Czym jest certyfikat do KSeF, jak działa i jak go uzyskać? Sprawdź znaczenie tego certyfikatu w kontekście korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. To informacje, które powinien posiadać każdy przedsiębiorca. Jak uzyskać certyfikat w zależności od formy prawnej firmy czy jednostki samorządu terytorialnego? Jak go chronić? Na te i wiele innych pytań odpowiadamy w tym artykule.
Certyfikat do KSeF – czym jest i jak działa?
Certyfikat do KSeF to cyfrowy identyfikator przeznaczony do uwierzytelniania podmiotu lub osoby w Krajowym Systemie e-Faktur i wykonywania operacji takich jak m.in.: wystawianie i odbieranie faktur, którego działanie odpowiada w przybliżeniu kwalifikowanemu podpisowi elektronicznemu. W praktyce jest to cyfrowy identyfikator, który jest narzędziem uwierzytelnienia i autoryzacji technicznej w KSeF. Sam certyfikat jako narzędzie kryptograficzne wydawany jest przez Centrum Certyfikacji Ministerstwa Finansów.
Aby otrzymać certyfikat KSeF, wymagane jest przeprowadzenie pierwszego uwierzytelnienia w systemie KSeF za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej na firmę (bez numeru PESEL) lub za pomocą formularza ZAW-FA, w ramach którego uprawnienia zostaną przypisane do osoby fizycznej w KSeF (z numerem PESEL).
Wyróżnia się dwa rodzaje certyfikatu do KSeF:
- typu 1 – służący do uwierzytelniania przy nawiązywaniu sesji interaktywnej lub wsadowej,
- typu 2 – służący do wystawiania faktur w trybie offline i niezbędny do opatrzenia faktury linkiem bądź kodem QR.
Certyfikat typu 1 do uwierzytelniania to jedna z dopuszczalnych przez Ministerstwo Finansów metod. Po jego zastosowaniu możliwe jest wykonywanie wybranych działań w systemie KSeF zgodny z nadanymi uprawnieniami. Po zalogowaniu z certyfikatem KSeF pod uwagę bierze się powiązane z tym identyfikatorem dane, w tym numer NIP lub PESEL.
Certyfikat typu 2 do wystawiania faktur offline to cyfrowe narzędzie niezbędne do potwierdzania tożsamości wystawcy faktury w trybie offline, czyli przy niedostępności systemu lub jego awarii. Potwierdzenie tożsamości odbywa się po wydaniu certyfikatu KSeF na osobę fizyczną lub na podmiot inny niż osoba fizyczna. Posiadanie certyfikatu typu 2 zapewnia ciągłość procesu fakturowania bez względu na działanie samego systemu KSeF.
Funkcja uwierzytelniania certyfikatem KSeF będzie możliwa od 1 lutego 2026 roku. Ministerstwo Finansów rekomenduje stosowanie certyfikatów KSeF, ponieważ są one podstawową metodą bezpiecznego uwierzytelniania podmiotu lub osoby fizycznej w systemie, a także zapewnianie zgodności działań z obowiązującym prawem. Jednocześnie zapewnia integralność danych oraz umożliwia automatyzację pomiędzy systemem KSeF a zewnętrznymi programami księgowymi zintegrowanymi z API KSeF 2.0. Wniosek o wydanie certyfikatu KSeF można składać od 1 listopada 2025 roku.
Certyfikat KSeF jest wydawany albo na podmiot posiadający NIP, albo na osobę fizyczną identyfikowaną numerem PESEL. Rodzaj certyfikatu decyduje o tym, czy w KSeF identyfikowany jest podmiot czy konkretna osoba fizyczna. W praktyce oznacza to, że:
- certyfikat na NIP powoduje, że w KSeF widoczny jest podmiot (firma),
- certyfikat na PESEL powoduje, że w KSeF widoczna jest osoba fizyczna, nawet jeśli działa ona w imieniu firmy (np. JST lub spółki)
Zakres danych zawartych w certyfikacie KSeF zależy od sposobu pierwszego uwierzytelnienia w systemie.
