Jak zalogować i uwierzytelnić się w KSeF?

Data publikacji: 26 listopada 2025

KSeF to polski system e-faktur, z którego korzystanie wkrótce stanie się obowiązkowe dla podatników. Wystawianie tzw. faktur ustrukturyzowanych będzie od tego momentu standardem prawnym. Warto więc już teraz rozpocząć pracę z systemem, aby uniknąć problemów z logowaniem i dostępem w ostatniej chwili. Jak zalogować się do KSeF? Jak przebiega proces uwierzytelnienia i jak dostosować swój biznes do nowych zasad? Wszystkiego dowiesz się w tym artykule.

Spis treści:

Czym jest proces logowania i uwierzytelniania w KSeF?
Etapy wdrożenia KSeF krok po kroku
Jak zalogować się w KSeF?
Jak uwierzytelnić się w KSeF? – metody
Uwierzytelnianie w KSeF w formie elektronicznej – korzyści
Jak zalogować i uwierzytelnić się w KSeF – podsumowanie

Czym jest proces logowania i uwierzytelniania w KSeF?

Krajowy System e-Faktur wraz z Aplikacją Podatnika 2.0 to rozwiązanie, które służy do wystawiania, przechowywania, wysyłania i odbierania elektronicznych elektronicznych faktur w jednolitym formacie. System ten funkcjonuje w Polsce od 2022 roku, a od 2026 r. stanie się obowiązkowy dla wszystkich firm, w tym spółek prawa handlowego.

W pierwszym kroku, aby firma mogła rozpocząć pracę z KSeF musi przeprowadzić tzw. pierwsze uwierzytelnienie – czyli logowanie do systemu z potwierdzeniem tożsamości i uzyskaniem roli właściciela. Dla spółek i urzędów oznacza to wykonanie pierwszego kroku przez jedną osobę reprezentującą firmę (np. prezesa zarządu), która może uwierzytelnić się za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej albo poprzez wcześniejsze zgłoszenie ZAW-FA do urzędu skarbowego.

W przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych nie ma potrzeby składania zawiadomienia ZAW-FA, ponieważ właściciel może samodzielnie zalogować się i przeprowadzić pierwsze uwierzytelnienie w KSeF (np. przy użyciu Podpisu Zaufanego lub podpisu kwalifikowanego).

Dopiero po pomyślnym uwierzytelnieniu w roli właściciel, firmy mogą nadawać dostęp innym użytkownikom (np. pracownikom lub biurom rachunkowym), zintegrować systemy księgowe z API KSeF, wystawiać i odbierać faktury w pełni elektronicznie czy korzystać z Aplikacji Podatnika 2.0.

Obowiązek korzystania z KSeF oraz zasady działania systemu wynikają m.in. z Ustawy z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz z Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2021 r.w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.

Etapy wdrożenia KSeF krok po kroku

Oto, jak wygląda obsługa Krajowego Systemu e-Faktur krok po kroku:

Pierwsze uwierzytelnienie (rejestracja) – nabycie uprawnień do obsługi KSeF poprzez elektroniczne logowanie w Aplikacji Podatnika 2.0 lub złożenie pisemnego formularzu ZAW-FA do Urzędu Skarbowego, który przypisze uprawnienia właściciela konta w KSeF,
Logowanie i uwierzytelnienie do KSeF – logowanie wybranym narzędziem (kwalifikowana pieczęć elektroniczna, kwalifikowany podpis elektroniczny. Profilu Zaufanego, certyfikatu KSeF, tokenu KSeF) w Aplikacji Podatnika, jak i w zintegrowanym systemie księgowym.
Nadanie uprawnień do konta – nadanie uprawnień osobom z firmy lub osobom trzecim (np. biuro rachunkowe), którę będą mogły uzyskać dostęp konta firmy w Aplikacji Podatnika KSeF
Korzystanie z KSeF – wystawianie, wysyłanie i pobieranie faktur poprzez Aplikację Podatnika lub system księgowy zintegrowany z KSeF za pomocą API oraz zarządzanie uprawnieniami

Jednoosobowe działaności gospodarcze i osoby fizyczne mają automatycznie przypisaną rolę właściciela w KSeF. Spółki i urzędy muszą wskazać właściciela elektronicznie (pieczęcią kwalifikowaną) albo papierowo (formularzem ZAW-FA). Grupy VAT i jednostki samorządowe mogą korzystać z KSeF w imieniu jednostki nadrzędnej, jeśli mają odpowiednie uprawnienia.

