Sprawozdanie finansowe jest dokumentem, które zawiera informacje o finansach firmy w ujęciu rocznym. Jest to jednocześnie najważniejszy raport z działalności przedsiębiorstwa, który sporządza się w celu zamknięcia ksiąg rachunkowych. W jaki sposób prawidłowo podpisać sprawozdanie finansowe? Jakie są najczęstsze błędy popełniane podczas podpisywania sprawozdania? Czy e-sprawozdanie bez podpisu elektronicznego jest ważne? Wszystkie informacje na ten temat zebraliśmy w poniższym artykule.

Kto sporządza sprawozdanie finansowe?

Sprawozdanie finansowe firmy obejmuje informacje o rocznej działalności przedsiębiorstwa, tj. aktywa, inwestycje długoterminowe, rozliczenia międzyokresowe, zapasy, a także pasywa. Dokument sporządza się zawsze na koniec roku obrotowego, w dniu bilansowym. Obowiązek utworzenia rocznego bilansu finansowego spoczywa na firmach, które stosują tzw. pełną księgowość, a kwestie w tym zakresie reguluje Ustawa o rachunkowości. Od 1 października 2018 roku sprawozdania finansowe składa się wyłącznie w formie elektronicznej.

Do podmiotów, które przygotowują sprawozdania finansowe należą:

  • przedsiębiorstwa, które muszą prowadzić księgi rachunkowe z uwagi na status prawny lub osiągane przychody
  • przedsiębiorstwa, które prowadzą księgi rachunkowe dobrowolnie

Obowiązek przygotowania sprawozdania nie jest zależny od formy prowadzonej działalności gospodarczej. Istotna jest tu metoda prowadzenia ewidencji przychodów i kosztów, która funkcjonuje w firmie. W praktyce oznacza to, że do przygotowania sprawozdania finansowego może być zobowiązana spółka kapitałowa (np. spółka z o.o.), spółka osobowa (np. spółka komandytowa), a nawet jednoosobowa działalność gospodarcza wpisana do CEIDG.

Kto podpisuje e-sprawozdanie finansowe?

Sprawozdania w postaci elektronicznej podpisuje osoba reprezentująca dany podmiot, a także osoba, która odpowiedzialna jest za prowadzenie ksiąg rachunkowych (np. główny księgowy). Jeżeli przedsiębiorstwem kieruje zarząd wieloosobowy, sprawozdanie finansowe muszą podpisać wszyscy członkowie zarządu. Nie ma możliwości upoważnienia np. jednego z członków zarządu do podpisania sprawozdania finansowego podpisem elektronicznym.

W Polsce coraz popularniejsze staje się zakładanie spółek przez cudzoziemców, którzy nie dysponują numerem PESEL. W związku z tym nie mogą posługiwać się darmowym podpisem elektronicznym, które działa w oparciu o Profil Zaufany. Jedyną możliwością podpisania e-sprawozdanie finansowego jest tu użycie podpisu kwalifikowanego, który w EuroCert wydawany jest również dla osób z innym obywatelstwem niż polskie.

Jak prawidłowo podpisać e-sprawozdanie finansowe?

Każde sprawozdanie finansowe firmy musi zostać przygotowane w formie elektronicznej i może zostać podpisane takim podpisem elektronicznym jak:

  • podpis kwalifikowany (komercyjny podpis wydany dla obywateli Polski oraz wszystkich innych narodowości, który jest uznawany na terenie Unii Europejskiej)
  • podpis osobisty (podpis dostępny na e-dowodach jedynie dla polskich obywateli, wydawany od marca 2019 roku)
  • podpis zaufany (podpis, który działa w oparciu o Profil Zaufany i jest wydawany jedynie dla posiadaczy numeru PESEL)

Formatem właściwym dla sporządzenia sprawozdania finansowego jest format XML. Plik zapisany w tym formacie można otwierać, a także edytować w dowolnym edytorze tekstu. Można go również odczytać w formie wizualnej za pomocą aplikacji udostępnionej przez Ministerstwo Finansów.

Nie jest ściśle określone, jaki typ podpisu należy wybrać do złożenia podpisu pod sprawozdaniem. Jednak biorąc pod uwagę doświadczenie specjalistów EuroCert, warto stosować się do rekomendacji, które pomogą przejść przez procedurę podpisania sprawozdania finansowego tak, aby zostało ono przyjęte przez system.

Jak podpisać sprawozdanie finansowe wykorzystując aplikację SecureDoc od EuroCert?

