Jak wyrobić podpis elektroniczny w Polsce?

Wyrobienie własnego podpisu elektronicznego to krok, który znacząco ułatwia załatwianie spraw urzędowych zdalnie w Twojej firmie oraz w sprawach osobistych. W Polsce wyróżnia się dwa główne typy podpisów elektronicznych, dlatego przed ich nabyciem warto zapoznać się z ich funkcjami i zastosowaniem. Posiadanie podpisu elektronicznego jest niezbędne, jeśli planujesz prowadzić działalność gospodarczą lub załatwiać sprawy osobiste bez wychodzenia z domu. Dzięki nim rejestracja firmy może odbyć się bez konieczności przyjazdu do Polski, co oszczędza czas i pieniądze. Jak wygląda cały proces i jak wyrobić podpis elektroniczny? Dowiedz się więcej z naszego artykułu.

Jak wyrobić podpis elektroniczny w Polsce? – rodzaje podpisów

W Polsce wyróżnia się dwa najpopularniejsze rodzaje podpisów elektronicznych do komunikacji i podpisywania plików tj. profil zaufany i kwalifikowany podpis elektroniczny. Posiadanie obu rozwiązań nie wyklucza się wzajemnie, a wręcz powoduje, że prowadzenie biznesu staje się dużo łatwiejsze w przypadku posiadania jednego i drugiego. Każdy z nich ma swoje unikalne cechy i zastosowania, dlatego warto dokładnie zrozumieć różnice między nimi przed podjęciem decyzji o wyborze.

Ten artykuł może Cię zainteresować:

• Jak uzyskać kwalifikowany podpis elektroniczny dla obcokrajowca?

Profil zaufany

Profil zaufany to bezpłatne narzędzie, które umożliwia komunikację z organami administracji publicznej w Polsce. Jest idealnym rozwiązaniem dla osób, które często załatwiają sprawy urzędowe przez internet. Dzięki niemu potwierdzisz swoją tożsamość w systemach elektronicznej administracji lub podpiszesz dokumenty do dalszej wysyłki do właściwego urzędu.

Urzędy i instytucje, które wykorzystują profil zaufany to między innymi:

• Ministerstwo Rozwoju – zarejestrujesz, zawiesisz, wznowisz lub zlikwidujesz działalność gospodarczą w CEIDG oraz skorzystasz z bazy usług publicznych online na portalu gov.pl
• Ministerstwo Klimatu – możesz obsługiwać swoje konto w Systemie BDO
• Zakład Ubezpieczeń Społecznych – załatwisz sprawy związane z ubezpieczeniem swoim lub pracownika na PUE ZUS
• Ministerstwo Rodziny Pracy i Polityki Społecznej – złożysz wnioski o zezwolenie na pracę cudzoziemca na gov.pl
• Urząd Patentowy RP – złożysz wniosek o ochronę wynalazku, wzoru użytkowego, przemysłowego lub znaku towarowego na Platformie Usług elektronicznych UPRP
• Urzędy skarbowe – sprawdzisz swoje rozliczenia podatkowe, a także zgłosisz spadek lub darowiznę na Portalu podatkowym
• Krajowy Ośrodek Wsparcia Rolnictwa – złożysz wnioski w zakresie prowadzonych upraw przez portal eRolnik
• Organy administracji architektoniczno – budowlanej – złożysz wnioski w zakresie budownictwa przez portal e-budownictwo
• Krajowy Rejestr Karny – pobierzesz zaświadczenie o niekaralności.

Najważniejsze informacje o profilu zaufanym dla osób fizycznych:

• bezpłatny – założenie go lub posiadanie nie wiąże się z żadnymi kosztami
• przeznaczony do komunikacji z jednostkami administracyjnymi w Polsce – załatwisz nim sprawy urzędowe np. wnioski do urzędów, zgłoszenia do rejestrów publicznych czy korzystanie z portalu ePUAP,
• wymagany PESEL – uzyskanie profilu zaufanego wymaga posiadanie numeru PESEL

Najważniejsze informacje o profilu zaufanym dla firm:

• nie podpiszesz deklaracji i informacji podatkowych (złożysz je w serwisie e-Deklaracje),

• nie zamkniesz spółki z ograniczoną odpowiedzialnością,
• nie dokonasz zmian w KRS, jeśli spółka nie była zarejestrowana online.

Kwalifikowany podpis elektroniczny

Kwalifikowany podpis elektroniczny to podpis z kwalifikowany certyfikatem, która zawiera takie dane jak imię, nazwisko, numer PESEL lub numer paszportu. Zapewnia najwyższy poziom bezpieczeństwa i autentyczności dokumentów i jest równoważny podpisowi własnoręcznemu w kontekście prawnym. Wykorzystuje się go do podpisywania umów, dokumentów finansowych oraz innych ważnych dokumentów wymagających pewnej identyfikacji podpisującego.

