Certyfikat do e-Doręczenia – czym jest i który wybrać do integracji?

Czym jest i do czego służy certyfikat do e-Doręczenia w kontekście elektronicznego obiegu dokumentów? Dowiedz się, jaki rodzaj certyfikatu niezbędny jest do integracji z zewnętrznymi narzędziami po API oraz w jaki sposób go wygenerować. Zebraliśmy dla Ciebie najważniejsze informacje dotyczące rodzajów, funkcjonalności i potencjału zastosowań wybranych certyfikatów do e-Doręczeń. Dzięki temu unikniesz ewentualnych błędów.

Czym są e-Doręczenia?

Narzędzie e-Doręczenia to cyfrowy system doręczania korespondencji, który stanowi zastępstwo dla tradycyjnej wymiany listów poleconych pomiędzy organami administracji publicznej a obywatelami oraz przedsiębiorstwami w Polsce. Obowiązek posługiwania się nim przez instytucje publiczne wszedł w życie 1 stycznia 2025 roku, a od 1 kwietnia 2025 roku objął wszystkie firmy wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego. Jednocześnie przesyłki dostarczane w ramach e-Doręczeń mają taką samą moc prawną, co tradycyjne listy polecone ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru.

Najważniejsze założenia oraz atuty e-Doręczeń to:

• utrzymanie mocy prawnej tradycyjnych listów poleconych ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru,
• wysoki poziom bezpieczeństwa komunikacji poprzez szyfrowanie komunikatów oraz pełną archiwizację doręczeń,
• dostępność w modelu 24/7 bez konieczności odwiedzania stacjonarnego punktu pocztowego,
• standaryzacja i przyspieszenie obiegu dokumentów oficjalnych między administracją państwową, przedsiębiorstwami i obywatelami, 
• zminimalizowanie ryzyka pominięcia ważnych pism urzędowych czy też popełnienia błędów typowych dla tradycyjnej wymiany korespondencji listownej.

Wdrożenie systemu e-Doręczeń w Polsce to kolejny ważny krok w kierunku cyfryzacji administracji i biznesu. W procesie uwierzytelnienia zewnętrznego systemu w narzędziu e-Doręczenia istotną rolę odgrywa certyfikat do e-Doręczeń.

Ten artykuł może Cię zainteresować:

• Dokumenty urzędowe w formie elektronicznej a prawo

Co to jest certyfikat do e-Doręczenia?

Certyfikat do e-Doręczeń to elektroniczne narzędzie cyfrowe wydane przez zaufanego dostawcę usług kwalifikowanych i służy do potwierdzenia tożsamości systemu, organizacji lub osoby w środowisku cyfrowym. Umożliwia bezpieczne zestawienie połączenia (np. przez protokół TLS) oraz zapobiega podszywaniu się pod instytucję lub system. W praktyce oznacza to, że bez ważnego certyfikatu system nie zostanie dopuszczony do komunikacji z API e-Doręczeń.

W dużym skrócie certyfikat do e-Doręczeń to narzędzie, które umożliwia połączenie się z systemami e-Doręczeń. Jego działanie opiera się na infrastrukturze klucza publicznego (PKI). Bez niego nie można byłoby bezpiecznie i odpowiedzialnie komunikować się z serwisem czy też wymieniać korespondencji. Certyfikat elektroniczny zawiera dane identyfikacyjne podmiotu (np. nazwę, klucz publiczny, okres ważności).

Rodzaje certyfikatów do e-Doręczeń to:

• kwalifikowany certyfikat uwierzytelniania witryn (QWAC) – certyfikat wykorzystywany do integracji z systemami e-Doręczeń wymagającymi bezpiecznej komunikacji TLS, w tym np. e-Polecony, czyli komercyjną usługą e-Doręczeń oferowaną przez Pocztę Polską, co umożliwia wysyłkę listów poleconych do kontrahentów czy klientów Twojej firmy. Certyfikat ten potwierdza wiarygodność danej strony internetowej i przypisuje ją do danej osoby prawnej lub fizycznej.
• kwalifikowany certyfikat pieczęci elektronicznej – umożliwia automatyczne pieczętowanie dokumentów w imieniu podmiotu w systemie zarządzania korespondencją przy e-Doręczeniach. Jednocześnie zapewnia pełną integralność i autentyczność dokumentów i stosuje się go tam, gdzie wymagane jest potwierdzenie pochodzenia dokumentacji od przedsiębiorstwa czy jednostki samorządu terytorialnego.
• kwalifikowany certyfikat podpisu elektronicznego – certyfikat pozwalający na składanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego na dokumentach wysyłanych przez e-Doręczenia i mający moc prawną podpisu własnoręcznego zgodnie z rozporządzeniem eIDAS.

