Jak podpisać umowę na odległość bez podpisu?

Dynamiczny rozwój technologii wywiera wpływ na wiele aspektów naszego codziennego życia. Dotyczy to również biznesu, w którym tradycyjne formy zawieranie umów zastępowane są przez alternatywne rozwiązania w modelu zdalnym. Współcześnie wiele umów można podpisać na odległość, wykorzystując do tego kwalifikowany podpis elektroniczny. Z tego artykułu dowiesz się, a jaki sposób zawrzeć umowę na odległość oraz jakie przepisy polskiego prawa to regulują.

Sprawdź ofertę podpisów kwalifikowanych

Umowa zawierana na odległość – definicja

Zgodnie z definicją prawną umowa zawierana na odległość to taki kontrakt, który nie wymaga fizycznej obecności stron i podpisuje się go w formie zdalnej. To odróżnia tę formę kontraktu od umów podpisywanych tradycyjnie (na papierze) lub zawieranych słownie. Kontrakty zawierane na odległość mogą wymagać zachowania formy dokumentowej lub elektronicznej, o ile przepisy nie stanowią inaczej. 

Zawieranie umów na odległość a prawo

Zawieranie umów na odległość w formie elektronicznej reguluje Ustawa o prawach konsumenta z dnia 30 maja 2014 roku wraz z późniejszymi zmianami. Jeżeli przepisy polskiego prawa obligują dla danej czynności prawnej zawarcie umowy w formie pisemnej, dokumentowej lub elektronicznej, to należy tego przestrzegać. Zawarcie porozumienia w innej formie może uznać za nieważne. To samo dotyczy czynności prawnych, w których wymagane jest zachowanie innej formy szczególnej. 

Jakie umowy można zawierać na odległość?

Zwykłym podpisem elektronicznym (podpis niekwalifikowany, np. podpis ePUAP) można podpisać każdy kontrakt, który z mocy prawa nie wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności. Co w przypadku wymogu formy pisemnej? Wówczas również możliwe jest podpisanie umowy na odległość, jednak niezbędne jest skorzystanie z kwalifikowanego podpisu elektronicznego, który jest równoważny podpisowi własnoręcznemu i spełnia wymagania formy pisemnej porozumienia.

Przykładowo umowa o pracę powinna być zawarta na piśmie. Przepisy jednak dopuszczają jej podpisanie w formie elektronicznej, jednak pracodawca zobowiązany jest następnie do potwierdzenia wzajemnych ustaleń w formie pisemnej, w tym rodzaju umowy oraz jej warunków. Dopiero po takim potwierdzeniu możliwe jest dopuszczenie pracownika do wykonywania obowiązków służbowych.

Jednocześnie zawarcie umowy na odległość w tym z wykorzystaniem podpisu kwalifikowanego, nie jest możliwe dla takich form jak:

• umowa w formie aktu notarialnego,
• umowa w formie z podpisami notarialnie poświadczonymi,
• umowa w formie pisemnej z datą pewną.

Na odległość z powodzeniem można jednak zawrzeć takie umowy jak:

• umowa w formie pisemnej (tylko z podpisem kwalifikowanym),
• umowa w formie elektronicznej (tylko z podpisem kwalifikowanym),
• umowa w formie dokumentowej.

Korzyści związane ze zdalnym podpisywaniem umów

Podpisywanie umów na odległość znacznie skraca to cały proces oraz pozwala na zaoszczędzenie cennego czasu. Ułatwia również zawarcie kontraktu, gdy strony znajdują się w różnych miejscach i w danym momencie nie ma możliwości, aby doszło do ich fizycznego spotkania. Zdalne podpisywanie umów wiąże się również z:

• obniżeniem kosztów poprzez wyeliminowanie potrzeby podróży i generowania papierowych dokumentów;
• łatwiejszą archiwizacją podpisanych dokumentów,
• zwiększonym komfortem obu stron porozumienia,
• przyspieszeniem obiegu dokumentów,
• przyspieszeniem czasu przystąpienia do realizacji usługi lub dostarczenia produktu,
• korzystnym wpływem na ekologię ze względu na ochronę zasobów naturalnych..

Zasada swobody umów w Polsce a zawieranie umowy na odległość – co trzeba wiedzieć?

