Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Edukacji Narodowej publiczne szkoły w Polsce mają obowiązek prowadzenia oraz następnie archiwizowania dzienników elektronicznych. W tym celu można wykorzystać kwalifikowany podpis elektroniczny. Z tego artykułu dowiesz się, w jaki sposób podpisać i zarchiwizować e-dziennik, jakie są terminy i na co trzeba uważać.
Czym jest dziennik elektroniczny?
Jak sama nazwa wskazuje jest to forma dokumentacji przebiegu procesu nauczania w szkole lub przedszkolu, jednak w wersji elektronicznej. Jednocześnie dziennik elektroniczny wykorzystywany jest również do komunikacji pomiędzy nauczycielami a uczniami i ich rodzicami. E-dziennik ma postać oprogramowania online lub platformy online. Przykłady dzienników elektronicznych wykorzystywanych w polskich szkołach publicznych to m.in.:
- Librus,
- MobiDziennik,
- Vulcan,
- MobiReg,
- Fryderyk.
Rynek ten się rozwija i pojawiają się na nim nowe narzędzia dedykowane placówkom oświatowym. Dziennik elektroniczny pozwala na bieżące odnotowywanie i raportowanie takich informacji jak m.in.: lista obecności, aktywność dzieci, oceny dzieci, zastępstwa nauczycieli, plan lekcji. Do tego ma dedykowany moduł w postaci chata do komunikacji na linii szkoła – rodzice i uczniowie.
Podstawą prawną funkcjonowania dzienników elektronicznych w publicznych szkołach w Polsce jest Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 25 sierpnia 2017 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji. Cyfryzacja w tym kierunku zmierza do wyeliminowania z placówek oświaty tradycyjnych papierowych dzienników, które są trudniejsze w przechowywaniu oraz zajmują więcej miejsca w archiwach szkoły.
Archiwizacja dziennika elektronicznego – na czym polega?
Archiwizacja dziennika elektronicznego to proces polegający na eksporcie danych do pliku XML i podpisaniu dokumentu podpisem elektronicznym dyrektora szkoły. Kolejnym etapem archiwizacji jest zapisanie danych na nośniku oraz zabezpieczenie ich przed utratą lub uszkodzeniem. Archiwum musi być przechowywane przez 5 lub 10 lat, a zapisywane dane podlegają szyfrowaniu. Dzienniki szkolne zgodnie z prawem są klasyfikowane jako dokumenty kategorii B5 i wymagają przechowywania przez 5 lat. Dwukrotnie dłuższy okres obowiązuje dokumenty związane z obowiązkiem przedszkolnym. Zastosowanie ma tu art. 5 Ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
Dyrektor placówki oświatowej ma obowiązek archiwizacji różnego rodzaju dzienników (np. dzienników lekcyjnych, dzienników świetlicy) po zakończonym roku szkolnym lub semestrze (dla szkół policealnych).
Do zapisu danych na nośniku trwałym wykorzystuje się m.in.:
- karty SD,
- płyty CD,
- zewnętrzne dyski twarde,
- pamięci pendrive,
- usługi chmurowe,
- serwery szkolne,
- pamięć masową NAS (Network Attached Storage).
Jak zarchiwizować dziennik elektroniczny krok po kroku?
Proces archiwizacji dziennika elektronicznego powinien być zgodny z wytycznymi dostawcy oprogramowania. Szczegółowa instrukcja może różnić się w zależności od typu dziennika lub wybranego oprogramowania SaaS. Poniżej znajdziesz trzyetapową instrukcję, która pokrywa większość przypadków.
- Eksport danych – eksport danych z oprogramowania, w którym przechowywany jest e-dziennik (najczęściej w formacie pdf),
- Podpisanie dziennika elektronicznego – podpisanie pliku podpisem elektronicznym,
- Archiwizacja danych – zabezpieczenie danych w sposób zbliżony do magazynowania tradycyjnych dzienników papierowych oraz wykonanie kopii zapasowej.
Odpowiedzialność za prawidłowe prowadzenie dziennika elektronicznego, a także jego archiwizację i przechowywanie ponosi dyrektor szkoły lub innej placówki oświatowej, lub opiekuńczej.
§ 22. pkt. 2 Dyrektor przedszkola, szkoły i placówki ponosi odpowiedzialność za właściwe prowadzenie i przechowywanie dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz za wydawanie odpowiednio przez przedszkole, szkołę lub placówkę dokumentów zgodnych z posiadaną dokumentacją.
