Dokumenty urzędowe w formie elektronicznej muszą być przyjmowane przez polskie urzędy. Prawo stanowi jednak, że powinny one posiadać odpowiednią formę i być złożone we właściwy sposób.
Usługi zaufania, a wśród nich głównie podpis elektroniczny, umożliwiły bezpieczny i całkowicie zdalny obrót dokumentami. Dokumentami w formie elektronicznej posługują się nie tylko firmy i osoby prywatne, ale również administracja państwowa. Polskie ustawodawstwo nakłada na urzędników obowiązek przyjmowania dokumentów napływających drogą elektroniczną. Dokumenty urzędowe w formie elektronicznej powinny jednak spełniać określone wymogi. W innym wypadku mogą być nieskuteczne.
- Dokumenty urzędowe w formie elektronicznej a polskie prawo
- Wymagania co do dokumentów urzędowych składanych elektronicznie
- Ustawa o doręczeniach elektronicznych
- Rodzaj i forma akceptowanych podpisów elektronicznych
- Podania i wnioski mogą być wnoszone w formie e-maila
- E-Doręczenia, czyli kolejny etap cyfryzacji urzędów w Polsce
Dokumenty urzędowe w formie elektronicznej a polskie prawo
Od początku maja 2008 roku organy władzy publicznej mają obowiązek przyjmowania dokumentów w formie elektronicznej. Dokumenty urzędowe w formie elektronicznej możemy składać, jeśli są to pisma w rozumieniu:
- Kodeksu postępowania administracyjnego na podstawie ustawy z dnia 14 czerwca 1960 roku (t.j.Dz.U.2021.735 ze zm.), w tym skarg i wniosków zgodnie z ustawą z 27 lipca 2001 r. Prawo o ustroju sądów powszechnych (t.j.Dz.U.2020.2072 ze zm.);
- Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 9 maja 2012 roku w sprawie skarg i wniosków dotyczących działalności sądów powszechnych (Dz.U.2012.524 ze zm.);
- wniosków o udostępnienie informacji publicznej, zgodnie z ustawą z 06 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej (t.j.Dz.U.2022.902 ze zm.).
Istnieje katalog pism, które wymagają własnoręcznego podpisu. Wśród nich znajdują się w szczególności pisma procesowe, takie jak: pozwy, wnioski, zażalenia, sprzeciwy, skargi kasacyjne oraz oświadczenia składane do sądowych spraw zawisłych. Szczególnym rodzajem dokumentu, który wymaga napisania odręcznego w całości, jest testament.
Wymagania co do dokumentów urzędowych składanych elektronicznie
Zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 14 września 2011 r. w sprawie sporządzania i doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych (Dz.U. 2011 nr 206 poz. 1216), dokumenty urzędowe w formie elektronicznej powinny zostać opatrzone:
- kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP;
- zgodnymi z prawdą danymi osobowymi osoby, która składa dokument.
Znowelizowana ustawa o doręczeniach elektronicznych z 18 listopada 2020 roku umożliwia podpisywanie dokumentów elektronicznych również za pośrednictwem certyfikatu podpisu osobistego znajdującego się w e-dowodzie osobistym.
Dokumenty urzędowe w formie elektronicznej mogą zostać złożone do organów administracji państwowej za pomocą:
- elektronicznej skrzynki nadawczej (ESP) na elektronicznej Platformie Usług Administracji Publicznej (ePUAP);
- przy wykorzystaniu poczty elektronicznej.
Ustawa o doręczeniach elektronicznych
5 października 2021 roku weszło w życie większość przepisów Ustawy z dnia 18 listopada 2020 roku o doręczeniach elektronicznych (Dz.U. 2020 poz. 2320). Akt prawny stanowi nowelizację i uzupełnienie dla obowiązujących już aktów prawnych w tej tematyce.
Celem ustawy jest usprawnienie systemu otrzymywania i wysyłania drogą elektroniczną korespondencji pomiędzy obywatelami a administracją publiczną. Obowiązki wynikające z ustawy mają być wprowadzane etapami. Ich zwieńczeniem będzie uruchomienie systemu e-Doręczenia na początku 2024 roku.
Ustawodawca wprowadził szereg nowych uregulowań, aby w ten sposób ułatwić elektroniczny obieg dokumentów pomiędzy obywatelami, przedsiębiorcami, sądami, pełnomocnikami i urzędami.
