Kwalifikowana pieczęć elektroniczna pozwala na szybkie i automatyczne opieczętowanie dokumentów cyfrowych, które wydawane są masowo w firmach czy instytucjach publicznych. Decydując się na zakup tego narzędzia, przedsiębiorcy często mają dylemat, jaki rodzaj e-pieczęci wybrać i który z nich będzie najlepszy dla specyfiki danego przedsiębiorstwa. Planujesz zautomatyzować procesy biznesowe, aby zwiększyć produktywność swojej organizacji? Chcesz zastąpić tradycyjną pieczątkę tuszową nowoczesnym rozwiązaniem w postaci kwalifikowanej pieczęci elektronicznej? Wszystko, co musisz wiedzieć o tej usłudze zaufania, znajdziesz w tym poradniku.
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna – co to jest?
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna to cyfrowe narzędzie, dzięki któremu możliwe jest podpisywanie wielu dokumentów elektronicznych jednocześnie danymi organizacji, np. spółki lub instytucji publicznej. Zawiera ona dane identyfikacyjne, tj. nazwa firmy, adres siedziby, informacje o numerze i rodzaju identyfikacji podatkowej (np. KRS, NIP), a czasem także nazwę jednostki organizacyjnej.
Dzięki unijnemu rozporządzeniu eIDAS i obowiązującemu prawu polskiemu, stosowanie tego narzędzia sprawia, że możemy w większości przypadków całkowicie zrezygnować z pieczątki tradycyjnej. Opieczętowany e-dokument jest wówczas traktowany jak równy oryginałowi w wersji papierowej na terenie całej Unii Europejskiej.
Kwalifikowaną pieczęć elektroniczną stosuje się przede wszystkim po to, aby poświadczyć pochodzenie i integralnosć dokumentu. Rozwiązanie sprawdza się najlepiej tam, gdzie pojawia się potrzeba pieczętowania dużej liczby cyfrowych plików w sposób zautomatyzowany.
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna nie zawiera danych osobowych, które znajdują się w podpisie elektronicznym. W związku z tym, e-pieczęci nie można wykorzystać do składania oświadczenia woli.
Te artykuły mogą Cię zainteresować:
- Pieczęć elektroniczna – co to jest i jak wygląda?
- Pieczęć elektroniczna a podpis kwalifikowanny – różnice
Sprawdź ofertę pieczęci kwalifikowanych
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna – rodzaje i zastosowania
Przedsiębiorcy i managerowie, którzy decydują się na wdrożenie e-pieczęci w swojej organizacji, powinni wybierać właściwy dla siebie sposób świadczenia tej usługi. Warto, aby rodzaj kwalifikowanej pieczęci elektronicznej był dostosowany przede wszystkim do:
- liczby pieczętowanych dokumentów elektronicznych w danym przedziale czasowym,
- sposobu, w jakim przeprowadzane są procesy biznesowe,
- rodzaju wykorzystywanego oprogramowania w firmie.
Certyfikat kwalifikowanej pieczęci elektronicznej może znajdować się na różnych urządzeniach. W zawiązku z tym można wyróżnić rodzaje e-pieczęcie, tj.:
- kwalifikowana pieczęć elektroniczna na karcie kryptograficznej,
- kwalifikowana pieczęć elektroniczna w chmurze,
- kwalifikowana pieczęć elektroniczna HSM.
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna na karcie kryptograficznej
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna w swojej najprostszej wersji dostępna jest na karcie kryptograficznej. Karta ta może mieć postać karty SIM lub karty bankomatowej. W tym przypadku, pieczętowanie dokumentów cyfrowych wymaga zastosowania czytnika karty USB (w formie pendrive) lub większego czytnika kart elektronicznych, które pozwalają na komunikację z komputerem. Proces podpisywania odbywa się poprzez aplikację desktopową, która może być używana w trybie offline.
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna w chmurze (ECSigner)
Elektroniczna pieczęć kwalifikowana występuje także w wersji chmurowej. Ten rodzaj nie wymaga zastosowania czytnika kart elektronicznych. Zamiast niego, użytkownik obsługuje aplikację mobilną, zainstalowaną na smartfonie, która służy do uwierzytelnienie w momencie pieczętowania pliku cyfrowego.
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna w chmurze wymaga użycia dodatkowej aplikacji desktopowej do podpisywania dokumentów, które komunikuje się usługą pieczęci przetrzymywanej w chmurze. Pieczętowanie może rozpocząć się dopiero w momencie, gdy zalogujemy się do usługi i przepiszemy jednorazowy kod uwierzytelniający, który jest generowany właśnie przez aplikację mobilną. Przykładem takiej usługi cyfrowej jest kwalifikowana pieczęć ECSigner od EuroCert.
