Kwalifikowany podpis jednorazowy pozwala szybko i bezpiecznie podpisać dokument elektroniczny lub potwierdzić tożsamość bez konieczności kupowania długoterminowego certyfikatu. Sprawdź, czym różni się od standardowego podpisu elektronicznego i kwalifikowanego podpisu długoterminowego, jakie ma skutki prawne oraz kiedy warto z niego skorzystać. Jak uzyskać kwalifikowany podpis jednorazowy i na co zwrócić uwagę przy jego wyborze?
Kwalifikowany podpis jednorazowy – co to?
Kwalifikowany podpis jednorazowy to rodzaj kwalifikowanego podpisu elektronicznego przeznaczony do podpisania mniejszej ilości dokumentów względem podpisu długoterminowego. Oferowany jest przez kwalifikowanych dostawców usług zaufania lub zewnętrznych partnerów wykorzystujących kwalifikowany certyfikat dostawcy.
W myśl przepisów eIDAS jest to po prostu kwalifikowany podpis elektroniczny, ponieważ rozporządzenie to określa ten typ podpisu wyłącznie przez pryzmat surowych wymagań technicznych i prawnych, a nie częstotliwości jego używania. Pojęcie „jednorazowy” wykorzystywane jest przez dostawców, aby podkreślić ograniczony zakres użycia kwalifikowanego podpisu elektronicznego i krótkoterminową ważność certyfikatu względem wariantu długoterminowego.
Kwalifikowany podpis elektroniczny jednorazowy wydawany jest dla konkretnej osoby fizycznej, pozwala bowiem na jednoznaczne potwierdzenie tożsamości osoby podpisującej, zapewnia integralność dokumentu oraz zmniejsza ryzyko ewentualnych nadużyć. Każda zmiana w dokumencie wymaga ponownego złożenia kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Ma takie samo zastosowanie co kwalifikowany podpis elektroniczny z okresem ważności certyfikatu 1 rok, 2 lata czy 3 lata.
Certyfikat kwalifikowany wydawany do podpisu jednorazowego zawiera informacje o użytkowniku oraz podmiocie wydającym, w tym:
- imię i nazwisko,
- PESEL lub numer dokumentu tożsamości,
- dane kwalifikowanego dostawcy usług zaufania,
- unikalny identyfikator certyfikatu,
- okres ważności certyfikatu,
- dane służące do walidacji podpisu,
- stanowisko pracy (opcjonalnie),
- znacznik czasu (opcjonalnie).
WAŻNE: Z prawnego punktu widzenia kwalifikowany podpis elektroniczny jest jedynym rodzajem podpisu elektronicznego, który zgodnie z rozporządzeniem eIDAS wywołuje skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu we wszystkich państwach członkowskich Unii Europejskiej.
Ten artykuł może Cię zainteresować:
Kwalifikowany podpis jednorazowy a podpis kwalifikowany długoterminowy – różnice i zastosowanie
Kwalifikowany podpis jednorazowy i podpis kwalifikowany długoterminowy wywołują takie same skutki prawne, ponieważ ich działanie opiera się na kwalifikowanym certyfikacie. Pozwalają na podpisywanie zdalne dokumentów wymagających zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności i mają moc prawną podpisu własnoręcznego, jeżeli przepisy dla danej czynności nie wymagają szczególnej formy, np. aktu notarialnego. Różnią się jednak sposobem korzystania z e-podpisu, przeznaczeniem czy też okresem ważności certyfikatu.
Poniższa tabela przedstawia najważniejsze różnice i podobieństwa pomiędzy kwalifikowanym podpisem jednorazowym a długoterminowym.
| Kwalifikowany podpis jednorazowy | Kwalifikowany podpis długoterminowy | |
| Przeznaczenie | jednorazowe lub okazjonalne podpisanie dokumentów | regularne podpisywanie dokumentów |
| Formaty plików | przeważnie PDF | PDF, XML, DOCX i inne |
| Okres ważności certyfikatu | zazwyczaj ograniczony czasowo do jednej operacji | 1, 2 lub 3 lata |
| Skutki prawne | moc prawna podpisu własnoręcznego | moc prawna podpisu własnoręcznego |
| Liczba podpisów | w jednej operacji od jednego do kilkudziesięciu dokumentów | nieograniczona liczba dokumentów w okresie ważności certyfikatu |
| Rodzaje | podpis w chmurze | podpis w chmurze lub na fizycznym nośniku (karcie kryptograficznej) |
| 2FA i kod OTP | zależnie od dostawcy | tak |
| Smartfon i aplikacja mobilna | zależnie od dostawcy | zależnie od dostawcy |
W dużym skrócie, podpis jednorazowy sprawdzi się wtedy, gdy użytkownik potrzebuje podpisać pojedynczy dokument lub skorzystać z podpisu sporadycznie. Podpis długoterminowy rekomendowany jest osobom i firmom, które regularnie podpisują dokumenty o dużej wadze w trybie zdalnym i wymagają zachowania najwyższych standardów bezpieczeństwa. Liczba i rozmiar podpisywanych dokumentów oraz długość ważności podpisu jednorazowego zależą od oferty danego dostawcy, dlatego sprawdź to przed jego zakupem.
