Data publikacji: 05/11/21

Dokumenty elektroniczne podpisane podpisem kwalifikowanym lub opieczętowane e-pieczęcią są wykorzystywane coraz częściej w biznesie i administracji. Pozwalają oszczędzić mnóstwo czasu i pieniędzy. Co jednak, gdy certyfikat podpisu lub pieczęci wygaśnie? Z artykułu dowiesz się, jak przygotować dokumenty elektroniczne do archiwizacji, aby nie utraciły one swojej ważności i co daje konserwacja podpisów elektronicznych.

Dokumenty w postaci elektronicznej mogą być podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub opieczętowane e-pieczęcią. Według przepisów prawa, narzędzia te zapewniają dokumentom integralność, a także autentyczność co oznacza, że tożsamość podmiotów, które je wydają, została zweryfikowana. E-podpis i e-pieczęć wydawane są na określony czas, warto więc pamiętać o tym, jeśli chcemy archiwizować dokumenty elektroniczne.

Kiedy podpis kwalifikowany jest ważny?

Podpis kwalifikowany oraz pieczęć elektroniczna wydawane są przez dostawców usług zaufania na określony czas. Może to być rok, 2 lata lub 3 lata i jest to zależne od rodzaju wybranej oferty. Oznacza to, że e-podpis będzie ważny wówczas, kiedy złożony w oparciu o ważny certyfikat kwalifikowany. Jeśli użytkownik podpisze dany dokument dysponując ważnym podpisem, system weryfikacyjny będzie mógł to jednoznacznie potwierdzić, ale tyko w okresie ważności certyfikatu.

Przykład:

Pan Jan kupił podpis kwalifikowany u dostawcy usług zaufania, ważny na 1 rok. Po 2 tygodniach od zakupu podpisał umowę elektroniczną z kontrahentem, który też dysponował e-podpisem. Umowę elektroniczną zarchiwizował w chmurze. Miął rok, a pan Jan zapomniał odnowić certyfikat podpisu kwalifikowanego. W tym czasie powstał spór między firmą pana Jana a jego kontrahentem, ponieważ kontrahent nie wywiązał się z umowy. W związku z tym, że pan Jan nie zabezpieczył odpowiednio ważnej e-umowy, trudno mu wykazać przed sądem, że dokument istniał w ściśle określonym momencie.

Wyjściem z takiej sytuacji, a także dobrą praktyką biznesową, jest zastosowanie znacznika czasu, dzięki któremu problem z ustaleniem daty podpisania umowy w ogóle nie miałby miejsca.

Dlaczego znacznik czasu jest ważny w archiwizacji dokumentów elektronicznych?

Jak archiwizować dokumenty elektroniczne, aby można było je bezpiecznie przechowywać? Zabezpieczaniu e-umów służy właśnie znacznik czasu, dzięki któremu można precyzyjnie określić datę stworzenia danego dokumentu elektronicznego. Usługa znakowania czasem wykorzystuje niezależne źródło czasu, które pochodzi od dostawcy usług zaufania. Stosowana może być ona każdorazowo razem z podpisem kwalifikowanym czy pieczęcią elektroniczną. Znacznik czasu na dokumencie pozwala ustalić bardzo dokładną datę jego powstania, nawet, jeśli certyfikat kwalifikowany podpisu lub pieczęci wygasł.

Jeśli jako przedsiębiorca planujesz archiwizować dokumenty elektroniczne przez dłuższy okres czasu, np. przez 5 lat, warto skorzystać z konserwacji podpisu kwalifikowanego lub pieczęci elektronicznej.

Konserwacja podpisu kwalifikowanego – bezpieczna archiwizacja dokumentów

Konserwacja podpisu elektronicznego to bardziej zaawansowane znakowanie czasem, które pozwala ustalić, że certyfikat kwalifikowany był ważny w momencie podpisania e-dokumentu. Usługa sprawdza się w przypadku archiwizacji dużej liczby plików, których przechowywanie jest wymagane przez długi czas.

Podczas konserwacji e-podpisu następuje cykliczne i automatyczne dodawanie znaczników czasu do dokumentów, w ściśle określonych odstępach. W ten sposób znacznie łatwiej jest prowadzić elektroniczne archiwa dokumentów, których ważność nie będzie mogła być podważona. Warto pamiętać także, że konserwacja e-podpisu oferuje wyższe standardy szyfrujące. Ochrania to podpis przed deszyfracją oraz naruszeniem integralności danych w plikach.

Podsumowanie

Konserwacja podpisów i pieczęci elektronicznych to dobra praktyka w archiwizacji dokumentów, szczególnie tych o znaczeniu kluczowym dla firmy. Może ona oszczędzić wielu nerwów przedsiębiorcom, którzy zdecydowali się na digitalizację dokumentacji firmowej. Profesjonalna konserwacja polega na cyklicznym dodawaniu znaczników czasu do wielu dokumentów jednocześnie, w sposób zautomatyzowany. W przypadku mniejszej liczby dokumentów, użytkownik e-podpisu czy pieczęci może dodać znacznik także jednorazowo, osiągając podobny efekt.