Kwalifikowana pieczęć elektroniczna dla uczelni i szkół to cyfrowy odpowiednik klasycznej pieczątki. Rozwiązanie to staje się coraz popularniejsze w szkołach wyższych, które mają potrzebę pieczętowania setek plików cyfrowych w krótkim czasie i chcą umożliwiać studentom szybkie uzyskanie dokumentów w formie elektronicznej. Jak usprawnić obsługę studentów w dziekanatach dzięki elektronicznej pieczęci kwalifikowanej? Jakie korzyści wiążą się ze stosowaniem tego narzędzia? Wszystkiego dowiesz się w tym artykule.
Co to jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna?
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna jest usługą zaufania i może zostać wydana dla podmiotu posiadającego osobowość prawną, czyli firm, organizacji, organów administracji publicznej, jaki i również dla uczelni. E-pieczęć pozwala na opieczętowanie dowolnych dokumentów i plików przy użyciu jedynie danych podmiotu. W przypadku szkoły wyższej mogą to być dane, tj. nazwa, dane adresowe, NIP, REGON czy nazwa wewnętrznej jednostki organizacyjnej.
Dzięki unijnemu rozporządzeniu eIDAS i polskiej ustawie o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej, kwalifikowana pieczęć elektroniczna na uczelniach może zastąpić w wielu przypadkach tradycyjną pieczątkę tuszową. W świetle przepisów prawa, większość e-dokumentów opieczętowanych e-pieczęcią będzie traktowana na równi z ich papierowymi odpowiednikami.
Na korzystanie z kwalifikowanej pieczęci elektronicznej decydują się obecnie nowoczesne uczelnie, które traktują transformację cyfrowej jako ważny element ich rozwoju i inwestują w innowacyjne rozwiązania usprawniające obsługę studentów i procesy wewnętrzne. Najczęściej wybieraną usługą jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna w chmurze, hostowana na serwerze uczelni lub module kryptograficznym HSM, którą można zintegrować z systemem uczelnianym za pomocą API. Dzięki temu możliwe jest pieczętowanie e-dokumentów w sposób masowy i całkowicie zautomatyzowany z zachowaniem najwyższych standardów bezpieczeństwa danych.
W Polsce, do uczelni, które stosują kwalifikowaną pieczęć elektroniczną, należą m.in. Akademia Leona Koźmińskiego, Szkoła Główna Handlowa w Warszawie, Szkoła Główna Gospodarstwa Wiejskiego w Warszawie czy Politechnika Świętokrzyska.
Sprawdź ofertę pieczęci kwalifikowanych
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna a nowelizacja KPA 2021
Stosowanie kwalifikowanej pieczęci elektronicznej na uczelniach stało się możliwe dzięki nowelizacji Kodeksu postępowania administracyjnego z 2021 roku. Dzięki przepisom, które weszły w życie dokładnie 1 lipca 2021 roku, szkoły wyższe mogą poprawiać funkcjonowanie dziekanatów poprzez szybkie wydawanie cyfrowych dokumentów opatrzonych e-pieczęcią.
Celem nowelizacji KPA jest automatyzacja tworzenia dokumentów w publicznych i prywatnych uczelniach, co sprawia, że studenci mogą otrzymać różne rodzaje zaświadczeń bez wizyty w dziekanacie. Wykorzystywanie kwalifikowanej pieczęci elektronicznej w szkolnictwie wyższym wiąże się zatem z szybszym obiegiem dokumentów, którego znaczenie ma coraz większe znaczenie dla całego sektora edukacyjnego.
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna – właściwości
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna jest innowacyjnym narzędziem cyfrowym, które identyfikuje konkretną uczelnię. W e-dokumentach służy do zapewnienia integralności danych oraz ich niepodważalności. Uwierzytelnia także podmiot, który wystawił dany dokument i odpowiada na wszystkie wymogi określone w przepisach prawa. Co więcej, narzędzia nie da się podrobić, ponieważ wykorzystuje ono unikalne klucze kryptograficzne, trudne do odszyfrowania. Dlatego studenci, którzy odbierają uczelniane dokumenty elektroniczne opieczętowane e-pieczęcią, mogą mieć pewność, że są one autentyczne i pochodzą od właściwego nadawcy.
