Jak usprawnić obieg dokumentów w firmie lub innej organizacji? W tym celu stosuje się systemy informatyczne, które pozwalają na przechowywanie oraz przesyłanie dokumentacji w formie elektronicznej. To rozwiązania typu EOD. Już od 2026 roku będą obowiązkowe dla administracji publicznej w Polsce. Od wielu lat oprogramowanie tego typu wdrażane jest też przez firmy w sektorze prywatnym. Dowiedz się, czym dokładnie jest system EOD, jakie korzyści oraz jakie są daty graniczne jego wdrożenia w Polsce.
Elektroniczny obieg dokumentów – co to?
Elektroniczny obieg dokumentów (EOD) to system elektronicznego obiegu dokumentów w firmie lub urzędzie to rozwiązanie technologiczne, które pozwala na przesyłanie, odbieranie oraz archiwizowanie dokumentacji w wersji elektronicznej. Tym samym ogranicza on wykorzystanie dokumentów w formie papierowej oraz znacznie skraca czas przesyłania dokumentacji zarówno wewnątrz organizacji, jak i pomiędzy organizacją i zewnętrznymi podmiotami. Jednocześnie przepływ informacji i danych ma charakter strukturalny i odbywa się zgodnie z przygotowanymi wcześniej procedurami. Podstawowe funkcjonalności systemu elektronicznego obiegu dokumentów to:
- ewidencjonowanie dokumentów: przychodzących, wychodzących i wewnętrznych,
- klasyfikowanie dokumentów i przypisywanie ich do konkretnego odbiorcy,
- definiowanie ścieżek akceptacji, dekretacji i zatwierdzania dokumentów zgodnie z workflow,
- śledzenie statusu dokumentów i moduł przypomnień,
- obsługiwanie dokumentów w różnych formatach (np.: PDF, DOCX, XLSX, JPG),
- śledzenie historii zmian w każdym dokumencie,
- zarządzanie dostępem do dokumentów zgodnie ze stanowiskiem,
- szyfrowanie i zabezpieczanie dokumentów,
- tworzenie kopii zapasowych i archiwizacja,
- intuicyjne wyszukiwanie i filtrowanie dokumentów,
- możliwość integracji z zewnętrznymi systemami, w tym m.in.: CRM, ERP, ePUAP, EZD, systemy księgowe),
- obsługiwanie podpisów elektronicznych, kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub pieczęci elektronicznych.
Przykłady systemów elektronicznego obiegu dokumentów wykorzystywanych przez przedsiębiorców w Polsce, to m.in.: Enovatio Workflow, Saldeo SMART, WEBCON BPS, DocuWare, Microsoft Sharepoint, eDokumenty Symfonia, Comarch EOD czy Asseco SEOD.
Jakie dokumenty mogą podlegać elektronicznemu obiegowi?
Co do zasady nie ma szczególnych ograniczeń w zakresie dokumentacji, której nie można przesyłać w ramach elektronicznego obiegu dokumentów. W praktyce oznacza to, że można w ten sposób przesyłać różnego typu pliki. Poniżej przykładowe dokumenty i rodzaj korespondencji przesyłane w ramach systemu EOD.
| Rodzaj dokumentacji | Przykłady |
| Dokumentacja księgowa |
|
| Dokumentacja pracownicza |
|
| Dokumentacja urzędnicza |
|
| Dokumentacja biznesowa |
|
| Dokumentacja magazynowa |
|
| Dokumentacja wewnętrzna |
|
Ten artykuł może Cię zainteresować:
Wady i zalety elektronicznego obiegu dokumentów
Korzystanie z systemu elektronicznego obiegu dokumentów ma swoje plusy i minusy. Wydaje się, że z perspektywy przedsiębiorców, pracowników, urzędników czy zwykłych obywateli zalet jest zdecydowanie więcej niż wad. Najważniejsze z nich przedstawia poniższe tabela.
| ✅ Zalety | ❌ Wady |
|---|---|
|
|
Jakie korzyści daje wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów w firmie lub urzędzie?