Rodzaj i forma akceptowanych podpisów elektronicznych
Rozporządzenie Unii Europejskiej nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 roku w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym (eIDAS) wskazuje w artykule 27, że organy administracji publicznej nie mogą ograniczać akceptowalności składanych dokumentów do poszczególnych wydawców podpisów kwalifikowanych, czy też sposobów, w jaki ten podpis powstaje.
„Artykuł 27
Podpisy elektroniczne w usługach publicznych
- Jeżeli państwo członkowskie wymaga zaawansowanego podpisu elektronicznego do korzystania z usługi online oferowanej przez podmiot sektora publicznego lub w jego imieniu, to państwo członkowskie uznaje zaawansowane podpisy elektroniczne, zaawansowane podpisy elektroniczne oparte na kwalifikowanym certyfikacie podpisów elektronicznych oraz kwalifikowane podpisy elektroniczne co najmniej w formatach lub wykorzystujące metody określone w aktach wykonawczych, o których mowa w ust. 5.
- Jeżeli państwo członkowskie wymaga zaawansowanego podpisu elektronicznego opartego na kwalifikowanym certyfikacie do skorzystania z usługi online oferowanej przez podmiot sektora publicznego lub w jego imieniu, to państwo członkowskie uznaje zaawansowane podpisy elektroniczne oparte na kwalifikowanym certyfikacie i kwalifikowane podpisy elektroniczne co najmniej w formatach lub wykorzystujące metody określone w aktach wykonawczych, o których mowa w ust. 5.”
W Decyzji wykonawczej Komisji (UE) o numerze 2015/1506 z dnia 8 września 2015 roku ustanawiająca specyfikacje dotyczące formatów zaawansowanych podpisów elektronicznych oraz zaawansowanych pieczęci elektronicznych, które mają być uznane przez podmioty sektora publicznego, określone zostały formaty, które obowiązkowo muszą zostać obsłużone w usługach online przez państwa członkowskie UE.
Dokumenty urzędowe w formie elektronicznej muszą być podpisywane w formatach: PAdES, XAdES, CAdES oraz ASiC. Szczegółowa specyfikacja tych formatów znalazła się w rozporządzeniu eIDAS.
Podania i wnioski mogą być wnoszone w formie e-maila
Zgodnie z wyrokiem Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku z dnia 15 kwietnia 2021 roku (III SA/Gd 033/20):
W argumentacji swojej decyzji Sąd powołał się na art. 63 par, 1 kodeksu postępowania administracyjnego, zgodnie z którym forma złożenia podania w postaci elektronicznej jest dopuszczalna.
E-Doręczenia, czyli kolejny etap cyfryzacji urzędów w Polsce
Ministerstwo Rozwoju i Technologii informuje, że od początku 2024 roku zostanie uruchomiona usługa zaufania „e-Doręczenia”. Jej zadaniem będzie umożliwienie wysyłki, odbioru i przechowywania korespondencji w trybie online. Usługa ma stanowić gwarancję bezpieczeństwa danych i pewność skutków prawnych. Wiadomość doręczona przez system e-Doręczeń będzie miała identyczne skutki prawne jak list polecony z potwierdzeniem odbioru.
Usługa będzie powszechną, czyli dostęp do niej będą mieli wszyscy obywatele, firmy i urzędy. Aby z niej skorzystać, konieczne będzie posiadanie odpowiedniego adresu do e-Doręczeń na gov.pl. Usługa zostanie wyposażona w odpowiedni standard techniczny. Dzięki temu rejestrowane doręczenie elektroniczne będą mogły znaleźć się w katalogu usług oferowanych przez rynkowych zaufanych dostawców.
Za pomocą usługi umożliwione zostanie zarówno odbieranie, jak i wysyłanie dokumentów elektronicznych. Ma to znacznie usprawnić kontakt z urzędami, firmami i osobami wykonującymi zawody zaufania publicznego.
Podsumowując, polskie urzędy są zobowiązane, by przyjmować dokumenty urzędowe w formie elektronicznej. Dokumenty te powinny jednak zostać wysłane i podpisane we właściwy sposób oraz posiadać odpowiednią formę. Prawo do posługiwania się dokumentacją elektroniczną wynika z uregulowań unijnych oraz krajowych.
