Jak uwierzytelnić osobę fizyczną lub spółkę w KSeF?

Krajowy System e-Faktur to platforma Ministerstwa Finansów, która usprawnia obrót faktur elektronicznych i będzie obowiązkowa dla wszystkich polskich przedsiębiorców. Proces logowania do aplikacji jest jednak różny dla osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą czy firm z osobowością prawną. Jak wynika z doniesień rynkowych, najwięcej problemów z dostępem do KSeF mogą mieć spółki. Jak w praktyce wygląda uwierzytelnienie osoby fizycznej w KSeF? W jaki sposób w systemie może uwierzytelnić się spółka? Najważniejsze różnice poznasz w tym artykule. 

Uwierzytelnienie osoby fizycznej w KSeF 

Uwierzytelnienie osoby fizycznej w Krajowym Systemie e-Faktu przebiega bez większych problemów. Aby osoba taka mogła w pełni korzystać z platformy, musi potwierdzić swoją tożsamość w Aplikacji Podatnika KSeF za pomocą wybranego narzędzia identyfikacji elektronicznej. Działanie to umożliwia wystawianie e-faktur, odbieranie ich czy też nadawanie i zarządzanie uprawnieniami innych osób w ramach działalności firmy. 

Do cyfrowych narzędzi, które umożliwiają uwierzytelnienie osoby fizycznej w KSeF należą: 

• kwalifikowany podpis elektroniczny (rozwiązanie komercyjne), 
• Profil Zaufany (rozwiązanie bezpłatne).
  

Kwalifikowany podpis elektroniczny dla osoby fizycznej zawiera w sobie imię i nazwisko oraz numer PESEL lub NIP. Można go zakupić u certyfikowanych dostawców zaufania, np. w Centrum Certyfikacji EuroCert. 

Te artykuły mogą cię zainteresować:

• Faktura ustrukturyzowana KSeF. Co to jest i od kiedy obowiązuje? 
• Jak zalogować i uwierzytelnić się w KSeF?

Uwierzytelnienie spółki w KSeF 

Uwierzytelnianie spółki w Krajowym Systemie e-Faktur przebiega inaczej w przypadku spółki z o.o., akcyjnej, cywilnej, jawnej, partnerskiej, komandytowej czy komandytowo-akcyjnej. Różnica dla osób prawnych polega na stosowaniu odmiennych metod do uwierzytelnienia się w KSeF niż w przypadku osób fizycznych. 

Aby osoba prawna (spółka) mogła uwierzytelnić się w Krajowym Systemie e-Faktur musi wybrać jedną z poniższych metod: 

• użycie kwalifikowanej pieczęci elektronicznej (rozwiązanie komercyjne), 
• wskazanie reprezentanta spółki w formularzu ZAW-FA (rozwiązanie bezpłatne). 

W zawiadomieniu ZAW-FA, które składa się w urzędzie skarbowym, można wskazać tylko jednego reprezentanta spółki, który będzie miał najwyższe uprawnienia w obsłudze KSeF. 

Korzystając z formularza ZAW-F, firmy mogą mieć ogromny problem z procedurą nadawania uprawnień. Chodzi przede wszystkim o to, że uprawnienia do obsługi KSeF można odebrać jedynie w analogiczny sposób, poprzez odwołanie reprezentanta na tym samym druku. 

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna jest cyfrowym narzędziem, które umożliwia uwierzytelnienie spółki w KSeF bez konieczności wypełniania ZAW-FA. E-pieczęć zawiera nazwę, adres i inne dane firmy, przez co pozwala na zalogowanie się do KSeF w taki sam sposób, jak robią to osoby fizyczne dysponujące kwalifikowanym podpisem elektronicznym. 

Te artykuły mogą cię zainteresować:

• E-pieczęć a Krajowy System e-Faktur
• Jak wypełnić i wysłać ZAW-FA do KSeF? 