Jeżeli pierwsze uwierzytelnienie nastąpi w kontekście podmiotu z NIP (np. przy użyciu kwalifikowanej pieczęci elektronicznej), certyfikat KSeF będzie zawierał dane tego podmiotu.
Natomiast jeżeli pierwsze uwierzytelnienie nastąpi w kontekście osoby fizycznej (np. podpisem kwalifikowanym lub Profilem Zaufanym), certyfikat KSeF będzie zawierał dane tej osoby identyfikowanej numerem PESEL.
Certyfikat KSeF jest wymagany lub rekomendowany w szczególności wtedy, gdy:
- korzystasz z systemu KSeF za pomocą zewnętrznego narzędzia zintegrowanego po API, gdy certyfikat służy do logowania technicznego,
- autoryzujesz dostęp do systemu zewnętrznego (np. przez biuro rachunkowe),
- ustawiasz automatyzację wysyłania i pobierania faktur, gdy certyfikat pełni funkcję klucza technicznego.
Automatyzacja procesów księgowych z certyfikatem KSeF sprawia, że bez udziału człowieka następują: wysyłka faktur do KSeF, pobieranie UPO, odbiór faktur od kontrahentów czy walidacja błędów i kolejkowanie wysyłki. Kolejnym praktycznym zastosowaniem tego certyfikatu jest proces wystawiania i obsługi faktur w trybie offline, gdy systemie działa lub nie masz dostępu do internetu.
Moduł Certyfikatów i Uprawnień MCU
Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU) to system administracyjno-zarządczy KSeF przeznaczony do zarządzania uprawnieniami, składania wniosków o wydawanie certyfikatów KSeF czy też pobierania już wystawionych certyfikatów. Logowanie do MCU możliwe jest przy użyciu: Profilu Zaufanego, kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub odcisku palca certyfikatu kwalifikowanego. Po zalogowaniu widoczne jest Menu z opisem funkcjonalności, w których użytkownik może:
- sprawdzić nadane uprawnienia,
- dodawać administratora,
- nadawać uprawnień użytkownikom aplikacji,
- zarządzać uprawnieniami,
- podglądać posiadane przez siebie uprawnienia,
- sprawdzić listę certyfikatów,
- składać wnioski o wydanie certyfikatu.
Z Modułu Certyfikatów i Uprawnień należy korzystać z należytą ostrożnością, ponieważ certyfikaty i uprawnienia, o które występuje się w MCU, mają moc prawną i przeznaczone są do korzystania z KSeF 2.0 od 1 lutego 2026 r. W związku z tym certyfikaty powinny być traktowane jako dane szczególnie wrażliwe i nie wolno udostępniać ich innym osobom, ponieważ wówczas mogłyby wykonywać nieautoryzowane działania w imieniu przedsiębiorstwa lub osoby fizycznej posiadającej certyfikat KSeF.
Ten artykuł również Cię zainteresuje:
Jak uzyskać certyfikat KSeF krok po kroku?
Aby uzyskać certyfikat KSeF, należy przejść przez całą procedurę, która uwzględnia uwierzytelnienie przedsiębiorstwa, osoby fizycznej, jednostki samorządu terytorialnego czy też biura rachunkowego. Podstawą ubiegania się o certyfikat KSeF jest pierwsze uwierzytelnienie w systemie, które determinuje kontekst (NIP lub PESEL) w jakim składany jest następnie wniosek o certyfikat. Poniżej sposoby wskazane przez MF:
- jednoosobowe działalności gospodarcze (JDG)/osoby fizyczne – Profil Zaufany, kwalifikowany podpis elektroniczny, token (jako tymczasowa metoda techniczna dopuszczona przez MF do 31.12.2026 r.),
- podmiot niebędący osobą fizyczną (sp. z.o.o., S.A. i inne) – kwalifikowana pieczęć elektroniczna, token (ważne do 31.12.2026), ZAW-FA do wyznaczenia pierwszej osoby fizycznej działającej w KSeF,
- jednostka samorządu terytorialnego (JST) – kwalifikowana pieczęć elektroniczna JST, ZAW-FA do wyznaczenia pierwszej osoby działającej w KSeF, token (ważne do 31.12.2026).
