Prowadzenie firmy wiąże się z przygotowywaniem wielu dokumentów, które tworzone są już na etapie zatrudniania pracownika. W ten sposób powstają akta osobowe, które od 2019 roku można prowadzić w formie elektronicznej, bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej. Aby proces przebiegał prawidłowo, pracodawca musi dysponować kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną.
- Digitalizacja akt pracowniczych
- Jak prowadzić akta osobowe w formie elektronicznej?
- Jakie dokumenty kadrowe można przechowywać w formie elektronicznej?
- Jak podpisać elektroniczne akta osobowe?
- Sposoby podpisywania elektronicznych akt pracowniczych
- Podpisywanie umów o pracę kwalifikowanym podpisem elektronicznym
Digitalizacja akt pracowniczych
Do stycznia 2019 roku polscy przedsiębiorcy mogli prowadzić akta osobowe swoich pracowników w formie elektronicznej, jednak mieli obowiązek archiwizowania ich również w formie papierowej. Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 roku o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją spowodowała jednak, że obecnie pracodawcy mogą posługiwać się jedynie e-aktami, czyli aktami osobowymi pracownika w wersji cyfrowej. Zgodnie z przepisami prawa, cała dokumentacja pracownicza archiwizowana w formie elektronicznej jest równoważna z tradycyjnymi aktami papierowymi.
Jak prowadzić akta osobowe w formie elektronicznej?
Od stycznia 2019 roku akta każdego pracownika, który zatrudniony jest w firmie, powinny być podzielone na 4 części:
- Część A – dokumentacja zbierana w procesie rekrutacyjnym
- Część B – dokumentacja, która dotyczy samego zatrudnienia oraz przebiegu tego zatrudnienia
- Część C – dokumentacja, która dotyczy ustania stosunku pracy
- Część D – dokumentacja, która dotyczy wszelkich kar porządkowych nakładanych na pracownika (tj. upomnienia, nagany, kary pieniężne)
Według przepisów prawa, akta pracowników, którzy zostali zatrudnieni po 1 stycznia 2021 roku, muszą być przechowywane przez 10 lat. Z kolei akta pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 roku powinny być archiwizowane przez 50 lat. Pracodawcy oczywiście mogą nadal prowadzić teczki pracownicze w formie papierowej, jednak z uwagi na rozwój technologii, firmy coraz częściej decydują się na digitalizację procesów w tym zakresie.
E-akta rządzą się swoimi prawami, a sposób ich przechowywania został przedstawiony bardzo szczegółowo w Rozporządzaniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej.
Sporządzając elektroniczne akta osobowe należy pamiętać o szeregu wymogów, które narzucają na nie przepisy prawa. Należą do nich:
- Integralność treści dokumentu i danych w nim zawartych – Pliki w e-aktach powinny być zabezpieczone tak, aby nie było możliwości wprowadzania w nich zmian.
- Zabezpieczenie plików przed dostępem ze strony osób trzecich – Elektronicznymi aktami osobowymi mogą administrować wyłącznie osoby do tego upoważnione.
- Odpowiednia ochrona dokumentacji osobowej – Pliki muszą być zabezpieczone w taki sposób, aby nie mogły zostać uszkodzone lub utracone.
- Przechowywanie plików w bezpiecznym systemie – System taki powinien zbierać dane o osobach, które przeglądały dokumenty.
- Możliwość wyszukiwania dokumentów na podstawie metadanych
- Przygotowywanie osobnej teczki dla każdego pracownika – Dla każdej osoby zatrudnionej powinien być stworzony jeden folder z pełną dokumentacją kadrową.
Jakie dokumenty kadrowe można przechowywać w formie elektronicznej?
Na początku warto zaznaczyć, że digitalizacja akt osobowych nie musi obejmować całej dokumentacji pracowniczej. Pracodawca może przygotowywać część akt w formie elektronicznej, a część w formie papierowej.
