W 2024 roku Krajowy System e-Faktur staje się obowiązkowy dla wielu polskich przedsiębiorców. Do nowych regulacji w zakresie obrotu fakturami ustrukturyzowanymi należy dostosować się już 1 lipca 2024 roku. Zwlekanie z wypełnieniem tego obowiązku będzie skutkowało karami pieniężnymi nakładanymi przez urzędy skarbowe. Jak przygotować się do nowych zmian, aby maksymalnie usprawnić swój biznes? Co warto wiedzieć o Aplikacji Podatnika? Sprawdź najważniejsze pytania i odpowiedzi dotyczące KSeF w 2024 roku. 

Krajowy System e-Faktur 2024 – co to jest? 

Krajowy System e-Faktur (w skrócie: KSeF) to nowa platforma do wystawiania i otrzymywania faktur elektronicznych, zarządzana przez Ministerstwo Finansów. Jej celem jest uproszczenie obiegu cyfrowych dokumentów w firmach, w tym ułatwienie rozliczania faktur korygujących i przyspieszenie zwrotu podatku VAT. System wspiera ponadto archiwizację faktur KseF, które są w nim przechowywane przez 10 lat od momentu wystawienia. 

Od 1 stycznia 2022 r. polscy przedsiębiorcy mogą korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur dobrowolnie. W praktyce oznacza, to, że mają możliwość posługiwania się zarówno fakturami ustrukturyzowanymi, innymi formami e-faktur, jak i tradycyjnymi fakturami papierowymi. Od 1 lipca 2024 KSef staje się obowiązkowy dla polskich podatników, w tym jednoosobowych działalności i spółek. 

Przedsiębiorcy mają obowiązek wystawiania faktur KSef w transakcjach B2B. Faktury konsumenckie (B2C) na rzecz osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej, nie są objęte KSeF.

Uwierzytelnij firmę, nadawaj i zarządzaj uprawnieniami w KSeF 100% online 💼

Sprawdź pieczęć elektroniczną KSeF

Jak działa KSeF 2024? 

Obsługa Krajowego Systemu e-Faktur przebiega w sposób elektroniczny, w oparciu o proces uwierzytelnienia, czyli potwierdzenia tożsamości. 

Narzędziami, jakimi można uwierzytelnić się w KSeF elektronicznie, są: 

Sposób rejestracji konta, czyli pierwsze logowanie do KseF 2024, zależą od tego, czy podatnikiem jest osoba fizyczna, czy osoba prawna (np. spółka). 

W przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych, kwalifikowany podpis elektroniczny lub Profil Zaufany, są wystarczające, aby sprawnie rozpocząć pracę z systemem KSeF bez wychodzenia z domu czy biura. Spółka natomiast będzie potrzebowała do tego celu kwalifikowanej pieczęci elektronicznej. Jeśli jej przedstawiciel nie dysponuje e-pieczęcią, konieczne jest złożenie do urzędu skarbowego pisemnego zawiadomienia ZAW-FA, w którym zostaną wskazane dane osoby delegowanej do obsługi KSeF. 

Więcej informacji o rozpoczęciu pracy z systemem KSeF znajdziesz w naszym artykule: Jak zalogować i uwierzytelnić się w KSeF?

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna pozwala na spółkom na zalogowanie do KSeF bez potrzeby wizyty w urzędzie skarbowym. Narzędzie można uzyskać u jednego z dostawców usług zaufania, np. Centrum Certyfikacji EuroCert. 

Aplikacja Podatnika KSeF

W ramach systemu KSeF działa bezpłatna Aplikacja Podatnika KSeF, dostępna na stronie podatki.gov.pl, która daje przedsiębiorcom oraz innym podmiotom uprawnionym możliwość m.in.:

  • korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, 
  • nadawania i zarządzania uprawnieniami KSeF, 
  • wystawiania i odbierania ustrukturyzowanych faktur KSeF, 
  • podglądu faktur bez konieczności logowania,
  • generowanie dokumentów, które potwierdzają prawidłowy obrót fakturami (UPO).  
W I kwartale 2024 roku Ministerstwo Finansów planuje udostępnić Aplikację Mobilną KSeF, która pozwoli na zarządzanie e-fakturami z dowolnego miejsca, w czasie rzeczywistym. 

Każda faktura elektroniczna, która wystawiana jest w Aplikacji Podatnika, a następnie przesyłana do KSeF, wchodzi do obiegu prawnego w postaci ustrukturyzowanego pliku XML. W efekcie, poszczególne dokumenty otrzymują automatycznie nadany numer KSeF, który jest numerem identyfikacyjnym je w systemie. Numer KseF nie jest tożsamy z numerem faktur. Podatnik może oznaczać dokumenty w dowolny sposób, poprzez nadawanie im numerów kolejnych. 