Dostęp do systemu wynika z posiadania identyfikatora podatkowego NIP oraz uwierzytelnienia pierwszej osoby uprawnionej (np. właściciela lub reprezentanta podmiotu). Dopiero po uwierzytelnieniu możliwe jest nadanie dalszych uprawnień i przypisanie ról w KSeF.

Jak zalogować się w KSeF?

Każdy podmiot posiadający numer NIP niezależnie od tego, czy jest to osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, spółka, czy instytucja publiczna, aby rozpocząć pracę w KSEF musi o przeprowadzić tzw. pierwsze uwierzytelnienie, czyli pierwszy kontakt z systemem, który aktywuje dostęp i pozwoli nadawać dalsze uprawnienia.

Logowanie KSeF można przeprowadzić na dwa sposoby:

tradycyjnie – poprzez złożenie formularza ZAW-FA do urzędu skarbowego, w którym wskazuje się osobę uprawnioną do działania w KSeF w imieniu podmiotu,
elektronicznie – poprzez zalogowanie się na stronie https://ksef.mf.gov.pl/web/login z użyciem kwalifikowanej pieczęci elektronicznej (dla spółek i jednostek samorządowych posiadających pieczęć zawierającą NIP), kwalifikowanego podpisu elektronicznego (dla osób fizycznych posiadających odpowiednie uprawnienia), Profilu Zaufanego (dla osób fizycznych).

Po pomyślnym uwierzytelnieniu można korzystać z systemu — zarówno przez Aplikację Podatnika 2.0, jak i poprzez systemy zintegrowane z API KSeF.

Sposób rejestracji KSeF zależy od tego, czy reprezentujemy jednoosobową działalność gospodarczą, jednostkę samorządu terytorialną czy spółkę prawa handlowego. Logowanie do KSeF drogą online wymaga jednak posiadania odpowiedniego narzędzia.

Token KSeF może zostać wygenerowany dopiero przez osobę posiadającą uprawnienia w systemie (np. właściciela lub administratora) i służy do automatyzacji logowania w zintegrowanych systemach księgowych. Nie zastępuje on jednak pierwszego uwierzytelnienia w KSeF. Od 2026 r. zalecaną metodą uwierzytelnienia i integracji z API będą również certyfikaty KSeF

Logowanie do KSeF w sposób elektroniczny

W przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych, kwalifikowany podpis elektroniczny lub Profil Zaufany są wystarczającymi narzędziami do pierwszego uwierzytelnienia się w systemie KSeF. Po wejściu na stronę https://ksef.mf.gov.pl/web/login, użytkownik podaje NIP firmy, wybiera odpowiednie środowisko (produkcyjne, testowe) i sposób logowania.

Najczęściej wybieranymi metodami są:

Profil Zaufany – szybki i bezpłatny sposób dla osób fizycznych,
kwalifikowany podpis elektroniczny – podpis osoby fizycznej zawierający PESEL lub NIP,
kwalifikowana pieczęć elektroniczna – używana przez organizacje, jednostki samorządowe, spółki, zawierająca NIP podmiotu.

Wybrana metoda musi odpowiadać formie działalności i posiadanym uprawnieniom. System KSeF rozpoznaje dane zawarte w certyfikacie lub profilu użytkownika i przypisuje dostęp do odpowiedniego konta.

W przypadku podmiotów zbiorowych (np. spółek lub jednostek publicznych), jeśli nie używa się pieczęci elektronicznej, konieczne może być wcześniejsze złożenie ZAW-FA w urzędzie skarbowym, aby powiązać osobę fizyczną z firmą w systemie.

Logowanie KSeF poprzez zawiadomienie ZAW-FA

W przypadku osób prawnych, czyli spółek, elektroniczna rejestracja KSeF możliwa jest jedynie wtedy, gdy osoba reprezentująca dysponuje pieczęcią kwalifikowaną z danymi spółki. Jeśli jednak nie posiada e-pieczęci, musi złożyć papierowy formularz ZAW-FA do urzędu skarbowego, w którym wskaże osobę delegowaną do obsługi KSeF (np. członka zarządu, księgowego).

