Kwalifikowana pieczęć elektroniczna (inaczej e-pieczęć) to narzędzie, dzięki któremu organizacje mogą uzyskać elektroniczny dostęp do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) oraz wygodnie obsługiwać Aplikację Podatnika. Jeśli firma posiada e-pieczęć, nie musi wysyłać zawiadomienie ZAW-FA do Urzędu Skarbowego i oczekiwać na nadanie uprawnień do systemu. Reprezentujesz spółkę lub inną organizację? Dowiedz się, na jakie korzyści możesz liczyć stosując pieczęć elektroniczną do KSeF. 

Pieczęć elektroniczna KSeF – co to jest?

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna jest cyfrowym narzędziem, które służy do podpisywania dokumentów elektronicznych danymi organizacji (np. spółki) oraz potwierdzania tożsamości w systemach informatycznych. E-pieczęć powstała z myślą o osobach prawnych, dlatego najczęściej zawiera takie dane identyfikacyjne, jak nazwa firmy, dane adresowe, numer NIP czy numer KRS.

Pieczęć kwalifikowana podobnie jak podpis elektroniczny posiada moc prawną do identyfikowania organizacji w dokumentach wysyłanych elektronicznie. Dokumenty opieczętowane e-pieczęcią są traktowane jako odpowiedniki ich wersji papierowych na terenie Polski oraz w państwach członkowskich Unii Europejskiej. Wynika to z postanowień rozporządzenia eIDAS oraz krajowej ustawy regulującej usługi zaufania i identyfikację elektroniczną.

Pieczęć elektroniczna KSeF służy m.in. do uwierzytelniania się w Krajowym Systemie e-Faktur oraz nadawania i zmieniania uprawnień w Aplikacji Podatnika. Dysponując e-pieczęcią z numerem NIP, podatnicy, którzy nie są osobami fizycznymi, nie muszą składać zawiadomienia ZAW-FA do urzędu skarbowego w celu wskazania osoby fizycznej, uprawnionej do obsługi KSeF i zarządzania kontem.

Zgodnie z § 5 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, kwalifikowana pieczęć elektroniczna pozwala na elektroniczne uwierzytelnienie w KSeF i skutecznie zastępuje zawiadomienie ZAW-FA.

Osoby prowadzące spółki muszą pamiętać, że zawiadomienie ZAW-FA samo w sobie nie zapewnia wystarczającej podstawy do przeprowadzania codziennych operacji w ramach KSeF. Pomimo złożenia formularza, osoba wskazana do obsługi systemu będzie nadal zobowiązana do logowania się do Aplikacji Podatnika za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub Profilu Zaufanego, podając swoje indywidualne dane.

W celu skutecznego usprawnienia procesów biznesowych już na początku, zaleca się, aby przedstawiciele spółek korzystali z e-pieczęci we wszystkich operacjach związanych z KSeF.

Uwierzytelnij firmę, nadawaj i zarządzaj uprawnieniami w KSeF 100% online 💼

Sprawdź pieczęć elektroniczną KSeF

Pieczęć elektroniczna KSeF – dla kogo?

Z kwalifikowanej pieczęci elektronicznej do KSeF mogą wygodnie korzystać, np.:

  • spółki (np. spółka akcyjna, spółka z o.o.),
  • fundacje,
  • stowarzyszenia rejestrowe,
  • szkoły wyższe,
  • jednostki samorządu terytorialnego

Warto pamiętać, że z kwalifikowana e-pieczęć nie zawiera w sobie żadnych danych personalnych. Dzięki temu, narzędzie może być stosowane przez każdego pracownika w firmie, który został do tego upoważniony. Dotyczy to zarówno pieczętowania elektronicznych dokumentów firmowych, jak i wszystkich działań związanych z obsługą Krajowego Systemu e-Faktur.

Pieczęć kwalifikowana KseF umożliwia szybkie i sprawne nadawanie uprawnień do systemu innym osobom fizycznym, a także podmiotom, które nie są osobami fizycznymi. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, uprawnienia do obsługi konta KSeF mogą otrzymać przykładowo biura rachunkowe współpracujące z podatnikiem.

Co więcej, kwalifikowaną pieczęć elektroniczną można bezproblemowo zintegrować z dowolnym systemem finansowo-księgowym za pośrednictwem interfejsu API KSeF. Dzięki tej integracji system automatycznie wykorzystuje pieczęć, umożliwiając np. efektywne masowe oznaczanie cyfrowych dokumentów.

Jak uwierzytelnić i zarejestrować firmę do KSeF?

Pieczęć elektroniczna KSeF – zastosowanie i zalety

Kwalifikowana e-pieczęć, jako cyfrowy odpowiednik pieczęci firmowej ma zastosowanie w procesach uwierzytelniania, czyli potwierdzania zadeklarowanej tożsamości. W ten sposób narzędzie zapewnia określony stopień pewności co do tożsamości danej organizacji i potwierdza, że jest ona w rzeczywistości tą, za którą się podaje.

