Geodezyjny operat elektroniczny. Jak go podpisać?

Od sierpnia 2020 roku, wszyscy geodeci mogą posługiwać się elektronicznymi operatami geodezyjnymi, rezygnując całkowicie z formy papierowej. Operaty te mogą być podpisywane za pomocą podpisów elektronicznych. Do wyboru jest tu kwalifikowany podpis elektroniczny, podpis osobisty oraz profil zaufany. Sprawdź, którą metodę wybrać, aby uprościć swoją pracę oraz kontakty z urzędami i kontrahentami.

Prawo geodezyjne i kartograficzne 2020 – Zmiany

Zgodnie z przepisami polskiego prawa, każda dokumentacja powstająca w wyniku prac geodezyjnych, która zawiera wyniki geodezyjnych pomiarów sytuacyjnych i wysokościowych, podlega obowiązkowi zgłoszenia do stosownego organu Służby Geodezyjnej i Kartograficznej. Opracowania tych pomiarów kompletowane są w postaci operatu geodezyjnego. Następnie przekazywane są do właściwej jednostki wraz z plikami, które służą aktualizacji baz danych.

Od 18 sierpnia 2020 roku geodeci mogą sporządzać operaty geodezyjne w postaci elektronicznej w formacie PDF, co po 2021 roku stanie się obowiązkowe. W myśl rozporządzenia Ministra Rozwoju, elektroniczne operaty podpisywane są kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem osobistym lub podpisem zaufanym. Takie rozwiązania całkowicie eliminują obowiązek składania operatów w urzędzie w sposób tradycyjny. Są też istotne w tych firmach i instytucjach, które praktykują pracę zdalną.

Operat geodezyjny – Jaki podpis elektroniczny wybrać?  

Stosowanie e-podpisu do podpisywania elektronicznych operatów geodezyjnych rzutuje bezpośrednio na całą pracę geodetów. Do wyboru mamy rozwiązania niekomercyjne bezpłatne oraz rozwiązania komercyjne. Przed wyborem najkorzystniejszego z nich warto poznać wszystkie plusy i minusy podpisu zaufanego, podpisu osobistego oraz kwalifikowanego podpisu elektronicznego, aby jak najlepiej dopasować produkt do własnych potrzeb.

Tu warto wiedzieć, że w projekcie rozporządzenia Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 14 grudnia 2020 roku, podpis zaufany nie figuruje już jako dopuszczalna forma podpisywania elektronicznych operatów geodezyjnych. Jeśli rozporządzenie to wejdzie w życie, geodeci będą mogli korzystać w swojej pracy jedynie z dwóch pozostałych opcji.

Podpis zaufany (Profil zaufany)

Jest to podpis niekomercyjny, czyli całkowicie bezpłatny. Podpis zaufany jest podpisem potwierdzającym tożsamość w kontaktach on-line z urzędami. Z jego pomocą można załatwić sprawy administracyjne, bez konieczności osobistego udawania się do urzędu. Profil zaufany wykorzystywany jest najczęściej w przypadku spraw obywatelskich (np. zgłoszenie urodzenia dziecka czy rejestracja samochodu) czy spraw związanych z działalnością gospodarczą, ale może służyć również do potwierdzenia autentyczności operatów elektronicznych kierowanych m.in. do Powiatowych Ośrodków Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej. W tym przypadku ciężar pliku PDF z operatem geodezyjnym nie może przekraczać 10 MB.

Warto wiedzieć, że podpis zaufany jest elektronicznym podpisem niekwalifikowanym, który jest stosowany do podpisywania dokumentów kierowanych jedynie do niektórych instytucji publicznych.   Można tu też zaznaczyć, że podpisy działające na bazie certyfikatów niekwalifikowanych, chociaż ogólnodostępne, są adresowane dla ograniczonych grup użytkowników. Ważność każdego profilu zaufanego to 3 lata.