Warto również zwrócić uwagę na certyfikat SSL do Q-Doręczenia, czyli cyfrowy produkt kwalifikowany przeznaczony do integracji systemów klienta z Q-Doręczenia. To kwalifikowana usługa RDE Poczty Polskiej w ramach e-Doręczeń, która służy do komunikacji w relacjach prywatnych i biznesowych pomiędzy podmiotami niepublicznymi.

Certyfikat do e-Doręczenia – który wybrać?

Wybór odpowiedniego certyfikatu do e-Doręczeń zależy od tego, kto korzysta z usługi oraz jaki zakres czynności chce wykonać. Pod uwagę bierze się również automatyczną obsługę wybranych funkcji przez zewnętrzny system informatyczny łączony przez API z e-Doręczeniami. Ważne jest to, że poszczególne certyfikaty różnią się zakresem uprawnień i potencjałem zastosowania. Co do zasady certyfikat jako elektroniczny dokument kryptograficzny pozwala na uwierzytelnienie i bezpieczne korzystanie z e-Doręczeń:

• potwierdzając tożsamość użytkownika, systemu lub witryny,
• zapewniając bezpieczne, zaufane połączenie API lub aplikacji,
• szyfrując komunikację pomiędzy klientem a e-Doręczeniami,
• umożliwiając integrację systemów kancelaryjnych, EZD i innych z usługą e-Doręczeń.

Występują znaczące różnice pomiędzy certyfikatem dla osoby fizycznej lub podmiotu. Certyfikat kwalifikowanego podpisu elektronicznego zawiera dane osobowe użytkownika i przeznaczony jest do osobistego korzystania z e-Doręczeń, uwierzytelniania danego użytkownika czy podpisywania dokumentów. W przypadku organizacji bądź firmy stosuje się kwalifikowany certyfikat pieczęci lub QWAC. Narzędzia te zawierają dane podmiotu oraz umożliwiają nie tylko przekazywanie i odbieranie korespondencji urzędowej, ale też integrację z zewnętrznymi systemami po API (przy QWAC). 

Poniższa tabela wskazuje na cechy szczególne i właściwości trzech różnych certyfikatów do e-Doręczeń.

W przypadku małych firm, które na co dzień nie korzystają z rozbudowanych systemów IT, nie zawsze konieczny jest certyfikat QWAC. Potrzeba jego wygenerowania pojawia się dopiero wtedy, gdy planuje się integrację zewnętrznego systemu po API z e-Doręczeniami. Standardowo wystarczy kwalifikowany podpis elektroniczny, który umożliwia podpisywanie dokumentów i ręczne korzystanie z e-Doręczeń bez automatyzacji. Kwalifikowana pieczęć elektroniczna przydaje się do dokumentów firmowych, jednak jej zakup jest opcjonalny.

Duże firmy i instytucje z rozbudowanymi systemami IT potrzebują kwalifikowanego certyfikatu uwierzytelniania witryn QWAC, aby zapewnić sobie bezpieczną integrację systemów zewnętrznych (np. EZD, BPM, ERP) z e-Doręczeniami. Do tego do automatyzacji pieczętowania większej ilości dokumentów przyda się kwalifikowana pieczęć elektroniczna, a kwalifikowany podpis elektroniczny wykorzystuje się do podpisywania dokumentów wymagających formy pisemnej pod rygorem nieważności i dokładnej identyfikacji osoby podpisującej.

Jak uzyskać certyfikat do e-Doręczenia?

Poniżej krótka instrukcja, jak uzyskać wybrany certyfikat do e-Doręczenia, w tym QWAC, pieczęć kwalifikowaną czy podpis kwalifikowany, jaki jest okres ważności certyfikatu i jakie wymagania musi on spełniać.

Jak uzyskać certyfikat do e-Doręczenia – QWAC

Poniżej instrukcja krok po kroku, jak uzyskać kwalifikowany certyfikat uwierzytelniania witryn internetowych QWAC do systemu e-Doręczenia.

1. Wybór kwalifikowanego dostawcy usług zaufania – z listy certyfikowanych dostawców usług zaufania wybierz firmę, której oferta spełnia Twoje oczekiwania, a następnie skonfiguruj parametry, w tym okres ważności certyfikatu (od 1 do 3 lat).
2. Opłacenie zamówienia i wypełnienie formularza – opłać zamówienie u dostawcy, a następnie wypełnij formularz, podając dane podmiotu, który reprezentujesz i podpisz go kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
3. Weryfikacja tożsamości podmiotu – proces weryfikacji tożsamości podmiotu polega na sprawdzeniu jego danych rejestrowych w KRS/CEIDG oraz uprawnień danej osoby do reprezentowania tego podmiotu. Zazwyczaj trwa to do 3 dni roboczych.
4. Otrzymanie certyfikatu QWAC – po poprawnej weryfikacji dostawca usług kwalifikowanych wygeneruje zaszyfrowany certyfikat i prześle go na wskazany w zamówieniu adres mailowy.
5. Instalacja certyfikatu na serwerze – po otrzymaniu certyfikatu należy zainstalować go na serwerze lub w systemie, przy czym serwer musi spełniać określone standardy bezpieczeństwa (TLS 1.2 lub wyższy), a sam certyfikat być w pełni zgodny z wymogami rozporządzenia eIDAS.

