KSeF to polski system e-faktur, z którego podatnicy mogą korzystać dobrowolnie do 1 lipca 2024 roku i wystawiać tzw. faktury ustrukturyzowane. Po tym terminie, zgodnie z przepisami prawa, fakturowanie KSeF w transakcjach business-to-business stanie się obowiązkowe. Warto więc rozpocząć pracę z aplikacją już teraz, aby oszczędzić sobie trudności związanych z logowaniem do KSeF na ostatnią chwilę. Jak zalogować się w KSeF? Jak uwierzytelnić się w Aplikacji Podatnika i dostosować swój biznes do nowych standardów? Wszystkiego dowiesz się w tym artykule. 

Czym jest proces logowania i uwierzytelniania w KSeF?

Krajowy System e-Faktur wraz z Aplikacją Podatnika służy do wystawiania, przechowywania, wysyłania i odbierania elektronicznych faktur ustrukturyzowanych, zgodnych ze wzorem Ministerstwa Finansów. System ten funkcjonuje w Polsce od 1 stycznia 2022 roku, a jego celem jest usprawnienie prowadzenia działalności gospodarczej, w tym rozliczania podatku VAT.

Aby podatnik mógł w pełni skorzystać z systemu, musi przejść logowanie KSeF, które jest pierwszym krokiem do uzyskania dostępu do aplikacji. W tym celu niezbędne będzie uwierzytelnienie, czyli proces, który polega na potwierdzeniu zadeklarowanej tożsamości.

Uwierzytelnienie KSeF umożliwia codzienną obsługę Aplikacji Podatnika, w której możemy nadawać uprawnienia do naszego konta czy wykonywać bieżące działania związane z obiegiem faktur elektronicznych.

Sposób korzystania z KSeF regulują:
  • Ustawa z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw
  • Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2021 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur

Etapy wdrożenia KSeF krok po kroku

Oto, jak wygląda obsługa Krajowego Systemu e-Faktur krok po kroku:

  1. Logowanie do KSeF (rejestracja) – nabycie uprawnień do obsługi KSeF poprzez elektroniczne logowanie w Aplikacji Podatnika lub złożenie pisemnego formularzu ZAW-FA do Urzędu Skarbowego, który przypisze uprawnienia w KSeF
  2. Uwierzytelnienie do KSeF – logowanie wybranym narzędziem (kwalifikowana pieczęć elektroniczna, kwalifikowany podpis elektroniczny lub Profil Zaufany) w Aplikacji Podatnika i autoryzacja do wykonywania operacji w Aplikacji Podatnika
  3. Nadanie uprawnień do konta – nadanie uprawnień osobom z firmy lub osobom trzecim (np. biuro rachunkowe), którę będą mogły uzyskać dostęp konta firmy w Aplikacji Podatnika KSeF
  4. Korzystanie z KSeF  – pobieranie i wysyłanie faktur poprzez Aplikację Podatnika lub system księgowy zintegrowany z KSeF za pomocą API oraz zarządzanie uprawnieniami
Każdy podmiot gospodarczy w Polsce z numerem NIP posiada automatycznie utworzone konto w Aplikacji Podatnika KSeF, które jest zakładane przez Ministerstwo. Proces rejestracji jest tak naprawdę etapem logowania potwierdzającym uruchomienie konta.

Jak zalogować się w KSeF?

Logowanie KSeF można przeprowadzić na dwa sposoby:

Sposób rejestracji KSeF zależy od tego, czy reprezentujemy jednoosobową działalność gospodarczą, czy spółkę. Logowanie do KSeF drogą online wymaga jednak posiadania odpowiedniego narzędzia.

