Producenci, dystrybutorzy i inne podmioty związane ze sprzedażą urządzeń elektronicznych muszą zadbać o wpis do bazy EPREL. Legitymizuje to ich działanie i potwierdza zgodność z obowiązującym prawem w Unii Europejskiej. Czym dokładnie jest rejestr EPREL? Jakie firmy muszą się w nim znaleźć? Tego wszystkiego dowiesz się więcej z tego artykułu.
Co to jest baza EPREL?
Baza EPREL (ang. European Product Registry for Energy Labelling) to rejestr danych o urządzeniach elektrycznych oferowanych przez producentów, importerów i dystrybutorów, dzięki któremu klient może szybko zweryfikować ich legalność i standard energetyczny. Rejestr został powołany na podstawie Rozporządzenia Komisji Unii Europejskiej nr 1369/2017 r. i jest obligatoryjny od 1 stycznia 2019 roku.
Rejestr dzieli się je na część publiczną oraz niepubliczną. Dostęp do bazy publicznej mają wszyscy konsumenci oraz zainteresowane osoby. Pozwala to na zweryfikowanie standardu energetycznego urządzenia oraz jego zgodności z obowiązującymi przepisami polskiego prawa, który umożliwia kod QR z etykiety energetycznej lub wyszukanie produktu w wyszukiwarce dostępnej na stronie EPREL.
Część niepubliczna przeznaczona jest do wglądu organów, które odpowiadają za nadzór rynku państw członkowskich Unii Europejskiej, a także dla przedstawicieli Komisji Europejskiej. Służy przede wszystkim do sprawowania kontroli i nadzoru nad produktami rejestrowanymi i wprowadzanymi do obrotu na europejskim rynku, a także do weryfikowania ich efektywności energetycznej przez uprawnione instytucje.
Rejestrowane produkty zawierają:
- kartę informacyjną produktu (Product Information Sheet),
- efektywności energetycznej w skali od A do G
- etykietę energetyczną w formacie PDF lub SVG,
- dane techniczne zgodne z rozporządzeniem (np. zużycie energii, pojemność itp.),
- kategorie pomiarowe i klasy efektywności.
- kod QR.
Brak jakiegokolwiek z powyższych dokumentów i nieuwzględnienie go w procesie wpisu produktu do rejestru będzie skutkować jego odrzuceniem.
Aby dokonać wpisu produktu do rejestru EPREL, należy przejść przez określony proces, który obejmuje m.in. złożenie podpisu kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną w deklaracji zgłoszeniowej.
Sprawdź ofertę pieczęci kwalifikowanych
Kogo dotyczy obowiązek rejestracji w bazie EPREL?
Obowiązek rejestracji w bazie EPREL obejmuje podmioty prawne (spółki, instytucje) oraz osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, które na co dzień produkują lub pośredniczą w sprzedaży urządzeń elektronicznych podlegających etykietowaniu. Dotyczy to rynku Unii Europejskiej oraz przedsiębiorców z siedzibami w Europejskiego Obszaru Gospodarczego lub Irlandii Północnej, a także wytwarzających lub importujących produkty spoza UE.
W tym gronie znajdują się przede wszystkim:
- producenci,
- dystrybutorzy,
- importerzy,
- upoważnieni przedstawiciele tych firm.
Jeżeli jakakolwiek firma chce sprzedawać urządzenie, dla którego obowiązkowe jest wydanie etykiety energetycznej to musi wcześniej zarejestrować się w bazie.
Firmy spoza UE, które nie mają własnej rejestracji w kraju UE, nie mogą samodzielnie zarejestrować produktów w EPREL i muszą to zrobić przez oddział lub autoryzowanego przedstawiciela w UE/EEA/NI (dotyczy to też Monako, San Marino i Andory). Przykład: firma z USA produkująca pralki może być dostawcą, jeśli sprzedaje je w Niemczech przez zarejestrowaną spółkę-córkę, ale przy sprzedaży bezpośrednio do sklepów potrzebuje przedstawiciela w UE. W ten sposób przedstawiciele Komisji Europejskiej regulują ten sektor oraz poprawiają jakość produktów trafiających do konsumentów.
W praktyce oznacza to, że rejestracja do bazy EPREL jest obowiązkowa przed wprowadzeniem produktu na rynek UE.
Jakie urządzenia i produkty elektroniczne muszą znaleźć się w bazie EPREL?
Szczegółowy wykaz urządzeń i produktów elektronicznych podlegających obowiązkowemu wpisowi podano w Rozporządzeniu oraz załącznikach do niego. Do produktów zobligowanych do rejestracji w bazie EPREL kwalifikują się m.in.:
- klimatyzatory,
- telewizory,
- oświetlenie (w tym żarówki i lampy),
- suszarki (w tym pralkosuszarki i suszarki do ubrań),
- zmywarki,
- pralki,
- chłodziarki do użytku domowego/hotelowego,
- chłodziarki do zastosowań komercyjnych,
- piekarniki,
- okapy,
- opony,
- kotły na paliwo stałe i ich zestawy,
- profesjonalne chłodnie,
- zestawy podgrzewaczy z panelami słonecznymi,
- zbiorniki na gorącą wodę,
- systemy wentylacyjne,
- grzejniki.
