Sprawozdanie finansowe 2023. Jak złożyć i do kiedy?

30 czerwca 2023 roku mija termin sporządzenia i podpisania podpisem elektronicznym sprawozdań finansowych spółek za 2022 rok. Na co należy zwrócić uwagę, aby cały proces przebiegł sprawnie? Od 1 października 2018 r. sprawozdania finansowe firmy składają wyłącznie w formie elektronicznej za pomocą podpisu elektronicznego.

Sprawozdanie finansowe 2023 – jak złożyć?

Elektroniczne sprawozdania finansowe 2023 musi zostać podpisane drogą elektroniczną, np. przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub Profilu Zaufanego. Ustawodawca nie określa, jakiego rodzaju podpis konkretnie powinien wybrać przedsiębiorca do złożenia podpisu pod sprawozdaniem.

Warto jednak wiedzieć, jak podpisać sprawozdanie finansowe, gdy podpisujący korzysta jednocześnie z Profilu Zaufanego i podpisu kwalifikowanego. W takiej sytuacji najważniejsze jest zachowanie poprawnej kolejności podpisywania.

Jako pierwsze podpisy składają osoby posiadające podpis zaufany, następnie osoby z podpisem kwalifikowanym. Kolejność wynika z faktu, że podpis kwalifikowany w przeciwieństwie do podpisu zaufanego uniemożliwia ingerencję w strukturę dokumentu – mówi Łukasz Konikiewicz, CEO EuroCert, jednej z pięciu firm w Polsce posiadających status kwalifikowanego dostawcy usług zaufania. – Podpisujący powinni wcześniej ustalić kolejność składania podpisów na e-sprawozdaniu, aby nie dochodziło do powstawania błędów. W przeciwnym wypadku podczas składania dokumentu zostanie on zweryfikowany negatywnie i odrzucony.

Zamów podpis kwalifkowany

Sprawozdanie finansowe 2023 – w jaki sposób je złożyć?

Firmy wpisane do KRS składają e-sprawozdania za pośrednictwem portalu eKRS i systemu S24 w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego. Podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych oraz podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych, którzy nie są wpisani do KRS, składają zeznanie z wykorzystaniem aplikacji e-Sprawozdania Finansowe przez przeznaczony do tego interfejs webAPI na stronie podatki.gov.pl/e-sprawozdania-finansowe.

Korzystanie z podpisów elektronicznych upraszcza i przyspiesza proces podpisywania sprawozdań. Przestrzeganie kilku zasad jest w nim bardzo istotne.

Ważne zasady podczas składania sprawozdania finansowego:

• Pracuj cały czas na jednym pliku i nie rozsyłaj go kilkakrotnie do różnych osób.
• Pamiętaj, że kolejne podpisy należy dodawać do pliku, który został już raz podpisany.
• Pamiętaj, że po złożeniu podpisu nie można wprowadzać zmian w treści dokumentu. Zmiany mogą być nanoszone w pierwotnym pliku bez podpisów. Dopiero później można rozpocząć składanie podpisów.

Sprawozdanie finansowe 2023 – kto je podpisuje?

Sprawozdanie finansowe jest dokumentem zawierającym informacje o rocznej działalności przedsiębiorstwa: jej aktywach, inwestycjach długoterminowych, rozliczeniach międzyokresowych, zapasach, a także pasywach. Dzień, w którym sporządza się sprawozdanie finansowe, nazywa się dniem bilansowym. Jeżeli rok obrotowy firmy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, to dzień bilansowy wypada 31 grudnia.

Sporządzone w elektronicznej postaci sprawozdanie finansowe musi zostać opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym przez każdą jednostkę prowadzącą księgi rachunkowe. Nie ma znaczenia forma prowadzenia działalności gospodarczej. Kryterium stanowi metoda ewidencji przychodów i kosztów w firmie. Dlatego sprawozdania składać będą zarówno spółki kapitałowe, spółki osobowe czy jednoosobowe działalności gospodarcze prowadzący księgi rachunkowe.

