ZAW-FA a pieczęć kwalifikowana w KSeF – co wybrać?

ZAW-FA a pieczęć kwalifikowana a ZAW-FA to dwa narzędzia służące do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Oba różnią się potencjałem zastosowania oraz przeznaczeniem. W tym artykule pod lupę weźmiemy pieczęć kwalifikowaną oraz zgłoszenie ZAW-FA, oraz odpowiemy na pytanie, które z tych narzędzi będzie lepsze w konkretnych biznesowych sytuacjach.

ZAW-FA, pieczęć kwalifikowana do KSeF – czym są?

Formularz ZAW-FA

Formularz ZAW-FA to zgłoszenie składane bezpłatnie do urzędu skarbowego, na podstawie którego wyznacza się pierwszą osobę fizyczną uprawnioną do działania w KSeF w imieniu firmy lub JST. Jednocześnie nie jest to metoda służąca do logowania do systemu lub uwierzytelniania w nim wybranych czynności. Na podstawie zawiadomienia ZAW-FA wskazuje się osobę fizyczną do korzystania z KSeF, przy czym ta wciąż musi skorzystać z jednej z form logowania, w tym: kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub Profilu Zaufanego. Przy ZAW-FA uprawnienia przypisywane są osobie fizycznej, a nie do podmiotu, a numer PESEL danej osoby widoczny jest w dalszych operacjach KSeF.

Pieczęć kwalifikowana do KSeF

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna do KSeF to cyfrowe narzędzie, dzięki któremu możliwe jest podpisywanie wielu dokumentów elektronicznych jednocześnie danymi organizacji, np. spółki lub instytucji. Pieczęć zawiera takie dane tak nazwa firmy, adres siedziby, informacje o numerze i rodzaju identyfikacji podatkowej (np. KRS, NIP) oraz ewentualnie nazwę jednostki organizacyjnej. Narzędzie to służy do zatwierdzania dokumentów w formie elektronicznej, zapewniając pochodzenie i integralność dokumentu. 

Zgodnie z rozporządzeniem eIDAS kwalifikowana pieczęć elektroniczna zapewnia autentyczność i integralność danych, analogicznie do tradycyjnej pieczęci podmiotu. Jednocześnie nie zawiera danych osobowych, w związku z tym nie można korzystać z niej przy składaniu oświadczenia woli. W Krajowym Systemie e-Faktur pieczęć kwalifikowana pozwala na bezpośrednie uwierzytelnienie podmiotu. 

Sprawdź ofertę pieczęci kwalifikowanych

ZAW-FA, pieczęć kwalifikowana do KSeF – kluczowe różnice i zastosowanie

ZAW-FA to zgłoszenie, które jest wymagane w praktyce, w momencie, gdy podmiot nie posiada kwalifikowanej pieczęci elektronicznej i chce rozpocząć korzystanie z KSeF bez niej. Jednocześnie nie ma znaczenia, czy osoba wskazana w formularzu ZAW-FA do Urzędu Skarbowego:

• jest ujawniona w KRS, 
• jest członkiem zarządu, prokurentem czy wspólnikiem, 
• posiada kwalifikowany podpis elektroniczny.

W praktyce bez ZAW-FA system nie ma wskazanej osoby fizycznej, która może w imieniu podmiotu rozpocząć pracę w KSeF, w tym zarządzać uprawnieniami. Po złożeniu formularza ZAW-FA wskazana imiennie osoba:

• zyskuje uprawnienia właścicielskie przypisanego do kontekstu NIP, 
• może logować się do KSeF jako reprezentant podmiotu, 
• może nadawać lub odbierać uprawnienia innym osobom i firmom (np. pracownikom, biuru rachunkowemu).

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna to środek służący identyfikacji podmiotu po numerze NIP i nie jest przypisywana do danej osoby fizycznej, dlatego certyfikat nie zawiera danych osobowych. Sprawdza się wtedy, gdy podmiot posiada lub chce nabyć kwalifikowaną pieczęć elektroniczną i to nią uwierzytelnia się w Krajowym Systemie e-Faktur. Wówczas formularz ZAW-FA nie jest wymagany, ponieważ system jest w stanie automatycznie rozpoznać podmiot po numerze NIP. Jednocześnie uprawnienia właścicielskie nadawane są firmie, a nie osobie fizycznej, co jest kolejną z różnic. 

