Elektroniczne akta osobowe. Jak prowadzić e-akta?

Prowadzenie firmy wiąże się z przygotowywaniem wielu dokumentów, m.in. tych, które dotyczą zatrudnienia pracowników. Jedną ze składowych całej dokumentacji pracowniczej, są akta osobowe, które mogą być przygotowywane w formie cyfrowej, bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej. Aby proces tworzenia i archiwizowania elektronicznych akt osobowych przebiegał zgodnie z przepisami, pracodawca musi dysponować kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną.

Od stycznia 2019 roku, polscy przedsiębiorcy mogą prowadzić akta osobowe swoich pracowników całkowicie w formie elektronicznej. Dokumenty te nazywane są e-aktami pracowniczymi i zgodnie z przepisami prawa są równoważne z tradycyjnymi aktami papierowymi. 

Sposób prowadzenia elektronicznych akt osobowych został przedstawiony bardzo szczegółowo w Rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej. W związku ze zmianami w Kodeksie Pracy, 21 marca 2023 r weszła w życie nowelizacja tego rozporządzenia, która wprowadziła m.in. nową teczkę E. 

Elektroniczne akta osobowe, prowadzone dla pracownika zatrudnionego w firmie, powinny być podzielone na kilka części:

• Część A – dokumentacja zbierana w procesie rekrutacyjnym,
• Część B – dokumentacja, która dotyczy samego zatrudnienia oraz przebiegu tego zatrudnienia (umowy, badania lekarskie), 
• Część C – dokumentacja, która dotyczy ustania stosunku pracy,
• Część D – dokumentacja, która dotyczy wszelkich kar porządkowych nakładanych na pracownika (tj. upomnienia, nagany, kary pieniężne), 
• Część E – informacje o kontroli trzeźwości pracownika oraz dotyczące kontroli pracownika na obecność w jego organizmie środków, które działają podobnie do alkoholu. 

Akta pracowników, którzy zostali zatrudnieni po 1 stycznia 2019 roku, muszą być przechowywane przez 10 lat. Okres ten liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy wygasł lub uległ rozwiązaniu. Z kolei akta pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 roku powinny być archiwizowane przez 50 lat. 

Mimo upowszechnienia się e-akt osobowych, pracodawcy mogą nadal prowadzić teczki pracownicze w formie papierowej. Jednak z uwagi na rozwój technologii i dostępność innowacyjnych narzędzi, firmy coraz częściej decydują się na digitalizację procesów w tym zakresie.

Prowadząc elektroniczne akta osobowe należy pamiętać o szeregu wymogów, które narzucają na nie przepisy prawa. Należą do nich:

• Integralność treści dokumentu i danych w nim zawartych – pliki w e-aktach powinny być zabezpieczone tak, aby nie było możliwości wprowadzania w nich zmian,
  
• Zabezpieczenie plików przed dostępem ze strony osób trzecich – elektronicznymi aktami osobowymi mogą administrować wyłącznie osoby do tego upoważnione,
  
• Odpowiednia ochrona dokumentacji osobowej – pliki muszą być zabezpieczone w taki sposób, aby nie mogły zostać uszkodzone lub utracone.
• Przechowywanie plików w bezpiecznym systemie – system taki powinien zbierać dane o osobach, które przeglądały dokumenty,
• Możliwość wyszukiwania dokumentów na podstawie metadanych,
• Przygotowywanie osobnej teczki dla każdego pracownika – Dla każdej osoby zatrudnionej powinien być stworzony jeden folder z pełną dokumentacją kadrową.

Te artykuły mogą cię zainteresować: 

• E-teczka a podpis kwalifikowany i pieczęć elektroniczna

Jakie dokumenty pracownicze można przechowywać w formie elektronicznej?

Jeśli pracodawca decyduje się na przechowywanie dokumentów pracowniczych w sposób elektroniczny, powinien pamiętać, że digitalizacja akt osobowych nie musi obejmować całej dokumentacji. Możliwe jest przygotowywanie tylko części akt w formie cyfrowej, a części w formie papierowej. 

Do dokumentów pracowniczych, które mogę mieć postać elektroniczną, należą m.in.: 

• umowy o pracę, 
• umowy o zakazie konkurencji, 
• zakresy obowiązków, 
• potwierdzenia zapoznania się z regulaminem pracy i przepisami BHP, 
• potwierdzenie przeszkolenia pracownika z przepisów BHP,
• protokołu odbioru, 
• dokumenty potwierdzające podnoszenie kwalifikacji zawodowych, 
• wnioski urlopowe i dokumenty potwierdzające korzystania z urlopów, 
• skierowania na badania i orzeczenia lekarskie, 
• dokumenty dotyczące wykonywania pracy zdalnej i elastycznej organizacji pracy,
• dokumenty związane z wypowiedzeniem lub rozwiązaniem umowy o pracę, 
• potwierdzenia doręczenia PIT-11, 
• delegacje, 
• rozliczenia rachunków, 
• ankiety pracownicze. 

Jak podpisywać elektroniczne akta osobowe?

Jeśli pracodawca chce wprowadzić elektroniczne akta osobowe pracowników, musi podpisywać je stosując przynajmniej jednego z poniższych narzędzi: 

• kwalifikowany podpis elektroniczny, 
• kwalifikowana pieczęć elektroniczna. 

Przygotowanie e-akt następuje poprzez stworzenie skanów dokumentów, które zostają podpisane dzięki jednemu z wymienionych usług, dostępnych u dostawców usług zaufania (np. EuroCert). 