Obecnie w Polsce obowiązuje zasada swobody umów. Regulowana jest przez art. 3531 ustawy Kodeks cywilny z dnia 23 kwietnia 1964 roku wraz z późniejszymi zmianami. Wskazuje ona na to, że strony kontraktu mają dużą swobodę w zakresie ustanawiania swoich praw i obowiązków, określania rodzaju świadczenia czy też sposobu jego rozliczenia. Tym samym dokumenty te mogą różnić się od przyjętych w ustawie modeli. Zasada swobody umów wskazuje również na to, że strony mogą zawrzeć porozumienie w dowolnej formie, w tym elektronicznej, dokumentowej lub ustnej. Jednocześnie przepis ten wskazuje na ograniczenia. Treść zawartej umowy nie może być sprzeczna z zasadami współżycia społecznego i w sposób jawny nie może godzić w interes jednej ze stron.

Zasada swobody umów a umowy na odległość

Jak już wskazano, stosowana w Polsce zasada swobody umów dopuszcza zawieranie ich na odległość w formie elektronicznej. Strony porozumienia mają swobodę w doborze formy jego zawarcia, jednak obie muszą ją akceptować. Jeżeli jest zgodność, to z powodzeniem można zawrzeć kontrakt w postaci elektronicznej, z wyłączeniem umów, które wymagają formy pisemnej lub innej formy szczególnej pod rygorem nieważności.

Czy w przypadku umów na odległość występują jakieś ograniczenia?

Podstawowym ograniczeniem jest to, że zapisy umowy nie mogą naruszać zasad współżycia społecznego. W praktyce oznacza to, że kontrakt nie może zawierać tzw. klauzul abuzywnych, które w jawny sposób naruszają interes konsumenta z korzyścią dla przedsiębiorcy. Ponadto w przypadku umowy konsumenckiej sprzedawca ma obowiązek szczegółowo poinformować kupującego o:

• charakterystyce nabywanego produktu lub usługi,
• warunkach umowy,
• możliwości odstąpienia od umowy zawartej na odległość,
• innych ważnych i specyficznych kwestiach dla danej transakcji.

Ponadto po podpisaniu umowy przedsiębiorca ma obowiązek potwierdzenia jej zawarcia na trwałym nośniku i przesłania jej do konsumenta. Może to być wiadomość e-mail. Sprzedawca zobowiązany jest też do zapewnienia obsługi posprzedażowej, w tym kontaktu do działu technicznego lub reklamacyjnego.

Forma elektroniczna a tradycyjny podpis na umowie

Współcześnie elektroniczna forma podpisywania umów coraz częściej zastępuje tradycyjny podpis na umowie. To nie tylko wygodny i szybki, ale też bezpieczny sposób potwierdzenia zawarcia porozumienia, o ile dopełni się wszelkich formalności i zachowa ostrożność. Za każdym razem należy upewnić się, że dla danej czynności prawnej wystarczający będzie podpis elektroniczny. 

Sprawdź ofertę podpisów kwalifikowanych

Forma elektroniczna a forma dokumentowa – różnice

Jak podpisać umowę przez internet, aby ta była wiążąca? Warto zwrócić uwagę na dwie szczególne formy zawarcia umowy. To forma elektroniczna oraz dokumentowa, które nieco się od siebie różnią. 

Zgodnie z Art. 78 Kodeksu cywilnego, forma elektroniczna to:

§ 1. Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
§ 2. Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.

Oznacza to, że wymaga ona kwalifikowanego podpisu elektronicznego, który jest równoważny podpisowi własnoręcznemu. W związku z tym ta forma kontraktu wywołuje takie same skutki, jak forma pisemna na wydrukowanym dokumencie. 

Forma dokumentowa została opisana w Art. 77 Kodeksu Cywilnego

Do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie […] Dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią.

W praktyce oznacza to, że podpis takiej umowy może nastąpić przy użyciu:

• podpisu elektronicznego niekwalifikowanego,
• podpisu zaufanego (ePUAP), 
• wiadomości email,
• skanu podpisanego dokumentu.

Jednocześnie oświadczenie woli w tej postaci musi pozwalać na dokładne ustalenie tożsamości osoby je składającej. Forma dokumentowa nie może być stosowana, jeżeli dana czynność prawna wymaga zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności. Dotyczy to m.in. umów dotyczących przeniesienia praw autorskich i podobnych.

Podstawowy podział umów na odległość ze względu na ich rodzaj oraz metodę podpisu zgodną z obowiązującym prawem.

Ten artykuł może Cię zainteresować:

• Formy zawierania umów – rodzaje i różnice

Jak podpisać umowę przez internet?

Obecnie do dyspozycji jest kilka metod potwierdzania zawarcia umowy na odległość w formie elektronicznej. Zanim jednak się na to zdecydujesz, to ustal, czy dla obu stron będzie to akceptowalna forma. Jeżeli okaże się, że Twój kontrahent wymaga osobistego stawiennictwa i podpisu własnoręcznego to wówczas zawarcie umowy na odległość będzie utrudnione. Każdy przedsiębiorca podchodzi do tego indywidualnie, przy czym zdalne podpisywanie dokumentów jest zgodne z polskim prawem i zachowuje ważność. 

