Podpis kwalifikowany i niekwalifikowany to dwa rodzaje podpisów elektronicznych wykorzystywanych do podpisywania dokumentów w obiegu dokumentów. Różnią się przede wszystkim mocą prawną, poziomem bezpieczeństwa oraz zakresem zastosowania. Dowiedz się, czym charakteryzują się oba rodzaje e-podpisu oraz kiedy potrzebny jest kwalifikowany podpis elektroniczny równoważny podpisowi własnoręcznemu.
Czym jest podpis elektroniczny?
Podpis elektroniczny to cyfrowy odpowiednik własnoręcznego podpisu, który wykorzystywany jest do podpisywania dokumentów w obiegu elektronicznym bez konieczności ich drukowania. W zależności od poziomu wiarygodności oraz zabezpieczeń, wyróżnia się kwalifikowany podpis elektroniczny oraz niekwalifikowany podpis elektroniczny. Oba różnią się mocą prawną oraz potencjałem zastosowania, dlatego warto się z tym zapoznać jeszcze przed jego użyciem czy podjęciem decyzji o wyrobieniu konkretnego typu e-podpisu.
Kwalifikowany podpis elektroniczny – charakterystyka
Kwalifikowany podpis elektroniczny to najsilniejszy rodzaj e-podpisu funkcjonującego w Unii Europejskiej, ponieważ zachowuje moc prawną własnoręcznego podpisu na dokumencie zgodnie z rozporządzeniem eIDAS. Tego typu podpis można wyrobić tylko u certyfikowanego dostawcy usług zaufania i należy regularnie odnawiać jego certyfikat kwalifikowany. Jednocześnie kwalifikowany podpis elektroniczny zapewnia najwyższą wiarygodność, ponieważ pozwala na jednoznaczne potwierdzenie tożsamości osoby podpisującej dokument oraz zabezpiecza jego treść przed nieautoryzowanymi zmianami.
Sprawdź ofertę podpisów kwalifikowanych
W praktyce oznacza to, że kwalifikowany podpis elektroniczny z powodzeniem może być stosowany w obiegu dokumentów online wymagających zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności. Wykorzystuje się go do:
- podpisywania umów cywilnoprawnych sporządzonych w formie elektronicznej,
- podpisywania e-dokumentów każdego typu (np. pism sądowych),
- uwierzytelniania w systemach e-administracji (np. eZUS, e-KRS, ePUAP i innych),
- uczestnictwa w aukcjach i przetargach prowadzonych drogą elektroniczną,
- podpisywania umów o pracę.
W dużym skrócie kwalifikowany podpis elektroniczny zapewnia najwyższy poziom bezpieczeństwa i jednoznaczną identyfikację osoby składającej podpis. Obowiązuje na terenie całej Unii Europejskiej oraz w wielu innych krajach. Jego wyrobienie wiąże się jednak z koniecznością poniesienia kosztów, co jest pewnym ograniczeniem. Cena najtańszego wariantu rozpoczyna się już od około 239 zł netto za rok obowiązywania certyfikatu kwalifikowanego.
Ten artykuł może Cię zainteresować:
Niekwalifikowany podpis elektroniczny – co warto wiedzieć?
Niekwalifikowany podpis elektroniczny to wariant podpisu wykorzystywanego w obiegu dokumentów online, który nie ma mocy prawnej podpisu własnoręcznego, ponieważ spełnia mniej rygorystyczne normy bezpieczeństwa. Mimo tego e-podpis z certyfikatem niekwalifikowanym wykorzystywany jest szeroko w cyfrowym świecie, np. do szyfrowania dokumentów, ich podstawowej weryfikacji czy podpisywania mniej formalnych dokumentów niewymagających najwyższej formy zabezpieczeń.
Komercyjny podpis niekwalifikowany można uzyskać u kwalifikowanych dostawców usług cyfrowych. Ten rodzaj e-podpisu może przyjmować różne formy, np. podpis składany za pomocą platform do podpisywania dokumentów online, podpis biometryczny czy podpis oparty na wewnętrznych systemach firmowych.
W kategorii niekwalifikowanych podpisów elektronicznych wyróżnia się:
- zwykły podpis elektroniczny,
- zaawansowany podpis elektroniczny.
Zwykły podpis elektroniczny można wygenerować samodzielnie i ma najniższą rangę w zestawieniu podpisów elektronicznych. Jeżeli obie strony wyrażą na to zgodę, to można wykorzystywać go do:
- podpisywania umów, które nie wymagają formy pisemnej,
- zatwierdzania dokumentów wewnętrznych oraz innych podstawowych dokumentów elektronicznych,
- podpisywania i szyfrowania wiadomości mailowych,
- szyfrowania plików przesyłanych innym osobom lub przechowywanych na dysku.