Implementacja elektronicznego obiegu dokumentów w firmie lub urzędzie przekłada się na liczne korzyści. W najbliższych latach powinniśmy być świadkami systematycznego wycofywania się z tradycyjnego obiegu dokumentów na rzecz plików elektronicznych, które przełoży się na uproszczenie zarządzania dokumentacją oraz skraca wiele procesów związanych z jej obsługą. Daje to realne oszczędności czasowe i finansowe. Jednocześnie nie ma potrzeby utrzymywania standardowych archiwów i przechowywania dużej liczby dokumentów w kontrolowanych warunków. Elektroniczny obieg ułatwia automatyzację przepływu dokumentów, a także zmniejsza ryzyko utraty dostępu do ważnych i wrażliwych danych.
Podstawowe korzyści związane z wdrożeniem elektronicznego obiegu dokumentów w sektorze administracji publicznej oraz w sektorze przedsiębiorstw:
- oszczędność czasu, miejsca i kosztów poprzez eliminację papierowej dokumentacji na rzecz dokumentów w wersji elektronicznej,
- łatwiejszy i szybszy dostęp do dokumentów dla obywateli oraz pracowników administracji publicznej, oraz pracowników przedsiębiorstwa i jego interesariuszy,
- poprawa efektywności zarządzania dokumentacją poprzez automatyzację takich obszarów jak m.in.: wyszukiwanie, archiwizacja, generowanie i przesyłanie dokumentów w formie elektronicznej,
- poprawa bezpieczeństwa danych zawartych w dokumentach,
- pełna zgodność z przepisami polskiego prawa, w tym dotyczącymi ochrony danych osobowych,
- hierarchizowanie dostępu do dokumentacji w zależności od zajmowanego stanowiska,
- lepsza ochrona wrażliwych danych firmowych i urzędowych, poprzez ograniczenie dostępu do wybranych dokumentów.
Elektroniczny obieg dokumentów – terminy
Nowe przepisy w Polsce dotyczące zarządzania dokumentami w administracji publicznej zaczną obowiązywać od 1 stycznia 2026 roku. Zgodnie z nimi wszystkie urzędy zobowiązane są do wdrożenia systemu Elektronicznej Zintegrowanej Dokumentacji (EZD). To wyzwanie zarówno dla przedstawicieli administracji publicznej, jak i firm, które współpracują z sektorem publicznym, realizując dla niego różnego rodzaju usługi. Co ciekawe już od 1 stycznia 2025 roku wymagane jest korzystanie z e-Doręczeń, to jest pierwszym etapem przechodzenia na elektroniczny proces obiegu dokumentów.
Zgodnie z obowiązującymi przepisami wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w przedsiębiorstwach w Polsce nie jest obowiązkowe, jednak wiele firm się na to decyduje. Jest to związane z realnymi oszczędnościami, jakie daje elektroniczne zarządzanie dokumentacją, w tym np. w działach HR, w kadrach czy administracji. Zgodnie z nowelizacją Kodeksu pracy z 2019 roku dokumentacja pracownicza może być prowadzona w formie elektronicznej. Dotyczy to m.in. takich dokumentów jak:
- ewidencja czasu pracy,
- wnioski urlopowe,
- umowy o pracę,
- inne dokumenty kadrowe.
Obejmuje to również prowadzenie elektronicznych teczek pracowniczych (e-teczek). Ułatwia to przechowywanie i archiwizację dokumentów oraz sprawia, że specjaliści ds. HR jeszcze szybciej i sprawniej zyskują do nich dostęp w momencie, gdy tego potrzebują. To znaczne ułatwienie w ich codziennej pracy, co przekłada się na wzrost wydajności i realną oszczędność czasu.
Przedsiębiorcy powinni też zwrócić uwagę na Krajowy System e-Faktur przeznaczony do przetwarzania dokumentacji finansowej oraz przesyłania i odbierania faktur elektronicznych. Ten będzie obowiązkowy dla wybranych firm w Polsce już od 1 lutego 2026 roku, dlatego należy odpowiednio przygotować się do jego wdrożenia.