Ten rodzaj e-pieczęci w chmurze ma zastosowanie w innowacyjnych przedsiębiorstwach i urzędach z rozproszonymi oddziałami, w których procesy biznesowe nie są zautomatyzowane. Idealnie sprawdza się tam, gdzie niezbędny jest zdalny dostęp do narzędzia dla wielu osób.
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna HSM
Średnie i duże przedsiębiorstwa, których działalność wymaga masowego pieczętowania dokumentów cyfrowych, mogą skorzystać z usługi kwalifikowanej pieczęci elektronicznej w chmurze. Pieczęć taka może być hostowana na firmowym serwerze lub na urządzeniu HSM (Hardware Security Module), które zapewnia kryptograficzną ochronę danych.
W tym przypadku, elektroniczna pieczęć kwalifikowan jest kompleksowym rozwiązaniem, umożliwiającym automatyzację procesu pieczętowania w dowolnym systemie klienta (np. CRM, ERP, EZD) za pomocą interfejsu API. Przykładem takiej usługi jest pieczęć elektroniczna ECQSS Seal od dostawcy usług zaufania Eurocert, oferowana w planach Professional i Enterprise.
Ten rodzaj pieczęci elektronicznej znajduje zastosowanie w innowacyjnych firmach, urzędach i instytucjach z wieloma jednostkami w różnych lokalizacjach, które posiadają gotowe systemy do integracji. Dzięki pieczęci kwalifikowanej w chmurze możliwe jest automatyczne, masowe i szybkie pieczętowanie dużych ilości dokumentów elektronicznych.
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna – zalety i korzyści
Wykorzystywanie kwalifikowanej pieczęci elektronicznej niesie za sobą szereg korzyści biznesowych. Do najważniejszych z nich należą:
- skutki prawne właściwe dokumentom elektronicznym,
- automatyzacja procesów biznesowych,
- autentyczność i integralność dokumentów,
- oszczędności finansowe,
- oszczędność czasu,
- szerokie zastosowanie narzędzia,
- ekologia,
- pozytywny wizerunek firmy.
Skutki prawne właściwe dokumentom papierowym
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna, podobnie jak podpis elektroniczny, powoduje skutki prawne. Dokumenty opieczętowane e-pieczęcią mogą być uznane jako oryginał i równoważne z ich odpowiednikami wersji papierowej na terenie Polski oraz krajów członkowskich Unii Europejskiej. Jest to możliwe dzięki rozporządzeniu eIDAS oraz polskiej ustawie o usługach zaufania i identyfikacji elektronicznej.
Automatyzacja procesów biznesowych
E-pieczęć kwalifikowana wspiera automatyzację procesów biznesowych. Narzędzie może zostać zintegrowane z infrastrukturą własną przedsiębiorstwa, co umożliwia szybkie podpisywanie ważnych dokumentów, np. faktur czy zaświadczeń w sposób masowy.
Autentyczność i integralność dokumentów
Użycie kwalifikowanej pieczęcie elektronicznej gwarantuje wiarygodność danych. Każda zmiana opieczętowanego dokumentu jest wykrywalna, dzięki czemu usługa zapewnia integralność oraz źródło pochodzenia. Pieczęć kwalifikowana umożliwia także zidentyfikowanie podmiotu, który wykonał dokument i ogranicza do minimum możliwość podszycia się pod inną firmę.
Oszczędności finansowe
Korzystania z elektronicznej pieczęci kwalifikowanej znacznie ogranicza zużycie papieru, ponieważ nie jest on już potrzebny do przygotowania dokumentacji tradycyjnej. Dla przedsiębiorcy to także mniejsze koszty eksploatacji drukarek, zakupu tonerów i materiałów biurowych, a także mniejsze opłaty związane z przesyłkami kurierskimi. Dodatkowo elektroniczna archiwizacja dokumentów jest dużo tańsza i efektywniejsza niż tradycyjne archiwum papierowe.
Oszczędność czasu
Dokumenty opieczętowane pieczęcią kwalifikowaną można szybko przesyłać drogą elektroniczną do kontrahentów. Co ważne, użytkownik może pieczętować wiele dokumentów jednocześnie, co optymalizuje czas pracy i znacznie zwiększa produktywność.