Krok 1. Przygotuj sprawozdanie finansowe w formacie XML.

Krok 2. Otwórz aplikację SecureDoc i ustaw format podpisu: „XAdES” oraz typ podpisu „Otoczony”.

securedoc_podpisanie sprawozdania finansowego

 

Krok 3. Dodaj plik XML, który chcesz podpisać.

Krok 4. Kliknij „Podpisz”, wybierz certyfikat kwalifikowany i wprowadź PIN podpisu.

Krok 5. Prześlij podpisy plik do kolejnej osoby, która jest zobowiązana do złożenia podpisu. Plik, który zostanie utworzony po podpisaniu, będzie zawierał zarówno podpis jak i dane oraz treść pliku XML. Jeśli kolejna osoba dysponuje podpisem kwalifikowanym od EuroCert, wykonuje identyczną procedurę. Jeśli jednak dysponuje podpisem od innego dostawcy, musi wybrać format „XAdES Otoczony”. Uwaga! Nazwy formatów podpisu w innych aplikacjach mogą się od nazw dostępnych w aplikacji EuroCert.

Jak podpisać dokument, gdy jedna z osób dysponuje podpisem zaufanym, a druga podpisem kwalifikowanym?

Najważniejszą czynnością w tym przypadku jest zachowanie odpowiedniej kolejności podpisywania.  W pierwszej kolejności podpisy składają osoby, które dysponują podpisem zaufanym, a następnie osoby z podpisem kwalifikowanym. Ważne jest to dlatego, że podpis kwalifikowany, w przeciwieństwie do podpisu zaufanego, nie może umożliwiać ingerencji w strukturę pliku.

W tym przypadku całą procedurę należy przeprowadzić w następujący sposób:

Krok 1. Przygotuj sprawozdanie finansowe w formacie XML.

Krok 2. W pierwszej kolejności poproś o złożenie podpisu osobę, która dysponuje podpisem zaufanym. Następnie prześlij podpisany plik XML do kolejnej osoby, która również posiada podpis zaufany.

Krok 3. Jeśli swój podpis złożyły już wszystkie osoby z podpisem zaufanym, poproś o podpisanie pliku osobę z podpisem kwalifikowanym. Osoba, która dysponuje podpisem kwalifikowanym od EuroCert, przeprowadza procedurę podpisania sprawozdania zgodnie ze wskazówkami podanymi powyżej dla formatu XAdES – Otoczony.

Co w sytuacji, gdy oprócz sprawozdania XML należy przesłać dodatkowe pliki w formacie PDF? Jak podpisać takie pliki?

Instrukcja dla sytuacji, w której osoba dysponuje podpisem kwalifikowanym i aplikacją SecureDoc:

Krok 1. Przygotuj plik w formacie PDF.

Krok 2. Otwórz aplikację SecureDoc i ustaw format podpisu: „PAdES” oraz typ podpisu „Otoczony”.

securedoc_podpisanie sprawozdania finansowego_2

Krok 3. Dodaj plik PDF, który chcesz podpisać.

Krok 4. Kliknij „Podpisz”, wybierz certyfikat kwalifikowany i wprowadź PIN podpisu.

Krok 5. Prześlij podpisany plik do kolejnej osoby, która jest zobowiązana do złożenia podpisu. Plik, który zostanie utworzony po podpisaniu, będzie zawierał zarówno podpis jak i dane oraz treść pliku PDF. Jeśli kolejna osoba dysponuje również podpisem kwalifikowanym od EuroCert, wykonuje identyczną czynność. W sytuacji, jeśli dysponuje podpisem od innego dostawcy, musi wybrać również format „PAdES”. Uwaga! Nazwy formatów podpisu w innych aplikacjach mogą różnić się od nazw dostępnych w aplikacji EuroCert.

Instrukcja dla sytuacji, w której jedna z osób dysponuje podpisem zaufanym, a inna podpisem kwalifikowanym.

Krok 1. Przygotuj plik w formacie PDF.

Krok 2. W pierwszej kolejności poproś o podpisanie pliku osobę z podpisem zaufanym. Po złożeniu podpisu, do kolejnej osoby należy przesłać podpisany plik PDF. Czynność powtarzamy dla wszystkich osób z podpisem zaufanym.

Krok 3. Gdy podpis złożyły wszystkie osoby posiadające podpis zaufany, wyślij podpisany dokument do osoby z podpisem kwalifikowanym. Osoba posiadająca taki podpis przeprowadza procedurę podpisania zgodnie z opisem w punkcie powyżej dla formatu „PAdES”.