Samo zgłoszenie ZAW-FA nie jest jednak wystarczające do prowadzenia codziennych działań w systemie KSeF. Pomimo zgłoszenia, osoba wskazana w formularzu będzie musiała logować się do aplikacji, wykorzystując kwalifikowany podpis elektroniczny lub Profil Zaufany z własnymi danymi. Jeśli zatem, jako przedstawiciele spółki, chcemy usprawnić procesy biznesowe już na starcie, warto abyśmy posługiwali e-pieczęcią we wszystkich czynnościach związanych z KSeF.

Rejestracja do Krajowego Systemu e-Faktur z użyciem kwalifikowanej pieczęci elektronicznej znacznie ułatwia proces zarządzania i nadawania uprawnień w firmie. Narzędzie posiada znacznie więcej możliwości w porównaniu do kwalifikowanego podpisu elektronicznego, co oczywiście nie wyklucza użycia e-podpisu. Pieczęć to znaczne ułatwienie szczególnie dla osób zagranicznych (np. członków zarządu spoza Polski), którzy nie posiadają numeru PESEL i nie mogą uwierzytelniać się Profilem Zaufanym.

Jak uwierzytelnić się w KSeF? – metody

Uwierzytelnienie w systemie KSeF to proces, który umożliwia dostęp do funkcji systemu – zarówno w Aplikacji Podatnika, jak i przez zintegrowane systemy księgowe. Dzięki niemu można m.in. wystawiać i odbierać faktury ustrukturyzowane, a także nadawać i odbierać uprawnienia do konta.

Więcej informacji o uprawnieniach KSeF znajdziesz w naszym artykule: Jak nadawać i zarządzać uprawnieniami w KSeF?

Metody uwierzytelnienia w KSeF polegają na użyciu jednego z poniższych narzędzi lub mechanizmów dostępu:

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna – certyfikat przypisany do podmiotu (np. spółki, JST, grupy VAT), a nie do osoby fizycznej. Zawiera dane identyfikujące podmiot, w szczególności NIP. Pozwala uwierzytelnić spółkę bez wskazywania konkretnej osoby i bez składania ZAW-FA.
Kwalifikowany podpis elektroniczny – certyfikat przypisany do konkretnej osoby fizycznej (np. członka zarządu, głównej księgowej). Zawiera jej dane identyfikacyjne, w tym PESEL lub NIP, co umożliwia jednoznaczną identyfikację użytkownika w KSeF. Taka osoba może działać w imieniu spółki, o ile została do tego uprawniona (np. zgłoszona w ZAW-FA lub otrzymała uprawnienie w KSeF).
Profil Zaufany (login.gov.pl) – bezpłatny środek identyfikacji elektronicznej dostępny wyłącznie dla osób posiadających numer PESEL. Może być użyty jako metoda uwierzytelnienia osoby fizycznej przy dostępie do KSeF przez Aplikację Podatnika. Nie jest dostępny dla członków zarządu bez PESEL.
Certyfikat KSeF – certyfikat wydawany w module Certyfikatów i Uprawnień (KSeF 2.0). Przeznaczony do integracji systemowej i automatycznego podpisywania żądań w API KSeF (np. przez system finansowo-księgowy, ERP). Jest docelową, zalecaną metodą uwierzytelnienia przy automatycznej komunikacji system–KSeF, zwłaszcza dla spółek, JST i grup VAT.
Token KSeF – techniczny klucz dostępu generowany dopiero po pierwszym skutecznym uwierzytelnieniu podmiotu w KSeF. Token przypisuje się do konkretnego zakresu uprawnień (np. samo pobieranie faktur zakupowych albo samo wystawianie faktur sprzedażowych) i wykorzystuje w integracjach z oprogramowaniem księgowym/ERP. Token nie służy do pierwszego logowania i nie zastępuje uwierzytelnienia pieczęcią / podpisem / Profilem Zaufanym / certyfikatem KSeF.

W systemie mogą uwierzytelniać się nie tylko właściciele firm, ale również osoby przez nich upoważnione — np. pracownicy, księgowi czy biura rachunkowe. Warunkiem jest wcześniejsze nadanie im odpowiednich uprawnień.

Dobrze dobrana metoda uwierzytelniania zależy również od tego, czy firma korzysta z Aplikacji Podatnika, czy z własnego oprogramowania zintegrowanego z KSeF (za pomocą API).