Korzyści związane z posiadaniem kwalifikowanej pieczęci elektronicznej w KSeF to:

• brak konieczności składania ZAW-FA, 
• zapewnienie pełnej ciągłości pracy bez względu na zmiany kadrowe np. odejście wspólnika, zwolnienie pracownika z dostępem do KSeF, 
• proste odbieranie i nadawanie uprawnień technicznych osobom lub zewnętrznym podmiotom.

To wszystko sprawia, że to właśnie kwalifikowana pieczęć elektroniczna rekomendowana jest: firmom, biurom rachunkowym czy podmiotom wieloosobowym różnego typu (np. organizacjom).

Ten artykuł może Cię zainteresować:

• Jak zalogować i uwierzytelnić się w KSeF?

Pierwsze uwierzytelnienie w KSeF a certyfikat KSeF

Po przeprowadzeniu pierwszego uwierzytelnienie w KSeF użytkownik ma możliwość wygenerowanie certyfikatu KSeF. To, czy certyfikat zostanie powiązany z osobą fizyczną czy z podmiotem, zależy od zastosowanej metody uwierzytelnienia. Od tego, jaką metodą zostało przeprowadzone pierwsze uwierzytelnienie zależy czy dany certyfikat będzie zawierał dane osobowe, czy dane firmy w ramach. Zgodnie z tym:

• uwierzytelnienie z Profilem Zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym następuje w imieniu osoby fizycznej i certyfikat KSeF jest z nią powiązany, przy czym dotyczy to również sytuacji, gdy dana osoba korzysta z systemu w imieniu spółki czy innego podmiotu, 
• uwierzytelnienie z kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną sprawia, że certyfikat KSeF jest powiązany z podmiotem i jego numerem NIP, a nie z osobą fizyczną i właścicielem pozostaje firma. 

Pierwsze uwierzytelnienie w KSeF dla spółki

Jeżeli pierwsze uwierzytelnienie spółki (np. sp. z o.o. lub S.A.) odbędzie się przy użyciu kwalifikowanej pieczęci elektronicznej zawierającej NIP danej spółki, to:

• certyfikat KSeF jest powiązany z tą spółką, 
• nie ma obowiązku składania zgłoszenia ZAW-FA,
• uprawnienia właścicielskie systemowo przypisywane są do NIP podmiotu,
• osoby fizyczne, w tym pracownicy czy przedstawiciele biura rachunkowego otrzymują dostęp do systemu po wcześniejszym nadaniu uprawnień, 
• w przypadku zmian kadrowych nie ma konieczności wymiany certyfikatu KSeF.

Jeżeli pierwsze uwierzytelnienie spółki (np. sp. z o.o. lub S.A.) odbędzie się przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub Profilu Zaufanego to: 

• certyfikat KSeF jest powiązany z konkretną osobą fizyczna, 
• wymagane jest wcześniejsze złożenie ZAW-FA,
• osoba uwierzytelniająca otrzymuje uprawnienia właścicielskie i może działać w imieniu spółki,
• zmiany pracownika odpowiedzialnego za obsługę KSeF wymagają odebrania uprawnień dotychczasowej osobie i nadania ich nowej osobie w systemie KSeF.

To wszystko sprawia, że skorzystanie z uwierzytelnienia jako osoba fizyczna może być stosowane tymczasowo, a w dłuższej perspektywie może powodować trudności z płynnym i ciągłym korzystaniem z KSeF. Właśnie dlatego spółkom rekomenduje się przejście przez uwierzytelnianie przy użyciu kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, do wpływa na uniezależnienie podmiotu i dostępu do KSeF od konkretnych osób.