Zaawansowany podpis elektroniczny pozwala na dokładne ustalenie tożsamości danej osoby, jest powiązany z dokumentem oraz charakteryzuje się wysokim poziomem pewności co do jej tożsamości. Jednocześnie wciąż nie posiada certyfikatu kwalifikowanego. Przykładem zaawansowanego podpisu niekwalifikowanego jest Profil Zaufany, czyli narzędzie do identyfikacji elektronicznej dla obywateli korzystających z systemów administracji publicznej. Wykorzystywany jest do uwierzytelniania się w systemach publicznych oraz do zatwierdzania podstawowych operacji.
WAŻNE! Zaawansowany podpis elektroniczny nie pozwala na jednoznaczne potwierdzenie tożsamości osoby podpisującej dokument i nie posiada certyfikatu kwalifikowanego, w związku z czym nie może być stosowany przy podpisywaniu dokumentów wymagających mocy prawnej pod rygorem nieważności.
Ten artykuł może Cię zainteresować:
Podpis kwalifikowany a niekwalifikowany – różnice i zastosowanie
Podpis kwalifikowany a niekwalifikowany – czym się różnią i co warto o nich wiedzieć pod kątem ich przeznaczenia? Najważniejsze informacje w skrócie przedstawia poniższa tabela.
| Parametr | Niekwalifikowany podpis elektroniczny | Kwalifikowany podpis elektroniczny |
| Moc prawna | Zwykle równoważny formie dokumentowej | Równoważny podpisowi własnoręcznemu |
| Certyfikat | Niekwalifikowany | Kwalifikowany |
| Weryfikacja tożsamości | Uproszczona | Rygorystyczna |
| Koszt | Często bezpłatny | Odpłatny |
| Zastosowanie | Wewnętrzne maile, e-sklepy, proste umowy, maile | Umowy cywilnoprawne, JPK, KRS, przetargi, urzędy |
| Bezpieczeństwo | Średni lub wysoki w zależności od technologii | Bardzo wysoki poziom bezpieczeństwa |
| Uznawalność w UE | Ograniczona | Tak |
| Poziom formalny | Średni | Wysoki |
W obu przypadkach podstawą prawną podpisów elektronicznych jest rozporządzenie eIDAS. Jednocześnie oba warianty, kwalifikowany i niekwalifikowany podpis elektroniczny charakteryzują się inną mocą prawną, potencjałem zastosowania i poziomem bezpieczeństwa. Najwyższą moc prawną i jednoznaczne potwierdzenie tożsamości osoby podpisującej zapewni tylko kwalifikowany podpis elektroniczny wydawany przez certyfikowanego dostawcę usług zaufania, np. EuroCert.
Jak uzyskać kwalifikowany podpis elektroniczny? Krok po kroku
Kwalifikowany podpis elektroniczny można wyrobić tylko u certyfikowanego dostawcy usług zaufania znajdującego się na liście Narodowego Centrum Certyfikacji (NCCert). Poniżej prosta instrukcja krok po kroku, jak uzyskać kwalifikowany podpis elektroniczny.
- Wybór dostawcy usług zaufania – zapoznaj się z ofertą dostawców usług zaufania i wybierz jednego z nich. Na tej liście znajduje się m.in. firma EuroCert.
- Zakup podpisu – wybierz kwalifikowany podpis elektroniczny na karcie (karta kryptograficzna + czytnik) lub kwalifikowany podpis elektroniczny w chmurze (dostęp przy użyciu Twojego smartfona i aplikacji autoryzującej z jednorazowymi kodami OTP), a następnie opłać zamówienie.
- Weryfikacja tożsamości – kolejnym krokiem jest weryfikacja tożsamości osoby, na której dane generowany jest certyfikat kwalifikowany. W zależności od wariantu proces ten odbywa się na podstawie: weryfikacji online, wizyty w jednym z autoryzowanych punktów sprzedaży lub wizyty mobilnego weryfikatora.
- Uzyskanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego – po pomyślnej weryfikacji tożsamości dostawca wyda Ci niezbędny certyfikat kwalifikowany ważny na 1 rok, 2 lata lub 3 lata, a także niezbędne oprogramowanie do obsługi podpisu lub fizyczne elementy: kartę kryptograficzną i czytnik.
- Instalacja i aktywacja – zainstaluj oprogramowanie zgodnie z instrukcją dostarczoną przez dostawcę i wykonaj testowe podpisanie dokumentu, aby sprawdzić poprawne działanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
Podpis kwalifikowany a niekwalifikowany – podsumowanie
Jeżeli potrzebujesz najwyższej formy podpisu elektronicznego, wybierz kwalifikowany podpis elektroniczny. Z powodzeniem możesz używać go do podpisywania dokumentów online wymagających formy pisemnej, ponieważ certyfikat kwalifikowany zapewnia moc prawną podpisu własnoręcznego zgodnie z rozporządzeniem eIDAS. W przypadku mniej formalnych dokumentów, w tym obsługi systemów publicznych, wystarczający może być niekwalifikowany podpis elektroniczny. Jeśli chcesz wyrobić kwalifikowany e-podpis, zapoznaj się z ofertą EuroCert.
