Chmurowa e-pieczęć ECQSS jako nowoczesne rozwiązanie dla biznesu

Każde przedsiębiorstwo, które chce się rozwijać, podąża za cyfrową transformacją i dynamicznymi realiami rynkowymi. Prawidłowe, bezpieczne i sprawne pieczętowanie dokumentów elektronicznych oznacza szybki obieg dokumentów. Dowiedz się, czym jest chmurowa kwalifikowana pieczęć ECQSS – usługa do automatycznego i masowego pieczętowania plików cyfrowych.

Dokumenty papierowe pieczętowane tradycyjnymi pieczęciami są powoli eliminowane z dzisiejszych środowisk pracy. Powodem jest m.in. brak przestrzeni do ich archiwizowania w firmach, które w czasach pandemii nierzadko zmniejszały metraże biur ze względu na wprowadzenie formuły pracy zdalnej lub hybrydowej.

Nowe technologie umożliwiają już zastąpienie zwykłych dokumentów plikami cyfrowymi, które posiadają taką samą moc prawną. Aby jednak tak się stało, niezbędne jest wdrożenie kwalifikowanych usług zaufanych. Taką usługą jest m.in. kwalifikowana pieczęć chmurowa ECQSS od Centrum Certyfikacji EuroCert.

Czym jest chmurowa kwalifikowana pieczęć elektroniczna ECQSS? 

Chmurowa kwalifikowana pieczęć elektroniczna ECQSS jest kompleksową usługą zaufania, która służy do masowego i automatycznego pieczętowania dokumentów elektronicznych w formatach XSL, TXT, XML, DOC, PDF i innych. Składa się ona z e-pieczęci kwalifikowanej przetrzymywanej w chmurze oraz serwerowej aplikacji podpisującej. W ten sposób można szybko podpisać e-dokument danymi organizacji, która posiada osobowość prawną, np. spółki lub instytucji publicznej.

Chmurowa kwalifikowana pieczęć elektroniczna ECQSS wymaga integracji z zewnętrznym systemami informatycznymi klienta za pomocą API. Klucz prywatny użytkownika przechowywany jest w infrastrukturze Centrum Certyfikacji EuroCert, które jest kwalifikowanym dostawcą usług zaufania. W tym celu wykorzystywane jest urządzenie HSM o najwyższym standardzie bezpieczeństwa.

Usługa ta jest idealnym rozwiązaniem zwłaszcza dla tych firm lub organizacji, które korzystają z własnych systemów do zarządzania dokumentacją elektroniczną, oraz w których skala zapotrzebowania na opieczętowane e-dokumenty jest średnia lub wysoka.

Najważniejsze zalety pieczęci chmurowej ECQSS

Warto poznać kluczowe zalety usługi, jaką jest pieczęć chmurowa ECQSS od EuroCert:

• Moc prawna na terenie całej Unii Europejskiej – Unijne rozporządzenie eIDAS oraz przepisy obowiązujące w Polsce sprawiają, że niektóre dokumenty elektroniczne opieczętowanych e-pieczęcią mogą być traktowane jako oryginał dokumentu równoważny wersji papierowej.
• Archiwizacja dokumentów w formie cyfrowej – Pieczęć ECQSS pozwala na zabezpieczenie e-dokumentów i przechowywanie ich w archiwum cyfrowym, do którego można mieć dostęp z dowolnego miejsca na świecie.
• Personalizacja pieczęci – Narzędzie umożliwia naniesienie spersonalizowanego odwzorowania graficznego pieczęci, dzięki czemu dokument elektroniczny w formacie PDF zyskuje identyfikację wizualną firmy lub instytucji.
• Integracje – Istnieje możliwość wdrożenia i integracji usługi w modelu SaaS (chmurowym) jak i On-premise (lokalnym).
• Alternatywa dla podpisu elektronicznego – W niektórych przypadkach pieczęć kwalifikowana może z powodzeniem zastępować podpisy elektroniczne. Jest to uzależnione od rodzaju dokumentu oraz przepisów prawa. Dzięki temu mamy możliwość zautomatyzowania procesu podpisywania dokumentów.
• Ochrona przed oszustwami – Usługa sprzyja łatwiejszemu wykrywaniu fałszywej dokumentacji, przez co ochrona i reputacja organizacji zwiększają się.
• Wysoki poziom bezpieczeństwa i dostępność – Pieczęć ECQSS zapewnia wysokie bezpieczeństwo przetwarzanych dokumentów (TLS, VPN, SHA) oraz wysoką dostępność do usługi (SLA).

Jak działa chmurowa kwalifikowana pieczęć elektroniczna ECQSS i jak wygląda proces pieczętowania dokumentów?

