Data publikacji: 29/07/23

Od 2019 roku, przedsiębiorstwa i instytucje mogą prowadzić akta osobowe pracowników w formie elektronicznej. Cyfrowe dokumenty, które składają się na tzw. e-teczki pracownicze, muszą być podpisywane podpisem kwalifikowanym lub opatrzone pieczęcią elektroniczną. W ten sposób nabywają takiej samej wartości prawnej, jak dokumentacja przechowywana w tradycyjnej formie papierowej. Jakie są różnice pomiędzy elektronicznym podpisem a e-pieczęcią wykorzystywaną do akt osobowych? Jaką usługę zaufania wybrać do e-teczki? Sprawdź w tym artykule. 

Na skróty:

E-teczka – jak prowadzić i podpisać dokumenty pracownicze? 

Zgodnie z Rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej (z późniejszymi zmianami), e-teczki mogą być prowadzone całkowicie w formie elektronicznej. Powinny być one podzielone na 5 części, które dotyczą rekrutacji, przebiegu zatrudnienia, ustania stosunku pracy, kar porządkowych nakładanych na pracownika (tj. upomnienia, nagany, kary pieniężne) czy kontroli trzeźwości. 

Prowadzą e-akta, należy kierować się także następującymi zasadami:

  • Pliki w e-teczce powinny być integralne, czyli zabezpieczone tak, aby nie było możliwości wprowadzenie w nich zmian,
  • Elektroniczne akta osobowe muszą być administrowane wyłącznie przez upoważnione osoby w przedsiębiorstwie,
  • Pliki muszą być odpowiednio chronione, aby nie uległy utracie lub uszkodzeniu,
  • System do przechowywania plików powinien zbierać informacje o osobach, które przeglądały dokumenty,
  • Dokumenty powinny być tak przygotowane, aby można było wyszukiwać je po metadanych,
  • Do każdego pracownika w firmie powinien być przyporządkowany jeden folder z pełną dokumentacją pracowniczą.

Istotnym krokiem w przygotowaniu e-teczki pracowniczej jest odpowiednie podpisywanie elektronicznych dokumentów. Pracodawca może to zrobić z zastosowaniem kwalifikowanych narzędzi, które można uzyskać u certyfikowanych dostawców usług zaufania (np. EuroCert). Należą do nich: 

  • kwalifikowany podpis elektroniczny, 
  • kwalifikowana pieczęć elektroniczna. 

Z punktu widzenia przepisów prawa krajowego, usługi, tj. podpis kwalifikowany i pieczęć elektroniczna, mogą być stosowane do podpisywania elektronicznych akt osobowych. Zastępują one podpis własnoręczny, który umieszczany jest na dokumentach papierowych. Niezwykle ważną cechą obu narzędzi jest zapewnienie integralności cyfrowych plików. Jest to potwierdzenie, że treść dokumentów nie została zmieniona po ich podpisaniu. Dzięki temu osoby korzystające z dokumentacji mają pewność, że jest ona poprawna i autentyczna. 

Te artykuły mogą cię zainteresować: 

E-teczka a podpis kwalifikowany 

W celu poprawnego prowadzenie e-teczki, pracodawca może stosować kwalifikowany podpis elektroniczny, którym podpisuje się poszczególne dokumenty. E-podpis wydawany jest na osobę fizyczną i zawiera w sobie imię i nazwisko pracodawcy oraz numer PESEL. W tym rozwiązaniu, osobą zobowiązaną do podpisywania elektronicznych akt osobowych jest właściciel firmy. 

W przypadku większych organizacji, powszechną praktyką jest delegowanie zadań związanych z prowadzeniem e-teczek pracownikom działów HR. Wówczas pracodawca upoważnia konkretną osobę do prawodzenie e-akt, która musi posługiwać się własnym podpisem kwalifikowanym. Oznacza to, że dany e-podpis może być obsługiwany wyłącznie przez jego właściciela. 

Z pomocą podpisu kwalifikowanego możliwe jest skuteczne podpisanie wielu dokumentów do e-teczek, tj. przykładowo umowy o pracę zawierane na odległość, umowy o zakazie konkurencji, potwierdzenia doręczenia PIT-11, itp. 

Za sprawą europejskich przepisów eIDAS, kwalifikowany podpis elektroniczny niesie za sobą takie same skutki, jak podpis własnoręczny na dokumencie papierowym. Dzięki takiemu e-podpisowi można złożyć oświadczenie woli. 

E-teczka a pieczęć elektroniczna 

Wygodną metodą podpisywania cyfrowych dokumentów w e-teczkach jest zastosowanie kwalifikowanej pieczęci elektronicznej. Narzędzie to nie zawiera w sobie danych osobowych pracownika, a jedynie dane osoby prawnej (np. spółki), tj. nazwa organizacji, adres, numery KRS i NIP, a czasem również nazwę jednostki organizacyjnej. Dzięki temu z jednej pieczęci może korzystać większa liczba upoważnionych do tego osób w firmie. 