Choć nie ma takiego obowiązku prawnego, to jednak ze względu na korzyści biznesowe i administracyjne, przedsiębiorstwa już teraz decydują się na implementację systemów informatycznych EOD. Usprawnia to przepływ informacji w organizacji. Digitalizacja przedsiębiorstw dostosowuje je do współczesnych standardów i wymagań rynku. Optymalizacja tego procesu obiegu dokumentów pozwala na wygenerowanie realnych oszczędności oraz na wypracowanie cennej przewagi biznesowej.
Te artykuły mogą Cię zainteresować:
Kwalifikowany podpis elektroniczny a EOD
Do podpisywania dokumentów w wersji cyfrowej można wykorzystać kwalifikowany podpis elektroniczny. Jest on obowiązkowy w przypadku dokumentów wymagających formy pisemnej pod rygorem nieważności. Kwalifikowany podpis elektroniczny to narzędzie cyfrowe, które wydawane jest przez certyfikowanego dostawcę. Tylko ten rodzaj podpisu elektronicznego jest równoważny własnoręcznemu podpisowi. W związku z tym jest on zgodny z wymogami formy pisemnej. Kwalifikowany podpis elektroniczny gwarantuje najwyższy poziom bezpieczeństwa przy podpisywaniu dokumentów w wersji elektronicznej. Jeżeli dany typ dokumentów nie wymaga zachowania formy pisemnej i wystarczająca jest forma dokumentowa, to wówczas możesz skorzystać z innych podpisów elektronicznych (np. podpis zaufany ePUAP).
Ten artykuł może Cię zainteresować:
Działanie tego podpisu elektronicznego opiera się na zastosowaniu certyfikatu kwalifikowanego. Ten zawiera elektroniczne dane właściciela, które nie podlegają zmianie i modyfikacji w czasie. Gwarantuje to jednoznaczną weryfikację tożsamości osoby posługującej się tego typu podpisem. To narzędzie cyfrowe musi być zgodne z zapisami takich aktów prawnych jak rozporządzenie eIDAS (z dnia 23 lipca 2014 roku) oraz Ustawa o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (z dnia 5 września 2016 roku). Złożenie kwalifikowanego podpisu elektronicznego na dokumencie jest równoważne z własnoręcznym podpisem.
Czy warto stosować kwalifikowany podpis elektroniczny w ramach EOD?
Jeżeli zależy Ci na zapewnieniu najwyższego poziomu bezpieczeństwa w obszarze dokumentów, to warto wybrać kwalifikowany podpis elektroniczny. To certyfikowane narzędzie cyfrowe, które potwierdza tożsamość osoby podpisującej oraz autentyczność złożonego oświadczenia woli. To najwyższy poziom wiarygodności, dlatego warto, aby w każdej firmie prezes posiadał taki podpis. Ponadto to jedyna alternatywa dla wszystkich dokumentów wymagających zachowania formy pisemnej. To wszystko sprawia, że warto z odpowiednim wyprzedzeniem wyrobić podpis elektroniczny z certyfikatem.
Elektroniczny obieg dokumentów – co to i od kiedy trzeba wdrożyć – podsumowanie
Tak naprawdę elektroniczny obieg dokumentów z powodzeniem wykorzystywany jest przez wiele firm w Polsce. Od początku stycznia 2026 roku będzie obowiązkowy dla administracji publicznej, w której wdrażany jest system Elektronicznej Zintegrowanej Dokumentacji (EZD). To naturalny krok w digitalizacji i automatyzacji obiegu różnego rodzaju dokumentacji, który pozwala na skrócenie wielu procesów, wygenerowanie oszczędności finansowych oraz redukcję zużycia papieru. Na ten moment rozwiązanie to przedstawia więcej wad, niż zalet. Wybierając kwalifikowany podpis elektroniczny do podpisywania dokumentów zdalnie, warto postawić na zaufanego i certyfikowanego dostawcę usług.
