Podpis kwalifikowany w mObywatelu i standardowy podpis kwalifikowany pozwalają podpisywać dokumenty z taką samą mocą prawną, ale różnią się sposobem użycia, okresem dostępności oraz zakresem zastosowań. Jak działa podpis kwalifikowany w mObywatelu i czym różni się od tradycyjnego podpisu kwalifikowanego? W tym artykule wyjaśniamy najważniejsze różnice, zasady działania i praktyczne zastosowania obu rozwiązań, aby ułatwić wybór podpisu odpowiedniego do konkretnych potrzeb.
Kwalifikowany podpis jednorazowy mObywatel
Kwalifikowany podpis jednorazowy mObywatel to usługa umożliwiająca pełnoletnim użytkownikom złożenie kwalifikowanego podpisu elektronicznego na dokumencie PDF za pośrednictwem aplikacji mObywatel.
W odróżnieniu od klasycznego podpisu kwalifikowanego oraz na dzień 24.09.2026 w fazie pilotażowej dostosowania wymogów się do eIDAS 2.0 rozwiązanie to zostało zaprojektowane tylko dla osób, które potrzebują podpisać dokument w celach prywatnych.
W swojej funkcjonalności mObywatel oferuje złożenie pięciu darmowych podpisów jednorazowych, ale tylko w celach nieprofesjonalnych np. oświadczenia woli w swoim imieniu. Sprawy te nie mogą być powiązane z wykonywanym zawodem, firmą lub innym podmiotem. Zgodnie z art. 25 ust. 2 unijnego rozporządzenia eIDAS podpis w mObywatel ma moc prawną równoważną podpisowi własnoręcznemu i jest honorowany na terytorium całej Unii Europejskiej.
Zgodnie z oficjalnymi wytycznymi Ministerstwa Cyfryzacji podpis w mObywatelu doskonale sprawdzi się m.in. przy:
- osobistej umowie najmu mieszkania,
- umowie sprzedaży prywatnego samochodu zawieranej między osobami fizycznymi,
- wnioskach i pismach kierowanych do urzędów przez obywatela,
- prywatnej umowie pożyczki lub pełnomocnictwie w sprawach rodzinnych.
Ograniczenia dotyczące kwalifikowanego podpisu jednorazowego w aplikacji mObywatel to:
- 5 jednorazowych i bezpłatnych podpisów w miesiącu,
- tylko zastosowanie prywatne (brak możliwości użycia w sprawach biznesowych),
- ograniczenie plików do formatu PDF i rozmiaru do 5 MB,
- brak obsługi plików XML (standard XAdES),
- konieczność posiadania fizycznego e-dowodu z kodem CAN i PIN2, czyli dowodu wydanego po 4 marca 2019 roku,
- konieczność posiadania smartfona z czytnikiem NFC.
Kwalifikowany podpis elektroniczny długoterminowy
Kwalifikowany podpis elektroniczny długoterminowy to cyfrowe narzędzie wydawane przez kwalifikowanego dostawcę usług zaufania, które przeznaczone jest do wielokrotnego użytku i zachowuje swoją ważność przez okres obowiązywania certyfikatu kwalifikowanego od roku do trzech lat. Wydawany jest dla konkretnej osoby fizycznej i może być wykorzystywany w sprawach prywatnych i biznesowych. Certyfikat kwalifikowany wydawany jest na podstawie rygorystycznej weryfikacji tożsamości, dzięki czemu nie ma żadnych wątpliwości co do tożsamości osoby podpisującej dokument online lub zatwierdzającej operację online wymagającą zachowania najwyższych standardów bezpieczeństwa i środków ostrożności.
Kwalifikowany podpis elektroniczny długoterminowy przeznaczony jest dla przedsiębiorców, członków zarządu, księgowych, kadrowych, prawników oraz wszystkich pracowników regularnie uczestniczących w elektronicznym obiegu dokumentów w firmie. Dostępny jest w następujących wariantach:
- kwalifikowany podpis elektroniczny na karcie kryptograficznej lub tokenie USB,
- kwalifikowany podpis elektroniczny w chmurze, np. ECSigner od EuroCert.
Podobnie jak podpis jednorazowy w mObywatel, długoterminowy kwalifikowany podpis elektroniczny ma moc prawną podpisu własnoręcznego i może być wykorzystywany w dokumentach wymagających zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności, chyba że odrębne przepisy wymagają zachowania formy aktu notarialnego.
