Podpis kwalifikowany jednorazowy a długoterminowy – co wybrać?

Wybór pomiędzy kwalifikowanym podpisem jednorazowym a długoterminowym zależy przede wszystkim od częstotliwości podpisywania dokumentów. Pod względem technicznym i prawnym to jeden i ten sam podpis. Dowiedz się, jak działają kwalifikowane podpisy jednorazowe i długoterminowe, jakie mają zastosowanie i który z nich będzie dla Ciebie lepszym wyborem.

Kwalifikowany podpis jednorazowy – czym jest i jak działa?

Kwalifikowany podpis jednorazowy to sposób korzystania z kwalifikowanego podpisu elektronicznego oparty na krótkoterminowym kwalifikowanym certyfikacie wydawanym na potrzeby jednej operacji lub ograniczonej liczby podpisów. Podpis ten spełnia wymagania rozporządzenia eIDAS i ma moc prawną podpisu własnoręcznego. Przeznaczony jest do podpisywania ograniczonej liczby dokumentów względem podpisu długoterminowego ze względu na limity dotyczące liczby i rozmiaru dokumentów, a także okresu ważności certyfikatu. Za wydawanie tego podpisu odpowiadają w Polsce kwalifikowani dostawcy usług zaufania z listy Narodowego Centrum Certyfikacji (NCCert) lub zewnętrzni partnerzy wykorzystujący kwalifikowany certyfikat dostawcy.

Kwalifikowany podpis elektroniczny jednorazowy wydaje się konkretnej osobie fizycznej na określony czas i przeznaczony do jednorazowego lub okazjonalnego podpisywania dokumentów i potwierdzania tożsamości, zgodnie z zasadami określonymi przez danego dostawcę. Ten rodzaj podpisu można kupić pojedynczo lub w paczkach po kilka-kilkanaście sztuk bądź w abonamencie z limitem podpisów w określonym terminie, np. na miesiąc.

W Polsce osoba fizyczna może złożyć do 5 darmowych kwalifikowanych podpisów jednorazowych w formacie PDF w dokumentach o rozmiarze do 5 MB w ramach usługi „Podpis kwalifikowany w aplikacji mObywatel”, jednak tylko w celach nieprofesjonalnych. Oznacza to, że nie mogą być one związane z wykonywanym zawodem, prowadzoną firmą lub podmiotem, dla którego świadczy się pracę. Kwalifikowane podpisy jednorazowe o przeznaczeniu komercyjnym są odpłatne zgodnie z ofertą kwalifikowanych dostawców usług zaufania. Kwalifikowany podpis elektroniczny jednorazowy oferowany jest w wariancie chmurowym (online) bez konieczności korzystania z fizycznego nośnika.

Ten artykuł może Cię zainteresować:

• Kwalifikowany podpis jednorazowy – co to i jak działa?

Kwalifikowany podpis długoterminowy – czym jest i jak działa?

Kwalifikowany podpis długoterminowy to nazwa stosowana dla kwalifikowanych podpisów elektronicznych z ważnością certyfikatu przez 1 rok, 2 lata lub 3 lata. Podpisy te mają moc prawną podpisu własnoręcznego składanego w tradycyjny sposób na papierowym dokumencie i takie samo zastosowanie jak podpisy jednorazowe, przy czym rekomenduje się je osobom regularnie podpisującym dokumenty online w różnych formatach np. PDF, XML.

Względem podpisów jednorazowych kwalifikowane podpisy elektroniczne długoterminowe wyróżniają się nie tylko okresem ważności certyfikatu, ale też możliwością jego odnowienia. Skorzystanie z odnowienia przed upływem okresu ważności certyfikatu pozwala na kontynuowanie posługiwania się e-podpisem kwalifikowanym bez przeszkód oraz na realne oszczędności finansowe. Kwalifikowany podpis długoterminowy dostępny jest w chmurze lub na fizycznym nośniku, tj. karcie kryptograficznej z czytnikiem lub urządzeniu USB.

Sprawdź ofertę podpisów kwalifikowanych

Ten artykuł może Cię zainteresować:

• Co to jest podpis kwalifikowany?

Kwalifikowany podpis długoterminowy a jednorazowy – różnice i zastosowanie

Kwalifikowany podpis długoterminowy oraz jednorazowy to narzędzia przeznaczone do podpisywania tych samych umów, zatwierdzania tych samych operacji oraz powodujące takie same skutki prawne. Nazwy te stosuje się w odniesieniu do kwalifikowanych podpisów elektronicznych o różnym okresie ważności certyfikatu. 