Poza zarządzaniem e-fakturami, Aplikacja Podatnika KSeF ułatwia dodawanie, modyfikowanie i odwoływania uprawnień, które są niezbędne do pracy z systemem. W ten sposób przedsiębiorca nie musi obsługiwać KseF samodzielnie. Wystarczy, że oddeleguje swoich pracowników lub podmioty współpracujące (np. biura rachunkowe) do ściśle określonych działań. 

KSeF 2024 – od kiedy i dla kogo jest obowiązkowy? 

W 2024 roku Krajowy System e-Faktur to jeden z najważniejszych tematów, który dotyczy polskiego środowiska biznesowego. Istotne są zatem terminy, które obligują firmy do wdrożenia KSeF i, tym samym, usprawnienia wymiany informacji o zdarzeniach gospodarczych.  

Od 1 lipca 2024 KSeF zacznie obowiązywać następujące podmioty:

  • przedsiębiorcy, którzy są zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT, 
  • przedsiębiorcy, zweryfikowani w Polsce do procedury unijnej OSS, którzy posiadają polski numer identyfikacji podatkowej NIP. 

Od 1 stycznia 2025 KSeF zacznie obowiązywać następujące podmioty:

  • przedsiębiorcy, którzy są zwolnieni podmiotowo i przedmiotowo z podatku VAT 
Jak uwierzytelnić i zarejestrować firmę do KSeF?

KSeF a faktury zagraniczne

Korzystanie z KSeF od 2024 roku jest obowiązkowe tylko dla polskich przedsiębiorców. Oznacza to, że zagraniczne firmy, którzy sprzedają swoje produkty i usługi polskim podmiotom, nie mają obowiązku operowania elektronicznymi fakturami ustrukturyzowanymi. Co więcej, w przypadku otrzymania faktury zagranicznej od dostawcy spoza Polski, nie ma konieczności jej rejestracji w KSeF. 

Sytuacja wygląda inaczej, gdy polski przedsiębiorca musi wystawić e-fakturę dla podmiotu zagranicznego. Jeśli podmiot ten nie ma stałego miejsca prowadzenie działalności gospodarczej w Polsce, nie jest zobowiązany do korzystania z rozwiązania Ministerstwa Finansów i w większości przypadków nie będzie miał do niego dostępu. W tym przypadku dla kontrahenta z zagranicy należy wystawić fakturę KSeF i dostarczyć ją poza systemem, np. za pośrednictwem poczty e-mail. Ponadto e-faktura musi być oznaczona kodem QR KSeF, dzięki któremu plik będzie można zweryfikować i udostępnić. 

Zarejestruj i uwierzytelnij firmę w KSeF 100% online
bez tracenia czasu w Urzędzie 💼

Sprawdź pieczęć elektroniczną KSeF

KSeF a JPK 

Ponieważ w polskim systemie podatkowym pojawia się coraz więcej cyfrowych narzędzi, powstaje pytanie w zakresie KSeF a JPK. Podatnicy zastanawiają się m.in., czy KSeF może zastąpić plik JPK_V7. 

Krajowy System e-Faktur (KSeF) oraz JPK (Jednolity Plik Kontrolny) w rzeczywistości mają ze sobą powiązanie, ponieważ dotyczą zawieranych transakcji gospodarczych i przekazują szczegółowe informacje do organów podatkowych. Pełnią jednak całkiem inne funkcje. 

Platforma KSeF nie służy do rozliczenia podatku VAT. Z pomocą Krajowego Systemu e-Faktur możliwe jest generowanie i pozyskiwanie elektronicznych faktur ustrukturyzowanych od kontrahentów. Poprzez powszechny dostęp do KSeF 2024, sprzedawcy i nabywcy mogą w wygodny i szybki sposób wystawiać i pobierać faktury, które są przechowywane w systemie. 

Z kolei plik JPK_V7 jest plikiem raportującym informacje, które są niezbędne do ustalenia podatków od towarów i usług. W praktyce elektroniczne faktury ustrukturyzowane, które zostały wystawione w KSeF, będą zatem uwzględniane w pliku JPK. 

Krajowy System e-Faktur (KSeF) 2024 – podsumowanie 

W 2024 roku Krajowy System e-Faktur (KSeF) staje się obowiązkowy dla wielu polskich przedsiębiorców, a nowe regulacje dotyczące faktur ustrukturyzowanych mają zastosowanie od 1 lipca 2024 roku. Z systemu można korzystać całkowicie online, uwierzytelniając się kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, kwalifikowanym podpisem elektronicznym, Profilem Zaufanym lub tokenem KSeF. 

Aby obsługiwać Aplikacji Podatnika KSeF w 2024, warto przygotować się do jej wdrożenia odpowiednio wcześniej. Pomimo, że system adresowany jest głównie do polskich przedsiębiorców, należy pamiętać o obowiązku wystawiania e-faktur zagranicznym kontrahentom i opatrzeniu ich kodem QR.