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna to certyfikat przypisany do podmiotu (np. spółki, JST, grupy VAT), a nie do osoby. Zawiera dane firmy, w tym NIP, i nie wymaga wskazywania konkretnego użytkownika. W KSeF służy do pierwszego uwierzytelnienia podmiotu, logowania oraz podpisywania żądań w integracjach API. Pieczęć może mieć też formę chmurową, dzięki czemu można zintegrować ją z systemem księgowym i automatycznie wystawiać faktury bez fizycznego tokena USB. To zalecana metoda dla spółek z wieloosobowym lub zagranicznym zarządem – nie wymaga PESEL ani ZAW-FA.

Kwalifikowany podpis elektroniczny

Certyfikat przypisany do osoby fizycznej, zawierający imię, nazwisko i PESEL lub NIP. Pozwala zalogować się do KSeF i działać w imieniu firmy, jeśli użytkownik ma nadane uprawnienie (np. przez ZAW-FA).
Może być wykorzystywany zarówno w Aplikacji Podatnika, jak i w systemach zintegrowanych z KSeF.

Dzięki kwalifikowanemu podpisowi wiele procesów biznesowych można zrealizować w pełni cyfrowo, bez konieczności drukowania dokumentów.

Profil Zaufany

Jedną z metod uwierzytelnienia w KSeF jest Profil Zaufany – bezpłatne narzędzie umożliwiające potwierdzanie tożsamości w kontaktach z administracją publiczną, w tym z systemem KSeF. Profil Zaufany może być wykorzystywany do zalogowania się do Aplikacji Podatnika oraz do podpisywania żądań uwierzytelniających w formacie XAdES.

Narzędzie to przeznaczone jest wyłącznie dla osób fizycznych posiadających numer PESEL, co oznacza, że osoby bez PESEL — np. obcokrajowcy bez nadanego numeru — nie będą mogły skorzystać z tej metody uwierzytelnienia i muszą skorzystać z innych form uwierzytelnienia.

Profil Zaufany jest szczególnie przydatny dla właścicieli jednoosobowych działalności gospodarczych, którzy chcą rozpocząć korzystanie z KSeF bez konieczności inwestowania w certyfikaty kwalifikowane.

Certyfikat KSeF

Nowy mechanizm KSeF 2.0, służący do bezpiecznej integracji systemów księgowych i ERP z API KSeF. Wydawany w module Certyfikatów i Uprawnień (MCU) i umożliwia automatyczne podpisywanie i wysyłanie faktur w imieniu podmiotu. To docelowa metoda uwierzytelniania systemowego, rekomendowana przez Ministerstwo Finansów.

Token KSeF

Techniczny klucz dostępu generowany po pierwszym uwierzytelnieniu podmiotu, który Służy do automatycznej komunikacji z API KSeF (np. w systemach FK/ERP) w zakresie określonych uprawnień. W praktyce nie zastępuje pieczęci, podpisu ani certyfikatu KSeF.

Uwierzytelnianie w KSeF w formie elektronicznej – korzyści

Podczas pracy z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) istotną rolę odgrywają kwalifikowane usługi zaufania, takie jak kwalifikowany podpis elektroniczny czy kwalifikowana pieczęć elektroniczna. Można je nabyć u certyfikowanych dostawców – np. EuroCert – w dowolnym momencie, bez konieczności udziału urzędów skarbowych.

Oto kluczowe korzyści wynikające z ich stosowania w obsłudze KSeF:

Umożliwiają szybkie, zdalne pierwsze uwierzytelnienie podmiotu – bez potrzeby składania zawiadomienia ZAW-FA w urzędzie,
Przyspieszają dostęp do konta KSeF dla nowych użytkowników i firm,
Pozwalają na automatyzację operacji z wykorzystaniem API – np. masowe podpisywanie i wysyłanie faktur przez system księgowy.
Przyspieszają zdalną rejestrację w systemie KSeF,
Ułatwiają obsługę systemu osobom bez polskiego numeru PESEL (np. członkom zarządu spółek z zagranicy), dzięki możliwości wykorzystania kwalifikowanego pieczęci elektronicznej organizacji,
Zapewniają autentyczność i integralność dokumentów nawet w przypadku pracy w trybie offline lub awarii systemu KSeF,
Gwarantują wysoki poziom bezpieczeństwa i zgodność z europejskimi regulacjami eIDAS.

Wybór kwalifikowanych metod uwierzytelniania to nie tylko spełnienie wymogów technicznych systemu, ale również istotny krok w kierunku pełnej cyfryzacji procesów podatkowych w firmie.