Szerokie zastosowanie
Z pieczęci elektronicznej mogą korzystać zarówno małe podmioty gospodarcze, duże firmy i administracja publiczna, a także upoważnione osoby fizyczne. Każdy sektor ma możliwość dopasowania rodzaju pieczęci kwalifikowanej do potrzeb swoich, ale także potrzeb klientów, kontrahentów czy interesariuszy.
Ekologia
E-pieczęć, podobnie jak podpisy elektroniczne, pozwala na redukcję nieekologicznych procesów w organizacjach. Firma wprowadza wówczas w pełni cyfrowe rozwiązania, które wpływają pozytywnie na rozwój całej firmy.
Pozytywny wizerunek firmy
Dzięki nowoczesnym usługom cyfrowym, pracodawcy budują wartość przedsiębiorstwa. W przypadku stosowania kwalifikowanej pieczęci elektronicznej w chmurze jest to nie tylko profesjonalny wizerunek organizacji eco-friendly, ale także przyjaznego miejsca pracy, które pozwala wykonywać pracę zdalnie.
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna – jak uzyskać?
Kwalifikowaną pieczęć elektroniczną można uzyskać w sposób zdalny, bezpośrednio u kwalifikowanego dostawcy usług zaufania. Usługa jest dostępna także u autoryzowanych partnerów dostawców (stacjonarnych lub mobilnych) na terenie całej Polskie, którzy w pierwszym etapie weryfikują dane firmy i potwierdzają tożsamość jej właściciela lub pełnomocnika.
Oto, jak uzyskać kwalifikowaną pieczęć elektroniczną krok po kroku:
Wybór dostawcy usług zaufania
W pierwszej kolejności wybierz certyfikowanego dostawcę usług zaufania, który jest uprawniony do wydawania elektronicznych pieczęci kwalifikowanych, np. Eurocert. Dostawca taki musi przejść proces akredytacji przez organy krajowe, co gwarantuje stosowanie najwyższych standardów bezpieczeństwa.
Zakup elektronicznej pieczęcie kwalifikowanej
Zakupu kwalifikowanej pieczęci elektronicznej w najprostrzej postacie można dokonać bezpośrednio w sklepie interenternetowym dostawcy usług zaufania. Wystarczy, że opłacisz zamówienie i będziesz postępować według instrukcji zaprezentowanych w koszyku.
Weryfikacja tożsamości
Następnym krokiem jest przejście procesu weryfikacji tożsamości, który obejmuje sprawdzenie poprawności firmowych danych oraz danych reprezentantów organizacji lub pełnomocników. Proces weryfikacji, który trwa około 15 minut, może zostać dokonany w oparciu o:
- wideo weryfikację online,
- elektroniczne oświadczenie podpisane podpisem kwalifikowanym,
- wizytę w autoryzowanym punkcie sprzedaży,
- spotkania z mobilnym weryfikatorem, który umawia się w biurze klienta, w konkretnym terminie (usługa VIP).
Uzyskanie elektronicznej pieczęci kwalifikowanej
Po pozytywnej weryfikacji, dostawca usług zaufania generuje dostęp do e-pieczęci i wysyła odpowiednią informację na wskazany przez klienta adres e-mail. Po tej operacji pieczęć jest gotowa do użycia.
Elektroniczna pieczęć kwalifikowana i jej rodzaje – podsumowanie
Elektroniczna pieczęć kwalifikowana zawiera dane identyfikacyjne organizacji i jest zgodna z unijnym rozporządzeniem eIDAS oraz prawem polskim. Jej głównym celem jest poświadczenie autentyczności i integralności dokumentów elektronicznych, przy jednorazowym lub masowym ich pieczętowaniu. W przeciwieństwie do podpisu elektronicznego, e-pieczęć nie może być używana do składania oświadczeń woli.
Istnieją różne rodzaje e-pieczęci, których certyfikaty kwalifikowane mogą być umieszczone na karcie kryptograficznej, w chmurze, na serwerze firmy lub urządzeniu HSM. Każdy z nich dedykowany różnym potrzebom organizacji.
Korzystanie elektronicznej pieczęci kwalifikowanej przynosi szereg korzyści, takich jak oszczędność czasu i pieniędzy, poprawa procesów biznesowych oraz pozytywny wpływ na środowisko. Aby uzyskać kwalifikowaną pieczęć elektroniczną, wystarczy skorzystać z usług dostawców zaufania, dokonać zakupu narzędzia drogą online i dopełnić niezbędnych formalności.
