W codziennej pracy prawników bardzo ważny jest czas przygotowania odpowiednich dokumentów, np. dla sądów. W dobie nowych technologii coraz więcej kancelarii prawnych decyduje się na pełną digitalizację zasobów i rozwiązania LegalTech, które maksymalnie przyspieszają realizację obowiązków zawodowych. Jesteś adwokatem lub radcą prawnym? Chcesz pracować szybciej i efektywniej, a przede wszystkim postawić na cyfryzację swojego biznesu? Sprawdź, do czego przyda ci się kwalifikowany podpis elektroniczny!
Digitalizacja kancelarii prawnej – jakie są jej korzyści?
Wraz ze zmieniającą się rzeczywistością, wiele kancelarii prawnych stoi przed wyzwaniem cyfryzacji dokumentów papierowych. Jest to nic innego, jak digitalizacja zasobów. Działanie to ma na celu sprawniejsze katalogowanie i przeglądanie e-dokumentów, a także ich sprawne udostępnianie. Właśnie w tym celu powstają produkty LegalTech, czyli rozwiązania technologiczne, które ułatwiają świadczenie usług prawnych prawnikom, kancelariom prawnym, działom prawnym w firmach (tzw. in-house), a także ich kontrahentom i klientom.
Proces digitalizacji małych i średnich kancelarii prawnych w Polsce postępuje dość wolno. Bardzo możliwe jednak, że już w najbliższych latach zaawansowane regulacje prawne wymuszą na branży digitalizację dokumentacji i stosowanie nowych technologii w kontaktach z instytucjami publicznymi czy nawet klientami. Warto zatem wyprzedzić nadchodzące zmiany, wdrażając zaawansowane rozwiązania cyfrowe, w tym m.in. kwalifikowane usługi zaufania.
Co obejmuje digitalizacja branży prawnej?
Postępujący boom technologiczny sprawia, że małe i średnie kancelarie prawne często nie wiedzą, od czego zacząć proces digitalizacji dokumentów tradycyjnych. Poniżej przedstawiamy kwestie, na które należy zwrócić uwagę, podejmując takie działania:
- Analiza procesów wewnętrznych. Jest to proces niezbędny do określenia rzeczywistego zapotrzebowania na produkty i usługi LegalTech. Od niego należy zacząć wdrażanie technologii dla branży prawniczej, uwzględniając oczywiście odpowiedni budżet i czas na te przedsięwzięcia.
- Proces digitalizacji dokumentów. Ucyfrowienie zasobów kancelarii prawnych to jeden z pierwszych kroków ku cyfryzacji. Należy rozpocząć go od zeskanowania całej dokumentacji papierowej. Z pomocą przychodzą tu technologie OCR, które pomagają przetwarzać skany, czyli obrazy, na postać tekstową, łatwą do przeglądania np. po słowach kluczowych.
- Zakup technologii cloud do archiwizacji e-dokumentów. Rozwiązania chmurowe w kancelarii prawnej gwarantują wysoki poziom bezpieczeństwa danych, a nawet zgodność z RODO, co wiąże się także z zachowaniem tajemnicy zawodowej. Dzięki nim można całkowicie zrezygnować z archiwum na dokumentację papierową, które z reguły zajmuje bardzo dużo miejsca.
- Wdrożenie systemu do zarządzania kancelarią. Aplikacje do obsługi kancelarii prawnej bardzo często oferują wiele rozwiązań w jednym miejscu. Wśród niezbędnych funkcji prawnicy mogą postawić m.in. na pełne archiwum z e-aktami, edytory pism sądowych, CRM-y z możliwością wystawiania faktur dla klientów, a także systemy informacji prawnej.
- Zakup kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Jedną z usług zaufania niezbędną w pracy prawnika, jest podpis elektroniczny z certyfikatem kwalifikowanym. Narzędzie to ma taką samą moc prawną, jak podpis własnoręczny, a dodatkowo skutecznie zastępuje Profil Zaufany – zarówno w sprawach związanych z wykonywanym zawodem, jak i w sprawach osobistych.
Dlaczego podpis kwalifikowany w branży prawnej jest ważny?
Kwalifikowany podpis elektroniczny to dziś absolutnie podstawowe narzędzie w pracy kancelarii prawnych. Korzyści z jego stosowania pojawiają się już na etapie udzielania pełnomocnictw ze strony klientów, którzy przebywają za granicą. Podpis kwalifikowany dla obu stron pozwala na sprawne, zdalne podpisanie e-dokumentów i przesłanie ich drogą elektroniczną do dowolnego adresata na świecie. Warto pamiętać, że podpis z certyfikatem kwalifikowanym umożliwia prawnikom kontakt się z administracją publiczną bez operowania tradycyjnymi dokumentami papierowymi. To właśnie z jego pomocą obieg dokumentów znacznie przyspiesza, przez co wszelkie sprawy prawne można załatwiać bez porównania szybciej.
Zastosowanie podpisu kwalifikowanego w branży prawnej
Kwalifikowany e-podpis przede wszystkim minimalizuje papierową dokumentację w kancelarii prawnej, która przygotowywana jest dla klientów. Ma to bezpośredni związek z redukcją kosztów zakupu papieru oraz przesyłek pocztowych i kurierskich, a także archiwizacji.
Oto, w jakich sytuacjach można wykorzystywać kwalifikowany podpis elektroniczny w branży prawnej:
- Komunikacja z polskimi systemami teleinformatycznymi w administracji publicznej. Dzięki podpisowi kwalifikowanemu każdy prawnik w łatwy sposób uzyska dostęp do e-KRS, Krajowego Rejestru Zadłużonych i wielu innych aplikacji, w celu przesyłania pism klientów opatrzonych e-podpisem.
- Komunikacja z zagranicznymi instytucjami wymiaru sprawiedliwości. Za sprawą unijnego rozporządzenia eIDAS, dokumenty podpisane podpisem kwalifikowanym są akceptowane w instytucjach administracji publicznej z terenów państw członkowskich UE. W praktyce oznacza to, że każdy prawnik dysponujący e-podpisem może bez problemu komunikować się z zagranicznymi sądami i instytucjami rządowymi.
- Zakładanie spółek w imieniu klientów. Dzięki e-podpisowi z certyfikatem, prawnik podpisze wszelkie dokumenty elektronicznie i skorzysta z systemu S24, który pozwala na rejestrację spółek z o.o., spółek komandytowych czy spółek jawnych drogą online. Jeżeli prawnikowi zostało udzielone wymagane pełnomocnictwo, a klient kancelarii przebywa aktualnie za granicą, nie ma potrzeby, aby przyjeżdżał on w tym celu do Polski.
- Podpisywanie umów cywilno-prawnych. Korzystanie z e-podpisu staje się szczególnie wygodnie w przypadku zawierania wszelkich umów na odległość. Narzędzie w pełni zabezpiecza treść elektronicznej umowy wraz z zastosowaniem znaczników czasu, które wskazują faktyczną datę powstania dokumentu bez możliwości ingerencji post factum w jej zawartość.
Może Cię także zainteresować artykuł Kwalifikowany podpis elektroniczny dla prawnika. Co warto wiedzieć?