Jak uzyskać certyfikat do e-Doręczenia – pieczęć kwalifikowana

Poniżej instrukcja krok po kroku, jak uzyskać kwalifikowaną pieczęć elektroniczną do systemu e-Doręczenia.

1. Wybór dostawcy usług zaufania – wybierz certyfikowanego dostawcę usług zaufania, np. Eurocert, a następnie wybierz odpowiedni wariant kwalifikowanej pieczęci, w tym: rozwiązanie fizyczne lub w chmurze, sposób weryfikacji tożsamości oraz okres ważności certyfikatu (od 1 do 3 lat).
2. Zakup elektronicznej pieczęci kwalifikowanej – opłać zamówienie bezpośrednio w sklepie internetowym dostawcy usług zaufania, postępując zgodnie z instrukcją widoczną w koszyku sklepu online.
3. Weryfikacja tożsamości – kolejnym krokiem jest weryfikacja tożsamości, która może potrwać już tylko 15 minut przy wyborze weryfikacji online lub elektronicznym oświadczeniu podpisem kwalifikowanym. Inne dostępne metody weryfikacji to wizyta w autoryzowanym punkcie sprzedaży lub spotkanie z mobilnym weryfikatorem w ramach usługi VIP. 
4. Uzyskanie elektronicznej pieczęci kwalifikowanej – po pozytywnej weryfikacji dostawca usługi wygeneruje dostęp do kwalifikowanej pieczęci elektronicznej i wyśle Ci informacje na wskazany adres e-mail z instrukcją, jak pobrać certyfikat i się nim posługiwać. W przypadku wyboru wariantu na karcie wysyłane są karta kryptograficzna z czytnikiem.
5. Instalacja i aktywacja – zainstaluj otrzymane oprogramowanie zgodnie z instrukcją dostawcy, a następnie rozpocznij korzystanie z kwalifikowanej pieczęci elektronicznej. Zalecamy przetestowanie poprawności jej działania poprzez oznakowanie dowolnego dokumentu w formie cyfrowej.

Jak uzyskać certyfikat do e-Doręczenia – podpis kwalifikowany

Poniżej instrukcja krok po kroku, jak uzyskać kwalifikowany podpis elektroniczny do systemu e-Doręczenia.

1. Wybór dostawcy usług zaufania – wybierz certyfikowanego dostawcę usług zaufania, np. Eurocert, czyli 1 z 5 kwalifikowanych dostawców w Polsce. 
2. Zakup podpisu – wybierz odpowiedni wariant kwalifikowanego podpisu elektronicznego na karcie lub w chmurze, a także okres ważności certyfikatu (od 1 do 3 lat) i sposób weryfikacji tożsamości.
3. Weryfikacja tożsamości – przejdź przez proces weryfikacji tożsamości zgodnie z wybraną metodą. Dostępne są: weryfikacja online, wizyta w autoryzowanym punkcie sprzedaży lub usługa VIP w postaci wizyty mobilnego weryfikatora. Weryfikacja tożsamości online trwa około 15 minut.
4. Uzyskanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego – po weryfikacji tożsamości dostawca wygeneruje certyfikat kwalifikowany ważny na 1, 2 lub 3 lata oraz dostarczy Ci oprogramowanie do obsługi podpisu oraz kartę kryptograficzną z czytnikiem (w przypadku wyboru wariantu na karcie).
5. Instalacja i aktywacja – zainstaluj oprogramowanie zgodnie z instrukcją dostawcy i rozpocznij korzystanie z elektronicznego podpisywania dokumentów. Zachęcamy do przetestowania prawidłowego działania e-podpisu po jego otrzymaniu.

Ten artykuł może Cię zainteresować:

• Jak uzyskać kwalifikowany podpis elektroniczny? Krok po kroku
• Kwalifikowana pieczęć elektroniczna i jej rodzaje

Certyfikat do e-Doręczenia – czym jest i który wybrać do integracji? Podsumowanie

Certyfikat do e-Doręczenia to narzędzie cyfrowe niezbędne do obsługi dokumentów cyfrowych w systemie, które zapewnia bezpieczeństwo komunikacji oraz umożliwia uwierzytelnienie danej osoby lub podmiotu. Do integracji systemów zewnętrznych po API z e-Doręczeniami należy wybrać kwalifikowany certyfikat uwierzytelniania witryn internetowych QWAC. Podmiotami uprawnionymi do jego wydawania są certyfikowani dostawcy usług zaufania, w tym EuroCert.