Prowadzenie firmy wiąże się z przygotowywaniem wielu dokumentów, które tworzone są już na etapie zatrudniania pracownika. W ten sposób powstają akta osobowe, które od 2019 roku można prowadzić w formie elektronicznej, bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej. Aby jednak digitalizacja dokumentów pracowniczych przebiegała prawidłowo, pracodawca musi dysponować kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną.

Digitalizacja akt pracowniczych

Do stycznia 2019 roku polscy przedsiębiorcy mogli prowadzić akta osobowe swoich pracowników w formie elektronicznej, jednak mieli obowiązek archiwizowania ich również w formie papierowej. Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 roku o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją spowodowała jednak, że obecnie pracodawcy mogą posługiwać się jedynie e-aktami, czyli aktami osobowymi pracownika w wersji cyfrowej. Zgodnie z przepisami prawa, cała dokumentacja pracownicza archiwizowana w formie elektronicznej jest równoważna z tradycyjnymi aktami papierowymi.

Jak prowadzić akta osobowe w formie elektronicznej?

Od stycznia 2019 roku akta każdego pracownika, który zatrudniony jest w firmie, powinny być podzielone na 4 części:

  • Część A – dokumentacja zbierana w procesie rekrutacyjnym
  • Część B – dokumentacja, która dotyczy samego zatrudnienia oraz przebiegu tego zatrudnienia
  • Część C – dokumentacja, która dotyczy ustania stosunku pracy
  • Część D – dokumentacja, która dotyczy wszelkich kar porządkowych nakładanych na pracownika (tj. upomnienia, nagany, kary pieniężne)

Według przepisów prawa, akta pracowników, którzy zostali zatrudnieni po 1 stycznia 2021 roku, muszą być przechowywane przez 10 lat. Z kolei akta pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 roku powinny być archiwizowane przez 50 lat. Pracodawcy oczywiście mogą nadal prowadzić teczki pracownicze w formie papierowej, jednak z uwagi na rozwój technologii, firmy coraz częściej decydują się na digitalizację procesów w tym zakresie.

E-akta rządzą się swoimi prawami, a sposób ich przechowywania został przedstawiony bardzo szczegółowo w Rozporządzaniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Sporządzając elektroniczne akta osobowe należy pamiętać o szeregu wymogów, które narzucają na nie przepisy prawa. Należą do nich:

  • Integralność treści dokumentu i danych w nim zawartych – Pliki w e-aktach powinny być zabezpieczone tak, aby nie było możliwości wprowadzania w nich zmian.
  • Zabezpieczenie plików przed dostępem ze strony osób trzecich – Elektronicznymi aktami osobowymi mogą administrować wyłącznie osoby do tego upoważnione.
  • Odpowiednia ochrona dokumentacji osobowej – Pliki muszą być zabezpieczone w taki sposób, aby nie mogły zostać uszkodzone lub utracone.
  • Przechowywanie plików w bezpiecznym systemie – System taki powinien zbierać dane o osobach, które przeglądały dokumenty.
  • Możliwość wyszukiwania dokumentów na podstawie metadanych
  • Przygotowywanie osobnej teczki dla każdego pracownika – Dla każdej osoby zatrudnionej powinien być stworzony jeden folder z pełną dokumentacją kadrową.

Jakie dokumenty kadrowe można przechowywać w formie elektronicznej?

Na początku warto zaznaczyć, że digitalizacja akt osobowych nie musi obejmować całej dokumentacji pracowniczej. Pracodawca może przygotowywać część akt w formie elektronicznej, a część w formie papierowej.

Do dokumentów kadrowych, które mogą być przygotowane w formie elektronicznej należą:

  • Dokumenty, które są związane z prowadzeniem ewidencji
  • Delegacje
  • Protokoły odbioru
  • Wnioski urlopowe
  • Rozliczenia rachunków
  • Ankiety pracownicze
  • Zaświadczenia chorobowe
  • Potwierdzenia doręczenia PIT-11
  • Umowy o pracę

Jak podpisywać elektroniczne akta osobowe?

