Check the offer of qualified signatures
Zastosowanie podpisu elektronicznego w kadrach
Dział kadr jest niezwykle ważną jednostką w każdej firmie czy instytucji. Do jego zadań należy koordynowanie spraw formalno-prawnych, które wiążą się z zatrudnieniem pracowników, prowadzenie dokumentacji osób zatrudnionych (akt osobowych), a także przestrzeganie przepisów prawa pracy i ubezpieczeń społecznych.
Od 2019 roku polskie firmy mają możliwość prowadzenie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej. Oznacza to, że pracodawca może całkowicie lub częściowo zrezygnować z tradycyjnej dokumentacji papierowej. Cyfryzacja niektórych dokumentów pracowniczych, w tym tych zaliczanych do akt osobowych, wymaga jednak zachowania ich integralności i podpisania kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub opatrzenia pieczęcią elektroniczną.
Te artykuły mogą Cię zainteresować:
- Elektroniczne akta osobowe. Jak prowadzić e-akta pracowników?
- E-teczka a podpis kwalifikowany i pieczęć elektroniczna
Kwalifikowany podpis elektronicznych w kadrach może być stosowany w różnych rodzajach dokumentów, przygotowanych w formie cyfrowej, które wymagają formy pisemnej. Należą do nich, m.in.:
- umowa o pracę,
- umowa zlecenie i umowa o dzieło z przeniesieniem praw autorskich,
- umowa o zakazie konkurencji,
- umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych,
- pełnomocnictwo dla pracownika,
- rozliczenia PIT,
- skierowanie na badania lekarskie (wstępne, okresowe, kontrolne),
- orzeczenie lekarskie,
- zaświadczenie o ukończeniu szkolenia BHP,
- rozwiązanie umowy o pracę,
- świadectwo pracy.
Istnieje także szereg dokumentów kadrowych, które prawnie nie wymagają podpisu kwalifikowanego równoważnego z własnoręcznym, jednak mogą być podpisywane tym narzędziem. Przykładowo, są to kontrakty menedżerskie, regulaminy pracy, zakresy obowiązków, wnioski urlopowe, ewidencje czasu pracy, listy płac i wiele innych.
Zastosowanie podpisu elektronicznego w HR
Działy Human Resources organizacjach zwykle odpowiedzialne są za realizację zadań z zakresu rekrutacji oraz szkoleń. Poza nadzorem standardowymi działaniami kadrowymi, zajmują się szeroko pojętym rozwojem pracowników.
Na etapie rekrutacji, kwalifikowany podpisu elektronicznego może znaleźć zastosowanie w przygotowaniu listów intencyjnych i umów przedwstępnych o pracę ze szczegółowymi porozumieniami przed kontraktowymi, które w niektórych przypadkach mogą być wiążące prawnie. Podpis kwalifikowany w HR może służyć również do podpisania właściwej umowy o pracę, która prawnie wymaga formy pisemnej, a także umów B2B popularnych w branży nowych technologii. Rozwiązanie to jest szczególnie wygodne w zdalnych procesach rekrutacji, kiedy centralę firmy dzieli od przyszłych pracowników wiele kilometrów.
Dzięki rozporządzeniu eIDAS, kwalifikowany podpis elektroniczny wydany w Polsce uznawany jest we wszystkich państwach członkowskich Unii Europejskiej. Z jego pomocą specjaliści HR mogą zawrzeć umowę z pracownikiem z innego kraju szybko i sprawnie.
Podpis kwalifikowany czy platforma obiegu obiegu dokumentów?
W Polsce wiele firm korzysta już z podpisu kwalifikowanego w codziennych czynnościach biznesowych. Niektóre firmy procesują dokumenty elektroniczne zapisując je na dysku i przesyłając do współpracowników czy kontrahentów za pomocą poczty elektronicznej. O ile w małej firmie takie rozwiązanie może być w zupełności wystarczające, o tyle większe przedsiębiorstwa mogą napotkać problemy, które wiążą się m.in. z segregacją i archiwizacją dokumentów elektronicznych czy śledzeniem i scalaniem zmian w plikach.
Z uwagi na dużą ilość cyfrowej dokumentacji, duże organizacje bardzo często decydują się na wdrożenie systemów EOD, czyli elektronicznego obiegu dokumentów. Specjalne oprogramowanie pozwala na uproszczenie i skrócenie wielu procesów, które do tej pory musiały być wykonywane przez pracowników manualnie.
Do najważniejszych korzyści płynących z wykorzystania elektronicznego obiegu dokumentów należą m.in.:
- Logiczne repozytorium dokumentów dostępne dla pracowników – Stosując system EOD organizacja może archiwizować wszystkie dokumenty w jednym miejscu. Pracownicy nie muszą gromadzić ich w segregatorach, a odszukanie konkretnego pliku staje się znacznie łatwiejsze.
- Automatyzacja procesów – Elektroniczny obieg dokumentów przyspiesza wiele procesów biznesowych, skracając czas potrzebny na przetwarzanie i zatwierdzanie cyfrowych plików. System ułatwia automatyzację codziennych czynności, np. obieg faktur, zaświadczeń czy wniosków urlopowych. Dzięki temu zmniejsza się ryzyko popełniania błędów przez ludzi, a poziom efektywności pracy w przedsiębiorstwie znacząco wzrasta.
- Możliwość podpisywania plików podpisem elektronicznym – Kwalifikowany podpis elektroniczny może zostać zintegrowany z platformą EOD za pomocą API. Dzięki temu osoba podpisująca dokumenty dokonuje wszytskich czynności w jednym miejscu, co porządkuje wewnętrzne procesy w organizacji.
Kwalifikowany podpis elektroniczny dla kadr i działów HR – podsumowanie
Kwalifikowany podpis elektroniczny to narzędzie, które znacząco usprawnia procesy w działach kadr i HR. Pozwala na szybkie i bezpieczne podpisywanie umów, dokumentów pracowniczych oraz dokonywania innych formalności, które wymagają formy pisemnej. W świetle przepisów prawa, od 2019 roku polskie firmy mogą prowadzić całą dokumentację pracowniczą w formie elektronicznej, co dodatkowo przekłada się na efektywność pracy przedsiębiorstwa. W działach HR podpis kwalifikowany przydaje się w rekrutacji, przygotowywaniu umów o pracę, umów B2B, a także wielu innych dokumentów niezbędnych w zatrudnianiu pracowników, które tworzą e-akta osobowe. Narzędzie może zostać zintegrowane z systemami elektronicznego obiegu dokumentów (EOD), które wspierają automatyzację procesów wewnętrznych i minimalizują ryzyko popełnianych błędów.