Warto zaznaczyć, że nieprzestrzeganie tego wymogu i wprowadzenie do obrotu produktów bez wcześniejszego ich wpisu do EPREL, powoduje konsekwencje prawne i finansowe. Podmiotowi, który wprowadzi produkt bez rejestracji grozi kara finansowa, a produkt wycofywany jest z rynku aż do momentu jego rejestracji we wpisie. W długofalowej perspektywie może prowadzić to do szkód wizerunkowych i utraty zaufania konsumentów, co znajduje przełożenie w spadku generowanych przychodów.
Rejestracja w bazie EPREL krok po kroku
Rejestracja w bazie EPREL to proces, w którym producenci uzyskują dostęp do europejskiej platformy poprzez założenie konta, a następnie przygotowanie niezbędnych dokumentów dotyczących samego produktu.
Aby zarejestrować produkt jako podmiot prawny (spółka lub instytucja) w bazie EPREL należy przejść przez kilka kroków:
- Utwórz konto w systemie EU Login (ECAS) – wejdź na stronę EU Login, utwórz konto oraz dodaj przynajmniej jedną metodę potwierdzania logowania np. podpis kwalifikowany, odcisk palca.
- Zaloguj się i uzupełnij profil w bazie EPREL – za pośrednictwem strony EPREL Product Registration oraz uzyskanego wcześniej loginu uzupełnij profil swojej firmy do kolejnego kroku.
- Wypełnij i podpisz deklarację kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną – na podstawie wcześniej wprowadzonych informacji w profilu upewnij się, że wszystkie dane są poprawnie wprowadzone np. „Sp. z o.o.”, wygeneruj deklarację w formacie PDF, podpisz jednorazowo dokument kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną z Organisation Identifier = NTR (odpowiednik polskiego KRS) i wyślij plik w portalu.
- Dodaj produkty do rejestru EPREL – Dodaj produkty do bazy EPREL ręcznie, importując dane z pliku XML lub metodą M2M pozwalającą na automatyczne przesyłanie danych z systemu informatycznego.
- Uzyskaj numer rejestracyjny produktu – po zatwierdzeniu rejestracji produkt otrzyma unikalny numer rejestracyjny oraz kod QR.
Ważne! Od 22 kwietnia 2025 roku identyfikatory NIP w pieczęci nie są akceptowane w procesie podpisania deklaracji zgłoszenia produktu do EPREL. Oznacza to, że podmiot musi posiadać numer NTR (odpowiednik polskiego KRS). Co ważne, od 22 kwietnia 2027 roku wszystkie podmioty będą zobligowane do posiadania deklaracji podpisanej za pomocą NTR, a firmy zarejestrowane dotychczas na VAT w przypadku nowej weryfikacji będą zobligowane do ponownego podpisania deklaracji z użyciem nowego identyfikatora.
W przypadku chęci dodania produktów do rejestru EPREL jako osoba fizyczna proces jest bardziej skomplikowany, gdyż należy użyć kwalifikowanego podpisu elektronicznego, który nie zawiera NTR do podpisania deklaracji. Według EPREL w takich przypadkach należy użyć kwalifikowanej pieczęci elektronicznej lub podpisu urzędowego rejestru. W szczególnych przypadkach pomoc dostępna jest pod adresem e-mail ENER-EPREL-HELPDESK@ec.europa.eu – w przypadku zapytań w wiadomości należy zawrzeć takie informacje jak nazwę organizacji i Supplier ID, opis problemu, PDF z pieczęcią lub podpisem kwalifikowanym, nazwę dostawcy.
NTR to identyfikator powiązanym z zbiorczym rejestrem przedsiębiorców w Europie, który ułatwia automatyczne sprawdzanie i integracje między systemami.
Poniżej znajdziesz fragment webinarium w języku angielskim „EPREL: Demonstracja rejestracji produktów i najnowsze zasady weryfikacji”, zorganizowanego przez Lighting Europe 25 października 2024 r. Wydarzenie było poświęcone Europejskiemu Rejestrowi Produktów do Etykietowania Energetycznego (EPREL) i zawierało m.in. demonstrację rejestracji produktów oraz omówienie nowych zasad weryfikacji dostawców.
Ten artykuł może Cię zainteresować:
Baza EPREL – co to jest i jak się zarejestrować? – podsumowanie
Baza EPREL to unijna baza produktów z etykietą energetyczną, obowiązkowa dla producentów, importerów i dystrybutorów sprzedających urządzenia elektroniczne w UE. Rejestracja potwierdza zgodność z przepisami i umożliwia legalny obrót towarem. Aby zarejestrować produkt w rejestrze należy utworzyć konto w EU Login, podpisać dokumenty przy użyciu kwalifikowanej pieczęci elektronicznej i dostarczyć etykiety, dane techniczne, karty informacyjne. Brak wpisu skutkuje karami i wycofaniem produktu z rynku. Obowiązek dotyczy m.in. AGD, TV, klimatyzatorów, oświetlenia i innych urządzeń objętych etykietowaniem.