Poniższa tabela przedstawia różnice i podobieństwa kwalifikowanych podpisów długoterminowych i jednorazowych. 

Ze względu na taką samą moc prawną i wywoływane skutki prawne, kwalifikowane podpisy długoterminowe i jednorazowe mogą być stosowane przy tych samych operacjach i dokumentach i wykorzystuje się je m.in. podczas:

• podpisywania umów cywilnoprawnych, faktur i pełnomocnictw,
• podpisywania umowy o pracę w formie elektronicznej,
• podpisywania dokumentów oraz uwierzytelniania, jeśli dana usługa administracji publicznej przewiduje taką możliwość (np. eZUS, e-KRS, ePUAP i innych),
• składania dokumentów wymagających podpisu kwalifikowanego,
• podpisywania dokumentów urzędowych, np. pisma urzędowego,
• uczestnictwa w przetargach krajowych i międzynarodowych,
• uczestnictwa w aukcjach internetowych,
• założenia Profilu Zaufanego.

Oba podpisy pozwalają na jednoznaczne potwierdzenie tożsamości osoby podpisującej dokument, ponieważ wydawane są na podstawie procedury szczegółowo weryfikującej tożsamość. Zapewniają też integralność i oryginalność dokumentu po jego podpisaniu, ponieważ nawet najdrobniejsza korekta wymaga ponownego złożenia kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Ten artykuł może Cię zainteresować:

• Do czego służy kwalifikowany podpis elektroniczny? Zalety i korzyści
• Jak uzyskać kwalifikowany podpis elektroniczny? Krok po kroku

Kwalifikowany podpis długoterminowy czy jednorazowy – co wybrać i kiedy?

Kwalifikowany podpis długoterminowy będzie dobrym wyborem w przypadku osób i firm, które regularnie podpisują dokumenty online wymagające zachowania najwyższych standardów bezpieczeństwa lub formy pisemnej pod rygorem nieważności, o ile dana czynność prawna nie wymaga zachowania innej formy, np. aktu notarialnego. Z perspektywy użytkownika to wygodne rozwiązanie, ponieważ pozwala na długoterminowe posługiwanie się podpisem bez konieczności każdorazowego przechodzenia przez procedurę weryfikacyjną. Pod tym względem jest bardziej uniwersalnym rozwiązaniem.

Do tego kwalifikowane podpisy elektroniczne z ważnością certyfikatu 1 rok, 2 lata lub 3 lata są bardziej opłacalne pod względem kosztów w przypadku podpisywania co najmniej kilku dokumentów tygodniowo, lub większej paczki dokumentów w krótkim czasie. Umożliwiają zatwierdzanie większych plików i większej liczby dokumentów w ramach jednej operacji, np. podczas masowego podpisywania e-dokumentów.

Dla porównania kwalifikowany podpis jednorazowy w zupełności wystarczy przy sporadycznym korzystaniu, np. konieczności podpisania jednego dokumentu lub załatwienia jednej sprawy wymagającej posiadania kwalifikowanego certyfikatu. Rekomendowany jest w sytuacji, gdy:

• podpisuje się jedną umowę z kontrahentem, 
• bierze się udział w jednorazowym postępowaniu przetargowym,
• chce się szybko załatwić sprawę na już bez ponoszenia kosztu długoterminowego certyfikatu,
• potrzebne jest szybkie podpisanie dokumentu bez korzystania z karty i czytnika.

Wskazówka: Wybór pomiędzy kwalifikowanym podpisem długoterminowym a jednorazowym zależy przede wszystkim od Twoich potrzeb i tego, z jaką częstotliwością podpisujesz dokumenty online, które wymagają zachowania formy pisemnej. Uwzględnij to przed wyborem odpowiedniego wariantu e-podpisu u kwalifikowanego dostawcy usług zaufania, np. w EuroCert.

Kup podpis kwalifikowany

Podpis kwalifikowany długoterminowy a jednorazowy – co wybrać? – podsumowanie

Kwalifikowany podpis jednorazowy i długoterminowy wywołują takie same skutki prawne oraz spełniają wymagania rozporządzenia eIDAS. Różnią się przede wszystkim okresem ważności certyfikatu i sposobem korzystania. Podpis jednorazowy sprawdzi się przy okazjonalnym podpisywaniu dokumentów lub przy załatwieniu pojedynczej sprawy online, natomiast podpis długoterminowy będzie lepszym rozwiązaniem dla osób i firm regularnie korzystających z e-podpisu. Przed wyborem odpowiedniego wariantu oceń swoje potrzeby, w tym częstotliwość podpisywania dokumentów. Kwalifikowany podpis elektroniczny wyrobisz w EuroCert.