Najważniejsze informacje o kwalifikowany podpisie elektronicznym dla osób fizycznych:

• płatny – założenie kwalifikowanego podpisu elektronicznego wiążę się z dodatkowym kosztem
• przeznaczony do potwierdzenia tożsamości podczas logowania się certyfikatem kwalifikowanym w profilu zaufanym w przypadku, gdy nie posiadasz konta bankowego z listy dostępnych banków
• przeznaczony do komunikacji z jednostkami administracyjnymi w Polsce – załatwisz nim sprawy urzędowe np. wnioski do urzędów, zgłoszenia do rejestrów publicznych czy korzystanie z portalu ePUAP,
• umożliwia prawne zawieranie umów drogą elektroniczną na odległość zawieranie umów najmu, sprzedaży, usług oraz innych umów cywilnoprawnych, zdalne podpisywanie umów kredytowych, wniosków o pożyczki, a także innych dokumentów finansowych bez konieczności osobistego spotkania stronm
• umożliwia udział w przetargach – podpisanie dokumentów w procesie składania wniosków
• wymaga formalnego procesu weryfikacji tożsamości – weryfikacja danych na dokumencie tożsamości stacjonarnie lub zdalnie podczas wideoweryfikacji

Najważniejsze informacje o kwalifikowanym podpisie elektronicznym dla firm:

• założysz działalność gospodarczą w Polsce (bez posiadania Profil Zaufanego)
• w przypadku spółki – podpiszesz nim deklaracje i informacje podatkowe np. sprawozdania finansowe
• w przypadku spółki – dokonasz zmian danych w rejestrach KRS

Sprawdź ofertę podpisów kwalifikowanych

Jak wyrobić podpis elektroniczny w Polsce? – PESEL

PESEL (Powszechny Elektroniczny System Ewidencji Ludności) to polski numer identyfikacyjny, który jest unikalny dla każdej osoby zamieszkałej w Polsce. Numer PESEL został wprowadzony w 1979 roku i służy do identyfikacji obywateli w różnych systemach administracyjnych i publicznych.

Numer PESEL składa się z 11 cyfr, które zawierają informacje o dacie urodzenia, płci oraz kontrolny numer identyfikacyjny. Struktura numeru PESEL jest następująca:

1. Pierwsze 6 cyfr to data urodzenia w formacie YYMMDD. Dla osób urodzonych w XX wieku do miesiąca dodaje się 0, a dla osób urodzonych w XXI wieku do miesiąca dodaje się 2.
2. Kolejne 4 cyfry to unikalny numer seryjny, gdzie przedostatnia cyfra wskazuje płeć (cyfra parzysta oznacza kobietę, a nieparzysta mężczyznę).
3. Ostatnia cyfra to cyfra kontrolna, która jest obliczana na podstawie poprzednich cyfr zgodnie z algorytmem modulo 10.

PESEL jest używany w wielu kontekstach, takich jak systemy zdrowotne, edukacyjne, podatkowe i emerytalne. Jego głównym celem jest ułatwienie identyfikacji obywateli i poprawienie efektywności administracji publicznej.

PESEL dla obywatela polskiego

Aby uzyskać numer PESEL dla obywatela polskiego, należy postępować zgodnie z poniższymi krokami:

1. Dowód osobisty lub paszport

Jeśli numer PESEL jest Ci potrzebny w celu otrzymania dowodu osobistego lub paszportu, numer PESEL zostanie nadany automatycznie w momencie składania wniosku o dowód osobisty lub paszport. W takim przypadku nie musisz podejmować dodatkowych kroków.

2. Numer PESEL potrzebny w innym celu

• Przygotuj wniosek o nadanie numeru PESEL. Formularz wniosku jest dostępny online lub w urzędzie.
• Przygotuj dokument tożsamości, który potwierdzi Twoje dane osobowe, takie jak imię, nazwisko, data urodzenia i miejsce zamieszkania. Dokument ten musi być zgodny z danymi wpisanymi we wniosku.
• Wniosek można złożyć osobiście w urzędzie lub przez pełnomocnika.

3. Gdzie złożyć wniosek

W urzędzie, w którym składasz wniosek o dowód osobisty lub paszport lub w dowolnej Delegaturze Biura Administracji i Spraw Obywatelskich.

4. Opłaty

Nie pobiera się żadnych opłat za nadanie numeru PESEL.

5. Termin

Procedura nadania numeru PESEL jest realizowana bez zbędnej zwłoki. Po zakończeniu procesu otrzymasz zawiadomienie o nadaniu numeru PESEL w formie wskazanej we wniosku (np. pocztą tradycyjną lub elektroniczną).

PESEL dla cudzoziemca

Aby uzyskać numer PESEL jako cudzoziemiec mieszkający w Polsce, postępuj według poniższych kroków:

1. Zameldowanie na pobyt powyżej 30 dni

Jeśli zameldujesz się na pobyt powyżej 30 dni, numer PESEL zostanie nadany automatycznie. Nie musisz składać dodatkowego wniosku.