Archiwizacja dziennika elektronicznego – do kiedy?
Dyrektor Szkoły musi dopilnować urzędowych terminów, w których dziennik elektroniczny powinien zostać zarchiwizowany. Zgodnie z Rozporządzeniem MEN, w terminie 10 dni od dnia zakończenia roku szkolnego dyrektor placówki oświaty zobowiązany jest do zarchiwizowania dziennika elektronicznego podpisem elektronicznym. Zasada ta obejmuje przedszkola oraz szkoły podstawowe i licealne. W przypadku szkół policealnych dla młodzieży oraz szkół dla osób dorosłych wymagane jest archiwizowanie dziennika elektronicznego w terminie 10 dni od zakończenia każdego semestru.
Ostateczne terminy archiwizacji dziennika elektronicznego:
| Placówka | Termin |
|---|---|
| Przedszkole, szkoła podstawowa, liceum ogólnokształcące | 10 dni od dnia zakończenia roku szkolnego (najpóźniej do 10 września br.) |
| Szkoła policealna, szkoła dla osób dorosłych | 10 dni od dnia zakończenia semestru |
| Pozostałe jednostki oświatowe | 10 dni od dnia zakończenia roku szkolnego/semestru |
§ 22. pkt. 1 W terminie 10 dni od dnia zakończenia roku szkolnego, a w przypadku szkół dla dorosłych, branżowych szkół II stopnia i szkół policealnych – w terminie 10 dni od dnia zakończenia semestru, dane stanowiące dziennik elektroniczny zapisuje się w formie dokumentu elektronicznego na informatycznym nośniku danych, według stanu odpowiednio na dzień zakończenia roku szkolnego albo na dzień zakończenia semestru.
Kwalifikowany podpis elektroniczny do archiwizacji e-dziennika
Chociaż podpisanie e-dziennika przez dyrektora szkoły może odbyć się przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego, kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, podpisu osobistego to jedynie podpis kwalifikowany będzie umożliwiał poprawną archiwizację dzienników elektronicznych. W praktyce oznacza to, że do podpisu dziennika w postaci elektronicznej nie można użyć Profilu Zaufanego oraz podpisu osobistego, który wydawany jest na bazie nowych dowodów osobistych. Wynika to z unijnego rozporządzenia eIDAS, którego treść mówi o tym, że tylko podpis kwalifikowany jest równoznaczny z podpisem własnoręcznym. Zarówno Profil zaufany, jak i podpis osobisty, mają duże ograniczenia w użyciu i służą głównie do załatwiania obywatelskich spraw prywatnych w jednostkach administracji publicznej.
Proces wygenerowania kwalifikowanego podpisu elektronicznego może zostać przeprowadzona online i niemal bezobsługowo. Należy jednak wybrać dostawcę posiadającego certyfikację Narodowego Centrum Certyfikacji (NCCert). Podpis ten ma taką samą moc prawną, jak własnoręczny podpis ręczny. Dyrektor może skorzystać ze standardowej wersji lub wersji z dodatkowymi danymi, co ułatwia identyfikację nazwy szkoły.
Aby prawidłowo podpisać dziennik należy skorzystać z kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Po prawidłowym podpisaniu dziennika elektronicznego dyrektor szkoły zobowiązany jest do przechowywania dokumentu w ten sposób, aby możliwe było odczytanie danych w niezmienionej treści w okresie wskazanym dla danego typu placówki oświaty.
22. pkt. 2. Dokument elektroniczny stanowiący zapis dziennika elektronicznego:
1) jest opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym, kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną albo podpisem osobistym;
2) jest zapisany i przechowywany w sposób zapewniający możliwość jego odczytania w niezmienionej treści w okresie przewidzianym dla przechowywania dzienników, o których mowa w § 2, § 8-13, § 18 i § 20
Ten artykuł może Cię zainteresować:
Archiwizacja dziennika elektronicznego – podsumowanie
Zgodnie z przepisami MEN po każdym roku szkolnym, a w przypadku szkół policealnych również po każdym semestrze, musi nastąpić archiwizacja dziennika elektronicznego. Proces ten służy zapewnieniu zgodności danych i ich trwałemu zapisowi. Jako dyrektor szkoły musisz przestrzegać wymogów MEN, w tym terminów na archiwizację. Do podpisania e-dziennika możesz użyć proponowanego przez nas kwalifikowanego podpisu elektronicznego. To prosty i wygodny sposób.
