W codziennej pracy geodeci mogą sporządzać wiele dokumentacji i załatwiać rozliczne sprawy dzięki podpisowi elektronicznemu. Do wyboru mają podpis zaufany, podpis osobisty lub e-podpis kwalifikowany. Ten ostatni, choć płatny, jest najbardziej uniwersalny i nie posiada żadnych ograniczeń pod względem jego użycia. W poniższym artykule prezentujemy kilkadziesiąt zastosowań podpisu elektronicznego w geodezji, którego używanie generuje oszczędności czasu i pozwala na załatwienie wielu spraw bez wychodzenia z domu czy z biura.
Wypełniając obowiązki zawodowe geodeci mogą posługiwać się bezpłatnymi e-podpisami, tj. podpis zaufany czy podpis osobisty. Podpisy te, chodź są całkowicie darmowe, służą głównie do kontaktów z podmiotami publicznymi, uznawane są wyłącznie na terenie RP. Posiadają także duże ograniczenia w użyciu.
Myśląc o rozwoju swojego biura geodezyjnego, warto rozważyć zakup podpisu kwalifikowanego. Jego całkowity koszt na 2 lata wynosi około 300 zł (czyli około 15 złotych miesięcznie). Tego typu e-podpis umożliwia załatwienie wielu spraw biznesowych na terenie całej Unii Europejskiej, spraw niezwiązanych z rynkiem usług geodezyjnych oraz urzędowych spraw obywatelskich.
Podpis elektroniczny w geodezji – Korzyści
Wybór odpowiedniego podpisu zależy od specyfiki pracy danego geodety. Z pewnością warto zadać sobie tu pytanie, czy w tego typu pracy można pozwolić sobie na jakiekolwiek ograniczenia. Wcześniej jednak warto poznać wszystkie możliwości technologiczne i dowiedzieć się, jak szerokie zastosowanie mają podpisy elektroniczne, w tym kwalifikowany podpis elektroniczny.
Oto najważniejsze korzyści płynące ze stosowania e-podpisów w geodezji:
- Podpisywanie umów cywilno-prawnych
Każda umowa cywilno-prawna może być przesyłana i podpisywana drogą elektroniczną. Jeśli umowę opatrzymy kwalifikowanym e-podpisem, nie ma potrzeby sporządzania jej w formie papierowej. Oznacza to, że umowy z kontrahentami z terenu Unii Europejskiej można podpisywać w trybie ekspresowym, bez ryzykowania, że nasz podpis zostanie podrobiony.
- E-akta
Dzięki e-aktom każdy pracodawca może przechowywać w formie elektronicznej dokumenty pracownicze, które mogą być podpisywane e-podpisem. Od 1 stycznia 2019 roku dotyczy to każdego typu umów z pracownikami oraz kontraktów, regulaminów wynagrodzeń, wniosków urlopowych.
- Platforma Usług Elektronicznych (PUE) ZUS
E-podpis umożliwia płatnikom składek korzystanie z aplikacji e-Płatnik. Pracownicy dzięki podpisom elektronicznym mają dostęp do informacji i stanu konta ZUS, a także do danych o własnych zwolnieniach lekarskich. Dzięki e-podpisowi można uzyskać dostęp do informacji o dochodach uzyskanych z ZUS (PIT 11A) oraz rocznego obliczenia podatku ZUS (PIT 40A). W ten sposób możliwa jest także rezerwacja wizyty w jednostce ZUS właściwej miejscu zamieszkania podatnika czy złożenie wniosku o zmianę danych.
- E-Deklaracje do Urzędu Skarbowego
Podpisy elektroniczne są użyteczne przy wysyłce deklaracji do Urzędu Skarbowego drogą online, do czego zobowiązani są pracodawcy, którzy zatrudniają więcej niż 5 osób. Dotyczy to deklaracji PIT-11, CIT-8 i IFT-2.
- Przetargi i aukcje elektroniczne
Podpis kwalifikowany gwarantuje sprawne poruszanie się po platformach przetargowych i aukcyjnych. Dzięki niemu możliwe jest m.in. złożenie elektronicznej oferty przetargowej. Jest to wymóg, który wynika z prawa zamówień publicznych.