KSeF a jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG)

Krajowy System e-Faktur to platforma, która docelowo ma być obligatoryjny dla wszystkich polskich przedsiębiorców. Oznacza to, że przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą nie będą zwolnieni z wystawiania faktur za pomocą KSeF. 

Samozatrudnieni (zarówno vatowcy, jak i nievatowcy) będą mieli obowiązek rejestrowania e-faktur B2B, nawet jeśli wystawią tylko jeden taki dokument w miesiącu. Dotyczy to m.in. takich grup zawodowych jak lekarze, prawnicy czy programiści. 

Właściciel jednoosobowej działalności gospodarczej uwierzytelnia się w KSeF jako osoba fizyczna. Może także nadać uprawnienia dalsze do systemu księgowej czy biuru rachunkowemu, z którymi współpracuje.  

Ten artykuł może cię zainteresować: 

Jak nadawać i zarządzać uprawnieniami w KSeF?

KSeF a spółka

Krajowy System e-Faktur dotyczy spółek bez względu na to, czy mają one osobowość prawną (spółki kapitałowe) czy nie są osobami prawnymi (np. spółka cywilna). W przypadku braku kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, zarząd staje przed decyzją ustanowienia reprezentanta spółki do obsługi KSeF. Zostaje on wskazany w zawiadomieniu ZAW-FA i nadaje dalsze uprawnienia do systemu. 

Uwierzytelnienie spółki w Krajowym Systemie e-Faktur wymaga precyzyjnej oceny sytuacji firmy, ponieważ druk ZAW-FA umożliwia dostęp do KSeF tylko jednemu reprezentantowi. 

Z uwagi na konieczność dopełnienia szeregu formalności związanych z ZAW-FA, wiele spółek decyduje się na szybsze i łatwiejsze uwierzytelnienie w KSeF za pomocą pieczęci elektronicznej. Zaletą korzystania z e-pieczęci jest to, że może być obsługiwana przez każdą osobę, która znajduje się w jej posiadaniu i zna odpowiedni numer PIN do niej. 

KSeF a prezes zarządu 

Prezes zarządu jest bardzo często osobą, której nadaje się najwyższe uprawnienia do obsługi KSeF. W przypadku przedsiębiorstw – osób prawnych, może zostać on zgłoszony bezpłatnie na druku ZAW-FA podpisanym przez reprezentanta firmy. Uwierzytelnienie spółki w KSeF wymaga w tej sytuacji kontaktu z urzędem skarbowym, a także oczekiwania na wprowadzenie danych do systemu i powiadomienie o nadaniu uprawnień drogą mailową. 

Jeśli prezes zarządu dysponuje kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, wydaną na dane spółki, może od razu zalogować się do KSeF i nadać dalsze uprawnienia elektroniczne kolejnym osobom, np. księgowym czy dyrektorowi finansowemu. 

KSeF a członek zarządu

W przypadku zarządów wieloosobowych, powstaje pytanie, czy w ZAW-FA można upoważnić do obsługi KSeF od razu dwóch członków zarządu. Niestety, w praktyce nie ma możliwości jednoczesnego wskazania w formularzu ZAW-FA dwóch osób jako reprezentantów spółki. Konieczne będzie zgłoszenie pierwszego wspólnika, który jako pierwszy zaloguje się do systemu kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Po uwierzytelnieniu spółki będzie mógł on nadać uprawnienia drugiemu wspólnikowi. 

Czynności związane z uwierzytelnianiem członków zarządu w KSeF i nadawaniem uprawnień poprzez ZAW-FA budzą szereg wątpliwości. Taka procedura sprawia, że poszczególni członkowie nie dysponują równorzędnymi uprawnieniami do KSeF, a tylko jeden z nich (tzw. super administrator) może odwoływać osoby za pomocą zawiadomienia. W takiej sytuacji jednym z ryzyk biznesowych może stać się utrata dostępu do KSeF, np. jeśli pomiędzy wspólnikami dojdzie do konfliktu. 

