Elektroniczne poświadczenie dokumentu może zostać wydane przez notariusza zamiast odpisu lub kopii dokumentacji w tradycyjnej, papierowej formie. Zgodnie z przepisami prawa, takie poświadczenie musi zostać podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Rozwiązanie to umożliwia cyfryzację dokumentów prawnych, co w rezultacie przyspiesza wiele procesów biznesowych i administracyjnych. W tym artykule dowiesz się więcej na ten temat i poznasz odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania.
Elektroniczne poświadczenie dokumentu – co to jest?
Elektroniczne poświadczenie dokumentu jest plikiem cyfrowym, który zostaje sporządzony w oparciu o okazanie oryginału dokumentu w formie papierowej. Jest to tzw. odpis elektroniczny, który zawiera klauzulę poświadczeniową notariusza i jest podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W ten sposób powstały plik zostaje zabezpieczony przed dokonywaniem późniejszych zmian oraz przed manipulacjami i fałszerstwem.
Odpisy dokumentów, pism lub pełnomocnictwa mogą zostać poświadczone elektronicznie i są najczęściej zapisywane w formatach plików, tj.:
- PDF – w przypadku, gdy oryginalny dokument został wydany w formie papierowej lub gdy nie jest możliwe zapisanie go w formacie XML,
- XML – w przypadku, gdy dany dokument ma postać elektroniczną.
Warto zaznaczyć, że PDF i XML nie są jedynymi formatami, w których notariusz może sporządzić elektroniczny odpis dokumentu. Przykładowo, są to również pliki graficzne lub dźwiękowe, które osoba uprawniona może zapisać na dowolnym nośniku, umieścić w chmurze lub przesłać za pośrednictwem poczty elektronicznej. Gotowe elektroniczne poświadczenia powinny być zabezpieczone hasłem w celu ochrony przed nieuprawnionym dostępem.
Elektroniczne poświadczenie dokumentu powinno zawierać:
- datę,
- godzinę dokonania czynności (opcjonalnie),
- miejsce sporządzenia pliku,
- imię i nazwisko notariusza oraz informację o posiadanym tytule zawodowym,
- dane kancelarii,
- kwalifikowany podpis elektroniczny notariusza lub innego pełnomocnika prawnego.
Elektroniczne poświadczenie dokumentu może być wykorzystywane wiele razy. Odpisy elektroniczne traktowane są jako oryginały pierwotnych dokumentów, co oznacza, że można je kopiować i wielokrotnie przekazywać różnym podmiotom lub instytucjom. Posługiwanie się cyfrowymi plikami jest znacznie wygodniejsze niż każdorazowe przygotowywanie odpisów papierowych.
Ten artykuł może cię zainteresować:
Elektroniczne poświadczenie dokumentu – gdzie i jak uzyskać?
Elektroniczne poświadczenia dokumentów można uzyskać u notariusza, który dysponuje kwalifikowanym podpisem elektronicznym wydanym na jego dane osobowe. Jeśli zatem potrzebujesz uzyskać odpis dokumentu potwierdzony notarialnie to zapytaj przedstawiciela kancelarii czy istnieje możliwość zrealizowania takiej usługi w formie elektronicznej. Cyfrowe poświadczenie potwierdzi, że odpis ma taką samą treść i układ graficzny, jak oryginał dokumentu przedłożony notariuszowi.
Art. 97 § 2 ustawy Prawo o notariacie umożliwia notariuszom przygotowanie elektronicznego poświadczenia dokumentu, który jest zgodny z przedstawionym przez klienta oryginałem. Stosowanie podpisu kwalifikowanego przez notariusza opiera się z kolei o przepisy zawarte w ustawie o podpisie elektronicznym.
Elektroniczne wypisy i wyciągi z aktów notarialnych, które zostały sporządzone na terytorium RP, przechowywane są w Centralnym Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych. Jest to system informatyczny prowadzony przez Krajową Radę Notarialną od 9 kwietnia 2018 r.
Dokumenty niewymagające formy aktu notarialnego ani podpisu w obecności notariusza możesz podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Jest on równoważny podpisowi własnoręcznemu, co pozwala na szybkie i bezpieczne potwierdzenie tożsamości osoby, zawieranie umów czy składanie wniosków bez konieczności wizyty u notariusza.
Sprawdź ofertę podpisów kwalifikowanych
Elektroniczne poświadczenie dokumentu a kwalifikowany podpis elektroniczny
Elektroniczne poświadczenie dokumentów z podpisem kwalifikowanym notariusza to alternatywna lub łączna opcja do przygotowania odpisu dokumentu u notariusza do wersji papierowej. Dzięki europejskim przepisom eIDAS podpisanie dokumentów elektronicznym podpisem kwalifikowanym nadaje taką samą moc prawną jak w przypadku wersji papierowej. Jeżeli zatem notariusz wykona odpis elektroniczny i opatrzy go podpisem elektronicznym z certyfikatem kwalifikowanym, dany organ (np. sąd) ma obowiązek uznać taki plik za pełnoprawny na terenie całej Unii Europejskiej.
Korzyści z podpisywania elektronicznych poświadczeń dokumentów podpisem kwalifikowanym:
- Jeden plik do wielu zastosowań – E-poświadczenia w formacie PDF czy XML mogą być powielane i dostarczane wielu podmiotom. Dzięki temu nie ma potrzeby posługiwania się kilkoma odpisami w wersji papierowej.
- Transgraniczność – Poświadczenia elektroniczne podpisane podpisem kwalifikowanym ułatwiają międzynarodowy obrót dokumentów na terenie całej Unii Europejskiej.
- Oszczędność czasu – Dokumentacja cyfrowa może być procedowana szybciej i sprawniej, bez konieczności osobistych wizyt w urzędach czy u partnerów biznesowych.
Elektroniczne poświadczenie dokumentu – podsumowanie
Elektroniczne poświadczenie dokumentu to cyfrowy odpowiednik tradycyjnego odpisu sporządzonego przez notariusza. Dokument ten jest zabezpieczony kwalifikowanym podpisem elektronicznym, który gwarantuje jego autentyczność i integralność, zapewniając wysoki poziom bezpieczeństwa i ochronę przed nieautoryzowanymi zmianami. Dzięki usłudze poświadczenie elektronicznego u notariusza możliwe jest szybkie i łatwe przygotowanie legalnych kopii dokumentów, które można wykorzystać w wielu sytuacjach biznesowych i administracyjnych.
