Data publikacji: 18 października 2023

Istnieje szereg sytuacji, kiedy podpis elektroniczny wywołuje taki sam skutek prawny, jak podpis własnoręczny. Co zatem odróżnia podpis elektroniczny od własnoręcznego i który z nich lepiej stosować? Dokumenty mogą być podpisywane w dwojaki sposób – elektronicznie oraz tradycyjnie. Niezależnie od wybranej formy podpis musi mieć cechy pozwalające na obiektywne przypisanie go jednej osobie, co pozwala na jej identyfikację przez osoby niezależne. Podpis elektroniczny to bardzo łatwo dostępna, wygodna i bezpieczna forma. Podpis własnoręczny będzie zawsze skuteczny, ale jego składanie nie zawsze wiąże się z zachowaniem zasad bezpieczeństwa i często wymaga dłuższego czasu, pieniędzy i energii.

Spis treści:

Co to jest podpis własnoręczny?

Podpis tradycyjny to własnoręcznie postawiony na dokumencie znak graficzny. Składający może podpisać się imieniem i nazwiskiem, samym nazwiskiem lub ich formą skróconą (parafą), jeśli ta będzie pozwalała na jego identyfikację przy pomocy na przykład karty wzorów podpisów.

Zgodnie z artykułem 78 kodeksu cywilnego podpis tradycyjny powinien być czytelnym, aby w sposób bezsporny umożliwiać zidentyfikowanie osoby go składającej. Prawo nie definiuje jednak, jak konkretnie powinien być zbudowany.

Co do zasady podpis własnoręczny składa się pod tekstem oświadczenia woli. Tekst, który znajdzie się poniżej podpisu, nie będzie objęty oświadczeniem. Jeśli dokument zawiera wiele stron, to wystarczy, że zostanie podpisany na końcu.

Z prawnego punktu widzenia nie ma znaczenia, czy podpis tradycyjny został złożony za pomocą techniki długopisu trzymanego w dłoni, stopie czy ustach. Najistotniejsze jest, aby za jego pomocą możliwe było bezsporne zidentyfikowanie konkretnej osoby. Jeśli dana osoba nie ma możliwości złożenia podpisu, to wystarczy jej tuszowy odcisk palca opatrzony imieniem i nazwiskiem osoby składającej, które może dopisać osoba postronna.

Składanie podpisu własnoręcznego to czynność prawna, która skutkuje pozostawieniem na dokumencie cech biometrycznych właściwych jedynie osobie podpisującej. Są nimi: kształt linii, zestaw znaków tworzących podpis, dynamika kreślenia poszczególnych liter, czy ich charakterystyczne cechy, które utrwalają się latami. Cechy biometryczne są szczególnie istotne z punktu widzenia ewentualnego późniejszego postępowania dowodowego.

Istnieje jeden rodzaj pisma, które musi zostać w całości sporządzone własnoręcznie. Jest nim testament. Prawo wymaga, aby osoba sporządzająca testament napisała go odręcznie, ponieważ po jej śmierci nie może być żadnych wątpliwości co do jego autentyczności, a w całym piśmie znajdzie się wystarczająco dużo próbek materiału porównawczego, aby wykluczyć ewentualne niejasności co do autentyczności pisma.

Czym jest podpis elektroniczny?

Podpis elektroniczny i wszystko, co go dotyczy zostało uregulowane w Rozporządzeniu unijnym eIDAS. Jest to rozporządzenie Unii Europejskiej nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 roku w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym), którego zapisy zostały zaimplementowane do ustawodawstwa polskiego przy pomocy ustawy z dnia 5 września 2016 roku o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (Dz.U.2021.1797).

Zgodnie z zapisami powyżej przytoczonych dokumentów, jako podpis elektroniczny określa się dane zapisane w formie elektronicznej. Dane te zostały dołączone lub logicznie powiązane z innymi danymi zapisanymi w postaci elektronicznej. Taki zestaw używany przez konkretną osobę pozwala na jej bezsporną i obiektywną identyfikację, a więc może zostać potraktowany jako podpis.

W obrocie dokumentami elektronicznymi funkcjonują 3 rodzaje podpisów elektronicznych:

Najpowszechniejszą i najprostszą formą jest podpis zwykły. Mianem tym określa się wszystkie rodzaje danych umożliwiających ustalenie tożsamości osoby wykorzystującej je jako podpis.

Podpis zaawansowany powinien mieć cechy unikalności i umożliwiać dokonanie obiektywnego i bezbłędnego ustalenia tożsamości osoby go składającej. Podpis zaawansowany powiązany jest z podpisywanymi danymi w sposób, który daje możliwość łatwego rozpoznania wszelkich zmian, jakie zaszły w dokumencie po jego podpisaniu.

Podpis elektroniczny kwalifikowany jest najbardziej zaawansowaną formą podpisu elektronicznego. Składa się go za pośrednictwem urządzenia kwalifikowanego, które działa na podstawie certyfikat kwalifikowany. Kwestie dotyczące takiego urządzenia oraz certyfikatu, jak również sam sposób składania podpisu kwalifikowanego zostały dokładnie uregulowane w unijnym rozporządzeniu eIDAS.