W Krajowym Systemie e-Faktur uwierzytelnianiu podlegają procesy, tj. logowanie do KSeF oraz nadawanie i zarządzanie uprawnieniami podczas obsługi aplikacji. 

Logowanie i uwierzytelnianie KSeF

W przypadku osób prawnych, np. spółek, pracę z systemem KSeF należy zacząć od pierwszego logowania na stronie podatki.gov.pl/ksef. Po wpisaniu numeru NIP system poprosi o uwierzytelnienie się pieczęcią elektroniczną, co następnie umożliwi podatnikowi dostęp do aplikacji.

Funkcja elektronicznego logowania i uwierzytelniania KSeF z zastosowaniem e-pieczęci sprawia, że nie jest konieczne składanie tradycyjnego zawiadomienia ZAW-FA w urzędzie. Wszystkie czynności w tym zakresie można wykonywać zdalnie – bezpośrednio z biura lub domu.

Więcej szczegółów o rejestracji w KseF znajdziesz w naszym artykule: Jak zalogować się i uwierzytelnić w KSef?

Nadawanie i zarządzanie uprawnieniami KSeF

Pieczęć elektroniczna do KSeF wspiera proces nadawania i zarządzania uprawnieniami w systemie. Funkcjonalność ta służy dodawaniu danych osób lub podmiotów delegowanego do obsługi systemu, w tym wystawiania i odbieranie cyfrowych faktur ustrukturyzowanych. Korzystając z e-pieczęci czynności tych można dokonać w pełni zdalnie.

Więcej szczegółów o uprawnieniach KseF dla osób fizycznych i prawnych znajdziesz w artykule: Jak nadawać i zarządzać uprawnieniami w KSeF?

Osoby, które reprezentują spółkę i nie dysponują pieczęcią elektroniczną do KSeF, muszą złożyć do urzędu zawiadomienie ZAW-FA również w celu odwołania uprawnień do korzystania z systemu dla konkretnych osób fizycznych.

Dlaczego warto wybrać kwalifikowaną pieczęć elektroniczną do KSeF zamiast ZAW-FA?

Używając kwalifikowanej pieczęci elektronicznej do KSeF, zamiast klasycznego powiadomienia ZAW-FA, podatnik może liczyć na korzyści, które w dłuższej perspektywie oszczędzają czas i rozwiązują problemy związane z zarządzaniem Aplikacją Podatnika. Do najważniejszych z nich należą:

  • możliwość zdalnej rejestracji w KSeF, bez konieczności wizyty w urzędzie skarbowym w celu uzyskania dostępu do systemu,
  • brak konieczności składania papierowego zawiadomienia ZAW-FA, które służy wskazywaniu lub odwoływaniu osoby fizycznej do obsługi KSeF,
  • możliwość nadawania i zarządzania uprawnieniami KSeF w czasie rzeczywistym, np. w przypadku potrzeby szybkiego zakończenia współpracy z biurem rachunkowym lub pracownikami, którzy delegowani byli do obsługi KSeF,
  • korzystanie z jednego konta administratora, za pomocą którego można ustalić, kto i w jakim zakresie ma dostęp do Aplikacji Podatnika,
  • możliwość zdalnego uwierzytelnienia w środowisku przedprodukcyjnym (demo) w celu przeprowadzenia integracji z ERP lub rozwiązaniami dostosowanymi do indywidualnych potrzeb organizacji.
  • zapewnienie autentyczności i integralności elektronicznych faktur ustrukturyzowanych, w przypadku awarii KSeF.
Kwestię nadawania uprawnień warto wziąć pod uwagę przed rozpoczęciem korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Dobrą praktyką jest określenie procedur w przypadku odbierania dostępu do KSeF osobom, z którymi firma nie będzie współpracowała w przyszłości.

Nie wiesz, jak przygotować się do wdrożenia KSeF? Sprawdź nasz artykuł: Krajowy System e-Faktur (KSeF) 2024. Najważniejsze pytania i odpowiedzi.

Pieczęć elektroniczna KSeF – podsumowanie

Pieczęć Kwalifikowana KSeF, dostępna u dostawców usług zaufania (np. EuroCert), umożliwia spółkom wygodne korzystanie z systemu, w tym Aplikacji Podatnika. Posiadając e-pieczęć, firma nie musi przesyłać zawiadomienia ZAW-FA do urzędu skarbowego, co skraca proces uzyskiwania uprawnień do aplikacji. Organizacja może również sprawnie dodawać i zarządzać uprawnieniami KSeF, co zapobiega nieautoryzowanym dostępem i monitorowanie aktywności użytkowników systemu.

Przedsiębiorstwa i biura rachunkowe, które przygotowują się do obsługi KSeF, powinny zwrócić szczególną uwagę na procesy wewnątrzfirmowe, które regulują sposób korzystania z systemu. Dobrą praktyką biznesową jest skrupulatne wdrożenie precyzyjnych procedur, które wspomagają zarządzanie uprawnieniami.