Najczęstsze problemy i błędy z podpisywaniem sprawozdań finansowych

Oto najczęstsze problemy, które występują podczas podpisywania sprawozdań finansowych podpisem elektronicznym:

  • Korzystanie ze złych formatów i parametrów podpisu – Problem ten jest spowodowany korzystaniem z aplikacji od różnych dostawców. W tym wypadku należy świadomie wykorzystywać odpowiedni format podpisu dla tego rodzaju dokumentów. Należy także przestrzegać zasady wykorzystywania tego samego rodzaju formatu i parametrów przez wszystkich uczestników. Jeśli nazewnictwo formatów w różnych aplikacjach jest inne, warto upewnić się u dostawcy, co dokładnie oznacza dany format. Mieszanie formatów będzie na pewno błędem i złą praktyką.
  • Brak zachowania kolejności składania podpisu – W sytuacji, gdy jedna z osób chce podpisać plik podpisem zaufanym, a druga podpisem kwalifikowanym, należy stosować zasadę: „Najpierw podpis zaufany, później podpis kwalifikowany”.
  • Brak informacji o podpisach stosowanych przez wszystkich podpisujących – Aby uniknąć problemów w tym zakresie, warto zebrać takie informacje wcześniej i następnie wysyłać plik do podpisu w odpowiedniej kolejności.
  • Podpisywanie niezależnych plików, zamiast praca na tym samym dokumencie przez wszystkie osoby – W celu prawidłowego podpisywania plików, należy dodawać podpisy do już podpisanego pliku, a nie podpisywać czyste pliki bez poprzednich podpisów. Ważne, aby pracować cały czas na jednym pliku i nie rozsyłać go jednocześnie do wszystkich osób. Niezbędne będzie tu pilnowanie kolejności podpisywania, jeśli będą używane różne rodzaje podpisów.
  • Ingerowanie w strukturę podpisanego pliku – Po złożeniu podpisu nie można wprowadzać zmian w treści sprawozdania. Ewentualne wprowadzenie zmian będzie skutkować negatywnym wynikiem weryfikacji i odrzuceniem dokumentu. Jeśli takie zmiany są niezbędne, należy to zrobić w czystym pliku bez podpisów i następnie ponowić procedurę oraz ścieżkę podpisywania.
  • Różnica pomiędzy datą umieszczoną w dokumencie, a datą faktycznego podpisania dokumentu – Należy zadbać, aby sprawozdanie finansowe zostało podpisane w tym samym dniu przez wszystkie osoby i aby nie było niespójności w dacie podpisu.

Gdzie składać sprawozdania finansowe?

E-sprawozdania można składać przez Internet, m.in. za pośrednictwem portalu eKRS. W tym celu niezbędne jest założenie konta, co wymaga użycia podpisu kwalifikowanego lub profilu zaufanego. Następnie należy dokonać zgłoszenie dokumentów finansowych w specjalnym systemie RDF. Usługa ta jest bezpłatna.

Sprawozdanie finansowe można złożyć także przez system S24, co wymaga uiszczenia opłaty sądowej oraz opłaty za ogłoszenie wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym w wysokości 140 złotych. Płatności można dokonać bezgotówkowo.

Podpis kwalifikowany dla osoby przebywającej za granicą Polski  

Członkowie zarządu zza granicy, którzy nie dysponują numerem PESEL, w Polsce nie mają dostępu do usług takich jak podpis osobisty czy profil zaufany. Oznacza to, że jedyną metodą podpisania e-sprawozdania finansowego będzie użycie podpisu kwalifikowanego.

Najbardziej optymalnym rozwiązaniem będzie tutaj zakup podpisu kwalifikowanego u polskiego certyfikowanego dostawcy usług zaufanych, np. w Centrum Certyfikacji Eurocert. W przypadku braku PESEL, e-podpis będzie wydany na podstawie zagranicznego dokumentu tożsamości lub paszportu.

Warto wiedzieć, że jeśli cudzoziemiec podejmie próbę podpisania sprawozdania podpisem od zagranicznego dostawcy, może okazać się, że urzędy w Polsce nie będą potrafiły poprawnie go zweryfikować. Wówczas istnieje ryzyko, że system do składania sprawozdań odrzuci go, określając jako niepoprawny.

Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak uzyskać podpis dla osoby przebywającej za granicą Polski lub posiadającej inne obywatelstwo, sprawdź nasz artykuł: „Jak uzyskać podpis kwalifikowany dla osoby przebywającej za granicą Polski?”