Sprawdź ofertę podpisów kwalifikowanych

Czy podpis elektroniczny jest równoważny tradycyjnemu?

Zgodnie z artykułem 25. rozporządzenia eIDAS, jedynie złożenie podpisu elektronicznego w formie kwalifikowanej wywołuje identyczny skutek prawny, jak podpis własnoręczny. Można nim podpisać większość umów wymagających formy pisemnej pod rygorem ich nieważności.

Artykuł 78 (1) kodeksu cywilnego wskazuje podpis elektroniczny kwalifikowany jako alternatywę dla podpisu elektronicznego. Zgodnie z jego zapisami, dla zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarczającym będzie złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go podpisem elektronicznym. Ustawodawca mówi, że złożenie oświadczenia woli w formie elektronicznej jest równoznaczne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.

Wśród umów, które są najczęściej podpisywane przy pomocy podpisu kwalifikowanego, znajdują się:

  • umowa o współpracy lub o pracę;
  • umowa o zakazie konkurencji;
  • umowy przenoszące majątkowe prawa autorskie;
  • umowy udzielenie licencji;
  • umowy leasingowe;
  • pełnomocnictwa ogólne;
  • umowy pośrednictwa w obrocie nieruchomościami;
  • umowy najmu terminowego.

Warto mieć świadomość, że podpis elektroniczny kwalifikowany nie zawsze będzie możliwy do zastosowania.Istnieje szereg sytuacji, w których konieczne jest złożenie podpisu własnoręcznego. Wśród nich znajdują się w szczególności:

  • umowy spółek: partnerskich, komandytowych, komandytowo-akcyjnych oraz spółek z ograniczoną odpowiedzialnością;
  • umowy przenoszące własność nieruchomości;
  • umowy przenoszącej prawo użytkowania wieczystego nieruchomości;
  • umowy zbycia spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu;
  • umowy o dział spadku, jeżeli ich treść dotyczy podziału nieruchomości;
  • testament (to wyjątkowy dokument, którego cała treść powinna zostać napisana odręcznie przez spadkodawcę).

Ten artykuł może Cię zainteresować:

Czy można łączyć podpis elektroniczny z własnoręcznym?

Prawo nie wskazuje na żadne przeszkody co do łączenia podpisu elektronicznego z podpisem własnoręcznym w obrębie jednego dokumentu. Oznacza to, że jeśli jedna strona umowy będzie chciała podpisać dokument elektronicznie, a druga odręcznie, to nie będzie ku temu żadnych przeszkód. Dokument podpisany różnymi formami podpisu zachowuje swoją moc prawną.

Czym różni się podpis elektroniczny od podpisu własnoręcznego?

Podstawowa różnica, która dzieli podpis tradycyjny od podpisu elektronicznego to forma. Pierwszy rodzaj podpisu składany jest przy wykorzystaniu tradycyjnych artykułów piśmienniczych i wymaga fizycznej obecności osoby składającej podpis. Drugi składa się zdalnie i elektronicznie. Podpis tradycyjny to dane w postaci graficznej. Podpis elektroniczny to powiązane ze sobą dane zapisane w postaci elektronicznej.

Podpis własnoręczny jest związany nierozerwalnie z dokumentem. Podpis elektroniczny obejmuje cały dokument, a podpis tradycyjny obejmuje wyłącznie część tekstu znajdującego się ponad nim.

W zdecydowanej większości przypadków kwalifikowany podpis elektroniczny wywołuje takie same skutki prawne jak podpis tradycyjny. Natomiast jego złożenie jest prostsze, szybsze i bezpieczniejsze.

Zadaniem podpisu elektronicznego jest umożliwienie obiektywnego, bezspornego i jednoznacznego zidentyfikowania osoby składającej podpis. W przypadku podpisu składanego odręcznie wątpliwości mogą się pojawić. W takim wypadku konieczne jest przeprowadzenie długotrwałej, kosztownej i pracochłonnej procedury grafologicznej służącej potwierdzeniu autentyczności złożonego podpisu.

Kwalifikowany podpis elektroniczny jest zdecydowanie trudniejszy do podrobienia niż podpis własnoręczny. Dzieje się tak za sprawą wykorzystania połączenia systemu zaawansowanych zabezpieczeń informatycznych i kryptograficznych.

Podsumowując, podpis elektroniczny w przypadku większości rodzajów dokumentów będzie wywierał identyczny skutek prawny, jak podpis własnoręczny. Jego złożenie możliwe jest w sposób elektroniczny i zdalny, nie zajmuje dużo czasu, jest proste, a przede wszystkim wiąże się z dużą oszczędnością czasu i pieniędzy. Dodatkowo należy podkreślić, że podpisy elektroniczne są bardzo bezpieczną formą w kontekście zarówno przekazywania danych, jak i próby ich podrabiania czy kradzieży.

