Każdy przedsiębiorca, który zatrudnia pracowników w oparciu o umowę o pracę, musi prowadzić ich teczki osobowe. Przepisy polskiego prawa pozwalają już na prowadzenie takich teczek całkowicie w formie elektronicznej. Tak zwana e-teczka sukcesywnie wypiera papierowe akta osobowe i staje się coraz popularniejsza w nowoczesnych, dynamicznie rozwijających się organizacjach. Czym jest e-teczka i na czym polega jej działanie? Dlaczego cyfrowa dokumentacja pracownicza musi być podpisywana kwalifikowanym podpisem elektronicznym? Odpowiedzi na te i inne pytania znajdziesz w poniższym artykule.
E-teczka – co to jest i na czym polega?
E-teczka (inaczej elektroniczne akta osobowe), to zbiór dokumentów pracowniczych, które mają formę cyfrową. W przeciwieństwie do papierowych akt osób zatrudnionych, rozwiązanie to pozwala usprawnić procesy HR w firmie, oferując możliwość korzystania z istotnych plików z każdego miejsca, w którym zapewniony jest dostęp do Internetu.
Korzystanie z e-teczki pracowniczej polega przede wszystkim na przygotowaniu e-dokumentacji zatrudnionego, która może obejmować pliki elektroniczne lub skany powstałych wcześniej dokumentów tradycyjnych, np. umów o pracę, orzeczeń lekarskich, itp. Następnie pliki te umieszcza się w systemie informatycznym, który umożliwia modyfikowanie e-teczek online, bez konieczności korzystania z analogowego archiwum. Aby jednak zawartość cyfrowych akt osobowych była przechowywana zgodnie z przepisami prawa, wymagane jest podpisanie plików kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub opieczętowane pieczęcią elektroniczną.
E-teczka – przepisy i ustawa
Zgodnie z polskimi regulacjami prawnymi, e-teczki pracownicze mogą być prowadzone całkowicie w formie elektronicznej od 2019 roku. Pozwoliło na to Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (z późniejszymi zmianami). Ten akt prawny określa również konkretne wymagania co do sposobu prowadzenia elektronicznych akt osobowych.
E-teczka w postaci systemu informatycznego (np. aplikacji chmurowej) musi m.in.:
- być zabezpieczona przed nieuprawnionym dostępem, utratą czy uszkodzeniem,
- zapewniać integralność dokumentacji i metadanych,
- zapewniać stały dostęp do dokumentacji osobom upoważnionym (np. pracownikom kard),
- umożliwiać identyfikację osób, które mają dostęp do e-dokumentacji,
- umożliwiać rejestrowanie dokonywanych zmian w dokumentach elektronicznych i metadanych,
- umożliwiać wyszukiwanie dokumentacji po metadanych,
- pozwalać na eksport dokumentów do konkretnych typów plików, np. PDF,
- umożliwiać wydruk elektronicznych akt osobowych.
Co istotne, wdrożenia e-teczek pracowniczych wymaga posługiwania się kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną. Te cyfrowe narzędzia mogą w łatwy sposób zapewnić integralność plików umieszczonych w e-teczce. E-podpis może dodatkowo zidentyfikować tożsamość jego właściciela – w tym przypadku osobę, która podpisała dokument elektroniczny odwzorowany z oryginału. Przedsiębiorcy, którzy planują posługiwać się elektronicznymi aktami osobowymi, będą zatem potrzebować wspomnianych usług zaufania już w momencie digitalizacji dokumentów papierowych.
Komplet elektronicznych dokumentów dla jednego pracownika, zapisany na danym nośniku, nie jest jeszcze e-teczką. Do tego celu niezbędny jest specjalny system informatyczny, który zabezpiecza pliki i usprawnia procesy kadrowe.
E-teczka – zastosowanie
Głównym zastosowaniem e-teczki pracowniczej jest przechowywanie, organizowanie i udostępnianie online elektronicznych akt osobowych oraz innych dokumentów dotyczących zatrudnienia. Takie rozwiązanie sprawdza się w firmach, które chcą, aby wszelkie pliki dotyczące osób zatrudnionych były przechowywane w nowoczesnym, bezpiecznym i niezależnym archiwum cyfrowym. Korzystania z e-teczki wspiera cyfryzację firmowej dokumentacji i umożliwia rezygnację z akt osobowych w formie papierowej.
E-teczki znajdują swoje zastosowanie praktycznie w każdej branży, czyli wszędzie tam, gdzie zatrudniani są pracownicy. Korzyści z ich funkcjonalności dostrzegają w szczególności firmy, które chcą zmniejszać koszty administracyjne oraz organizacje rozproszone, zatrudniające wielu pracowników zdalnych.
Ten artykuł może cię zainteresować:
Chcesz wdrożyć e-teczki z elektronicznym podpisem lub pieczęcią kwalifikowaną?
Zostaw dane kontaktowe i porozmawiaj z nami o naszych rozwiązaniach dedykowanych.