Logowanie KSeF w sposób elektroniczny

Podpis elektroniczny jest wystarczającym narzędziem dla właścicieli jednoosobowych działalności gospodarczych, którzy chcą zalogować się do KSeF po raz pierwszy. Po wejściu na stronę KSeF, przedsiębiorca musi wpisać NIP firmy, a następnie wybrać wariant logowania, tj. Profil Zaufany lub certyfikat kwalifikowany. W przypadku drugiej opcji, najbardziej powszechnym rozwiązaniem jest kwalifikowany podpis elektroniczny. Podatnik może jednak dokonać rejestracji również z użyciem pieczęci elektronicznej, która została wystawiona w oparciu dane firmowe.

Narzędzia, jakimi możesz zarejestrować się w KSeF to kwalifikowany podpis elektroniczny, kwalifikowana pieczęć elektroniczna, Profil Zaufany.

Zarejestruj i uwierzytelnij firmę w KSeF 100% online
bez tracenia czasu w Urzędzie 💼

Sprawdź pieczęć elektroniczną KSeF

Logowanie KSeF poprzez zawiadomienie ZAW-FA

W przypadku osób prawnych, czyli spółek, elektroniczna rejestracja KSeF możliwa jest jedynie wtedy, gdy osoba reprezentująca dysponuje pieczęcią kwalifikowaną z danymi spółki. Jeśli jednak nie posiada e-pieczęci, musi złożyć papierowy formularz ZAW-FA do urzędu skarbowego, w którym wskaże osobę delegowaną do obsługi KSeF (np. członka zarządu, księgowego).

Samo zgłoszenie ZAW-FA nie jest jednak wystarczające do prowadzenia codziennych działań w systemie KSeF. Pomimo zgłoszenia, osoba wskazana w formularzu będzie musiała logować się do aplikacji, wykorzystując kwalifikowany podpis elektroniczny lub Profil Zaufany z własnymi danymi. Jeśli zatem, jako przedstawiciele spółki, chcemy usprawnić procesy biznesowe już na starcie, warto abyśmy posługiwali e-pieczęcią we wszystkich czynnościach związanych z KSeF.

Rejestracja do Krajowego Systemu e-Faktur z użyciem kwalifikowanej pieczęci elektronicznej znacznie ułatwia proces zarządzania i nadawania uprawnień w firmie. Narzędzie posiada znacznie więcej możliwości w porównaniu do kwalifikowanego podpisu elektronicznego, co oczywiście nie wyklucza użycia e-podpisu. Pieczęć to znaczne ułatwienie szczególnie dla osób zagranicznych (np. członków zarządu spoza Polski), którzy nie posiadają numeru PESEL i nie mogą uwierzytelniać się Profilem Zaufanym.

Jak uwierzytelnić się w KSeF? – metody

Uwierzytelnienie KSeF to proces, który pozwala na codzienną pracę z Aplikacją Podatnika. Poza rejestracją, uwierzytelniać musimy się także w celu nadawania i odbierania uprawnień KSeF oraz wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych.

Więcej informacji o uprawnieniach KSeF znajdziesz w naszym artykule: Jak nadawać i zarządzać uprawnieniami w KSeF?

Metody uwierzytelnienia KSeF polegają na użyciu jednego z poniższych narzędzi:

  • kwalifikowana pieczęć elektroniczna
  • kwalifikowany podpis elektroniczny
  • Profil Zaufany
  • token KSeF

W systemie może uwierzytelniać się nie tylko własciciel firmy, ale także inne wskazane przez niego osoby fizyczne, np. pracownicy czy podmioty współpracujące, tj. biura rachunkowe. Co więcej, metoda uwierzytelniania podczas korzystania z KSeF zależy od tego, czy nasz firmowy system finansowo-księgowy jest zintegrowany z KSeF.

Metody uwierzytelniania podczas regularnego korzystania z KSeF na przykładzie usług EuroCert

Poniżej opisujemy dokładnie każdą z metod wraz ze wskazaniem, kto może uwierzytelnić się w KSeF z ich pomocą.

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna

Ze standardowej pieczęci kwalifikowanej do uwierzytelnienia w Krajowym Systemie e-Faktur może korzystać każda osoba w firmie, która została do tego upoważniona z ramienia spółki. W praktyce może to być każdy pracownik, ponieważ e-pieczęć nie zawiera danych personalnych, a jedynie NIP spółki.