2. Brak możliwości zameldowania

• Jeśli nie możesz się zameldować, ale potrzebujesz numeru PESEL (np. do spraw urzędowych), przygotuj:
• Wypełniony wniosek o nadanie numeru PESEL (formularz dostępny online lub w urzędzie gminy).
• Dokument potwierdzający twoją tożsamość i inne dane wpisane we wniosku.
• Wniosek możesz złożyć osobiście w urzędzie gminy lub za pośrednictwem pełnomocnika.

3. Gdzie złożyć wniosek

W dowolnej Delegaturze Biura Administracji i Spraw Obywatelskich.

4. Opłaty

Usługa nadania numeru PESEL jest bezpłatna.

5. Procedura

• We wniosku wpisz podstawę prawną, na podstawie, której wymagasz numeru PESEL (np. wskazaną przez ZUS lub urząd skarbowy).
• Jeśli wniosek będzie niekompletny, otrzymasz wiadomość o konieczności jego uzupełnienia. Brak spełnienia wymogów urzędowych może skutkować odrzuceniem wniosku.

Jak wyrobić podpis elektroniczny w Polsce? – ja założyć profil zaufany

Profil zaufany umożliwia korzystanie z Internetowego Konta Pacjenta (IKP) i innych usług publicznych online. Można go założyć na dwa sposoby: online przez bank lub osobiście w urzędzie.

Założenie profilu zaufanego online

• Sprawdź, czy Twój bank oferuje możliwość założenia profilu zaufanego.
• Zaloguj się na swoje konto bankowe i postępuj zgodnie z instrukcjami, aby założyć profil.
• Bank potwierdzi Twoją tożsamość, a profil zaufany zostanie założony.

Założenie profilu zaufanego w urzędzie

• Zarejestruj się na stronie pz.gov.pl.
• Udaj się do punktu potwierdzającego (np. oddziału NFZ, urzędu gminy, urzędu skarbowego) z dowodem tożsamości.
• Masz 14 dni od rejestracji na potwierdzenie tożsamości w punkcie.

Skorzystanie z jednego z tych sposobów pozwoli Ci na pełne wykorzystanie usług cyfrowych oferowanych przez państwo.

Jak wyrobić podpis elektroniczny w Polsce? – jak założyć kwalifikowany podpis elektroniczny (QES)

Kwalifikowany podpis elektroniczny jest bezpiecznym i prawnie wiążącym sposobem podpisywania dokumentów elektronicznych. Oto kroki, jak go uzyskać:

1. Wybór dostawcy usług certyfikacyjnych
   

Znajdź akredytowanego dostawcę kwalifikowanych podpisów elektronicznych. Lista takich dostawców jest dostępna na stronach rządowych lub u organów nadzoru nad certyfikacją.

Kup podpis kwalifikowany

2. Rejestracja i zakup usługi

Zarejestruj się na stronie wybranego dostawcy i wybierz odpowiedni pakiet usług i dokonaj płatności za usługę kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

3. Weryfikacja tożsamości
   

Zweryfikuj swoją tożsamość danymi z dokumentu tożsamości stacjonarnie w punkcie lub online zależnie od oferty dostawcy.

4. Instalacja oprogramowania
   

Po pozytywnej weryfikacji tożsamości, otrzymasz instrukcje dotyczące instalacji oprogramowania do podpisu elektronicznego oraz urządzenia (np. na karcie kryptograficznej z czytnikiem lub w chmurze) niezbędnego do jego użycia. Postępuj zgodnie z instrukcjami, aby zainstalować oprogramowanie i skonfigurować urządzenie.

5. Aktywacja podpisu

Aktywuj swój kwalifikowany podpis elektroniczny zgodnie z instrukcjami dostawcy. Może to wymagać dodatkowych kroków, takich jak konfiguracja certyfikatu.

6. Korzystanie z podpisu

Po zakończeniu procesu aktywacji możesz używać kwalifikowanego podpisu elektronicznego do podpisywania dokumentów. Upewnij się, że oprogramowanie jest prawidłowo zainstalowane i skonfigurowane.

Uzyskanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego jest procesem, który wymaga kilku kroków, ale pozwala na bezpieczne i wiążące podpisywanie dokumentów w formie elektronicznej.

Jak wyrobić podpis elektroniczny w Polsce? – podsumowanie

Podpis elektroniczny w Polsce znacząco ułatwia zdalne załatwianie spraw urzędowych. Wyróżnia się dwa główne typy: profil zaufany i kwalifikowany podpis elektroniczny. Profil zaufany jest bezpłatny i umożliwia komunikację z administracją publiczną. Kwalifikowany podpis elektroniczny jest płatny, zapewnia najwyższy poziom bezpieczeństwa i jest równoważny podpisowi własnoręcznemu. Posiadanie obu tych podpisów umożliwia sprawne prowadzenie działalności gospodarczej oraz załatwianie osobistych spraw urzędowych bez konieczności wychodzenia z domu.