Sprawozdania podpisuje osoba reprezentująca podmiot, a także osoba odpowiedzialna za prowadzenie ksiąg rachunkowych, np. główny księgowy. Gdy organizacją kieruje wieloosobowy zarząd, sprawozdanie podpisują wszyscy członkowie

Od dnia 1 stycznia 2022 r. możliwe jest jednak zastosowanie uproszczeń w podpisywaniu przez zarządy wieloosobowe. Jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy, wówczas sprawozdanie może podpisać przynajmniej jedna osoba, a pozostali członkowie tego organu składają oświadczenia, że sprawozdanie spełnia określone prawem wymagania.

Sprawozdanie finansowe 2023 – cudzoziemcy

Obcokrajowcy, którzy nie posiadają numeru PESEL, nie mogą korzystać z Profilu Zaufanego lub podpisu osobistego. W przypadku członków zarządu bez polskiego obywatelstwa, rozwiązaniem problemu jest kwalifikowany podpis elektroniczny.

Nie można wykluczyć sytuacji, że polskie urzędy nie będą w stanie pozytywnie zweryfikować podpisu wystawionego przez zagranicznego dostawcę. – Najlepiej skorzystać z pomocy certyfikowanego dostawcy usług zaufanych, który wystawi podpis elektroniczny na podstawie zagranicznego dokumentu tożsamości lub paszportu. To rozwiązanie gwarantuje sprawne i legalne podpisywanie dokumentów – tłumaczy Łukasz Konikiewicz, CEO EuroCert.

Kwalifikowany podpis elektroniczny jest dziś ogromnym ułatwieniem w pracy kancelarii prawnych obsługujących spółki, w których zarządach zasiadają obcokrajowcy. Wykorzystanie podpisu usprawnia finalizację spraw bez konieczności wizyty w samym urzędzie, jak również umożliwia terminowe składanie sprawozdań finansowych spółek prawa handlowego. Ułatwia również uzyskanie pełnomocnictwa dla kancelarii przy zakładaniu spółek w Polsce w imieniu osób przebywających poza jej granicami.

Sprawozdanie finansowe 2023 – podsumowanie

Sprawozdanie finansowe zawiera informacje o rocznej działalności przedsiębiorstwa i musi być podpisane przez osobę reprezentującą podmiot oraz osobę odpowiedzialną za prowadzenie ksiąg rachunkowych.  Termin na złożenie elektronicznych sprawozdań finansowych za 2022 rok upływa 30 czerwca 2023 roku. Sprawozdania finansowe muszą zostać podpisane elektronicznie, przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub Profilu Zaufanego. W przypadku korzystania jednocześnie z Profilu Zaufanego i podpisu kwalifikowanego, ważne jest zachowanie poprawnej kolejności podpisywania. Osoby posiadające podpis zaufany powinny podpisać sprawozdanie jako pierwsze, a następnie osoby z podpisem kwalifikowanym. Firmy wpisane do KRS składają e-sprawozdania za pośrednictwem portalu eKRS i systemu S24, natomiast podatnicy niezarejestrowani w KRS składają zeznanie za pomocą aplikacji e-Sprawozdania Finansowe.

Podczas składania sprawozdania finansowe należy pracować na jednym pliku oraz wprowadzać zmiany w pierwotnym pliku bez dodanego podpisu. Sprawozdanie finansowe zawiera informacje o rocznej działalności przedsiębiorstwa i musi być podpisane przez osobę reprezentującą podmiot oraz osobę odpowiedzialną za prowadzenie ksiąg rachunkowych. W przypadku zarządów wieloosobowych istnieje możliwość, od 1 stycznia 2022 roku, że sprawozdanie może być podpisane przez jedną osobę, a pozostali członkowie składają oświadczenia o spełnieniu wymagań prawnych.

Cudzoziemcy, którzy nie posiadają numeru PESEL, mogą skorzystać z kwalifikowanego podpisu elektronicznego, jeśli nie mogą korzystać z Profilu Zaufanego lub podpisu osobistego. W przypadku zagranicznych dostawców podpisów elektronicznych, najlepiej skorzystać z pomocy certyfikowanego dostawcy usług zaufanych, który wystawi podpis na podstawie zagranicznego dokumentu tożsamości lub paszportu.

Może Cię również zainteresować inny artykuł z tej samej tematyki: Kwalifikowany podpis elektroniczny a sprawozdanie finansowe.

Sprawdź cenę podpisu kwalifkowanego