niezbędne e-dokumenty będą generowane automatycznie.
Pieczęć kwalifikowana identyfikuje daną instytucję administracji publicznej, zapewniając dokumentom integralność oraz niepodważalność . E-pieczęć uwierzytelnia ponadto nadawcę dokumentu, a także spełnia wszelkie wymogi określone przepisami prawa. Pieczęci elektronicznej nie da się podrobić w żaden sposób, dzięki czemu obywatele mają pewność, że otrzymane przez nich cyfrowe dokumenty są autentyczne, a dzięki temu – traktowane na równi z dokumentami papierowymi.
Oto przykłady dokumentów, które można opieczętować kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną w instytucjach administracji publicznej:
- zaświadczenia urzędowe
- wnioski
- dokumenty dotyczące postępowań przetargowych
- faktury elektroniczne
- korespondencja elektroniczna
Korzyści ze stosowanie pieczęci elektronicznej w administracji publicznej
Wykorzystywanie e-pieczęci w administracji publicznej pociąga za sobą szereg korzyści. Oto najważniejsze z nich:
- Redukcja kosztów obsługi wniosków – Dzięki e-pieczęci instytucja administracji publicznej zmniejsza koszty związane z zakupem papieru, eksploatacją drukarek oraz wysyłką dokumentów.
- Informatyzacja – Stosowanie e-pieczęci sprzyja informatyzacji pracy instytucji publicznych. Dzięki temu można odejść od tradycyjnych metod sporządzania dokumentacji papierowej, co jest zgodne z wymogami współczesności.
- Dostępność usługi 24/7 – Wniosek o wydanie elektronicznego zaświadczenia można złożyć w każdej chwili, nawet poza godzinami pracy urzędu. W praktyce obywatel generuje potrzebny dokument opieczętowany pieczęcią elektroniczną bez udziału urzędnika.
- Automatyzacja – Moment opatrzenia dokumentu urzędowego pieczęcią kwalifikowaną następuje w wyniku wykonania zlecenia przez obywatela w systemie informatycznym. Dzięki temu cały proces przebiega znacznie szybciej.
- Brak danych osobowych zawartych w certyfikacie pieczęci kwalifikowanej – Do pieczęci nie są przyporządkowane dane osobowe urzędnika.
E-pieczęć w administracji publicznej – korzyści dla obywatela
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna, stosowana przez urzędy, jest odpowiedzią na potrzeby obywateli, którym zależy na szybkim załatwieniu sprawy – najlepiej bez osobistej wizyty w instytucji. Organy administracji publicznej mogą oferować tym sposobem nową jakość obsługi petentów oraz zwiększyć dostęp do informacji publicznych.
Oto korzyści dla obywatela, które płyną ze stosowania e-pieczęci przez urzędy:
- Przyspieszenie procesu wydawania dokumentów – Dzięki pieczęci elektronicznej, urzędowe zaświadczenie, wnioski i dokumenty mogą zostać wydane znacznie szybciej, niż w przypadku tradycyjnych metod.
- Brak potrzeby wykonywania kopii dokumentów – E-dokumenty opatrzone pieczęcią kwalifikowaną można wielokrotnie kopiować. Każda kopia będzie respektowana na terenie całej Unii Europejskiej, ponieważ kwestie te reguluje specjalne unijne rozporządzenie eIDAS.
- Dostępność usług urzędowych – Pieczęć kwalifikowana dla urzędów umożliwia uzyskiwanie odpowiednich e-dokumentów o dowolnej porze, nawet poza godzinami pracy urzędu. Obywatel otrzymuje odpowiedni dokument od razu po złożeniu elektronicznego zlecenia.
- Mobilność – Wygenerowany automatycznie dokument z e-pieczęcią można przesłać do odpowiedniego nadawcy za pomocą poczty elektronicznej w komputerze lub smartfonie.
Jak wyrobić kwalifikowaną pieczęć elektroniczną dla urzędu?
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna wydawana jest wyłącznie przez certyfikowanych dostawców usług zaufania, nad którymi nadzór sprawuje minister właściwy ds. informatyzacji. E-pieczęć można wyrobić w Centrum Certyfikacji Eurocert.
Osoba reprezentująca dany urząd (np. prezydent, burmistrz, wójt) wypełnia odpowiedni wiosek o pieczęć kwalifikowaną. Jeśli posiada podpis kwalifikowany, podpisuje wniosek w ten sposób. Jeśli nie – weryfikuje swoją tożsamość w punkcie partnerskim Centrum Certyfikacji Eurocert. Na tej podstawie generowany jest certyfikat dla pieczęci elektronicznej, który zostaje nagrany na kartę i wysłany do urzędnika. Procedura zazwyczaj trwa około 2-3 dni roboczych.
