Podpis kwalifikowany jest honorowany na terenie całej Unii Europejskiej. O taki e-podpis mogą starać się nie tylko obywatele polski, ale i obcokrajowcy, którzy nie posiadają obywatelstwa polskiego. Wyrobienie podpisu w Polsce możliwe jest także w przypadku osób spoza strefy UE. Jak uzyskać podpis kwalifikowany dla cudzoziemca? Czy osoba zza granicy może wyrobić podpis elektroniczny z certyfikatem kwalifikowanym bez konieczności przyjazdu do Polski? Odpowiedzi na te pytanie znajdziesz w poniższym artykule.

Podpis kwalifikowany to wygodny e-podpis, który służy do załatwiania spraw urzędowych oraz spraw prywatnych. Chociaż jest to podpis komercyjny, jego wszechstronne zastosowanie powoduje, że cieszy się on coraz większą popularnością. Cudzoziemcy, którzy pracują lub przebywają w Polsce, mogą wyrobić e-podpis kwalifikowany u polskiego, certyfikowanego dostawcy usług zaufanych, bez względu na to, z jakiego kraju pochodzą. Przed zdecydowaniem się na taki krok, warto jednak pamiętać o kilku ważnych kwestiach, które przedstawiamy poniżej. 

Podpis kwalifikowany dla osoby zagranicznej – Wymagane dokumenty

Do wyrobienia e-podpisu niezbędny będzie dokument, którym jest dowód tożsamości lub paszport. Kwestią, na którą bezwzględnie należy zwrócić uwagę, jest kraj pochodzenia osoby zagranicznej. Obcokrajowcy z państw UE i tych, które znajdują się w strefie Schengen, mogą legitymować się dowodem osobistym lub paszportem. Z kolei od cudzoziemców z pozostałych państw będzie wymagany ważny paszport.

Należy pamiętać, że w certyfikacie kwalifikowanym są umieszczane takie dane jak: imię i nazwisko oraz numer identyfikacyjny. Tym numerem może być numer personalny, tj. PESEL, numer dowodu osobistego lub numer paszportu. Obcokrajowiec musi wskazać, jaki numer identyfikacyjny ma zostać umieszczony w certyfikacie. Wskazanie odpowiedniego identyfikatora może być istotne z punktu widzenia komunikacji z polską administracją publiczną.

Podpis kwalifikowany dla obcokrajowca bez PESEL

Jeśli osoba zagraniczna nie posiada numeru PESEL, może go wyrobić. Wystarczy, że zamelduje się w Polsce i wówczas automatycznie otrzyma numer PESEL. Jeśli cudzoziemiec nie ma możliwości zameldowania się, może złożyć stosowny wniosek w odpowiednim urzędzie, np. w urzędzie gminy, który jest właściwy miejscu zamieszkania lub miejscu pracy. Wniosek składa się osobiście lub za pośrednictwem pełnomocnika.

Obcokrajowcy, którzy dysponują już numerem PESEL, mogą przystąpić do procedury wyrobienia podpisu kwalifikowanego w Centrum Certyfikacji EuroCert. Odpowiednie zaświadczenie urzędowe należy przedstawić u certyfikowanego dostawcy usług zaufanych.

E-podpis kwalifikowany bez przyjazdu do Polski

W Centrum Certyfikacji EuroCert można wyrobić podpis kwalifikowany dla obcokrajowca bez konieczności jego przyjazdu do Polski. W takiej sytuacji możliwe jest potwierdzenie tożsamości z pomocą lokalnego notariusza z państwa, w którym aktualnie przebywa osoba zagraniczna. Jeśli cudzoziemiec dysponuje podpisem kwalifikowanym od innego, zagranicznego dostawcy usług zaufanych, EuroCert może poświadczyć tożsamość obcokrajowca zdalnie. Taką procedurę można przeprowadzić w 100% online. Prześledźmy obie ścieżki uzyskania podpisu kwalifikowanego.

