Pieczęć elektroniczna pozwala na automatyczne i szybkie opieczętowanie ważnych dokumentów, które wydawane są w sposób masowy w firmach czy administracji publicznej. Podczas zakupu e-pieczęci powstaje dylemat, jaka wersja będzie najlepsza dla specyfiki danego procesu. Z tego artykułu dowiesz się, jaki rodzaj pieczęci wybrać, aby maksymalnie usprawnić pracę twojej organizacji.
W dobie postępującej cyfryzacji procesów biznesowych i nowych rozwiązań chmurowych, na rynku pojawia się coraz więcej narzędzi, które sprawiają, że prowadzenie firmy staje się łatwiejsze. Jednym z nich jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna, która – mówiąc najprościej – zastępuje klasyczną pieczątkę, dzięki czemu twoja firma wznosi się na wyższy, cyfrowy poziom.
Czym jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna?
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna to cyfrowe narzędzie, dzięki któremu podpiszesz wiele dokumentów elektronicznych jednocześnie danymi organizacji, np. spółki lub instytucji publicznej. Zawiera ona dane identyfikacyjne, np. nazwę firmy, numery NIP czy KRS oraz dane adresowe, które są widoczne dla odbiorcy w łatwy sposób.
Dzięki unijnemu rozporządzeniu eIDAS i obowiązującemu prawu polskiemu, stosowanie tego narzędzia sprawia, że możemy w większości przypadków całkowicie zrezygnować z pieczątki tradycyjnej. Opieczętowany e-dokument jest wówczas traktowany jak równy oryginałowi w wersji papierowej na terenie całej Unii Europejskiej.
Rodzaje pieczęci elektronicznej, czyli czym się kierować przy wyborze
Przedsiębiorcy i managerowie, którzy decydują się na wdrożenie kwalifikowanej pieczęci elektronicznej w swojej organizacji, powinni wybierać właściwy dla siebie sposób świadczenia tej usługi.
Rodzaj e-pieczęci powinien być dostosowany przede wszystkim do:
- skali zapotrzebowania
- sposobu, w jaki są przeprowadzane procesy biznesowe
- rodzaju wykorzystywanego oprogramowania
Jako EuroCert dostarczamy pieczęcie elektroniczne zarówno dla małych i średnich przedsiębiorstw, ale także dla dużych firm i instytucji, które dysponują zaawansowanymi systemami informatycznymi.
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna na karcie
Ta usługa EuroCert składa się z certyfikatu pieczęci kwalifikowanej, który wydany jest na karcie kryptograficznej, a także czytnika karty oraz oprogramowania desktopowego do pieczętowania dokumentów. W ten sposób możliwe jest podpisanie pojedynczych dokumentów lub wielu dokumentów jednocześnie, bezpośrednio na komputerze użytkownika. Z takiego rodzaju pieczęci może korzystać wiele osób w firmie, jednak tylko jeden użytkownik w danym momencie podpisywania. Rozwiązanie to rekomendujemy tym organizacjom, które nie pieczętują dokumentów elektronicznych masowo, a jedynie w mniejszym zakresie.
Kwalifikowana pieczęć chmurowa ECSigner
Pieczęć kwalifikowana w chmurze EuroCert wymaga użycia aplikacji desktopowej do podpisywania dokumentów, które komunikuje się usługą pieczęci przetrzymywanej w chmurze. Pieczętowanie może rozpocząć się dopiero w momencie, gdy zalogujemy się do usługi i przepiszemy jednorazowy kod uwierzytelniający, który jest generowany przez aplikację mobilną.
Pieczęcią chmurową także podpiszemy wiele dokumentów jednocześnie. Nie są wymagane tu jednak urządzenia dodatkowe, takie jak czytniki kart, ponieważ zastępuje je aplikacja mobilna ECSigner. Rozwiązanie to idealnie sprawdzi się u tych użytkowników, którzy nie chcą uzależniać się od dodatkowych urządzeń zewnętrznych.
Pieczęć kwalifikowana chmurowa ECQSS
Jest to kompleksowa usługa, która składa się z pieczęci kwalifikowanej w chmurze oraz serwerowej aplikacji podpisującej. Takie rozwiązanie służy do automatycznego i masowego podpisywania dokumentów elektronicznych. Chmurową pieczęć kwalifikowaną ECQSS należy zintegrować za pomocą API z zewnętrznym systemem klienta. Usługa ta może być dostarczana w modelu SaaS (chmurowym) oraz On-premise, czyli w ramach własnej infrastruktury firmy.
Pieczęć kwalifikowana na własnym HSM
Rozwiązanie to obejmuje pieczęć kwalifikowaną przetrzymywaną na należącym do firmy urządzeniu HSM, które gwarantuje najwyższy poziom bezpieczeństwa i umożliwia przetrzymywanie wielu pieczęci. Takie urządzenie musi posiadać odpowiednie certyfikaty pozwalające na klasyfikacje jako urządzenie QSCD.. Centrum Certyfikacji EuroCert może wygenerować pieczęć na już posiadanym urządzeniu lub dostarczyć kompletną usługę w postaci pieczęci kwalifikowanej oraz właściwego urządzenia HSM.
