Podpis wewnętrzny i zewnętrzny – czym się różnią?

Podpis wewnętrzny i zewnętrzny to dwa sposoby podpisywania dokumentów elektronicznych, które różnią się sposobem zapisu w plikach. Choć na pierwszy rzut oka różnica wydaje się niewielka, w praktyce wpływa na weryfikację dokumentów oraz wygodę ich przesyłania w procesach biznesowych i systemowych. Jeśli zastanawiasz się, czym różni się podpis wewnętrzny od zewnętrznego i kiedy warto wybrać konkretne rozwiązanie to ten artykuł jest dla Ciebie.

Czym jest podpis wewnętrzny?

Podpis wewnętrzny to forma podpisu elektronicznego, którego dane są integralną częścią struktury dokumentu, a nie odrębnym plikiem. W dużym skrócie polega na tym, że treść dokumentu, dane kryptograficzne, skrót dokumentu, certyfikat kwalifikowany podpisującego oraz znacznik czasu przechowywane są w jednym pliku. Najpopularniejsze standardy podpisu wewnętrznego to PAdES dla plików PDF oraz XAdES dla XML. Zasada działania podpisu wewnętrznego opiera się na standardach kryptografii asymetrycznej oraz infrastrukturze klucza publicznego (PKI).

Najpopularniejsze zastosowania kwalifikowanego podpisu elektronicznego to podpisywanie umów z kontrahentami, umów o pracę, umów cywilnoprawnych czy dokumentów wewnątrz firmy. Ten rodzaj e-podpisu z powodzeniem sprawdza się również przy poświadczaniu sprawozdań finansowych dla KRS, KAS czy innych instytucji nadzorujących, a także w ramach prowadzenia elektronicznej dokumentacji kadrowej oraz udziału w przetargach i zamówieniach publicznych.

Sprawdź ofertę podpisów kwalifikowanych

Dla porównania Profil Zaufany wykorzystywany jest głównie w ramach kontaktów z administracją publiczną, np. do składania wniosków urzędowych, pism ogólnych, obsługi PUE ZUS, e-Urzędu Skarbowego czy innych spraw obywatelskich. Pod tym względem jego zastosowanie jest ograniczone względem kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Podpis wewnętrzny zapewnia większą spójność i łatwiejsze przekazywanie dokumentu, ponieważ sam podpis przenoszony jest razem z nim i nie można go oddzielić bez unieważnienia podpisu w pliku. Dzięki temu rozwiązaniu podpis jest zawarty bezpośrednio w dokumencie, co uniemożliwia manipulację w kontekście rozdzielenia plików. W zależności od poziomu podpisu, może on spełniać wymagania formalne określone w rozporządzeniu eIDAS i dotyczy to kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Kwalifikowany podpis elektroniczny wewnętrzny stosuje się w sytuacjach, gdy dokument funkcjonuje wewnątrz organizacji i jednocześnie musi spełniać wysokie wymagania formalne, np. ze względów regulacyjnych lub dowodowych. 

Dotyczy to m.in. sektora finansowego, farmaceutycznego czy administracji publicznej. Dzięki osadzeniu podpisu bezpośrednio w pliku potwierdza się niezaprzeczalność autorstwa, integralność danych oraz możliwość audytu.

Przykłady użycia podpisu wewnętrznego w praktyce to:

• podpisanie umowy PDF z klientem,
• dokumenty HR (umowy o pracę, aneksy),
• decyzje administracyjne.

Ten artykuł może Cię zainteresować:

• Podpis kwalifikowany PAdES, XAdES – różnice

Sprawdź ofertę podpisów kwalifikowanych

Czym jest podpis zewnętrzny?

Podpis zewnętrzny to forma złożenia podpisu elektronicznego, w której dane podpisu zapisywane są w osobnym pliku niezależnym od podpisywanego dokumentu. Oznacza to, że właściwy dokument pozostaje niezmieniony, a podpis zawierający skrót kryptograficzny dokumentu, dane certyfikatu kwalifikowanego oraz ewentualnie znacznik czasu zapisywany jest oddzielnie. Najczęściej stosuje się do tego formaty XAdES i CAdES. Taki zapis sprawia, że do weryfikacji podpisu wymagane jest użycie obu plików jednocześnie, czyli podpisywanego dokumentu oraz pliku zawierające podpis elektroniczny.

Podstawowa różnica względem podpisu wewnętrznego polega na separacji logicznej podpisu i danych. W ten sposób zwiększa się elastyczność integracyjną, jednak wymaga to zachowania spójności obu dokumentów. Jeżeli jeden z plików zostanie utracony, to nie ma możliwości skutecznej weryfikacji złożonego już podpisu elektronicznego zewnętrznego.

Kwalifikowany podpis zewnętrzny stosuje się przede wszystkim wtedy, gdy:

• wymagane jest zachowanie oryginalności postaci pliku, np. w obiegu dokumentów między systemami lub instytucjami, 
• jeden podpis odnosi się do więcej niż jednego dokumentu.

W zależności od użytego certyfikatu podpis zewnętrzny jest zgodny ze standardami ETSI oraz rozporządzeniem eIDAS (dla certyfikatów kwalifikowanych).

Przykłady użycia podpisu zewnętrznego w praktyce to:

• wymiana dokumentów między systemami (np. API),
• e-faktury w integracjach,
• podpisywanie paczek dokumentów.

Podpis wewnętrzny a zewnętrzny – różnice i zastosowanie

Poznaj najważniejsze różnice pomiędzy podpisem zewnętrznym i wewnętrznym oraz potencjał ich zastosowania w praktyce. Najważniejsze informacje zawiera znajsziesz w poniższym zestawieniu..

Co do zasady, podpis wewnętrzny sprawdza się tam, gdzie liczy się czytelność, przenośność i łatwa weryfikacja przez użytkownika końcowego (np. podpisane PDF-y). Dla odmiany podpis zewnętrzny preferowany jest w środowiskach system–system, gdzie ważna jest automatyzacja, skalowalność i brak ingerencji w oryginalne dane.

Podpis wewnętrzny a zewnętrzny – zalety i wady

Zarówno podpis wewnętrzny, jak i zewnętrzny mają swoje wady i zalety, dlatego warto zapoznać się z nimi przed wyborem konkretnego wariantu e-podpisu. Pod uwagę weź swoje realne potrzeby oraz specyfikę dokumentów podpisywanych w obiegu elektronicznym. Najważniejsze plusy i minusy obu podpisów przedstawia poniższa tabela.

Kup podpis kwalifikowany

Podpis wewnętrzny i zewnętrzny – czym się różnią? – podsumowanie

Podpis wewnętrzny i zewnętrzny różnią się przede wszystkim sposobem zapisu oraz zastosowaniem w praktyce. Pierwszy zapewnia wygodę, integralność i łatwą weryfikację w codziennym obiegu dokumentów, drugi daje większą elastyczność w integracjach systemowych i automatyzacji procesów. Wybór odpowiedniego rozwiązania powinien wynikać z potrzeb organizacji, charakteru dokumentów oraz wymagań prawnych i technicznych. W przypadku wątpliwości warto skonsultować się z ekspertem branżowym, np. z Eurocert, który oferuje certyfikaty kwalifikowane jako dostawca usług zaufania.