Pierwsze uwierzytelnienie w KSeF dla biura rachunkowego

W przypadku biura rachunkowego rekomenduje się dokonanie pierwszego uwierzytelnienia kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną biura, dzięki czemu:

• certyfikat KSeF jest powiązany z biurem rachunkowym,
• nie ma obowiązku składania zgłoszenia ZAW-FA dla biura,
• biuro rachunkowe otrzymuje pełne uprawnienia właścicielskie na własny NIP,
• można z łatwością nadawać i odbierać uprawnienia dowolnym pracownikom,
• w przypadku zmian kadrowych nie ma konieczności wymiany certyfikatu KSeF,
• dodatkowo pieczęć można wykorzystać do uwierzytelniania w systemach ERP oraz integracjach API, 
• rozwiązanie to zapewnia większą stabilność i umożliwia skalowanie przy obsłudze wielu klientów.

Jeżeli pierwsze uwierzytelnienie biura rachunkowego odbędzie się przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub Profilu Zaufanego to: 

• wymagane jest wcześniejsze złożenie ZAW-FA,
• certyfikat KSeF jest powiązany z konkretną osobą (np. właścicielem biura),
• dana osoba zyskuje uprawnienia właścicielskie i może nadawać uprawnienia innym osobom, 
• zmiany pracownika odpowiedzialnego za obsługę KSeF wymagają odebrania uprawnień i nadanie ich nowej osobie w ramach całej konfiguracji,
• jest to mało wygodne rozwiązanie w przypadku podmiotów zatrudniających wiele osób. 

W kontekście obsługi zewnętrznych klientów przez biuro rachunkowe wybór metody pierwszego uwierzytelnienia ma spore znaczenia. Zaleca się skorzystanie z kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, która umożliwia logowanie się do systemu w imieniu firmy. Dzięki temu biuro rachunkowe może obsługiwać więcej niż jednego klienta, a samo zarządzanie uprawnieniami i certyfikatami KSeF jest prostsze. Korzystanie z pieczęci kwalifikowanej przez biura rachunkowe w KSeF jest w stu procentach zgodne z wytycznymi i standardami Ministerstwa Finansów.

Pierwsze uwierzytelnienie w KSeF dla JST

Wybór metody pierwszego uwierzytelnienia w KSeF w przypadku jednostek samorządu terytorialnego ma bardzo duże znaczenie, ponieważ wpływa na późniejsze zarządzanie uprawnieniami, ciągłość pracy urzędu oraz możliwość integracji z systemami finansowo-księgowymi. 

Rekomendowane jest uwierzytelnienie kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną dla JST, jeżeli podmiot posiada pieczęć wystawioną na NIP jednostki. Wówczas:

• certyfikat KSeF jest przypisany do podmiotu (JST),
• nie ma konieczności składania ZAW-FA,
• system automatycznie nadaje uprawnienia właścicielskie dla NIP jednostki,
• redukuje się ryzyko utraty dostępu do KSeF w przypadku zmian kadrowych lub długotrwałych absencji w pracy, 
• można samodzielnie zarządzać uprawnieniami pracowników urzędu oraz jednostkom organizacyjnym,

Jeżeli JST zdecyduje się na pierwsze uwierzytelnienie przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub Profilu Zaufanego jako osoba fizyczna (np.: burmistrz, wójt, skarbnik itd.), to:

• wymagane jest wcześniejsze złożenie ZAW-FA,
• certyfikat KSeF zostaje powiązany z konkretną osobą,
• dana osoba zyskuje uprawnienia właścicielskie, 
• przy zmianie stanowiska lub odejściu z pracy konieczne jest ponowne skonfigurowanie systemu i uprawnień.

Jednostki organizacyjne JST działają w Krajowym Systemie e-Faktur na podstawie:

• własnego NIP (jeżeli go posiadają), lub
• uprawnień nadanych przez jednostkę nadrzędną. 

Aby uniknąć nieoczekiwanego braku dostępu do systemu, stabilność oraz zgodność organizacyjną w JST, warto zdecydować się na uwierzytelnienie jednostki samorządu terytorialnego przy użyciu kwalifikowanej pieczęci elektronicznej.