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna, zastępująca ZAW-FA, umożliwia zarządzanie kontem KSeF przez wielu członków zarządu. Wystarczy, że dysponują oni e-pieczęcią oraz numerem PIN niezbędnym do uwierzytelnienia spółki. 

KSeF a księgowa w firmie 

Księgowi in-house to osoby, które bardzo często zgłaszane są do obsługi KSeF w zawiadomieniu ZAW-FA. Wówczas, po nadaniu uprawnień, wewnętrzny księgowy uwierzytelnia się w systemie jak osoba fizyczna – z pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub Profilu Zaufanego. 

Właściciel firmy może także udostępnić księgowemu pieczęć kwalifikowaną, która posłuży mu do uwierzytelnienia spółki w KSeF. Wówczas można pominąć czasochłonną procedurę nadawania uprawnień z wykorzystaniem ZAW-FA. 

KSeF a biuro rachunkowe

Każdy podatnik ma możliwość nadania uprawnień do wystawiania lub dostępu do e-faktur zewnętrznym biurom rachunkowym poprzez wskazanie numeru NIP biura. Niezależnie od tej czynności biuro rachunkowe może nadać dalsze uprawnienia swoim pracownikom we własnym imieniu (nie w imieniu podatnika). Dzięki temu pracownik biura z odpowiednimi uprawnieniami może zarządzać fakturami w imieniu firmy, która upoważniła do tego jego biuro. 

Własciciel firmy, który zleca księgowość firmie zewnętrznej, może także samodzielnie nadać uprawnienia KSeF osobom fizycznym spoza własnej organizacji, np. pracownikom współpracującego biura.  

Pracownik biura rachunkowego, które współpracuje z daną firmą, powinien dysponować uprawnieniami do wystawiania e-faktur i dostępu do nich. Istotne jest, aby rodzaj uprawnień KSeF pokrywał się z uprawnieniami, które zostały nadane biuru. Kolejność nadawania uprawnień będzie w tym przypadku dowolna. 

Ten artykuł może cię zainteresować: 

Uprawnienia KSeF dla biura rachunkowego

KSeF a pracownik w firmie

Uprawnienia KSeF można nadać również innej osobie fizycznej, tj. pracownikowi, który został zatrudniony w firmie. Taka osoba może zalogować się do KSeF poprzez uwierzytelnienie: 

• kwalifikowanym podpisem elektronicznym z własnymi danymi, 
• Profilem Zaufanym z własnymi danymi,
• kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną z danymi firmy, jeśli pracodawca udostępnił mu e-pieczęć do użytku.

Z perspektywy przedsiębiorcy warto pamiętać, że nadawanie i odwoływanie uprawnień pracownikom może być niekiedy niewygodnym rozwiązaniem. Dzieje się tak np. w przypadku częstych zmian kadrowych, które mogą pociągać za sobą konieczność zmian w uprawnieniach KSeF. Dysponując pieczęcią elektroniczną właściciel firmy nie musi wyposażać nowych pracowników w podpisy kwalifikowane. Wystarczy, że umożliwi im fizyczne posługiwanie się uniwersalną e-pieczęcią. 

Jak uwierzytelnić osobę fizyczną lub spółkę w KSeF? – podsumowanie

Uwierzytelnienie osoby fizycznej w Krajowym Systemie e-Faktur różni się znacząco od uwierzytelnienie spółki w KSeF. Aby uzyskać dostęp do systemu, osoba fizyczna musi jedynie dysponować kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub Profilem Zaufanym. Z kolei spółka ma do wyboru dwa rodzaje procedur, tj. dość skomplikowane nadanie uprawnień za pomocą druku ZAW-FA lub szybkie i intuicyjne logowanie do KSeF z użyciem wygodnej pieczęci elektronicznej. 

Sposób uwierzytelniania w KSeF zależy od rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej, jej wielkość czy stosowanych technologii. Planując rozpoczęcie pracy z systemem warto więc przeanalizować wszystkie możliwości i wybrać metodę odpowiadającą na potrzeby biznesowe organizacji.