WAŻNE: Osoba fizyczna może złożyć 5 darmowych podpisów kwalifikowanych miesięcznie w formacie PDF, przy maksymalnym rozmiarze pliku wynoszącym 5 MB, jednak tylko w przypadku podpisów składanych w celach nieprofesjonalnych, np. oświadczenia woli w swoim imieniu w celu załatwienia sprawy prywatnej niezwiązanej z wykonywanym zawodem, firmą lub innym podmiotem. W ramach trybu darmowego autoryzacja odbywa się w oparciu o mechanizmy zapewnione w Profilu mObywatel.
Ten artykuł może Cię zainteresować:
Który podpis kwalifikowany wybrać – jednorazowy czy długoterminowy?
Wybór między kwalifikowanym podpisem jednorazowym a długoterminowym zależy przede wszystkim od indywidualnych potrzeb użytkownika, w tym częstotliwości korzystania z podpisu, liczby dokumentów oraz sposobu ich podpisywania.
Kwalifikowany podpis jednorazowy
Przy potrzebie podpisania jednego dokumentu lub potwierdzenia tożsamości w jednym systemie w zupełności wystarczy podpis jednorazowy. Dobrze sprawdzi się również przy sporadycznym podpisywaniu dokumentów online, np. do kilku rocznie. Dotyczy to m.in. takich operacji jak:
- podpisanie pojedynczej umowy cywilnoprawnej w formie elektronicznej,
- podpisanie umowy o pracę,
- podpisanie dokumentu urzędowego, np. pisma urzędowego,
- jednorazowe złożenie dokumentów wymagających podpisu kwalifikowanego,
- uwierzytelnienie w systemach e-administracji (np. eZUS, e-KRS, ePUAP i innych),
- jednorazowa współpraca z kontrahentem,
- potrzeba szybkiego załatwienia sprawy na już bez ponoszenia kosztu długoterminowego certyfikatu,
- uczestnictwo w aukcji lub przetargu prowadzonym drogą elektroniczną,
- potrzeba szybkiego podpisania dokumentu bez korzystania z karty i czytnika.
Kwalifikowany podpis długoterminowy
Kwalifikowany podpis elektroniczny z długoterminowym certyfikatem to dobry wybór w przypadku osób prywatnych i przedsiębiorców, które regularnie podpisują dokumenty elektronicznie i wymagają one zachowania formy pisemnej lub najwyższych standardów bezpieczeństwa z innych przyczyn. Co do zasady tym rodzajem e-podpisu podpisuje się takie same dokumenty jak w przypadku kwalifikowanego podpisu jednorazowego.
Jak uzyskać kwalifikowany podpis jednorazowy krok po kroku?
Kwalifikowany podpis elektroniczny jednorazowy możesz wygenerować u jednego z kwalifikowanych dostawców usług zaufania znajdujących się na liście Narodowego Centrum Certyfikacji (NCCert) prowadzonego przez Narodowy Bank Polski (NBP). Jednym z nich jest EuroCert. Poniżej opisaliśmy całą procedurę krok po kroku.
- Wybór dostawcy usług zaufania lub partnera – wybierz firmę, która posiada uprawnienia do wydawania kwalifikowanych certyfikatów podpisu elektronicznego np. EuroCert, doPodpisu.
- Zakup podpisu – wybierz odpowiedni wariant kwalifikowanego podpisu jednorazowego, wybierając liczbę podpisów lub ich limit w okresie miesięcznym bądź rocznym oraz dodatkowe funkcje.
- Weryfikacja tożsamości – przejdź przez proces weryfikacji tożsamości zgodny z polityką dostawcy podpisu lub konkretnego partnera ofertującego podpis, np. za pomocą uwierzytelnienia w aplikacji mObywatel, podpisu osobistego w e-Dowodzie lub innej metody wskazanej przez dostawcę.
- Uzyskanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego – po pomyślnej weryfikacji tożsamości kwalifikowany podpis jednorazowy jest gotowy do użycia w okresie ważności certyfikatu.
- Instalacja i aktywacja (opcjonalnie) – zainstaluj oprogramowanie zgodnie z instrukcją dostawcy, a następnie rozpocznij korzystanie z kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisując wybrany dokument lub zatwierdzając dowolną operację online wymagającą kwalifikowanego podpisu elektroutonicznego.
WAŻNE: Szczegółowa procedura, w tym proces weryfikacji tożsamości, może różnić się w zależności od wybranego dostawcy usług zaufania.
Ten artykuł może Cię zainteresować:
Kwalifikowany podpis jednorazowy – co to i jak działa? – podsumowanie
Kwalifikowany podpis jednorazowy to cyfrowe narzędzie przeznaczone głównie do okazjonalnego podpisywania dokumentów lub potwierdzania tożsamości w systemach informatycznych. Spełnia najwyższe standardy zgodności z rozporządzeniem eIDAS i ma moc prawną podpisu własnoręcznego, pozostając tańszym w zakupie i użytku od kwalifikowanego podpisu długoterminowego. To dobry wybór dla osób prywatnych i przedsiębiorców, którzy sporadycznie podpisują dokumenty online. Kwalifikowany podpis jednorazowy wyrobisz w EuroCert.