Jeśli pracodawca chce prowadzić akta osobowe pracowników w formie elektronicznej, musi zaopatrzyć się w kwalifikowany podpis elektroniczny lub kwalifikowaną pieczęć elektroniczną (np. w Centrum Certyfikacji EuroCert). Przygotowanie akt następuje poprzez stworzenie skanów dokumentów, które zostają podpisane dzięki jednemu z wymienionych narzędzi.

Czym różni się podpis kwalifikowany od pieczęci elektronicznej? Kwalifikowany e-podpis zawiera w sobie dane osobowe pracodawcy. Takim podpisem może dysponować w firmie także księgowy, który będzie podpisywał ściśle określone dokumenty. Pieczęć kwalifikowana z kolei nie zawiera danych osobowych, a jedynie dane firmy. Powoduje to, że jest ona bardziej uniwersalna i może być wykorzystywana przez więcej osób w organizacji, które zostały delegowanie do prowadzenie akt pracowniczych. Mówiąc krótko, e-pieczęć nie jest przyporządkowana do konkretnej osoby, w przeciwieństwie do podpisu kwalifikowanego.

Sposoby podpisywania elektronicznych akt pracowniczych

Jak zatem podpisywać e-dokumentację pracowniczą w praktyce? Właściciele firm mogą zrobić to na 4 sposoby. Oto one:

  • Podpis kwalifikowany pracodawcy – W tym przypadku pracodawca dysponuje swoim własnym e-podpisem, którym podpisuje akta osobowe. Podpis ten zawiera jego imię i nazwisko, a także – opcjonalnie – dane dodatkowe, np. nazwę pełnionej funkcji czy dane firmowe.
  • Podpis kwalifikowany osoby upoważnionej – Pracodawca upoważnia pracownika księgowości lub działu HR do podpisywania akt osobowych. Wówczas księgowy czy kadrowa muszą dysponować swoim własnym podpisem kwalifikowanym.
  • Pieczęć kwalifikowana firmy bez danych dodatkowych – Pracodawca lub osoba upoważniona opieczętowuje cyfrowe akta e-pieczęcią. Pieczęć ta zawiera wyłącznie dane firmy (bez danych personalnych), dlatego może używać jej więcej uprawnionych do tej czynności osób.
  • Pieczęć kwalifikowana firmy z dodatkowymi danymi – W pieczęci można umieścić także dane dodatkowe, np. dopisek „Dział HR”. Wówczas narzędziem tym posługują się wyłącznie pracownicy konkretnej jednostki wewnętrznej w przedsiębiorstwie.

Podpisywanie umów o pracę kwalifikowanym podpisem elektronicznym

Polskie prawo dopuszcza podpisywanie umów z pracodawcami z zastosowaniem e-podpisu kwalifikowanego. Aby zrobić to zgodnie z obowiązującymi przepisami, warto skorzystać w tym zakresie z pomocy prawnika. Na odległość można podpisać m.in. umowę o pracę, a także umowę zlecenie czy kontrakt.

W praktyce wygląda to tak, że umowa w postaci elektronicznej zostaje podpisana przez obie strony kwalifikowanym e-podpisem, który zawiera ważny certyfikat. Podpisem opatrzony zostaje cały dokument zawarty w jednym pliku, np. w formacie PDF.

Przydatną usługą w zakresie pospisywania umów o pracę jest usługa znakowania czasem. Znaczniki czasu pozwalają na potwierdzenie, że certyfikat kwalifikowany w podpisie elektronicznym był ważny w momencie podpisywania umowy. Jeżeli znakowanie czasem nie zostanie zastosowane, wówczas po wygaśnięciu certyfikatu podpisu kwalifikowanego nie będzie możliwości ustalenia, w jakim czasie dokument został podpisany.