W związku z tym niezwykle ważne jest to, aby już na starcie posiadać dostęp do odpowiedniej metody uwierzytelniania w systemie KSeF. Jeżeli firma lub JST mają pieczęć kwalifikowaną, to należy posłużyć się nią do przejścia przez proces uwierzytelnienia. W przypadku braku takiej pieczęci niezbędne jest złożenie wniosku ZAW-FA ze wskazaniem osoby dedykowanej do logowania się do systemu KSeF.
Procedura generowania certyfikatu KSeF składa się z poniższych kroków.
- Przygotuj sposób logowania do KSeF – upewnij się, że metoda uwierzytelnienia w KSeF, którą wybierzesz jest dopasowana do Twojej organizacji oraz formy prawnej podmiotu. Wybrana metoda ma kluczowe znaczenie, ponieważ determinuje, czy certyfikat KSeF zostanie wydany na podmiot (NIP), czy na osobę fizyczną (PESEL).
- Pierwsze uwierzytelnienie się w KSeF – Zaloguj się do systemu KSeF wybranym sposobem. To pierwsze logowanie jest konieczne, aby system wiedział, kto korzysta z KSeF i w jakim imieniu.
- Otwórz Moduł Certyfikatów i Uprawnień – po zalogowaniu przejdź do miejsca w systemie, gdzie zarządza się certyfikatami i dostępami.
- Złóż wniosek o certyfikat KSeF – w module wybierz opcję złożenia wniosku o certyfikat. System poprosi Cię o kilka podstawowych informacji oraz o wybór rodzaju certyfikatu.
- Pobierz gotowy certyfikat – po zatwierdzeniu wniosku system przygotuje certyfikat. Gdy będzie gotowy, będzie można go pobrać z systemu.
- Sprawdź, czy certyfikat działa – na koniec sprawdź, czy certyfikat działa poprawnie, np. logując się do KSeF lub łącząc go z programem do faktur. Jeśli wszystko działa, certyfikat jest gotowy do użycia
Pieczęć kwalifikowana a certyfikat KSeF – różnice
Do logowania i uwierzytelniania w systemie KSeF można wykorzystać kwalifikowaną pieczęć elektroniczną albo certyfikat KSeF. Choć oba narzędzia służą do potwierdzania tożsamości w systemie, pełnią różne role i są wykorzystywane na różnych etapach korzystania z KSeF.
Pierwsze uwierzytelnienie w KSeF w imieniu firmy wymaga użycia kwalifikowanej pieczęci elektronicznej. Jeżeli firma nie posiada pieczęci, konieczne jest wcześniejsze złożenie formularza ZAW-FA, w którym wskazuje się osobę fizyczną uprawnioną do działania w KSeF. Warto pamiętać, że w przypadku ZAW-FA uprawnienie jest zawsze przypisywane do osoby fizycznej, co oznacza, że jej numer PESEL jest ujawniany w dalszych operacjach wykonywanych w systemie.
Dopiero po takim pierwszym uwierzytelnieniu możliwe jest przejście do Modułu Certyfikatów i Uprawnień (MCU).
Z poziomu modułu MCU można następnie złożyć wniosek o wydanie certyfikatu KSeF, najczęściej certyfikatu typu 1, który służy do kolejnych logowań do systemu oraz do integracji KSeF z programami księgowymi.
W praktyce oznacza to, że:
- pieczęć kwalifikowana jest narzędziem startowym, potrzebnym do pierwszego wejścia do systemu,
- certyfikat KSeF jest narzędziem docelowym, wykorzystywanym do codziennej pracy w KSeF, w tym do logowania technicznego i automatyzacji procesów.