Warto jednak pamiętać, że aby użyć takiej pieczęci należy posiadać serwerowe oprogramowanie podpisujące, które może być dostarczone przez EuroCert. Pieczęcie kwalifikowane na własnym HSM rekomendowane są organizacjom, które dysponują odpowiednią infrastrukturą, serwerowym oprogramowaniem podpisującym oraz zespołem ludzi z niezbędnymi kompetencjami do utrzymania i zarządzania taką usługą.
Na poniższej grafice przedstawiamy porównanie wymienionych rodzajów pieczęci kwalifikowanej:
Pieczęć kwalifikowana – korzyści dla biznesu, administracji publicznej oraz każdego podmiotu posiadającego osobowość prawną
Wykorzystywanie pieczęci kwalifikowanej niesie za sobą szereg korzyści w przyspieszaniu procesów biznesowych. Poniżej przedstawiamy najważniejsze z nich.
Skutki prawne właściwe dokumentom papierowym
Pieczęć kwalifikowana, podobnie jak podpis elektroniczny, powoduje skutki prawne. Dokumenty opieczętowane e-pieczęcią mogą być uznane jako oryginał i równoważne odpowiedniki wersji papierowej na terenie Polski oraz krajów członkowskich Unii Europejskiej. Jest to możliwe dzięki rozporządzeniu eIDAS oraz polskiej ustawie o usługach zaufania i identyfikacji elektronicznej.
Przyspieszenie procesów biznesowych
E-pieczęć kwalifikowana wspiera automatyzację procesów biznesowych. Narzędzie może zostać zintegrowane z infrastrukturą własną przedsiębiorstwa, co umożliwia szybkie podpisywanie ważnych dokumentów, np. faktur czy zaświadczeń w sposób masowy.
Maksymalne bezpieczeństwo
Użycie e-pieczęci gwarantuje wiarygodność danych. Każda zmiana opieczętowanego dokumentu jest wykrywalna, dzięki czemu usługa zapewnia integralność oraz źródło pochodzenia. Pieczęć kwalifikowana umożliwia także zidentyfikowanie podmiotu, który wykonał dokument i ogranicza do minimum możliwość podszycia się pod inną firmę.
Oszczędności finansowe
Korzystania z pieczęci kwalifikowanej znacznie ogranicza zużycie papieru, ponieważ nie jest on już potrzebny do przygotowania dokumentacji tradycyjnej. Dla przedsiębiorcy to także mniejsze koszty eksploatacji drukarek, zakupu tonerów i materiałów biurowych, a także mniejsze opłaty związane z przesyłkami kurierskimi. Dodatkowo elektroniczna archiwizacja dokumentów jest dużo tańsza i efektywniejsza niż tradycyjne archiwum papierowe.
Oszczędność czasu
Dokumenty opieczętowane pieczęcią kwalifikowaną można szybko przesyłać drogą elektroniczną do kontrahentów. Co ważne, użytkownik może pieczętować wiele dokumentów jednocześnie, co optymalizuje czas pracy i znacznie zwiększa produktywność.
Szerokie zastosowanie
Z pieczęci elektronicznej mogą korzystać zarówno małe podmioty gospodarcze, duże firmy i administracja publiczna, a także upoważnione osoby fizyczne. Każdy sektor ma możliwość dopasowania rodzaju pieczęci kwalifikowanej do potrzeb swoich, ale także potrzeb klientów, kontrahentów czy interesariuszy.
Ekologia
E-pieczęć, podobnie jak podpisy elektroniczne, pozwala na redukcję nieekologicznych procesów w organizacjach. Firma wprowadza wówczas w pełni cyfrowe rozwiązania, które wpływają pozytywnie na rozwój całej firmy.
Pozytywny wizerunek przedsiębiorstwa
Dzięki nowoczesnym usługom cyfrowym, pracodawcy budują wartość przedsiębiorstwa. W przypadku stosowania pieczęci elektronicznej jest to nie tylko profesjonalny wizerunek organizacji eco-friendly, ale także przyjaznego miejsca pracy, które pozwala wykonywać pracę zdalnie.
Pieczęć kwalifikowana – jak uzyskać?
Jeśli interesuje cię uzyskanie kwalifikowanej pieczęci elektronicznej dla twojej firmy lub instytucji, zapraszamy do kontaktu ze specjalistą Centrum Certyfikacji EuroCert. Pomożemy w wyborze rozwiązania optymalnego pod kątem twoich potrzeb oraz odpowiemy na nurtujące Cię pytania.
Kontakt:
email: biuro@eurocert.pl
tel.: + 48 22 390 59 95
Może cię także zainteresuje wpis o wykorzystaniu pieczęci w bazie EPREL lub o jej zastosowaniu w powiatach i gminach.
