Faktury elektroniczne sukcesywnie wypierają z rynku papierowe dokumenty sprzedaży. Obecnie polscy przedsiębiorcy przygotowują się do wejścia w życie Krajowego Systemu e-Faktur, wprowadzonego przez Ministerstwo Finansów, który ma usprawnić obieg cyfrowej dokumentacji w transakcjach B2B. W ramach systemu funkcjonuje już Aplikacja Podatnika KSeF do zarządzania e-fakturami, z której podatnicy korzystają całkowicie bezpłatnie. Jak uwierzytelnić się w Aplikacji Podatnika KSeF? Czy można przetestować Aplikację Podatnika KSeF oraz jej funkcjonalności bez wywoływania skutków prawnych? Odpowiedzi znajdziesz w tym artykule.
Aktualizacja! W dniu 19 stycznia 2024 r. odbyło się spotkanie Ministerstwa Finansów w ramach, którego termin obowiązkowego wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur zostaje nieoficjalnie odroczony do czasu przeprowadzenia audytu. Wszystkie informacje zawarte w poniższym artykule są aktualne do momentu potwierdzenia zmian w regulacjach prawnych.
Aplikacja Podatnika KSeF – co to jest i jak działa?
Aplikacja Podatnika KSeF to bezpłatne oprogramowanie chmurowe Ministerstwa Finansów, które działa w ramach Krajowego Systemu e-Faktur. Jest to platforma, która służy do wystawiania i odbierania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych. Jest dostępna na stronie podatki.gov.pl/ksef/.
Najważniejszym celami wprowadzania Aplikacji Podatnika KSeF jest uszczelnienie systemu podatkowego w Polsce, co pozwoli na zmniejszenie nieprawidłowości związanych z rozliczeniami podatku VAT. Platforma ma także ułatwić podatnikom prowadzenie działalności gospodarczej, dzięki szybkiemu dostępowi do e-faktur w czasie rzeczywistym.
Bezpłatna Aplikacja Podatnika KSeF jest obecnie rozwiązaniem dobrowolnym, które miało stać się obowiązkowe od 1 lipca 2024 r. Jak jednak poinformowało Ministerstwo Finansów w styczniu 2024, obowiązek związany z KSeF zostanie odroczony, prawdopodobnie do 2025 r. Nowy termin wprowadzenia KSeF zostanie podany po przeprowadzonym audycie technicznym oprogramowania.
Ten artykuł może cię zainteresować:
Faktura ustrukturyzowana KSeF. Co to jest i od kiedy obowiązuje?
Aplikacja Podatnika KSeF – funkcjonalności
W ramach Aplikacji Podatnika KSeF, przedsiębiorcy mogą wykonywać szereg działań związanych z zarządzaniem fakturami elektronicznymi w obrocie B2B.
Do najważniejszych funkcjonalności systemu należą:
- wystawianie, odbieranie i przeglądanie faktur elektronicznych,
- zarządzanie uprawnieniami do obsługi systemu,
- zarządzanie tokenami KSeF.
Ponadto aplikacja pozwala na:
- sprawdzenie statusu przetworzenie faktury elektronicznej,
- pobranie UPO KSeF
- podgląd konkretnej e-faktury bez konieczności logowania się do systemu i po wskazaniu jej indywidualnych cech (tzw. anonimowy dostęp do e-faktury).
Każda e-faktura, zarejestrowana w Aplikacji Podatnika KSeF, otrzymuje unikalny, systemowy numer identyfikacyjny w formie pliku XML. Dodatkowo podatnicy mogą numerować elektroniczne dokumenty według własnych preferencji. Platforma KSeF ułatwia także nadawanie, edycję i odwoływanie uprawnień potrzebnych do pracy w systemie. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą powierzyć obsługę KSeF osobom trzecim – zarówno pracownikom, jak i zewnętrznym podmiotom.