Wyrobienie podpisu kwalifikowanego z pomocą notariusza

W tym wypadku osoba zagraniczna musi w pierwszej kolejności wypełnić elektroniczny wniosek dostarczony przez EuroCert. Następnie z dokumentem tożsamości (dowodem osobistym lub paszportem) oraz umową przygotowaną przez EuroCert, należy udać się do notariusza w celu poświadczenia złożenia własnoręcznego podpisu oraz poświadczenia danych osobowych. W niektórych przypadkach niezbędne będzie uzyskanie poświadczenia Apostille lub legalizacji dokumentu. Jeśli obcokrajowiec znajduje się poza terenem Unii Europejskiej, może udać się także do polskiej ambasady, aby poświadczyć podpisu na umowie. W tej sytuacji zrobi to konsul.

Jeśli notariusz przygotuje poświadczenie w innym języku niż polski lub angielski, konieczne będzie przetłumaczenie tego dokumentu. Wówczas należy dostarczyć do EuroCert tłumaczenie przysięgłe razem z oryginalnym dokumentem. EuroCert może również zlecić tłumaczenie w ramach usługi dodatkowej.

Wyrobienie podpisu kwalifikowanego za pomocą podpisu od innego dostawcy

Jeśli obcokrajowiec dysponuje podpisem kwalifikowanym od zagranicznego dostawcy, może dzięki temu uzyskać podpis kwalifikowany w Polsce. Wówczas niezbędne będzie wypełnienie elektronicznego wniosku od EuroCert. Następnie osoba zagraniczna podpisuje umowę z polskim dostawcą za pomocą aktywnego podpisu kwalifikowanego, który już posiada. Ta procedura przebiega znacznie szybciej niż procedura z udziałem notariusza.

Niezależnie od sposobu wyrobienia e-podpisu, warto pamiętać, że jeśli cudzoziemiec jest osobą bardzo zajętą lub nie zna języka polskiego czy angielskiego, w uzyskaniu podpisu kwalifikowanego może pomóc mu jego pełnomocnik.

Podpis kwalifikowany dla osoby zagranicznej – Ważne wskazówki

Oto ważne kwestie, o których warto pamiętać, wyrabiając podpis kwalifikowany dla obcokrajowca.

  • Numery identyfikacyjne właściciela – Należy zwrócić uwagę, jakie dane chcemy umieścić w e-podpisie. Może być to polski numer PESEL, numer dowodu osobistego lub numer paszportu.
  • Rejestracja firmy w Polsce, a numer identyfikacyjny w podpisie – Jeśli obcokrajowiec rejestrował działalność gospodarczą w polskim urzędzie, numer identyfikacyjny, który był wówczas używany, musi znaleźć się w podpisie kwalifikowanym.
  • Integralność danych – Dane cudzoziemca umieszczane w podpisie kwalifikowanym muszą być zgodne z danymi z dokumentu tożsamości.
  • Znaki specjalne – Należy zwrócić uwagę na znaki specjalne i litery z innych alfabetów z grupy alfabetu łacińskiego. Dane wprowadzane do podpisu kwalifikowanego są wprowadzane jedynie w formie alfabetu łacińskiego, jednak w różnych odmianach. Nie tylko w polskiej.
  • Wykorzystanie podpisu – Warto już na początku określić, czy podpis kwalifikowany będzie wykorzystywany w komunikacji z polskimi jednostkami administracji publicznej. Jeśli tak, obcokrajowiec powinien uzyskać numer PESEL, co ułatwi załatwianie spraw urzędowych.

Jak wygląda procedura wyrobienia podpisu kwalifikowanego dla obcokrajowca?

Oto, jakie kroki należy podjąć, aby wyrobić podpis kwalifikowany dla osoby zagranicznej:

Krok 1. Wypełnij wniosek o wydanie kwalifikowanego certyfikatu podpisu elektronicznego od EuroCert.

Krok 2. Udaj się z umową do notariusza lub podpisz ją kwalifikowanym podpisem elektronicznym od innego dostawcy.

Krok 3. Odeślij notarialnie poświadczoną lub elektroniczne podpisaną umowę do Eurocert.

Krok 4. Odbierz podpis elektroniczny od kuriera.

Krok 5. Zainstaluj oprogramowanie i nadaj odpowiednie kody do podpisu.

Krok 6. Załatwiaj wygodnie sprawy prywatne i urzędowe. Odnowienie podpisu kwalifikowanego będziesz mógł przeprowadzić droga online za 1, 2 lub 3 lata.