Z powodu pandemii koronawirusa Covid-19, na uczelniach wyższych powstała potrzeba wydawania e-zaświadczeń dla studentów bez wizyty w dziekanacie. Dzięki nowelizacji Kodeksu postępowania administracyjnego, od 1 lipca 2021 roku studenci będą mogli otrzymać potrzebne dokumenty w prostszy sposób, bez wychodzenia z domu. Zapewni to kwalifikowana pieczęć elektroniczna, z której coraz częściej korzysta szkolnictwo wyższe.  

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna a nowelizacja KPA 2021

Nowelizacja Kodeksu postępowania administracyjnego w 2021 pozwala na usprawnienie obsługi studentów w dziekanatach. Przepisy, które obowiązują od 1 lipca 2021 roku, umożliwiają wydawanie cyfrowych zaświadczeń opatrzonych m.in. kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną. Celem nowelizacji jest zautomatyzowanie procesów tworzenia dokumentów w administracji publicznej. Dzięki niej studenci mogą otrzymywać również dyplomy elektroniczne, potwierdzone e-pieczęcią kwalifikowaną.

Co to jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna?

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna to usługa zaufania, która może zostać wydana dla podmiotu posiadającego osobowość prawną, np. organizacji, firmy, organu administracji publicznej, w tym dla uczelni wyższej. E-pieczęć pozwala na opieczętowanie dowolnych dokumentów i plików przy użyciu jedynie danych podmiotu. Zgodnie z nowelizacją KPA 2021, w uczelniach wyższych pieczęcią kwalifikowaną mogą być opieczętowane najróżniejsze zaświadczenia, np. o przyjęciu na studia, czy o statusie studenta, czy te do ZUS i KRUS. Dzięki temu możliwe jest skrócenie czasu obsługi studentów.

Pieczęć kwalifikowana – właściwości

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna przede wszystkim identyfikuje daną uczelnię. Zapewnia integralność danych, a także ich niepodważalność. Dzięki e-pieczęci możliwe jest uwierzytelnienie nadawcy oraz spełnienie wymogów określonych przepisami prawa. Pieczęci kwalifikowanej nie da się podrobić. Dlatego studenci, którzy otrzymują e-dokumenty z uczelni wyższej opieczętowane w ten sposób, mogą mieć pewność, że pochodzą one z właściwego źródła.

Oto przykłady innych dokumentów, które można opieczętować pieczęcią kwalifikowaną na uczelniach wyższych:

  • korespondencja elektroniczna
  • faktury elektroniczne
  • oficjalne dokumenty uczelni (np. statuty, zarządzenia)
  • uczelniane akty prawne
  • oferty handlowe
  • faktury elektroniczne

Wszechstronność e-pieczęci sprawia, że każda wyższa uczelnia, która ją posiada, może działać znacznie szybciej. Dokumenty w wersji cyfrowej, które zostały opieczętowane w ten sposób, traktowane są na równi z dokumentami w wersji papierowej. Sam moment opatrzenia pliku e-pieczęcią jest czynnością, która wykorzystuje specjalny system informatyczny. Proces wydawania dokumentów staje się wówczas sprawniejszy, a ich autentyczność jest potwierdzona.

Pieczęć kwalifikowana – korzyści dla uczelni wyższych

Oto najważniejsze korzyści, jakie płyną ze stosowania e-pieczęci przez uczelnie wyższe:

  • Bezpieczeństwo – Pieczęć kwalifikowana jest gwarancją potwierdzenia tożsamości podmiotu. Ochrania ona nadawców i adresatów plików przed fałszerstwem i manipulacją. Pieczęć wydają jedynie certyfikowani dostawcy usług zaufania (np. Centrum Certyfikacji Eurocert), którzy współpracują z Narodowym Centrum Certyfikacji.
  • Wiarygodność – Zastosowanie pieczęci kwalifikowane sprawia, że opieczętowane w ten sposób pliki czy dokumenty są autentyczne.
  • Zgodność z przepisami prawa – Pieczęć elektroniczna potwierdza, że dokumenty elektroniczne mają pełną moc prawną.
  • Cyfryzacja – Zastosowanie pieczęci kwalifikowanej nie wymaga skanowania oryginalnych dokumentów papierowych. Zmienia także model ich archiwizacji na cyfrowy oraz pozwala na przechowywanie dokumentów długoterminowo.
  • Automatyzacja – E-pieczęć umożliwia zautomatyzowanie procesów w systemach gromadzenia danych oraz systemach obiegu dokumentów. Zapewnia całkowicie zautomatyzowaną i prawnie wiążącą komunikację elektroniczną B2B i B2C.
  • Niższe koszty – Pieczęć elektroniczna oszczędza czas i obniża koszty obsługi dokumentów.
  • Profesjonalny wizerunek – E-pieczęecie sprawiają, że uczelnie, które z nich korzystają, kreują nowoczesny wizerunek, w którym liczą się zaawansowane technologicznie rozwiązania.

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna na e-dyplomach

Uczelnie wyższe, które wyrobiły e-pieczęć, mogą oferować swoim studentom elektroniczne wersje dyplomów (tzw. e-dyplomy) oraz suplementów do tych dyplomów. Cyfrowy dyplom jest autentyczny, a przede wszystkim akceptowany na terenie całej Unii Europejskiej, ponieważ stosowanie pieczęci elektronicznej regulują specjalne przepisy eIDAS. Ważną cechą pieczęci będzie zatem transgraniczność, co oznacza, że jest ona akceptowana poza granicami Polski.

Co umożliwia studentom e-dyplom? Absolwent uczelni, który posługuje się cyfrowym dyplomem, może łatwiej zaaplikować o pracę. Elektroniczna pieczęć na e-dyplomie to również łatwiejsza aplikacja na studia zagraniczne, ponieważ dokument taki jest zgodny z unijnymi standardami.

E-pieczęć dla uczelni wyższej – czy warto?

Obecnie coraz więcej czynności zawodowych wykonujemy zdalnie. W cenie są więc technologie, które usprawniają procesy obiegu dokumentów. W przypadku uczelni wyższych, idealną sytuacją jest wydawanie stosownych zaświadczeń od razu po złożeniu odpowiedniego żądania przez studenta.

Nowe regulacje KPA 2021 pozwalają m.in. na sprawne opieczętowanie zaświadczeń w formie elektronicznej na uczelniach wyższych. Dzięki pieczęci kwalifikowanej odbywa się to automatycznie i bez udziału człowieka. W praktyce pozwala to na podniesienie efektywności procesów związanych z obsługą studentów.

Decydując się na cyfryzację uczelnianych dokumentów, należy pamiętać, że dużym wyzwaniem dla szkolnictwa wyższego jest okres pandemii koronawirusa Covid-19. Nakłada on na uczelnie całkiem nowe wymogi i wymusza wdrażanie nowych technologii. Szybkie dostosowanie się do takiej sytuacji, zapewnia publicznym i prywatnym uczelniom nie tylko wygodne administrowanie dokumentacją, ale także stabilną działalność i przewagę konkurencyjną.

Przeczytaj także o zastosowaniu pieczęci elektronicznej w biznesie: Kwalifikowana pieczęć elektroniczna i jej rodzaje.