- Krajowy Rejestr Sądowy – Portal S24
E-podpisy to użyteczne narzędzia do zakładania spółek prawa handlowego, zmiany ich danych czy składania sprawozdań finansowych w portalu S24, który służy do zarządzania danymi spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, spółek jawnych i spółek komandytowych.
- CEIDG
E-podpis ułatwia życie wszystkim przedsiębiorcom oraz osobom, planującym rozwój własnego biznesu. Z pomocą podpisu elektronicznego można założyć działalność gospodarczą w systemie CEIDG, edytować dane, a także zawiesić działalność firmy lub całkowicie ją zlikwidować.
- Faktury elektroniczne
Podpis z certyfikatem kwalifikowanym o wszechstronnym zastosowaniu to uproszenie w codziennej działalności przedsiębiorstwa. Podpis taki można użyć do zabezpieczenia dokumentów przed podrobieniem oraz do autoryzacji firmowych dokumentów, które są rozsyłane do klientów w formie elektronicznej jak np. faktury.
- Portal – Podatki.gov.pl
E-podpis jest niezbędny w rozliczeniach online za pomocą portalu Podatki.gov.pl, m.in. rozliczeniach podatku od towarów i usług (VAT), rozliczeniach podatku PIT i CIT czy rozliczaniu akcyzy.
- Składania wniosków w procesie budowlanym – E-budownictwo.gunb.gov.pl
Posiadając podpis elektroniczny, w oficjalnej rządowej aplikacji zarządzanej przez Generalny Urząd Nadzoru Budowlanego, zgłosimy m.in. roboty budowlane, rozbiórkę, złożymy wnioski o przeniesieniu decyzji o pozwoleniu na budowę lub wznowienie robót budowlanych. Tym sposobem można dodatkowo zawiadomić urząd o terminie rozpoczęcie robót budowlanych czy zgłosić zmianę sposobu użytkowania obiektu budowlanego lub jego części.
- Prace geodezyjne
Dużym uproszczeniem dla geodetów jest stosowanie podpisu elektronicznego do zgłaszania prac geodezyjnych do Starostwa Powiatowego. W wersji elektronicznej mogą być dostarczane operaty geodezyjne oraz mapy do celów projektowych i prawnych.
- EPU – Elektroniczne postępowanie upominawcze
E-podpis służy monitorowaniu spraw sadowych w aplikacji sądowej EPU. Tą droga możliwe jest składanie pozwów w sądzie elektronicznym, a także składanie pism procesowych w sądowym postępowaniu upominawczym.
- Sądy Rejestrowe, Centralna Informacja, MSIG
Osoby posiadające podpis elektroniczny mogą z powodzeniem uzyskać dostęp oraz składać i przesyłać drogą elektroniczną wnioski, załączniki i dokumenty do Sądów Rejestrowych, Centralnej Informacji oraz Monitora Sądowego i Gospodarczego.
- Elektroniczne Księgi Wieczyste (EUKW)
E-podpis jest wymagany w celu skorzystania z aplikacji EUKW. Z jego pomocą można sprawnie przeglądać księgi wieczyste czy złożyć wniosek o wydanie dokumentów z Centralnej Informacji Ksiąg Wieczystych. Dodatkowo użytkownik z podpisem elektronicznym będzie mógł uzyskać dostęp do zawiadomień o wpisie i informacji o stanie sprawy w księdze wieczystej.
- Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości (PARP)
Przedsiębiorcy, którzy ubiegają się o dofinansowania, mogą złożyć wnioski o unijne dotacje dzięki systemowi PARP. Tutaj także będzie potrzebny podpis elektroniczny.
- Krajowa Izba Odwoławcza (KIO)
Dzięki e-podpisom możemy składać formularze do Krajowej Izby Odwoławczej. Wszelkie odwołania wnoszone do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej w postaci elektronicznej muszą być jednak opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
- Platforma ePUAP
Podpisy elektroniczne mogą również służyć przy korzystaniu z całej platformy ePUAP. Potwierdzając w ten sposób swoją tożsamość, można szybko, wygodnie i bez kolejek załatwić standardowe sprawy urzędowe. W ten sposób przyspieszymy wszystkie działania związane z dowodami osobistymi, uzyskamy odpisy aktów z urzędu stanu czy sprawdzimy nasze rozliczenia podatkowe. Platforma ePUAP nastawiona jest głównie na sprawy obywatelskie.
- Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO)
Dokumenty w postaci elektronicznej mogą być dostarczane również do Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Taką zgłosimy m.in. zbiory danych osobowych czy wyznaczymy i odwołamy inspektora danych osobowych lub zmienimy jego dane. Dzięki podpisom elektronicznym można ponadto złożyć wszelkie wnioski do tej instytucji.
- Usługi Elektroniczne Publicznych Służb Zatrudnienia – Praca.gov.pl
E-podpis sprawdza się w przypadku kontaktu z Urzędami Pracy poprzez specjalną platformę usług elektronicznych. Tutaj możemy m.in. złożyć elektroniczne oświadczenie o zamiarze powierzenia wykonywania pracy cudzoziemcowi, a także złożyć wniosek o pozwolenie na pracę stałą lub sezonową cudzoziemców.
- Generalny Inspektorat Informacji Kredytowej (GIIF)
Podmioty, które wykonują transakcje powyżej 15 000 euro, mają obowiązek zgłaszać ten fakt do GIIF w comiesięcznych raportach. Raporty te służą weryfikacji, czy w przedsiębiorstwach nie dochodzi do podejrzanych transakcji finansowych, z których środki pochodzą z nieujawnionych lub nielegalnych źródeł. Raport do GIIF można przesłać oczywiście w formie elektronicznej, opatrzonej e-podpisem.
- Portal Obywatel.gov.pl
W tym przypadku podpis elektroniczny służy sprawdzaniu, czy nasze dokumenty, tj. paszport czy dowód osobisty są już gotowe do odbioru. Sprawdzimy tutaj również liczbę punktów karnych, zarejestrujemy i wyrejestrujemy pojazd, uzyskamy ważne zaświadczenia i odpisy oraz załatwimy wiele spraw związanych ze stanem cywilnym.
- Ubezpieczeniowy Fundusz Gwarancyjny (UFG)
Dysponując podpisem elektronicznym u UFG można drogą elektroniczną otrzymać m.in. zaświadczenia o bezwypadkowej historii ubezpieczenia. Tą drogą możliwe jest także zgłoszenie kolizji, weryfikacja czy sprawca wypadku dysponuje ubezpieczeniem OC, a także prześledzenie własnej historii takiego ubezpieczenia oraz składanie e-deklaracji do UFG.
Jaki podpis elektroniczny w geodezji wybrać?
Podpisy elektroniczne mogą być stosowane do załatwiania najróżniejszych spraw – nie tylko w codziennych kontaktach z administracją publiczną, ale również w przypadku spraw prywatnych. Warto jednak mieć na uwadze to, że każdy urząd w Polsce wprowadza swoje procedury w zakresie podpisów elektronicznych. W praktyce oznacza to jedno. W niektórych jednostkach publicznych nasze sprawy możemy załatwić dzięki bezpłatnym e-podpisom, tj. profil zaufany czy podpis osobisty. Inne jednostki będą wymagały już dysponowaniem płatnym podpisem z certyfikatem kwalifikowanym (wydawanym np. przez centrum certyfikacji Eurocert), który jest bezpieczniejszy i posiada najszersze zastosowanie w biznesie i obszarach, w których wymagana jest współpraca z urzędami.
Jakie korzyści daje posiadanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego?
Geodeci, którzy rozszerzają swoją działalność na kraje Unii Europejskiej lub zawierają wiele umów przy jednoczesnym, stałym kontakcie z administracją publiczną, powinni rozważyć najbardziej optymalną i wszechstronną opcję. Szerokie pole do działania otwiera tu właśnie kwalifikowany podpis elektroniczny, którego miesięczny koszt to równowartość wysyłki jednej paczki kurierskiej. Dysponując takim podpisem minimalizujemy czas poświęcony na kontakty osobiste. Oszczędzamy także środki potrzebne do obiegu dokumentów papierowych w firmie.
Bezpieczny e-podpis kwalifikowany sprawdza się w wielu dziedzinach życia oraz gwarantuje możliwość podpisywania ważnych dokumentów z dowolnego miejsca na świecie. Podpis ten jest także równoważny z podpisem odręcznym, co sprawia, że nie jest już potrzebna papierowa kopia podpisywanej dokumentacji. Właściciele podpisów z certyfikatem kwalifikowanym mogą być pewni, że ich weryfikacja zawsze przebiegnie bez zastrzeżeń.