Jak podpisać umowę zdalnie? W tym celu należy wybrać odpowiedni podpis elektroniczny, a następnie skorzystać z dedykowanej platformy lub oprogramowania. Po złożeniu podpisu należy przesłać dokument w wersji elektronicznej drugiej stronie, a także odpowiednio go zabezpieczyć i utrwalić. 

Różne metody podpisywania umów na odległość

Przy podpisywaniu umów na odległość można skorzystać z kilku podstawowych metod. Należą do nich m.in.:

• kwalifikowany podpis elektroniczny,
• podpis zaufany (ePUAP),
• wymiana skanów dokumentów podpisanych odręcznie,
• potwierdzenie umowy w wiadomości mail,
• platforma do podpisywania umów zdalnie,
• ustne zawarcie umowy.

Z powyższej listy tylko kwalifikowany podpis elektroniczny spełnia wymogi formy pisemnej. Pozostałe metody wypełniają wymogi zachowania formy dokumentowej.

Czym jest podpis kwalifikowany?

Podpis kwalifikowany to cyfrowe narzędzie wydawane przez certyfikowanych dostawców, które służy do potwierdzania tożsamości w internecie za pomocą danych elektronicznych. W ten sposób potwierdza się tożsamość osoby podpisującej oraz autentyczność złożonego oświadczenia woli. Forma ta zapewnia najwyższy poziom bezpieczeństwa przy zawieraniu kontraktów. Ponadto podpis ten jest równoważny własnoręcznemu podpisowi na umowie, dlatego stanowi jedyną alternatywę, aby zawrzeć taką umowę prawnie. W takiej sytuacji oświadczenie woli z kwalifikowanym podpisem elektronicznym jest traktowane tak samo, jak oświadczenie woli złożone osobiście na dokumencie w wersji papierowej.

Elektroniczny podpis kwalifikowany to dobry wybór, jeżeli zależy Ci na poprawie bezpieczeństwa w zakresie podpisywanych dokumentów. Może on być z powodzeniem wykorzystywany m.in. do podpisywania:

• dokumentów i plików z ZUS, US, KRS czy JEDZ,
• umów B2B,
• umów agencyjnych,
• umów o pracę,
• umów zlecenia,
• umów sprzedaży,
• różnego rodzaju pełnomocnictw,
• umów najmu nieruchomości,
• i innych dokumentów.

Zalety i wady korzystania z kwalifikowanego podpisu elektronicznego przy podpisywaniu umów na odległość

Ten artykuł może Cię zainteresować:

• Rodzaje podpisów elektronicznych – porównanie

Zawieranie umów na odległość – co zrobić, aby były one wiążące?

Jak podpisać umowę bez podpisu w formie zdalnej, aby była obowiązująca? Przede wszystkim obowiązkiem przedsiębiorcy i każdej innej strony podpisującej umowę na odległość, jest dopełnienie wszelkich formalności. Należy zachować taką formę dla czynności prawnej, która będzie wiążąca dla obu stron i zgodna z przepisami polskiego prawa. To zmienia się ze sporą regularnością, dlatego warto trzymać rękę na pulsie. Wydaje się, że w najbliższych latach popularność podpisów elektronicznych będzie rosła, na co rząd powinien zareagować ujednoliceniem przepisów i zwiększeniem dostępności tej formy poświadczania oświadczeń woli. W przypadku czynności prawnych wymagających zastosowania formy pisemnej, już teraz wiążący jest kwalifikowany podpis elektroniczny, co jest dużym ułatwieniem zarówno dla przedsiębiorców, jak i osób prywatnych.

Kup podpis kwalifikowany

Jak podpisać umowę na odległość bez podpisu – podsumowanie

Jak podpisać umowę online bez podpisu? W tym celu można skorzystać z różnych form umowy, jednak zawsze należy zachować ich zgodność z obowiązującymi przepisami. Najwyższy poziom bezpieczeństwa oraz ważności dokumentu zapewnia skorzystanie z kwalifikowanego podpisu elektronicznego z certyfikacją. Jest on równoważny podpisowi własnoręcznemu i spełnia warunki formy pisemnej umowy. Jeżeli jednak nie jest ona wymagana dla danej czynności, to możesz skorzystać z innego podpisu elektronicznego, potwierdzenia mailowego i innych obowiązujących metod.