Po wydaniu certyfikatu KSeF dalsze logowanie do systemu może odbywać się zarówno przy użyciu certyfikatu KSeF, jak i kwalifikowanej pieczęci elektronicznej.
Różnice pomiędzy pieczęcią kwalifikowaną a certyfikatem KSeF dotyczą także zakresu zastosowania i konsekwencji organizacyjnych, co obrazuje poniższe porównanie.
| Cecha | Pieczęć kwalifikowana | Certyfikat KSeF |
| Logowanie do KSeF | Tak | Tak |
| Codzienna praca w KSeF (wystawianie, odbiór faktur) | Tak, po nadaniu odpowiednich uprawnień | Tak |
| Nadawanie i zarządzanie uprawnieniami (MCU) | Tak, w ramach posiadanej roli | Tak |
| Zależność od osoby fizycznej | Nie (działa na firmę, przy założeniu pierwszej identyfikacji pieczęcią) | Tak (w zależności od pierwszej metody uwierzytelniania) |
| Ryzyko przy zmianach zarządczych | Niskie | Wysokie |
| Podpisywanie dokumentów poza KSeF | Tak (np. umowy, pisma) | Nie |
| Typowe zastosowanie | Pierwsze uwierzytelnienie, podpisywanie dokumentów, sprawy urzędowe | Codzienne logowanie i automatyzacja pracy w KSeF |
Certyfikat KSeF wydany na osobę fizyczną zawiera jej dane identyfikacyjne. W przypadku certyfikatu wydanego na firmę lub JST, certyfikat zawiera dane podmiotu, a nie konkretnej osoby. W zależności od pierwszej metody uwierzytelniania podczas operacji w certyfikacie mogą znajdować się następujące dane
| Certyfikat KSeF na osobę fizyczną (PESEL) | Certyfikat KSeF na firmę (NIP) |
|
|
Korzystanie z certyfikatu KSeF wiąże się z określonymi ryzykami, szczególnie w przypadku firm i JST. Certyfikat wydany na podmiot nie pozwala na jednoznaczną identyfikację osoby, która wykonała konkretną operację w systemie.
W konsekwencji, przy niewłaściwym zabezpieczeniu dostępu, istnieje ryzyko:
- nieuprawnionego wystawiania faktur,
- masowej kradzieży danych,
- manipulowania dokumentami księgowymi,
- wykorzystania dostępu do wyłudzeń podatkowych.
Dlatego niezwykle istotne jest stosowanie wzmożonych zasad bezpieczeństwa, w szczególności:
- ograniczanie dostępu do certyfikatów,
- kontrola nadawanych uprawnień,
- zabezpieczenie danych logowania przed nieuprawnionym użyciem.
Chcesz uzyskać więcej informacji o kwalifikowanej pieczęci elektronicznej w KSeF?
Zostaw dane kontaktowe i porozmawiaj z nami o Krajowym Rejestrze e-Faktur.
Pieczęć kwalifikowana a ZAW-FA – co wybrać?
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna oraz formularz ZAW-FA to dwa rozwiązania wykorzystywane na etapie rozpoczęcia korzystania z KSeF. Choć często są ze sobą zestawiane, pełnią zupełnie inne funkcje i mają odmienne konsekwencje organizacyjne.
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna to cyfrowa pieczęć przeznaczona dla przedsiębiorstw i instytucji, wydawana przez certyfikowanego dostawcę usług zaufania. Służy do uwierzytelniania podmiotu, a nie konkretnej osoby fizycznej.
Pieczęć:
- jest równoważna podpisowi własnoręcznemu reprezentanta podmiotu,
- zapewnia integralność i autentyczność danych,
- spełnia wymogi rozporządzenia eIDAS i prawa UE,
- pozwala na pierwsze uwierzytelnienie w KSeF w imieniu firmy lub JST,
- umożliwia uzyskanie certyfikatu KSeF na NIP podmiotu.
Koszt kwalifikowanej pieczęci elektronicznej z certyfikatem wynosi zwykle ok. 300–600 zł za 2 lata (w zależności od dostawcy).