Kup podpis kwalifikowany

There are several situations where an electronic signature has the same legal effect as a handwritten signature. So, what distinguishes an electronic signature from a handwritten one, and which is better to use? Documents can be signed in two ways – electronically or traditionally. Regardless of the chosen form, the signature must have features that objectively attribute it to one person, allowing independent identification. An electronic signature is a very accessible, convenient, and secure form. A handwritten signature is always valid, but its use may not always adhere to safety standards and often requires more time, money, and effort.

Spis treści:

What is a handwritten signature?

A traditional signature is a handwritten graphic mark placed on a document. The signer can use their full name, just the last name, or an abbreviated form (initials), as long as it allows identification, for example, using a signature sample card.

According to Article 78 of the Civil Code, a traditional signature should be legible to unmistakably identify the person signing it. However, the law does not specify how it should be constructed.

In principle, a handwritten signature is placed under the declaration of intent. Any text below the signature is not considered part of the declaration. If a document has multiple pages, signing at the end is sufficient.

Legally, it does not matter whether the traditional signature is made with a pen held in the hand, foot, or mouth. The critical aspect is that it enables the clear identification of a specific individual. If someone is unable to sign, a fingerprint accompanied by the person’s name, written by a third party, suffices.

Signing a document with a handwritten signature leaves unique biometric features specific to the signer, such as the shape of lines, character set, stroke dynamics, and distinctive characteristics developed over time. These biometric features are crucial for potential future evidence proceedings.

One type of writing must be entirely handwritten: a will. The law requires that a testator write their will by hand to ensure its authenticity after their death, providing sufficient comparative samples to eliminate any doubts about its validity.

What is an electronic signature?

Electronic signatures are regulated by the EU’s eIDAS Regulation. This is Regulation (EU) No 910/2014 of July 23, 2014, concerning electronic identification and trust services for electronic transactions in the internal market, which has been implemented into Polish law via the Act of September 5, 2016, on trust services and electronic identification (Journal of Laws 2021, item 1797).

According to these regulations, an electronic signature is defined as data in electronic form. These data are attached to or logically associated with other electronic data. When used by a specific person, they enable unequivocal and objective identification, thus serving as a signature.

Three types of electronic signatures exist in electronic document processing:

The most common and simplest form is the simple signature, which refers to any data that can identify the signer.

An advanced signature must be unique and enable objective and error-free identification of the signer. It is associated with the signed data to allow easy detection of any changes made to the document after signing.

A qualified electronic signature is the most advanced form of electronic signature. It is created using a qualified device based on a qualified certificate. The device, certificate, and signing process are precisely regulated under the eIDAS regulation.

Is an electronic signature equivalent to a traditional one?

According to Article 25 of the eIDAS regulation, only a qualified electronic signature has the same legal effect as a handwritten signature. It can be used to sign most contracts requiring written form to be valid.

Article 78(1) of the Civil Code lists a qualified electronic signature as an alternative to a handwritten one. It states that for an electronic legal act, a declaration of intent in electronic form, signed with an electronic signature, is sufficient. Making a declaration of intent electronically is equivalent to a written declaration.

The most commonly signed contracts using a qualified signature include:

  • cooperation or employment contracts;
  • non-compete agreements;
  • contracts transferring copyright;
  • license agreements;
  • leasing agreements;
  • general powers of attorney;
  • real estate brokerage contracts;
  • fixed-term rental agreements.

It is important to note that a qualified electronic signature cannot always be used. Certain situations require a handwritten signature, such as:

  • partnership, limited partnership, limited joint-stock, and limited liability company agreements;
  • real estate transfer agreements;
  • perpetual usufruct right transfer agreements;
  • transfer agreements for cooperative ownership rights to premises;
  • inheritance division agreements involving real estate;
  • wills (a unique document that must be entirely handwritten by the testator).

This article may interest you:

Can an electronic signature be combined with a handwritten one?

The law does not prohibit combining an electronic signature with a handwritten signature within one document. This means that if one party to a contract prefers to sign electronically while the other chooses a handwritten signature, there are no legal barriers. A document signed using different signature types retains its legal validity.

What is the difference between an electronic and a handwritten signature?

The primary difference between a traditional and an electronic signature is the format. The former uses traditional writing instruments and requires the physical presence of the signer, while the latter is done remotely and electronically. A traditional signature consists of graphic data, whereas an electronic signature comprises interlinked electronic data.

A handwritten signature is inseparably tied to the document. An electronic signature applies to the entire document, while a traditional signature applies only to the text above it.

In most cases, a qualified electronic signature has the same legal effect as a traditional one. However, its use is simpler, faster, and safer.

The purpose of an electronic signature is to allow objective, indisputable, and unambiguous identification of the signer. Handwritten signatures can raise doubts, necessitating a lengthy, costly, and labor-intensive graphological procedure to verify authenticity.

A qualified electronic signature is significantly harder to forge than a handwritten one. This is due to the use of advanced IT and cryptographic security systems.

In conclusion, for most documents, an electronic signature has the same legal effect as a handwritten one. It can be made electronically and remotely, saving time and money. Additionally, electronic signatures are highly secure in terms of data transfer, forgery, and theft.

Kup podpis kwalifikowany