Ten artykuł może cię zainteresować:
Jak nadawać i zarządzać uprawnieniami w KSeF?
Aplikacja Podatnika KSeF – dla kogo?
Z Aplikacji Podatnika KSeF mogą korzystać zarówno mikroprzedsiębiorstwa, jaki i średnie oraz duże firmy. Obowiązek korzystanie z oprogramowania, który docelowo wejdzie w życie, będzie dotyczył czynnych podatników VAT i tzw. nievatowców, którzy wystawiają e-faktury B2B. Oznacza to, że Krajowy System e-Faktur będzie obligatoryjny nawet dla jednoosobowych działalności (np. specjalistów IT, lekarzy czy prawników), które wystawiają jedną fakturę miesięcznie dla jednego klienta.
Warto zaznaczyć, że Aplikacja Podatnika KSeF może być obsługiwana przez osoby fizyczne, jak i prawne. Do najważniejszych grup osób i podmiotów, które najczęściej będą delegowane do obsługi KSeF należą:
- podatnicy,
- pracownicy podatników,
- członkowie zarządów spółek,
- księgowi in-house,
- zewnętrzne biura rachunkowe,
- pracownicy zewnętrznych biur rachunkowych.
Aby praca z Aplikacją Podatnika była efektywna, przedsiębiorca musi zdecydować, czy będzie logował się do systemu jako osoba fizyczna, czy jako osoba prawna (np. spółka). Należy także rozważyć, jakie osoby z firmy i jej najbliższego otoczenia biznesowego będą odpowiedzialne za zarządzanie fakturami ustrukturyzowanymi i nadawanie uprawnień w systemie.
Ten artykuł może cię zainteresować:
Aplikacji Podatnika KSeF – logowanie
Do Aplikacji Podatnika KSeF można zalogować się przez stronę podatki.gov.pl/ksef. Dostęp do systemu w wersji chmurowej nie wymaga instalowanie dodatkowego oprogramowania na komputerze czy urządzeniu mobilnym. Praca z Krajowym Systemem e-Faktur przebiega w sposób elektroniczny i opiera się o proces potwierdzenia tożsamości, nazywany inaczej uwierzytelnieniem.
Do narzędzi, jakimi można uwierzytelnić się w Aplikacji Podatnika KSeF, należą:
- kwalifikowana pieczęć elektroniczna, wydawana na dane firmy (dla osób prawnych),
- kwalifikowany podpis elektroniczny, wydawany na dane posiadacza (dla osób fizycznych)
- Profil Zaufany (dla osób fizycznych),
- token KSeF (rozwiązanie wykorzystywane w przypadku integracji KSeF z zewnętrznymi programami finansowo-księgowymi).
Sposób pierwszego logowania do Aplikacji Podatnika KSeF zależy od tego, czy przedsiębiorca jest osobą fizyczną czy reprezentantem osoby prawnej, np. spółki.
Dla jednoosobowych działalności gospodarczych, kwalifikowany podpis elektroniczny od dostawcy usług zaufania lub rządowy Profil Zaufany będą wystarczające do elektronicznej rejestracji w systemie. Inaczej wygląda to w spółce (osobie prawnej), która musi zalogować się do aplikacji stosując kwalifikowaną pieczęć elektroniczną. Jeśli reprezentant spółki nie uzyskał komercyjnej e-pieczęci, musi złożyć specjalne zawiadomienia ZAW-FA do urzędu skarbowego i wskazać na odpowiednim druku dane konkretnej osoby do prowadzenia działań w Aplikacji Podatnika KSeF.
Ten artykuł może cię zainteresować:
Pamiętaj, że możesz łączyć się z Krajowym Systemem e-Faktur także poza Aplikacją Podatnika KSeF. Umożliwiają to programy finansowo-księgowe, które zostały zintegrowane z interfejsem API KSeF, udostępnionym przez Ministerstwo Finansów.