Pieczęć elektroniczna wykorzystywana jest najczęściej w e-teczkach do opieczętowania dokumentów mniejszej rangi, które nie wymagają oświadczenia woli. Mogą to być wszelkiego rodzaju zaświadczenia czy potwierdzenia dokonanych czynności kadrowych. Zastosowanie narzędzia na dokumencie cyfrowym będzie zatem wskazywało jego pochodzenie i potwierdzało autentyczność. 

Podpis kwalifikowany i pieczęć elektroniczna do e-teczki – korzyści 

Stosowanie kwalifikowanych usług zaufania, tj. podpisu kwalifikowanego i pieczęci elektronicznej do e-teczek wiąże się z szeregiem korzyści i ułatwień w codziennej pracy kadr i osób odpowiedzialnych za HR w firmie. Do najważniejszych zalet należą:

  • Mniejsze koszty pracy i oszczędności czasowe. Zatrudnienie nowego pracownika, który mieszka daleko od centrali biura i pracuje zdalnie, jest kosztowne. Koszt dojazdu do siedziby w celu podjęcia zatrudnienia i ewentualnego noclegu może wynieść nawet kilka tysięcy złotych. Zawarcie umowy w sposób elektroniczny nie generuje dodatkowych wydatków i jest niezwykle komfortowe dla obu stron.

  • Mniej pomyłek. Przepisywanie danych z kwestionariuszy osobowych wypełnionych ręcznie to często duży problem dla pracowników kadr. Kopiowanie danych z dokumentów elektronicznych podpisanych podpisem kwalifikowanym przez pracownika pozwala uniknąć wielu niepotrzebnych błędów, np. w numerach rachunków bankowych.

  • Efektywniejsza praca. Tradycyjny obieg dokumentów zajmuje zdecydowanie więcej czasu niż wysyłka elektronicznych akt drogą mailową. Korzystając z usług zaufania, można przyspieszyć wiele procesów w firmie i wykorzystać zaoszczędzony czas na inne czynności w działach HR lub rozwój.

  • Możliwość konfiguracji z systemami ERP. Usługi zaufania można zintegrować z wewnętrznymi aplikacjami w przedsiębiorstwach, co znacznie usprawnia procesy biznesowe. W ten sposób dokumenty wychodzące z systemów działów HR zostają automatycznie opatrzone kwalifikowanym podpisem lub e-pieczęcią w e-teczce, a odbiorcy otrzymują pliki, których autentyczność została potwierdzona.

  • Sprawna komunikacja z administracją publiczną. Podpis kwalifikowany skutecznie zastępuje Profil Zaufany, przez co do komunikacji z urzędami można używać jednego, uniwersalnego narzędzia. Sprawy urzędowe czy związane z działalnością firmy (np. składanie deklaracji ZUS) można załatwić bez opuszczania biura.

  • Budowa profesjonalnego wizerunku firmy. Stosowanie usług zaufania, które wspierają pracę zdalną, sprawia, że przedsiębiorstwo staje się nowoczesne i podąża za technologicznymi trendami. Jest to szczególnie ważne w działach HR, które rekrutują głównie osoby pracujące zdalnie, np. z branży IT. 

Chcesz wdrożyć e-teczki z elektronicznym podpisem lub pieczęcią kwalifikowaną?

Zostaw dane kontaktowe i porozmawiaj z nami o naszych rozwiązaniach dedykowanych.


E-teczka a podpis kwalifikowany i pieczęć elektroniczna – podsumowanie 

Od 2019 roku firmy mogą prowadzić akta osobowe pracowników w formie elektronicznej, tworząc tzw. e-teczki pracownicze. Zgodnie z przepisami prawa krajowego, dokumenty te muszą zostać podpisane podpisem kwalifikowanym lub opieczętowane e-pieczęcią, aby mogły być traktowane na równi z ich papierowymi odpowiednikami. Zastosowanie wymienionych usług zaufania, dostępnych u certyfikowanych dostawców, zapewnia integralność plików, czyli ich pełne bezpieczeństwo. 

Podpis kwalifikowany i pieczęć elektroniczna potwierdzają autentyczność dokumentów i mogą być wykorzystywane przez właściciela firmy lub upoważnionych pracowników działów HR. Wykorzystywanie cyfrowych narzędzi wspiera optymalizację kosztów w firmie, redukuje popełniane błędy i umożliwia sprawne korzystanie i uwierzytelnienia się w systemach ERP. Oba rozwiązania są niezwykle istotne w pracy zdalnej oraz budowaniu innowacyjnego wizerunku przedsiębiorstw.