E-teczka – korzyści
Stosowanie e-teczek pracowniczych w firmie niesie ze sobą wiele korzyści dla organizacji. Do najważniejszych z nich należą:
- przyspieszenie procesów kadrowo-płacowych,
- zgodność z przepisami prawa krajowego,
- bezpieczeństwo informacji,
- zdalny dostęp dla upoważnionych osób,
- wsparcie strategii paperless.
Przyspieszenie procesów kadrowo-płacowych
Korzystanie z e-teczek ułatwia wyszukiwanie informacji o konkretnym pracowniku. Pracownik działu HR nie musi już opuszczać stanowiska pracy, aby odszukać papierowe dokumenty w fizycznym archiwum. Inteligentne funkcje sortowania i wyszukiwanie plików, oparte często o rozwiązania AI, pozwalają na realizację wielu zadań kadrowych łatwiej i szybciej.
Zgodność z przepisami prawa krajowego
E-teczki pracownicze, dostępne na rynku polskim, uwzględniają wytyczne przedstawione w krajowych aktach prawnych. Umożliwiają integrację z usługami zaufania, tj. kwalifikowany podpis elektroniczny i pieczęć elektroniczna, których zastosowanie jest niezbędne do zachowania integralności cyfrowych akt osobowych oraz identyfikacji osób podpisujących pliki. Zachowują również strukturę akt, wymienioną w stosownym rozporządzeniu.
Bezpieczeństwo informacji
Elektroniczna teczka pracownicza zwiększa bezpieczeństwo przechowywanych danych oraz odpowiada na wymogi RODO. W prosty sposób ochrania e-dokumenty przed utratą, zniszczeniem, nieuprawnioną edycją czy kopiowaniem. E-akta osobowe są także odpowiednio szyfrowane.
Zdalny dostęp dla upoważnionych osób
E-teczka, przetrzymywana w chmurze lub na innym serwerze, umożliwia zarządzanie cyfrową dokumentacją pracowniczą z dowolnego miejsca. Dzięki możliwości podpisywania cyfrowych plików kwalifikowanym podpisem elektronicznym, cały proces zatrudnienia pracownika może zostać przeprowadzony w sposób zdalny.
Wsparcie strategii paperless
W dobie cyfryzacji wiele przedsiębiorstw rezygnuje z generowania papierowej dokumentacji pracowniczej wdrażając e-teczki. Taka decyzja wspiera ideę paperless, która jest elementem zrównoważonego firm i kojarzy się z ochroną środowiska oraz racjonalnym zarządzaniem zasobami organizacji.
E-teczka – podpis kwalifikowany
Firmy, które chcą prowadzić elektroniczną teczkę pracowniczą, muszą zaopatrzyć swoich pracowników w kwalifikowany podpis elektroniczny lub pieczęć elektroniczną. Oba narzędzia są rozwiązaniami komercyjnymi, dostępnymi u certyfikowanych dostawców usług zaufania (np. EuroCert). Stworzenie cyfrowych akt osobowych wymaga m.in. przygotowania skanów dotychczasowych dokumentów papierowych lub całkowicie nowych dokumentów w formie elektronicznej, na których umieszcza się elektroniczny podpis lub pieczęć.
W celu poprawnego prowadzenia e-teczki, właściciel firmy może wykorzystać podpis kwalifikowany wydany na jego imię i nazwisko. Może on również delegować takie zadanie pracownikowi kadr lub działy HR. W tym przypadku upoważniony pracownik musi posiadać własny, unikalny podpis elektroniczny z certyfikatem kwalifikowanym. Dokumenty cyfrowe w e-teczce można opieczętować także pieczęcią elektroniczną, która zawiera dane firmy i opcjonalnie nazwę konkretnego działu (bez danych osobowych). W tym przypadku upoważnienie do posługiwania się jedną e-pieczęcią może otrzymać kilka osób w firmie.
Kwalifikowany podpis i pieczęć można w łatwy sposób zintegrować z systemem informatycznym, jakim jest e-teczka. Wówczas podpisywanie przebiega w ramach jednej aplikacji. Wymienione usługi zaufania mogą służyć także do uwierzytelniania w systemie czy masowego podpisywania e-dokumentów, co znacznie przyspiesza ich obieg oraz procesy biznesowe związane z zatrudnianiem pracowników.
Ten artykuł może cię zainteresować:
Co to jest e-teczka? – podsumowanie
E-teczka to nowoczesne rozwiązanie, którego celem jest usprawnienie procesów kadrowo-płacowych w firmie. Stanowi bezpieczną alternatywę dla tradycyjnych, papierowych akt osobowych, pozwalając na przechowywanie dokumentów pracowniczych w cyfrowej formie. Elektroniczne akta pracownicze mogą znacznie przyspieszyć realizację zadań w działach HR, które do tej pory były żmudne i czasochłonne.
Aby e-teczka była prowadzona zgodnie z przepisami prawa krajowego, właściciel firmy musi zaopatrzyć siebie i swoich pracowników w kwalifikowany podpis elektroniczny lub e-pieczęć, które służą do potwierdzenia integralności e-dokumentów.
