Na czym polega rejestracja produktu w bazie EPREL i kogo dotyczy ten obowiązek? Dowiedz się, jak przebiega proces rejestracji nowych produktów podlegających etykietowaniu energetycznemu do bazy EPREL i jak zdobyć unikalny numer EPREL, bez którego nie wolno wprowadzać produktów na rynek UE. W którym momencie potrzebujesz do tego kwalifikowanej pieczęci elektronicznej i jakie produkty podlegają wpisowi do tego rejestru?
Kto musi rejestrować produkty w bazie EPREL?
Podmioty prawne oraz osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą i produkujące lub pośredniczące w sprzedaży urządzeń elektronicznych podlegających etykietowaniu mają obowiązek rejestrowania tych produktów w bazie EPREL (ang. European Product Registry for Energy Labelling). Obejmuje to przedsiębiorców z Unii Europejskiej oraz z siedzibami w Europejskim Obszarze Gospodarczym lub Irlandii Północnej, a także firmy wytwarzające lub importujące produkty spoza UE.
Baza EPREL to rejestr obowiązujący od 1 stycznia 2019 roku na podstawie Rozporządzenia Komisji Unii Europejskiej nr 1369/2017 r. Wpisów dokonują głównie:
- producenci,
- dystrybutorzy,
- importerzy,
- upoważnieni przedstawiciele tych firm.
Obowiązek rejestracji obejmuje szereg urządzeń wskazanych we wspomnianym Rozporządzeniu oraz jego załącznikach. Są to m.in.:
- telewizory,
- oświetlenie (w tym żarówki i lampy),
- pralki,
- suszarki (w tym pralkosuszarki i suszarki do ubrań),
- zmywarki,
- chłodziarki do użytku domowego/hotelowego,
- piekarniki,
- okapy,
- klimatyzatory,
- systemy wentylacyjne,
- grzejniki,
- kotły na paliwo stałe i ich zestawy,
- zbiorniki na gorącą wodę,
- zestawy podgrzewaczy z panelami słonecznymi,
- chłodziarki do zastosowań komercyjnych,
- profesjonalne chłodnie,
- opony.
Jak zarejestrować produkt w bazie EPREL – krok po kroku
Poniżej podstawowa instrukcja, jak krok po kroku zarejestrować produkt w bazie EPREL. Dzięki temu cały proces będzie dla Ciebie jeszcze łatwiejszy.
1. Utworzenie konta w systemie EU Login (ECAS)
Pierwszym krokiem jest utworzenie konta w systemie EU Login (ECAS) oraz dodanie minimum jednej metody potwierdzania logowania do systemu, np. odcisku palca lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
2. Rejestracja firmy w bazie EPREL
Za pośrednictwem strony EPREL Product Registration należy uzupełnić profil firmy, podając szczegółowe dane rejestrowe oraz wskazując obszar prowadzenia działalności gospodarczej. Następnie generuje się deklarację, którą podpisuje się kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną i wysyła do portalu.
Ten artykuł może Cię zainteresować:
3. Dodanie osób upoważnionych do obsługi bazy
W systemie EPREL dodaje się użytkowników upoważnionych z ramienia firmy do obsługi rejestru, w tym: administratora, użytkowników operacyjnych oraz osoby zatwierdzające dane produktu. Każda z tych osób musi mieć przypisany adres EU Login oraz jasno określoną rolę i uprawnienia.
4. Wprowadzenie danych produktu do bazy EPREL
Produkty do bazy EPREL można wprowadzać ręcznie, metodą M2M pozwalającą na automatyczne przesyłanie danych z systemu informatycznego lub importując je z pliku XML. Metoda wprowadzania danych zależy od realnych potrzeb przedsiębiorstwa i skali dostarczania na rynek nowych produktów.
- Dodawanie ręczne produktów do bazy polegające na wpisywaniu informacji dla pojedynczego produktu w ramach pełnego procesu. Sprawdza się w przypadku małej skali prowadzonej działalności gospodarczej i wprowadzania na rynek do 20 nowych produktów rocznie.
- Wprowadzanie danych produktów w postaci pliku XML to metoda półautomatyczna. Polega na wcześniejszym przygotowaniu pliku XML zgodnego ze schematem XSD dla danej grupy produktów, który pobiera się z portal EPREL. Wszystkie załączniki, w tym instrukcje i raporty techniczne PDF, powinny być powiązane z odpowiednimi polami w pliku XML. W ten sposób w zaledwie kilka minut można zarejestrować kilkanaście lub kilkadziesiąt produktów.