Aplikacja podatnika KSeF – wersje oprogramowania
Aplikacja Podatnika KSeF jest dostępna dla chętnych przedsiębiorców od 1 stycznia 2022 r.
Wchodząc na stronę Krajowego Systemu e-Faktur, podatnik może skorzystać z trzech wersji oprogramowania, do których należą:
- wersja testowa,
- wersja przedprodukcyjna (demo),
- wersja produkcyjna.
Wersja testowa Aplikacji Podatnika KSeF
Rozpoczynając korzystanie z KSeF, warto w pierwszej kolejności sprawdzić środowisko testowe aplikacji, które umożliwia “przeklikanie” wszystkich funkcjonalności systemu i wystawienie testowej faktury ustrukturyzowanej. W wersji testowej należy wprowadzać fikcyjne dane, ponieważ mogą być one widoczne dla wszystkich użytkowników. Dużą zaletą środowiska testowego jest to, że pozwala ono na wprowadzenie dowolnego (nawet nieistniejącego) numeru NIP czy PESEL w celu sprawdzenia struktury wewnętrznej systemu.
Wersja przedprodukcyjna KSeF (Demo)
W wersji przedprodukcyjnej Aplikacji Podatnika KSeF przedsiębiorcy mogą sprawdzić działanie systemu wraz z partnerem biznesowym. Demo umożliwia przejście procesu wysyłania i odbierania faktury ustrukturyzowanej od początku do końca. Wersja przedprodukcyjna wymaga zastosowania rzeczywistych danych obu podmiotów, jednak cała operacja nie będzie niosła za sobą żadnych skutków prawnych. Wystawiona e-faktura będzie widoczna zarówno dla sprzedawcy, jak i nabywcy.
Wersja produkcyjna KSeF
Wersja produkcyjna umożliwia rzeczywistą pracę z Aplikacją Podatnika, w której kontrahenci wystawiają i odbierają e-faktury, bazując o prawdziwe dane. Jeśli oboje korzystają z KSeF, aplikacja staje się dla nich głównym środowiskiem, w którym dokumentowane są transakcje B2B. Jeżeli tylko jeden z kontrahentów korzysta z platformy, może wystawić fakturę w KSeF, a następnie przesłać ją partnerowi biznesowemu drogą mailową np. w formie pliku PDF.
Aplikacja Podatnika KSeF a e-mikrofirma
Dużym ułatwieniem dla osób fizycznych, prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, jest korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur przez rządową aplikację e-mikrofirma, dostępną w e-Urzędzie Skarbowym.
6 października 2022 roku aplikacja e-mikrofirma została zintegrowana z KSeF i obecnie pozwala na:
- powiązanie istniejącego konta KSeF,
- wystawianie i odbieranie e-faktur w KSeF,
- przenoszenie faktur elektronicznych do ewidencji VAT bez potrzeby ręcznego przepisywania danych.
Aplikacja Podatnika KSeF – podsumowanie
Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) przez Ministerstwo Finansów ma na celu usprawnienie obiegu dokumentacji cyfrowej w transakcjach B2B.
Bezpłatna Aplikacja Podatnika KSeF umożliwia wystawianie, odbieranie i zarządzanie e-fakturami ustrukturyzowanymi, a także nadawanie uprawnień do obsługi systemu. Dostęp do aplikacji możliwy jest poprzez kwalifikowany podpis elektroniczny lub Profil Zaufany dla osób fizycznych oraz kwalifikowaną pieczęć elektroniczną lub zawiadomienia ZAW-FA dla osób prawnych (np. spółek).
Aplikacja Podatnika KSeF jest przeznaczona dla różnych podmiotów, od mikroprzedsiębiorstw po duże firmy, a jej wersje testowa i przedprodukcyjna (demo) umożliwiają przetestowanie funkcjonalności systemu bez konsekwencji prawnych. Korzystanie z KSeF jest również możliwe poprzez aplikację e-mikrofirma dla osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą.