Chmurowa kwalifikowana pieczęć elektroniczna ECQSS to kompletna usługa, w ramach której klient otrzymuje zarówno e-pieczęć, jak i specjalne oprogramowanie podpisujące. Dostęp do pieczęci uzyskuje się w sposób zdalny, za pośrednictwem rozwiązań chmurowych. Pieczęć w postaci certyfikatu i kluczy kryptograficznych jest przetrzymywana na bezpiecznym urządzeniu HSM, które znajduje się w infrastrukturze Centrum Certyfikacji EuroCert. Dostęp do usługi jest szyfrowany i wymaga automatycznej autoryzacji przed każdorazowym jej użyciem.

Aby korzystać z pieczęci ECQSS i sprawnie pieczętować dokumenty we właściwym formacie, niezbędne jest oprogramowanie do podpisywania, z którym należy się zintegrować za pomocą udostępnionego API. EuroCert dostarcza je w cenie usługi. Jest to rozwiązanie ECQSS (EuroCert Qualified Seal Server) w postaci serwerowego oprogramowania podpisującego. W ten sposób można w łatwy i szybki sposób nanieść e-pieczęć i znacznik czasu w odpowiednich formatach, tj. PAdES-BES/T, XAdES-BES/T oraz innych.

Połączenie usługi zdalnej pieczęci kwalifikowanej i serwerowego oprogramowania ECQSS tworzy kompleksową usługę, którą można zintegrować z dowolnym systemem, oprogramowaniem, np. EZD, ERP lub innym za pomocą Rest API. Usługa dostarczana jest w modelach:

• SaaS (chmurowym) – W tym przypadku cała usługa jest utrzymywana i zarządzana przez EuroCert. Dzięki temu firma nie musi utrzymywać usługi po swojej stronie, ponieważ wystarczy tu integracja za pomocą API.
• On-premise (lokalnym) – W tym modelu oprogramowanie serwerowe ECQSS znajduje się w infrastrukturze klienta, a pieczęć jest przetrzymywana na urządzeniu QSCD w infrastrukturze EuroCert.

Oba modele pozwalają na wdrożenie w pełni bezpiecznej usługi kwalifikowanej pieczęci chmurowej oraz integracje z systemami własnymi, które mogą przekazywać pojedyncze dokumenty lub wiele dokumentów jednocześnie.

Korzyści i zastosowanie w biznesie 

Wdrożenie chmurowej kwalifikowanej pieczęci elektronicznej ECQSS w organizacji niesie za sobą szereg korzyści. Poniżej przedstawiamy najważniejsze z nich:

• Autentyczność i integralność e-dokumentu – Korzystając z e-pieczęci, użytkownik może sprawdzić pochodzenie dokumentu oraz podmiot, który go wydał. Usługa gwarantuje niezmienność danych w plikach od momentu ich opieczętowania. Cyfrowe dokumenty i dane, opatrzone kwalifikowana pieczęcią elektroniczną, mogą być sprawdzane pod kątem ich integralności i autentyczności przez niezależne strony trzecie. Pozwalają na to jednolite standardy dla całej Unii Europejskiej. Dzięki temu możliwe jest budowanie zaufania do elektronicznych procesów biznesowych.
• Automatyzacja procesów – Pieczęć chmurowa ECQSS znacząco przyspiesza proces znakowania dokumentów oraz umożliwia integrację z systemami generującymi dokumenty elektroniczne.
• Bezpieczeństwo przetwarzanych dokumentów oraz weryfikowalność – Usługa jest dostarczana, zarządzana i utrzymywana przez kwalifikowanego dostawę usług zaufania, jakim jest Centrum Certyfikacji EuroCert, co zapewnia maksymalne bezpieczeństwo dokumentacji. E-dokumenty opatrzone kwalifikowaną pieczęcią są automatycznie weryfikowane jako prawidłowe i zaufane przez popularne programy, np. Adobe Reader.
• Certyfikaty i zgodność z wymogami prawa – Cała usługa, w tym jej software i hardware, jest w pełni certyfikowana i zgodna z obowiązującymi wymogami prawa, tj. unijnym rozporządzeniem eIDAS oraz polskimi przepisami.
• Długoterminowa archiwizacja dokumentów – E-pieczęć ECQSS, użyta wraz ze znacznikiem czasu, umożliwia długookresową archiwizację dokumentów, które zawierają informację o dacie ich utworzenia i niezmienności na przestrzeni czasu.
• Zdalny dostęp do usługi – Dzięki rozwiązaniom chmurowym, usługa jest dostępna dla użytkowników w formie zdalnej w dowolnym czasie (24/7).
• Oszczędność kosztów i ekologia – Usługa znacznie redukuje koszty zużycia papieru, ponieważ dokumenty w tradycyjnej formie nie są już potrzebne. Nie jest również konieczny druk dokumentacji oraz ich fizyczna dystrybucja i archiwizacja. Dlatego oszczędności generowane są także w przypadku usług kurierskich czy też tradycyjnej poczty. E-pieczęć wspiera również ideę paperless, dzięki czemu przedsiębiorstwo staje się bardziej przyjazne środowisku.