- Wprowadzenie danych produktu w systemie M2M to zaawansowana metoda, która polega na połączeniu Twojej bazy danych (np. systemu PIM lub ERP) z bazą EPREL po API. Aby ta metoda była skuteczna, należy posiadać kwalifikowaną pieczęć elektroniczną służącą do automatycznego uwierzytelniania każdego zapytania wysyłanego przez Twój serwer. Metoda M2M rekomendowana jest w przedsiębiorstwach, które rocznie wprowadzają na rynek 100 lub więcej produktów.
W standardowym procesie należy przejść do funkcji „Product Registration”, a następnie uzupełnić pola z danymi dotyczącymi produktu, w tym:
- kategoria produktu (np. lodówka, pralka, klimatyzator),
- marka i model,
- identyfikator produktu (model/SKU/kod producenta),
- parametry techniczne: zużycie energii, klasa energetyczna, pojemność/wydajność, emisje.
Ponadto przy każdym produkcie załącza się dokumentację techniczną w plikach PDF. Należy zwrócić uwagę na to, aby wszystkie wpisywane w systemie dane były zgodne z deklaracją producenta oraz wynikami otrzymanymi w testach laboratoryjnych. Zabronione jest wpisywanie fałszywych danych technicznych produktów, ponieważ za poświadczenie nieprawdy grozi odpowiedzialność karna. Wybrane dane techniczne dostępne są publicznie, a szczegółowa dokumentacja techniczna, np. raporty z badań, przeznaczona jest wyłącznie dla organów nadzoru rynku.
WAŻNE: Po dodaniu produktu do bazy EPREL masz obowiązek przechowywania dokumentacji technicznej przez 15 lat.
Ten artykuł może Cię zainteresować:
- Kwalifikowana pieczęć elektroniczna do bazy EPREL
- Ile kosztuje kwalifikowana pieczęć elektroniczna w 2026 roku?
5. Rejestracja i generowanie numeru EPREL
Po wprowadzeniu danych produktu w bazie EPREL należy podpisać wniosek przy użyciu kwalifikowanej pieczęci elektronicznej lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego zgodnych z rozporządzeniem eIDAS. Zaleca się korzystanie z kwalifikowanej e-pieczęci, która jednoznacznie identyfikuje podmiot prawny i ułatwia automatyzację oraz cały proces rejestracji nowego produktu w rejestrze EPREL.
Po podpisaniu wniosku rejestracyjnego system waliduje poprawność danych we wpisie. Po pozytywnej weryfikacji produkt zostaje zapisany w rejestrze i generowany jest dla niego unikalny numer EPREL. Numer ten służy do identyfikacji produktu w rejestrze oraz jest wymagany na etykiecie energetycznej. Konsumenci po jego wpisaniu w wyszukiwarkę online mogą odnaleźć wpis w bazie oraz inne niezbędne informacje dotyczące sprzętu.
WAŻNE: Rejestracja produktu w bazie EPREL wymagana jest przed jego wprowadzeniem na rynek Unii Europejskiej. W przypadku jakichkolwiek zmian w produkcie, dostawca ma obowiązek aktualizacji danych w bazie i potwierdzenia zmian kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną.
6. Generowanie etykiety energetycznej
Po poprawnym wprowadzeniu danych, system EPREL wygeneruje etykietę energetyczną w nowej skali A-G, a także kartę informacyjną produktu oraz kod QR, który należy umieszczać na etykiecie, co jest zgodne z przepisami obowiązującymi na terenie Unii Europejskiej.
Jak zarejestrować produkt w bazie EPREL? – podsumowanie
Rejestracja produktów w bazie EPREL to obowiązek spoczywający na każdym producencie, importerze czy dystrybutorze, którzy wprowadzają na rynek europejskich urządzenia objęte etykietowaniem energetycznym. Proces nie jest złożony, jednak należy przestrzegać jasnych wytycznych i warto skorzystać z naszej instrukcji. Za brak rejestracji produktu grożą poważne konsekwencje, w tym: nakaz wycofania produktu z obrotu, kara finansowa czy zakaz wprowadzania produktu przez określony czas. Przy rejestracji produktów w EPREL należy posiadać kwalifikowaną pieczęć elektroniczną wydaną przez kwalifikowanego dostawcę usług zaufania, np. EuroCert.