Kwalifikowany e-podpis, który służy do podpisywania elektronicznych akt osobowych, zawiera w sobie osobowe pracodawcy (osoby fizycznej). Opcjonalnie, takim podpisem może dysponować w firmie także specjalista ds. HR lub pracownik kadr, który będzie podpisywał ściśle określone dokumenty cyfrowe. 

Pieczęć kwalifikowana z kolei nie zawiera danych osobowych, a jedynie dane firmy, np. spółki (osoby prawnej). Powoduje to, że jest ona bardziej uniwersalna i może być wykorzystywana przez więcej osób w organizacji, które zostały delegowanie do prowadzenia elektronicznych akt pracowniczych. Mówiąc krótko, e-pieczęć nie jest przyporządkowana do konkretnej osoby, w przeciwieństwie do podpisu kwalifikowanego.

Decydując się na zakup podpisu kwalifikowanego czy pieczęci kwalifikowanej do podpisywania elektronicznych akt osobowych warto wybrać wariant narzędzia dopasowany do specyfiki danej firmy i zakresu odpowiedzialności poszczególnych osób. Oto, na co może zdecydować się właściciel przedsiębiorstwa: 

• Podpis kwalifikowany pracodawcy – W tym przypadku pracodawca dysponuje swoim własnym e-podpisem, którym podpisuje akta osobowe. Podpis ten zawiera jego imię i nazwisko, a także – opcjonalnie – dane dodatkowe, np. nazwę pełnionej funkcji czy dane firmowe.
• Podpis kwalifikowany osoby upoważnionej – Pracodawca upoważnia pracownika kadr lub działu HR do podpisywania akt osobowych. Wówczas musi on dysponować swoim własnym podpisem kwalifikowanym z danymi osobowymi.
• Pieczęć kwalifikowana firmy bez danych dodatkowych – Pracodawca lub osoba upoważniona opieczętowuje cyfrowe akta e-pieczęcią. Pieczęć ta zawiera wyłącznie dane firmy (bez danych personalnych), dlatego może używać jej więcej uprawnionych do tej czynności osób.
• Pieczęć kwalifikowana firmy z dodatkowymi danymi – W pieczęci można umieścić także dane dodatkowe, np. dopisek „Dział HR”. Wówczas narzędziem tym posługują się wyłącznie pracownicy konkretnej jednostki wewnętrznej w przedsiębiorstwie.

Kwalifikowany podpis elektroniczny – korzyści dla kadr i działów HR

Wykorzystywanie podpisu kwalifikowanego do przygotowywania elektronicznych akt osobowych niesie za sobą szereg korzyści. Oto najważniejsze z nich: 

• Mniej papierowej dokumentacji – Podpis kwalifikowany usprawnia digitalizację dokumentów w przedsiębiorstwie. Dzięki niemu możliwa jest niemal całkowita eliminacja papierowych akt osobowych w firmie, które zostają zastąpione cyfrowymi plikami. 
• Szybszy obieg informacji w firmie – Elektroniczne akta osobowe umożliwiają zdalny dostęp do całej dokumentacji pracowniczej upoważnionym osobom w firmie. Nie wymagają korzystania z fizycznego archiwum, przez co konkretne pliki mogą trafić do ściśle określonych osób o wiele szybciej. 
• Zgodność z przepisami – Podpisywanie elektronicznych akt podpisem kwalifikowanym zostało uregulowane w odpowiednich aktach prawnych. Proces podpisywania zapewnia e-dokumentom integralność danych, co sprawia, że są one odpowiednio chronione przed zmianami, a nawet fałszerstwami. 

E-teczka – rozwiązania biznesowe

E-akta osobowe podpisane podpisem kwalifikowanym to pliki, które można z łatwością przenieść do tzw. e-teczek, czyli cyfrowych systemów obejmujących pełny zestaw informacji o danym pracowniku. Platformy te mogą zautomatyzować wiele rutynowych i czasochłonnych czynności, które należą do obowiązku działów HR. 

E-teczki stosowane są z reguły przez większe organizacje, które potrzebują odpowiedniego narzędzia do segregacji i archiwizacji akt osobowych. Gwarantują one łatwość tworzenia akt dla każdego zatrudnionego oraz zapewniają jedną, centralną bazę dokumentacji pracowników w formie online, niezależną od lokalizacji poszczególnych, fizycznych oddziałów firmowych. Co więcej, e-teczki, mogą zostać zintegrowane w łatwy sposób z usługami zaufania, tj. podpis kwalifikowany czy pieczęć kwalifikowana, które umożliwiają uwierzytelnianie w systemie czy automatyzację podpisywania wybranych dokumentów.  

Elektroniczne akta osobowe. Jak prowadzić e-akta pracowników? – podsumowanie 

Prowadzenie elektronicznych akt osobowych, nazywanych e-aktami, jest możliwe od stycznia 2019 roku. Cała cyfrowa dokumentacja pracownicza traktowana jest na równi z analogiczną dokumentacją w tradycyjnej, papierowej formie. Aby jednak spełnić wymogi prawne, pracodawca musi opatrywać e-akta kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub pieczęcią kwalifikowaną. 

Elektroniczne akta osobowe muszą być odpowiednio zabezpieczone i archiwizowane zgodnie z podziałem na ściśle ustalone części A, B, C, D i E, które dotyczą rekrutacji, zatrudnienia, ustania stosunku pracy, kar porządkowych i kontroli trzeźwości. Wszelkie pliki cyfrowe mogą być umieszczone i zabezpieczone w systemach informatycznych, tzw. e-teczkach, które ułatwiają zarządzanie dokumentacją i umożliwiają automatyzację procesów w działach HR.