Ten artykuł może Cię zainteresować:
Kwalifikowany podpis elektroniczny a mObywatel – różnice
Kwalifikowany podpis elektroniczny długoterminowy oraz wariant jednorazowy dostępny w aplikacji mObywatel mają taką samą moc prawną i są zgodne z eIDAS, jednak mają inne przeznaczenie oraz specyfikę użytkowania. Szczegółowe porównanie przedstawia poniższa tabela.
| Parametr | Podpis kwalifikowany w mObywatelu | Standardowy kwalifikowany podpis długoterminowy |
| Typ certyfikatu | Jednorazowy (certyfikat wydawany na potrzeby konkretnego podpisu) | Terminowy od 1 do 3 lat |
| Zastosowanie | sprawy prywatne, osobiste i niezwiązane z działalnością zarobkową | sprawy biznesowe, zawodowe i prywatne |
| Moc prawna | równoważny podpisowi własnoręcznemu | równoważny podpisowi własnoręcznemu |
| Zastosowania biznesowe i komercyjne | nie | tak |
| Limit podpisów | 5 bezpłatnych podpisów miesięcznie | Brak limitu liczby podpisów w okresie ważności certyfikatu (o ile warunki konkretnej usługi/dostawcy nie stanowią inaczej) |
| Obsługiwane pliki | tylko PDF do 5 MB (PAdES) | PDF, XML, ZIP i inne, bez limitu 5 MB (PAdES, XAdES) |
| Podpisywanie wielu dokumentów | ograniczone | tak |
| Współpraca z KSeF, eKRS, JPK i eZUS | ograniczona, brak obsługi struktur XML | pełna kompatybilność |
| Wymagany sprzęt i weryfikacja | e-dowód z NFC + mDowód w aplikacji | smartfon (chmura) lub karta z czytnikiem USB |
| Koszt | bezpłatny do 5 podpisów miesięcznie (kolejne podpisy są odpłatne według stawki dostawcy) | od 239 zł / rok |
| Honorowanie w UE | tak | tak |
Ten artykuł może Cię zainteresować:
Jaki kwalifikowany podpis elektroniczny wybrać?
Wybór odpowiedniego narzędzia zależy przede wszystkim od roli, w jakiej występujemy, oraz częstotliwości podpisywania dokumentów. Z perspektywy osoby prywatnej i przy sporadycznym podpisywaniu dokumentów online wystarczający będzie bezpłatny, jednorazowy kwalifikowany podpis w mObywatel. Nie jest jednak przeznaczony do użytku firmowego.
Do firmy należy wybrać kwalifikowany podpis elektroniczny z certyfikatem ważnym od 1 do 3 lat, co ułatwia obsługę dokumentów, zapewniając ich integralność oraz pełną zgodność z obowiązującymi przepisami. Najczęściej korzystają z niego:
- właściciele firm i wspólnicy spółek,
- członkowie zarządów i rad nadzorczych,
- pracownicy księgowości,
- pracownicy kadr,
- osoby zajmujące się zawieraniem umów różnego typu.
Kwalifikowany podpis elektroniczny długoterminowy wydawany przez kwalifikowanego dostawcę usług zaufania nie ma limitów dotyczących formatu i rozmiaru obsługiwanych plików, a także ograniczenia związanego z użytkiem prywatnym. Za jego pomocą z powodzeniem można podpisać takie dokumenty jak m.in.:
- umowy cywilnoprawne,
- umowy leasingu,
- umowy ubezpieczenia,
- faktury,
- zaświadczenia firmowe,
- akta pracownicze,
- umowy o pracę,
- wnioski,
- polityki firmowe,
- regulaminy,
- procedury,
- oferty handlowe,
- dokumenty prawne różnego typu (np. pisma procesowe).
Ponadto kwalifikowany podpis elektroniczny długoterminowy wykorzystywany jest w procesie uwierzytelniania przedstawiciela firmy w kontaktach online z administracją publiczną, np. do: składania deklaracji podatkowych, podpisywania sprawozdań finansowych (portal S24, e-KRS), składania wniosków o dotację z UE, udziału w aukcjach i przetargach.
W zależności od potrzeb firmy do wyboru są:
- kwalifikowany podpis elektroniczny na karcie kryptograficznej z czytnikiem – podpis z certyfikatem na karcie kryptograficznej, do którego obsługi wymagane są czytnik oraz oprogramowanie desktopowe,
- kwalifikowany podpis elektroniczny z urządzeniem USB – podpis na nośniku USB z niewielką kartą SIM z certyfikatem kwalifikowanym, który wygodnie obsługuje się na komputerach stacjonarnych i laptopach.
- kwalifikowany podpis elektroniczny w chmurze – podpis z certyfikatem umieszczonym w bezpiecznym środowisku chmurowym, do którego składania wykorzystuje się uwierzytelniającą aplikację mobilną na smartfonie, co pozwala na podpisywanie dokumentów z dowolnego miejsca na ziemi i bez konieczności posiadania przy sobie fizycznego nośnika.
Ten artykuł może Cię zainteresować:
mObywatel a podpis kwalifikowany – jakie są różnice i co wybrać? – podsumowanie
Kwalifikowany podpis elektroniczny z długoterminowym certyfikatem to uniwersalny wybór, ponieważ możesz stosować go w celach prywatnych i biznesowych bez ograniczeń ilościowych i z zachowaniem ważności podpisu własnoręcznego. Jeżeli jednak podpisujesz dokumenty prywatnie i tylko sporadycznie, nie musisz inwestować w kwalifikowany podpis z długim certyfikatem i wystarczy Ci kwalifikowany podpis jednorazowy w mObywatel. Poznaj różne możliwości i wybierz wariant idealnie dopasowany do swoich potrzeb. Kwalifikowany podpis elektroniczny na fizycznym nośniku oraz w chmurze kupisz u jednego z pięciu kwalifikowanych dostawców usług zaufania, do których należy EuroCert.
