Krajowy System e-Faktur (KSeF) wkrótce stanie się obowiązkowym narzędziem dla wszystkich przedsiębiorców, w tym spółek prawa handlowego w Polsce. Rejestracja w KSeF 2.0 to pierwszy krok, zanim użytkownik będzie mógł wystawiać, odbierać i przechowywać faktury w sposób zgodny z wytycznymi Ministerstwa Finansów. W tym artykule wyjaśniamy, jak przebiega rejestracja spółki w KSeF oraz jakie rozwiązania wybrać w kontekście samej spółki.
Czym jest Krajowy System e-Faktur (KSeF) dla spółki?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma, której celem jest uproszczenie i ujednolicenie obiegu faktur między przedsiębiorcami. System umożliwia wystawianie tzw. faktur ustrukturyzowanych, czyli dokumentów w formacie XML, które są automatycznie przesyłane elektronicznie i archiwizowane w centralnej bazie Ministerstwa Finansów.
Dzięki KSeF wszystkie faktury sprzedażowe i zakupowe są przechowywane w jednym, bezpiecznym środowiska, do którego dostęp mają zarówno przedsiębiorcy, jak i organy skarbowe. W efekcie zniknie konieczność przechowywania papierowych dokumentów, a procesy księgowe staną się szybsze i bardziej przejrzyste.
Dla spółek oznacza to realną zmianę w sposobie prowadzenia księgowości. Faktury wystawione w KSeF są uznawane za dostarczone w momencie ich przesłania do systemu, co eliminuje spory dotyczące daty doręczenia. Ułatwia to kontrolę nad rozliczeniami i przyspiesza procesy audytowe.
Zgodnie z planami Ministerstwa Finansów, obowiązkowe korzystanie z KSeF zostanie wprowadzone w 2026 roku, a obecnie przedsiębiorcy mogą już testować system w środowisku przedprodukcyjnym. Warto więc przygotować spółkę do pracy w KSeF z odpowiednim wyprzedzeniem – zwłaszcza że proces rejestracji i nadawania uprawnień wymaga kilku technicznych kroków.
Rejestracja spółki w KSeF 2.0 krok po kroku
Rejestracja w KSeF to proces, w którym każda zarejestrowana spółka w Polsce zobowiązana jest do przeprowadzenia tzw. pierwszego uwierzytelnienia, które potwierdza tożsamość spółki w systemie KSeF umożliwiając przeprowadzanie kolejnych operacji w KSeF.
Pierwszym etapem rejestracji spółki w KSeF jest wybór metody. Spółka może uwierzytelnić się w KSeF 2.0 za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej lub rejestracji poprzez złożenie zawiadomienia ZAW-FA w urzędzie skarbowym.
Sprawdź ofertę pieczęci kwalifikowanych
Rejestracja za pomocą pieczęci kwalifikowanej
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna to rodzaj podpisu elektronicznego, który przypisany do organizacji, firmy, instytucji (a nie osoby fizycznej). Jest to rozwiązanie najczęściej wybierane przez spółki z wieloosobowym zarządem, dzięki której można przeprowadzić rejestrację całkowicie online, bez kontaktu z urzędem skarbowym.
Proces wygląda następująco:
- Wejście na stronę Aplikacji Podatnika KSeF.
- Wprowadzenie NIP spółki i pobranie pliku żądania XML.
- Podpisanie pliku kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną (w formacie XAdES).
- Odesłanie podpisanego pliku do systemu.
W przypadku pieczęci kwalifikowanej weryfikacja odbywa się automatycznie, a spółka natychmiast uzyskuje możliwość dalszego nadawania uprawnień w KSeF 2.0, bez oczekiwania na decyzję Urzędu Skarbowego.
Dla dużych i zagranicznych firm najlepszym rozwiązaniem jest pieczęć kwalifikowana z NIP, ponieważ umożliwia ona dostęp wielu upoważnionym osobom. Warto zaznaczyć, że dostęp uzyskiwany jest bez potrzeby podawania wrażliwych danych z PESEL co przy rozszerzonych i zmiennych strukturach organizacji stanowi elastyczne rozwiązanie względem klasycznej rejestracji za pomocą ZAW-FA.
Chcesz uzyskać więcej informacji o kwalifikowanej pieczęci elektronicznej w KSeF?
Zostaw dane kontaktowe i porozmawiaj z nami o Krajowym Rejestrze e-Faktur.
Rejestracja poprzez złożenie zawiadomienia ZAW-FA
Alternatywnie, dostęp do KSeF można uzyskać, składając zawiadomienie ZAW-FA do Urzędu Skarbowego. W tym dokumencie spółka wskazuje osobę fizyczną, która ma pełnić funkcję właściciela konta w KSeF. W zależności od urzędu formularz można złożyć papierowo lub elektronicznie.
Wniosek jest weryfikowany przez urząd, który po potwierdzeniu prawidłowości danych aktywuje dostęp wskazanej osobie. To rozwiązanie stosowane głównie w małych spółkach, które nie posiadają pieczęci kwalifikowanej.
Drugim etapem jest zalogowanie się i rozpoczęcie działań. W ramach wcześniej wybranej metody użytkownik z rolą właściciel loguje się do Aplikacji Podatnika KSeF, gdzie może:
- zarządzać danymi firmy,
- nadawać i odbierać uprawnienia kolejnym użytkownikom,
- generować tokeny KSeF lub certyfikaty KSeF do integracji z oprogramowaniem księgowym.