Do dokumentów kadrowych, które mogą być przygotowane w formie elektronicznej należą:
- Dokumenty, które są związane z prowadzeniem ewidencji
- Delegacje
- Protokoły odbioru
- Wnioski urlopowe
- Rozliczenia rachunków
- Ankiety pracownicze
- Zaświadczenia chorobowe
- Potwierdzenia doręczenia PIT-11
- Umowy o pracę
Jak podpisać elektroniczne akta osobowe?
Jeśli pracodawca chce prowadzić akta osobowe pracowników w formie elektronicznej, musi zaopatrzyć się w kwalifikowany podpis elektroniczny lub kwalifikowaną pieczęć elektroniczną (np. w Centrum Certyfikacji EuroCert). Przygotowanie akt następuje poprzez stworzenie skanów dokumentów, które zostają podpisane dzięki jednemu z wymienionych narzędzi.
Czym różni się podpis kwalifikowany od pieczęci elektronicznej? Kwalifikowany e-podpis zawiera w sobie dane osobowe pracodawcy. Takim podpisem może dysponować w firmie także księgowy, który będzie podpisywał ściśle określone dokumenty. Pieczęć kwalifikowana z kolei nie zawiera danych osobowych, a jedynie dane firmy. Powoduje to, że jest ona bardziej uniwersalna i może być wykorzystywana przez więcej osób w organizacji, które zostały delegowanie do prowadzenie akt pracowniczych. Mówiąc krótko, e-pieczęć nie jest przyporządkowana do konkretnej osoby, w przeciwieństwie do podpisu kwalifikowanego.
Sposoby podpisywania elektronicznych akt pracowniczych
Jak zatem podpisywać e-dokumentację pracowniczą w praktyce? Właściciele firm mogą zrobić to na 4 sposoby. Oto one:
- Podpis kwalifikowany pracodawcy – W tym przypadku pracodawca dysponuje swoim własnym e-podpisem, którym podpisuje akta osobowe. Podpis ten zawiera jego imię i nazwisko, a także – opcjonalnie – dane dodatkowe, np. nazwę pełnionej funkcji czy dane firmowe.
- Podpis kwalifikowany osoby upoważnionej – Pracodawca upoważnia pracownika księgowości lub działu HR do podpisywania akt osobowych. Wówczas księgowy czy kadrowa muszą dysponować swoim własnym podpisem kwalifikowanym.
- Pieczęć kwalifikowana firmy bez danych dodatkowych – Pracodawca lub osoba upoważniona opieczętowuje cyfrowe akta e-pieczęcią. Pieczęć ta zawiera wyłącznie dane firmy (bez danych personalnych), dlatego może używać jej więcej uprawnionych do tej czynności osób.
- Pieczęć kwalifikowana firmy z dodatkowymi danymi – W pieczęci można umieścić także dane dodatkowe, np. dopisek „Dział HR”. Wówczas narzędziem tym posługują się wyłącznie pracownicy konkretnej jednostki wewnętrznej w przedsiębiorstwie.
Podpisywanie umów o pracę kwalifikowanym podpisem elektronicznym
Polskie prawo dopuszcza podpisywanie umów z pracodawcami z zastosowaniem e-podpisu kwalifikowanego. Aby zrobić to zgodnie z obowiązującymi przepisami, warto skorzystać w tym zakresie z pomocy prawnika. Na odległość można podpisać m.in. umowę o pracę, a także umowę zlecenie czy kontrakt.
W praktyce wygląda to tak, że umowa w postaci elektronicznej zostaje podpisana przez obie strony kwalifikowanym e-podpisem, który zawiera ważny certyfikat. Podpisem opatrzony zostaje cały dokument zawarty w jednym pliku, np. w formacie PDF.
Przydatną usługą w zakresie pospisywania umów o pracę jest usługa znakowania czasem. Znaczniki czasu pozwalają na potwierdzenie, że certyfikat kwalifikowany w podpisie elektronicznym był ważny w momencie podpisywania umowy. Jeżeli znakowanie czasem nie zostanie zastosowane, wówczas po wygaśnięciu certyfikatu podpisu kwalifikowanego nie będzie możliwości ustalenia, w jakim czasie dokument został podpisany.