Podpis elektroniczny w chmurze staje się coraz bardziej popularny dzięki swojej mobilności. Narzędzie to umożliwia podpisywanie dokumentów elektronicznych z wykorzystaniem urządzeń mobilnych, zamiast czytników USB czy kart kryptograficznych, co jest niezwykle przydatne w dynamicznie zmieniającym się świecie. Sprawdź, jak ułatwić sobie podpisywanie dokumentacji w małych, średnich i dużych firmach oraz w sektorze administracji publicznej. 

Od kilku lat środowiska biznesowe z wielu branż doświadczają szybkiego rozwoju technologii chmurowych. Nowe przepisy, wymogi rynku oraz ogromna świadomość użytkowników w zakresie nowoczesnych rozwiązań cyfrowych potęgują rozwój usług cloudowych. Coraz więcej firm i instytucji przenosi swoje pliki właśnie do chmury, aby mieć do nich szybki i bezpieczny dostęp z dowolnego urządzenia i miejsca na świecie. Świetnym narzędziem, które wpisuje się w tę ideę, jest chmurowy podpis elektroniczny.

Czym jest elektroniczny podpis kwalifikowany w chmurze? 

Podpis elektroniczny w chmurze to najnowocześniejszy rodzaj e-podpisu kwalifikowanego. Pozwala on na podpisywanie plików i e-dokumentów bez użycia karty kryptograficznej lub czytnika. Dzięki technologii cloud, urządzenia te skutecznie zastępuje smartfon lub tablet z dostępem do Internetu. Warto dodać, że podpis chmurowy jest zgodny z międzynarodowymi standardami, w tym z europejskim rozporządzeniem eIDAS i wywołuje skutki prawne właściwe podpisowi własnoręcznemu na terenie całej Unii Europejskiej.

Jaka jest różnica pomiędzy podpisem kwalifikowanym w chmurze a standardowym podpisem kwalifikowanym?

Klasyczne e-podpisy komercyjne od dostawców usług zaufania działają w oparciu o dodatkowe, kompatybilne urządzenia. Są nimi czytniki kart oraz karty kryptograficzne, które są dostępne w dwóch formatach – sim lub wielkości karty bankomatowej.

W podpisie chmurowym bezpieczeństwo użytkowania gwarantują certyfikowane urządzenia kryptograficzne (HSM) po stronie dostawcy usług zaufania oraz podwójne uwierzytelnianie użytkownika (2FA, ang. Two Factor Authentication). Oznacza to, że taki podpis jest jeszcze bezpieczniejszy, a dodatkowo można go używać wszędzie tam, gdzie mamy dostęp do Internetu. Wystarczy tylko komputer i twój smartfon.

Zalety kwalifikowanego e-podpisu w chmurze 

Cyfrowy podpis ECSigner w technologii cloud znacznie przyspiesza wszelkie procesy biznesowe pomiędzy kontrahentami. Jego największą zaletą jest możliwość podpisywania plików z wykorzystaniem urządzeń mobilnych. Wystarczy jedynie przejść dwuskładnikowy proces uwierzytelnienia tożsamości, aby podpisywać e-dokumenty z użyciem jednorazowego kodu uwierzytelniającego. Uwierzytelnienie użytkownika jest bardzo proste w przypadku podpisu cloudowego ECSigner od dostawcy usług zaufania EuroCert. Należy zalogować się do aplikacji desktopowej, a zamiast kodu PIN podać jednorazowy kod OTP, który wygeneruje aplikacja ECSigner dla urządzeń mobilnych (zainstalowana na smartfonie lub tablecie).

Właściciel podpisu kwalifikowanego w chmurze nie ponosi także kosztów związanych z zakupem i wymianą urządzeń koniecznych do korzystania z klasycznego e-podpisu cyfrowego. Takie rozwiązanie w technologii cloud sprawdza się doskonale zarówno w kontaktach z sektorem prywatnym, jak i administracją publiczną. Jest niezwykle wygodne i pozwala na szybkie dostosowanie biznesu do zmieniających się realiów rynkowych, a także budowę przewag konkurencyjnych.

Chmurowy podpis umożliwia zarządzanie usługą z poziomu portalu online – zarówno z poziomu użytkownika, jak i administratora firmy. Podpis ECSigner od EuroCert doskonale integruje się z innymi, zewnętrznymi systemami za pomocą interfejsów API, dzięki którym różne aplikacje i systemy, mogą wykorzystywać usługę podpisu we własnych procesach.

Podpis kwalifikowany ECSigner dla biznesu 

Podpis ECSigner od dostawcy usług zaufania EuroCert jest niezastąpiony w kontaktach biznesowych z kontrahentami i organami administracji publicznej. Sprawdza się również w zarządzaniu wewnętrznym, w tym wszelkich czynnościach związanych z zatrudnianiem pracowników.