Dzięki temu spółka uzyskuje pełną kontrolę nad tym, kto może wystawiać, odbierać i przeglądać faktury ustrukturyzowane spółki.
Zgodnie z informacjami podawanymi przez Ministerstwo Finansów dostęp do zarządzania kontem w KSeF 2.0 będzie również dostępne z perspektywy panelu e-mikrofirma.
Nadawanie uprawnień dla spółek w KSeF 2.0
Po rejestracji kolejnym krokiem jest skonfigurowanie dostępu dla osób i podmiotów współpracujących ze spółką. W KSeF funkcjonuje hierarchiczny system uprawnień – właściciel może dodawać użytkowników i określać ich role.
W Aplikacji Podatnika właściciel wybiera opcję „Nadaj uprawnienie” i wskazuje:
- dane osoby (imię, nazwisko, PESEL),
- zakres uprawnień (np. wystawianie faktur, odbiór, podgląd, administracja).
Ze względu nieopublikowaną jeszcze wersję Aplikacji Podatnika 2.0 informacje końcowe lub nazewnictwo mogą się różnić względem podawanych w artykule.
W przypadku biur rachunkowych nadaje się uprawnienie podmiotowi na podstawie numeru NIP. Wówczas całe biuro może działać w imieniu spółki w ramach własnego konta w KSeF.
Tokeny i ich rola w KSeF
Współczesne systemy księgowe coraz częściej komunikują się z KSeF automatycznie, dlatego potrzebne jest bezpieczne narzędzie uwierzytelniające – token KSeF. Token to unikalny ciąg znaków generowany w Aplikacji Podatnika, który pozwala systemowi księgowemu wystawiać i odbierać faktury w imieniu spółki bez logowania użytkownika.
Każdy token przypisuje się do określonej roli, np. „Wystawianie faktur” lub „Pobieranie faktur”. Dzięki temu spółka może precyzyjnie kontrolować, jaki system ma dostęp do jakich danych. Tokeny można w dowolnym momencie unieważnić i wygenerować ponownie, co zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa.
Warto pamiętać, że tokeny są rozwiązaniem przejściowym – zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów, po 2026 roku zostaną one zastąpione przez certyfikaty KSeF, które zapewnią jeszcze wyższy poziom ochrony danych i obsługę trybu offline.
Przykłady nadawania uprawnień
- Prezes spółki z o.o. – ma pełne uprawnienia właściciela i administruje dostępami innych osób.
- Główna księgowa – posiada rolę wystawiania i odbierania faktur.
- Biuro rachunkowe – działa w imieniu spółki, korzystając z tokena lub certyfikatu.
- Pracownik działu finansowego – ma jedynie dostęp do podglądu faktur.
KSeF 2.0 dla podmiotów zagranicznych
Podmioty zagraniczne prowadzące działalność w Polsce lub zarejestrowane jako podatnicy VAT również podlegają obowiązkowi korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). W praktyce oznacza to, że także spółki z zagranicznym zarządem lub kapitałem muszą przejść proces uwierzytelnienia i nadania uprawnień w KSeF 2.0.
Głównym wyzwaniem dla takich podmiotów jest brak numeru PESEL u osób reprezentujących spółkę.
W spółkach, w których zarząd jest zagraniczny albo rozproszony, za rozwiązanie bardziej stabilne uznaje się kwalifikowaną pieczęć elektroniczną z NIP. Pieczęć jest narzędziem przypisanym do podmiotu (spółki), a nie do osoby fizycznej. To daje kilka efektów praktycznych:
- można przeprowadzić tzw. uwierzytelnienie inicjalne spółki w KSeF całkowicie online, bez składania papierowego ZAW-FA w urzędzie skarbowym,
- dostęp do KSeF może mieć więcej niż jedna osoba upoważniona przez spółkę do korzystania z pieczęci,
- logowanie nie wymaga numeru PESEL konkretnego członka zarządu.
W konsekwencji pieczęć kwalifikowana jest rekomendowana w szczególności dla spółek z udziałem kapitału zagranicznego, spółek z wieloosobową reprezentacją oraz spółek, w których osoby decyzyjne nie mają polskiego PESEL. To rozwiązanie upraszcza rejestrację w KSeF, ułatwia późniejsze zarządzanie uprawnieniami i ogranicza konieczność ciągłego zgłaszania zmian po każdej aktualizacji podpisów kwalifikowanych poszczególnych osób.
Jak zarejestrować spółkę w KSeF 2.0 krok po kroku? – podsumowanie
Wdrożenie KSeF to krok w stronę pełnej cyfryzacji procesów finansowych w Polsce. Choć na początku może wydawać się skomplikowane, odpowiednie przygotowanie pozwoli uniknąć problemów po wejściu w życie obowiązku.
Każda spółka powinna:
- Wyznaczyć osobę lub podmiot odpowiedzialny za dostęp do KSeF.
- Przeprowadzić uwierzytelnienie inicjalne – pieczęcią kwalifikowaną lub poprzez zawiadomienie ZAW-FA.
- Nadać uprawnienia użytkownikom – księgowym, biurom rachunkowym, pracownikom.
- Zintegrować system księgowy z KSeF – wykorzystując token lub certyfikat.
- Zadbać o bezpieczeństwo danych i aktualność uprawnień.
Krajowy System e-Faktur to nie tylko obowiązek, ale i szansa na usprawnienie zarządzania dokumentami w firmie. Spółki, które rozpoczną przygotowania już teraz, zyskają przewagę – ich procesy księgowe staną się szybsze, bardziej zautomatyzowane i zgodne z najnowszymi wymogami prawa.