Kto i jak może wykorzystać pieczęć chmurową ECQSS? 

Chmurowa kwalifikowana pieczęć elektroniczna ECQSS najlepiej sprawdzi się w średnich i większych organizacjach z sektora prywatnego i administracyjnego, które posiadają system do generowanie i zarządzania dokumentacją elektroniczną jak np. EZD, ERP. To właśnie z nimi można zintegrować bardzo wydajne i niezwykle elastyczne rozwiązania w zakresie e-pieczęci kwalifikowanych.

Dokumenty w administracji, które można opieczętować pieczęcią chmurową:

• Oficjalne zawiadomienia
• Zaświadczenia, poświadczenia
• Urzędowe decyzje i pisma
• Odpisy dokumentów z rejestrów
• Korespondencję przesyłaną drogą elektroniczną
• Dokumentację przeznaczoną do archiwizacji
• Oficjalną dokumentację, której chcemy zapewnić źródło pochodzenia

Dokumentacja w biznesie, którą można opieczętować e-pieczęcią:

• Dokumenty prawne
• Oficjalne dokumenty firmowe wysyłane do klientów
• E-Faktury i e-Rachunki
• Potwierdzenia zamówień i dostawy towaru
• Dokumenty przetargowe i zaproszenia do złożenia ofert
• Dokumenty przeznaczone do archiwizacji
• Automatyczne potwierdzenia zawarcia transakcji w usługach online
• Potwierdzenie otrzymania lub wpłynięcia dokumentu
• Ważne dokumenty firmowe – sprawozdania i raporty
• Dokumentację medyczną
• Dokumentację działów HR (E-kadry)

Warto dodać, że firmy i instytucje mogą zdecydować się na pieczęć kwalifikowaną nawet, jeśli ich pracownicy dysponują już kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi. E-pieczęć zawiera jedynie dane podmiotu, a nie dane osobowe, co sprawia, że może być ona używana przez wiele upoważnionych osób. W odróżnieniu od e-podpisu wymagającego każdorazowego uwierzytelnienia, proces pieczętowania dokumentów można całkowicie zautomatyzować dla większej liczby plików.

Dodatkową zaletą e-pieczęci jest to, że na korzystanie z niej nie wpływają zmiany kadrowe w organizacji. Pieczęć kwalifikowana jest wydawana dla firmy, której dane są niezmienne, przez co mogą z niej korzystać wszystkie upoważnione osoby. Dzięki temu nie trzeba się przejmować rotacją pracowników, która w przypadku podpisu kwalifikowanego powoduje konieczność wyposażania kadry w nowe podpisy. Ponadto firma jest bezpieczna, ponieważ pracownicy upoważnieni do korzystania z pieczęci, nie mogą zaciągnąć zobowiązania wobec firmy.

Jak wygląda proces uzyskania pieczęci chmurowej ECQSS?

Sposób uzyskania pieczęci chmurowej ECQSS jest bardzo prosty. Poniżej przedstawiamy cały proces krok po kroku.

KROK 1. W pierwszej kolejności reprezentant firmy lub urzędu wypełnia wniosek EuroCert o wydanie e-pieczęci, podaje dane do pieczęci kwalifikowanej i wskazuje dane pełnomocnika.

KROK 2. Następnie wymagana jest weryfikacja tożsamości i podpisanie oświadczenia przez pełnomocnika. Proces ten można przeprowadzić on-line jeśli pełnomocnik dysponuje kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

KROK 3. Centrum Certyfikacji EuroCert generuje e-pieczęć i przekazuje ją pełnomocnikowi wraz z danymi dostępowymi. Warto pamiętać, że weryfikacja tożsamości i przekazanie dostępów są wymogami prawnymi. Ma to na celu zapewnienie kontroli nad pieczęcią właściwemu podmiotowi.

KROK 4. Pełnomocnik przekazuje dane dostępowe upoważnionym pracownikom firmy lub instytucji.

Przedstawione rozwiązanie pieczęci kwalifikowanej nie jest jedynym modelem w jakim świadczymy tą usługę. O innych formatach elektronicznych pieczęciach możesz przeczytać w tym artykule – Elektroniczna pieczęć kwalifikowana i jej rodzaje. Wybierz najlepsze rozwiązanie dla swojego biznesu!

Jeśli interesuje cię uzyskanie pieczęci kwalifikowanej ECQSS dla Twojej firmy lub instytucji, zapraszamy do kontaktu ze specjalistą Centrum Certyfikacji EuroCert. Pomożemy w wyborze rozwiązania optymalnego pod kątem twoich potrzeb oraz odpowiemy na nurtujące Cię pytania.