W ofercie Centrum Certyfikacji EuroCert dostępna jest także zaawansowana chmurowa pieczęć kwalifikowana, którą można zintegrować z dowolnym systemem księgowym za pomocą API KSeF. Wówczas system korzysta z pieczęci w sposób automatyczny i pozwala np. na masowe pieczętowanie cyfrowych dokumentów.

Kwalifikowany podpis elektroniczny

Kwalifikowany podpis elektroniczny wydawany jest osobie fizycznej i zawiera jej imię i nazwisko oraz numer PESEL lub NIP. Posiadacz takiego podpisu może stać się zatem osobą upoważnioną do obsługi KSeF. Chociaż podpis kwalifikowany jest narzędziem komercyjnym, osoby, które decydują się na jego zakup, mogą przyspieszyć szereg innych procesów biznesowych we własnym przedsiębiorstwie. Nie tylko tych związanych z komunikacją z KSeF.

Profil Zaufany

Uwierzytelnienie KSeF można przeprowadzić również z pomocą Profilu Zaufanego, czyli bezpłatnego narzędzia do komunikacji z administracją publiczną. Właścicielem Profilu Zaufanego może być jedynie posiadacz PESEL, co oznacza, że obcokrajowiec, który dysponuje tym numerem, nie będzie mógł dokonać uwierzytelnienia w ten sposób.

Token KSeF

Token KSeF można wygenerować jedynie wtedy, gdy uwierzytelniliśmy się wcześniej w systemie KSeF za pomocą pieczęci elektronicznej, podpisu kwalifikowanego lub Profilu Zaufanego. Jednorazowy token jest ciągiem znaków numerycznych, dzięki któremu użytkownik loguje się w swoim programie księgowym i nawiązuje połączenie z Krajowym Systemem e-Faktur bez potrzeby dodatkowej autoryzacji. W ten sposób umożliwia prowadzenie wszystkich działań poza Aplikacją Podatnika.

Porównanie metod uwierzytelnienia w konteście podatnik - Spółki na przykładzie usług EuroCert

Uwierzytelnianie w KSeF w formie elektronicznej – korzyści

Podczas pracy z Krajowym Systemem e-Faktur istotną rolę odgrywają kwalifikowane usługi zaufania, które można zakupić w dowolnym momencie u dostawcy takich usług, np. EuroCert.

Oto najważniejsze zalety stosowania kwalifikowanej pieczęci i podpisu kwalifikowanego w obsłudze KSeF:

  • Przyspieszają zdalną rejestrację w systemie KSeF.
  • Nie wymagają składania zawiadomienia ZAW-FA przy użyciu pieczęci elektronicznej.
  • Umożliwiają zautomatyzowania bieżących procesów w KSeF (np. masowe wysyłanie faktur).
  • Ułatwiają obsługę systemu osobom, które nie posiadają polskiego numeru PESEL.
  • W przypadku awarii KSeF, mogą pomóc w zapewnieniu autentyczności i integralności przesyłanych faktur.
  • Gwarantują wysoki poziom bezpieczeństwa.
Jak uwierzytelnić i zarejestrować firmę do KSeF?

Jak zalogować i uwierzytelnić się w KSeF – podsumowanie

Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur stanie się obowiązkowe dla podatników 1 lipca 2024 roku. Rejestracja i uwierzytelnienie KSeF, w zależności od statusu prawnego użytkownika i specyfiki biznesu, jest możliwa dzięki narzędziom, tj. kwalifikowana pieczęć elektroniczna lub Profil Zaufany. Aby uniknąć problemów związanych z logowaniem do KSeF, warto rozpocząć pracę z rządowym systemem jak najszybciej oraz zaopatrzyć się w niezbędne usługi zaufania dostosowane do potrzeb przedsiębiorstwa.