Oto najważniejsze zastosowania podpisu mobilnego dla sektora B2B: 

  • Zawieranie umów cywilno-prawnych z kontrahentami
  • Udział w aukcjach i przetargach elektronicznych
  • Składnie ofert sprzedażowych i zamówień zakupowych online
  • Przeprowadzanie procesów KYC, które weryfikują kontrahentów
  • Wystawianie faktur elektronicznych
  • Podpisywanie listów intencyjnych
  • Wydawanie elektronicznych pełnomocnictw
  • Zawieranie i wypowiadanie umów z pracownikami (umów o pracę, zlecenie, dzieło, kontraktów menedżerskich czy umów o poufności NDA)
  • Zawieranie umów przenoszących prawa autorskie
  • Prowadzenie elektronicznych teczek pracowniczych (e-akta)
  • Tworzenie cyfrowego archiwum dokumentów
  • Komunikacja z instytucjami publicznymi (np. ZUS, urzędy skarbowe)
  • Zakładanie i składanie sprawozdań finansowych spółek przez portal S24 (KRS)
  • Zapisywanie się na zakup akcji spółek giełdowych
  • Elektroniczne składanie wniosków o dotacje unijne

Podpis w chmurze ECSigner od EuroCert dla administracji publicznej

Kwalifikowany, chmurowy e-podpis w administracji publicznej usprawnia pracę urzędników i managerów wyższego szczebla, którzy pracują hybrydowo lub w terenie. Dzięki niemu nie ma konieczności noszenia przy sobie dodatkowych urządzeń.

Podpis w wersji cloud można wykorzystywać we wszystkich działaniach, do których wykorzystywany jest klasyczny podpis kwalifikowany. Każdy użytkownik podpisu zwykłego może w dowolnej chwili przejść na opcję chmurową, co bez wątpienia usprawni jego pracę.

Podpis chmurowy wykorzystywany jest także w sektorze administracyjnych do poniższych czynności:

  • Podpisywanie oświadczeń, zaświadczeń i decyzji administracyjnych w formie elektronicznej
  • Obsługa platformy ePUAP
  • Elektroniczne wydawanie aktów urodzenia, małżeństwa czy zgonu przez urzędy stanu cywilnego
  • Wydawanie wypisów i wyrysów z ewidencji gruntów i budynków (portal e-Budownictwo)
  • Kontaktowanie się z Urzędem Ochrony Danych Osobowych (np. składnie wniosków, wyznaczanie i odwoływanie inspektora UODO)

Podpis chmurowy dla osób prywatnych

Warto zaznaczyć, że podpis tego typu jest świetnym narzędziem do wykorzystania w sprawach prywatnych, m.in. sprawach obywatelskich. Zakres czynności jest tutaj bardzo szeroki – od składnia wniosków o odpis aktów w Urzędzie Stanu Cywilnego, przez logowanie do Internetowego Konta Pacjenta, aż po składanie wniosków o świadczenie Rodzina 500+. Tym samym podpisem załatwimy również sprawy zawodowe, np. złożymy wniosek o rejestrację działalności gospodarczej czy deklaracje podatkowe na portalu podatkowym.

Oczywiście trzeba dodać, że taki podpis kwalifikowany możemy wykorzystać do zawierania każdego rodzaju umów na terenie całej UE, które wymagają formy pisemnej. Zastosowany e-podpis będzie równoważny podpisowi własnoręcznemu.

Jak wyrobić kwalifikowany podpis elektroniczny z certyfikatem w chmurze? 

Aby używać wygodnego podpisu ECSigner, wystarczy skontaktować się z dostawcą usług zaufania EuroCert. Następnie proces wyrobienia podpisu będzie przebiegał w następujących krokach:

KROK 1: Spotkanie z przedstawicielem EuroCert

Może ono mieć miejsce w siedzibie twojej firmy lub w jednym z ponad 300 punktów partnerskich na terenie całej Polski. Podczas spotkania ma miejsce weryfikacja tożsamości użytkownika i podpisanie umowy. Cały proces trwa nie więcej niż 20 minut.

KROK 2: Aktywacja podpisu na urządzeniu mobilnym

Należy aktywować konto użytkownika oraz zainstalować aplikację ECSigner na smartfonie i laptopie. Będzie tu niezbędne zeskanowanie specjalnego kodu QR, który powiąże urządzenia.

KROK 3: Swobodne korzystanie z e-podpisu w chmurze

Aby podpisać dokument, wystarczy uruchomić aplikację, wybrać plik i przepisać wygenerowany kod OTD z telefonu. Dokument elektroniczny zostanie podpisany w kilka sekund.

Mam już klasyczny podpis kwalifikowany. Czy mogę go zamienić na chmurowy?

Tak. Każdy użytkownik klasycznego podpisu kwalifikowanego EuroCert lub podpisu od innego dostawcy usług zaufania może przejść na podpis chmurowy ECSigner. Możliwe jest to podczas odnowienia podpisu lub w każdym innym momencie. Cała procedura przeprowadzana jest online, bez konieczności wizyty w punkcie partnerskim.

Jeśli chcesz uzyskać więcej informacji o usłudze zapraszamy do kontaktu: handlowy@eurocert.pl, +48 22 390 59 95 lub do zapoznania się z ofertą w naszym e-sklepie.