Formularz ZAW-FA
ZAW-FA to zgłoszenie składane do urzędu skarbowego, na podstawie którego wyznacza się pierwszą osobę fizyczną uprawnioną do działania w KSeF w imieniu firmy lub JST.
Ważne:
- ZAW-FA nie jest metodą logowania ani uwierzytelnienia,
- na jego podstawie osoba fizyczna loguje się do KSeF (np. Profilem Zaufanym lub podpisem kwalifikowanym),
- uprawnienia są przypisane do osoby fizycznej, a nie do podmiotu,
- numer PESEL tej osoby jest widoczny w dalszych operacjach w KSeF.
Zgłoszenie ZAW-FA jest bezpłatne, jednak powoduje, że dostęp do KSeF jest uzależniony od konkretnej osoby, co zwiększa ryzyko organizacyjne, np. w przypadku odejścia pracownika lub zmiany zakresu jego obowiązków.
Poniżej kilka wskazówek, co wybrać w zależności od rzeczywistych potrzeb przedsiębiorstwa.
Jednoosobowe działalności gospodarcze mogą uwierzytelniać się w KSeF Profilem Zaufanym, kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a także opcjonalnie kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną. Przedsiębiorcy na JDG nie muszą składać zgłoszenia w formularzu ZAW-FA.
Spółki i inne firmy (np. Sp. z o.o., S.A.) oraz innych podmiotów niebędących osobami fizycznymi rekomendowanym rozwiązaniem jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna, gdyż zapewnia ona certyfikat KSeF wydany na NIP firmy, a nie na PESEL osoby, większą kontrolę nad dostępem do systemu, mniejsze ryzyko przy zmianach kadrowych, spójność z rekomendacjami Ministerstwa Finansów.
Biura rachunkowe obsługują wielu klientów jako zewnętrzne podmioty uprawnione, dlatego wymagają zachowania najwyższych standardów bezpieczeństwa i przejrzystości. Dlatego kwalifikowana pieczęć elektroniczna jest rozwiązaniem właściwym, logowanie odbywa się w imieniu biura (NIP), a nie konkretnej osoby, certyfikaty KSeF na NIP biura są zgodne z praktyką i rekomendacjami MF.
Jednostki samorządu terytorialnego preferowane jest działanie instytucjonalne, a nie personalne. Z tego względu JST najczęściej wybierają kwalifikowaną pieczęć elektroniczną, certyfikat KSeF wydany na dane jednostki, ograniczenie zależności od osób fizycznych.
Co do zasady więcej korzyści daje posługiwanie się kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną. Pozwala ona na uwierzytelnianie podmiotu oraz zapewnia najwyższy standard bezpieczeństwa i zgodności z prawem. Ponadto każde logowanie odbywa się z poziomu firmy czy JST, a nie osoby fizycznej.
Pieczęć zapewnia większą kontrolę, gwarantując ergonomię, automatyzację i uproszczenie wielu procesów. Zastosowanie ZAW-FA ma swoje uzasadnienie wtedy, gdy firma nie ma pieczęci kwalifikowanej lub jest to mały podmiot i wymagane jest nadanie uprawnień wielu osobom bez konieczności ponoszenia dodatkowych kosztów.
Certyfikat do KSeF – podsumowanie
Certyfikat do KSeF to narzędzie cyfrowe przeznaczone do uwierzytelniania osoby fizycznej lub podmiotu niebędącego osobą fizyczną w systemie KSeF (certyfikat typu 1), a także do wystawiania faktur w trybie szczególnym offline (certyfikat typu 2). Jego znacznie ogranicza się tylko do systemu i nie ma mocy prawnej poza nim, tym samym nie można podpisywać nim dokumentów. Aby zapewnić sobie pełną integralność i większą funkcjonalność, warto nie tylko wyrobić certyfikat do KSeF, ale również wykupić kwalifikowaną pieczęć elektroniczną i świadomie korzystać z obu tych narzędzi kryptograficznych.