Pierwsze uwierzytelnienie w KSeF dla JDG

W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej nie ma obowiązku składania formularza ZAW-FA. Osoby prowadzące  działalność mogą uwierzytelnić się w systemie KSeF za pomocą bez formularza za pomocą:

• Profilu Zaufanego, 
• kwalifikowanego podpisu elektronicznego,
• kwalifikowanej pieczęci elektronicznej (opcjonalnie).

ZAW-FA, pieczęć kwalifikowana do KSeF – co wybrać?

W większości przypadków rekomendowanym wyborem jest wyrobienie kwalifikowanej pieczęci elektronicznej. To narzędzie cyfrowe dostępne jest na karcie kryptograficznej, w chmurze oraz w formacie HSM do masowego pieczętowania dokumentów cyfrowych w średnich i dużych przedsiębiorstwach.

W kontekście obsługi Krajowego Systemu e-Faktur pieczęć kwalifikowana daje większą kontrolę nad procesem obsługi dokumentów, w tym wystawiania faktur. Ponadto uwierzytelnienie w KSeF następuje w imieniu podmiotu, a nie osoby fizycznej. Oznacza to, że pieczęć przypisana jest do organizacji, a nie danych osobowych, a certyfikat kwalifikowany wystawiany jest na NIP firmy. Stosowanie pieczęci kwalifikowanej daje pełne, firmowe uwierzytelnianie, a także gwarantuje integralność i niezmienioną formę dokumentów. Do tego narzędzie z powodzeniem wykorzystywane jest nie tylko w logowaniu do KSeF, ale też w obsługiwaniu dokumentacji elektronicznej poza tym systemem. Zachowuje swoją ważność i moc na terenie całej Unii Europejskiej, co jest gwarantowane przez eIDAS.

Również w przypadku jednostek samorządu terytorialnego pieczęć kwalifikowana jest zdecydowanie lepszym wyborem. Jest to związane z tym, że zapewnia obsługę KSeF z poziomu instytucji, a nie osoby fizycznej.

Poniżej najważniejsze plusy i minusu kwalifikowanej pieczęci elektronicznej w kontekście KSeF:

Skorzystanie ze zgłoszenia ZAW-FA ma swoje uzasadnienie przede wszystkim w przypadku podmiotów, które nie posiadają pieczęci kwalifikowanej i nie chcą jej kupować z różnych przyczyn, w tym m.in. ze względu na związane z tym koszty. Należy jednak pamiętać, że korzystanie z ZAW-FA w logowaniu do Krajowego Systemu e-Faktur zawsze identyfikuje osobę fizyczną, czyli pracownika podmiotu, a nie cały podmiot. Wiąże się to z wieloma ograniczeniami. Co do zasady zgłoszenie ZAW-FA najlepiej sprawdza się w małych podmiotach, w których z KSeF korzysta jedna lub niewielka liczba osób. Korzystanie z ZAW-FA ma swoje uzasadnienie zwłaszcza w przypadku małych podmiotów lub firm, w których wymagane jest nadawanie uprawnień wielu osobom. W ten sposób ogranicza się związane z tym koszty, które ponosi się podczas wyrabiania pieczęci kwalifikowanej. Sprawdza się także wtedy, gdy szybko chce się uzyskać dostęp do Krajowego Systemu e-Faktur. 

Poniższa tabela wskazuje na podstawowe plusy i minusy ZAW-FA.

ZAW-FA czy pieczęć kwalifikowana – co wybrać? – podsumowanie

W przypadku zorganizowanych firm to kwalifikowana pieczęć elektroniczna jest rekomendowanym narzędziem do obsługi operacji w Krajowym Systemie e-Faktur. Umożliwia ona uwierzytelnienie podmiotu w KSeF, a tym samym dostęp do wystawiania i odbierania faktur oraz zarządzania uprawnieniami w imieniu podmiotu (NIP), a nie osoby fizycznej w MCU. Zapewnia wysokie bezpieczeństwo i zgodność z obowiązującym prawem, a także może być również wykorzystywana poza KSeF do pieczętowania dokumentów elektronicznych, zapewniając ich integralność i autentyczność. Jest to rozwiązanie honorowane na terenie całej Unii Europejskiej zgodnie z rozporządzeniem eIDAS.