Właściwości kwalifikowanej pieczęci elektronicznej pozwalają na oznaczanie wielu rodzajów pism adresowanych do studentów, jak i tych związanych z obiegiem dokumentów w uczelni. Należą do nich m.in.:
- dyplomy ukończenia studiów wyższych,
- suplementy do dyplomów ukończenia studiów wyższych,
- zaświadczenia (np. o przyjęciu na studia, o statusie studenta, do ZUS i KRUS,
- decyzje wydawane studentom,
- dokumentacja studentów w e-teczkach,
- uczelniane akty prawne,
- oficjalne dokumenty uczelni (np. statuty, zarządzenia)
- faktury elektroniczne,
- oferty przetargowe,
- oferty handlowe,
- korespondencja elektroniczna.
Pieczęć kwalifikowana – korzyści dla uczelni
Szerokie spektrum zastosowań kwalifikowanej pieczęci elektronicznej sprawia, że każda uczelnia, która dysponuje tym narzędziem, może w łatwy sposób przyspieszyć wiele procesów wewnętrznych.
Oto najważniejsze korzyści, jakie płyną ze stosowania e-pieczęci przez uniwersytety i szkoły wyższe:
- Ochrona przed fałszerstwami – Kwalifikowana pieczęć elektroniczna potwierdza tożsamość podmiotu, który opieczętował dany plik cyfrowy. W ten sposób ochrania ona twórców i adresatów e-dokumentów przed fałszerstwem i manipulacją. Oznacza to, absolwenci szkół wyższych mogą otrzymać, np. cyfrowe odpowiedniki dyplomów ukończenia studiów, które są w pełni odporne na próby podrobienia.
- Integralność i autentyczność danych – E-pieczęć jest wykorzystywana nie tylko do potwierdzenia autentyczności cyfrowych dokumentów, ale także do zapewnienia integralności danych. Dzięki temu uczelnia chroni pliki przed nieautoryzowanymi zmianami.
- Skutki prawne właściwe dokumentom tradycyjnym – Podobnie jak podpis elektroniczny, kwalifikowana pieczeć elektroniczna powoduje skutki prawne. E-dokumenty z pieczęcią elektroniczną mogą być uznawane za oryginały i odpowiedniki dokumentów papierowych na terenie państw członkowskich Unii Europejskiej.
- Automatyzacja wydawanych dokumentów – E-pieczęć ułatwia zautomatyzowanie procesów w systemach gromadzenia danych oraz systemach obiegu dokumentów w uczelniach. Umożliwia masowe pieczętowanie dokumentów cyfrowych, co usprawnia funkcjonowanie uczelni i jej efektywność kosztową.
- Nowoczesny wizerunek – E-pieczęć sprawia, że uczelnia korzystająca z tego narzędzia kreuje nowoczesny wizerunek, w którym liczą się innowacyjne rozwiązania oraz dostosowanie do zmieniającego się świata poprzez transformację cyfrową. W ten sposób buduje przewagę konkurencyjną na rynku edukacyjnym.
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna dla uczelni – podsumowanie
W dobie transformacji cyfrowej, kwalifikowana pieczęć elektroniczna jest coraz częściej stosowana do wydawania dokumentów elektronicznych na polskich uczelniach. Dzięki nowelizacji Kodeksu postępowania administracyjnego w 2021 roku, narzędzie to ułatwia pieczętowanie cyfrowych plików w sposób masowy i całkowicie zautomatyzowany, co skraca czas obsługi studentów w dziekanatach.
Kwalifikowana e-pieczęć dla uniwersytetu czy każdej innej szkoły wyższej zapewnia integralność i autentyczność dokumentów cyfrowych, chroniąc dane w nich zawarte przed fałszerstwami i manipulacjami. Z jej pomocą studenci mogą mieć dostęp do wielu praktycznych rozwiązań zdalnych, tj. elektroniczne dyplomy, decyzje czy e-zaświadczenia. Z pomocą e-pieczęci, uczelnia może ponadto optymalizować wiele procesów wewnętrznych i budować nowoczesny, zaawansowany technologicznie wizerunek.