Podpis zaufany – Plusy

• Bezpłatny
• Ogólnodostępny

Podpis zaufany – Minusy

• Posiada ograniczenia w użyciu
• Uznawany jest tylko na terytorium RP
• Służy jedynie do kontaktów z urzędami
• Pozwala na podpisywanie plików PDF z operatem geodezyjnym jedynie do 10 Mb
• Nie jest odnawialny automatycznie

Podpis osobisty

Podpis osobisty z jest rodzajem zaawansowanego podpisu cyfrowego, który zapisany jest w warstwie elektronicznej nowych dowodów osobistych. Oznacza to, że mogą posługiwać się nim wyłącznie posiadacze tzw. e-dowodów, które w Polsce są powszechnie wydawane od marca 2019 roku. Warstwa elektroniczna e-dowodu zawiera m.in. dane osobowe i dane dowodu w formie elektronicznej. Znajdują się tutaj także certyfikaty, m.in. ten umożliwiający uwierzytelnienie w usługach online oraz certyfikat, który pozwala podpisać dokumenty elektronicznie podpisem osobistym. Opatrzenie elektronicznego operatu geodezyjnego podpisem osobistym wywołuje skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu, jednak tylko w stosunku do podmiotu publicznego. W przypadku prywatnych kontrahentów, nie zawrzemy z jego pomocą umowy cywilno-prawnej, chyba, że obie strony wyrażą na to zgodę.

Aby użyć podpisu osobistego, musimy dysponować specjalnym e-czytnikiem dowodów osobistych oraz oprogramowaniem, które instalujemy na komputerze. Koszt takiego czytnika, w zależności od producenta, może wynosić nawet kilkaset złotych.

Podpis osobisty – Plusy

• Bezpłatny
• Ogólnodostępny

Podpis osobisty – Minusy

• Posiada ograniczenia w użyciu
• Nie pociąga za sobą skutków prawnych
• Uznawany jest tylko na terytorium RP
• Wydawany jest tylko na podstawie nowych dowodów osobistych
• Służy głównie do kontaktów z podmiotami publicznymi
• Aktualnie jest uznawany przez nieliczne organy
• Jego użycie wymaga zakupu czytnika e-dowodów oraz specjalnego oprogramowania

Podpis kwalifikowany

Podpis kwalifikowany różni się od dwóch pozostałych opcji mocą prawną. Jest najbardziej uniwersalny i nie posiada żadnych ograniczeń pod względem jego użycia. Podpis elektroniczny tego rodzaju jest przede wszystkim równoważny podpisowi własnoręcznemu na terenie całej Unii Europejskiej, nie tylko w Polsce. Sprawia to, że ich posiadacze w różnych państwach mogą prowadzić skuteczną współpracę transgraniczną.

Kwalifikowany podpis jest produktem komercyjnym. W Polsce można go zakupić u certyfikowanego dostawcy usług zaufania (np. Eurocert). Dzięki temu podpis tego rodzaju jest najbezpieczniejszą formą podpisu elektronicznego.

Podpis kwalifikowany bez wątpienia posiada najszersze spektrum zastosowań. Z jego użyciem załatwimy zarówno sprawy urzędowe na platformie ePUAP, sprawy biznesowe oraz szereg spraw prywatnych. Stosując taki e-podpis jesteśmy w stanie załatwić absolutnie wszystkie sprawy elektroniczne, również te, do których używany jest podpis zaufany czy podpis osobisty.

Aby stać się posiadaczem podpisu kwalifikowanego, musimy zaplanować w swoim budżecie średni wydatek rzędu niespełna 15 złotych miesięcznie (całkowita jednorazowa opłata na 2 lata to koszt koło 300 złotych). Wydatek taki szybko się zwraca, ponieważ posługując się e-podpisem, nie musimy korzystać już z usług kurierskich lub pocztowych. Dokumenty podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym przesyłane są szybko i sprawnie, co ma niebagatelne znaczenie w zarządzaniu czasem pracy.

Kwalifikowany e-podpis umożliwia podpisywanie dokumentów każdego typu. Pozwala na zawarcie umów cywilno-prawnych w formie elektronicznej oraz kontaktowanie się i przesyłanie dokumentów do jednostek administracyjnych (np. ZUS, KRS, urzędy skarbowe, jednostki samorządu terytorialnego). Umożliwia także składanie zleceń w aukcjach i przetargach internetowych, podpisywanie faktur elektronicznych, a przede wszystkim jest produktem, który potwierdza tożsamość jego posiadacza. Wyrobienie e-podpisu trwa w tym przypadku średnio 15-20 minut (w przypadku dostawcy Eurocert). Po tym czasie można już korzystać z podpisu w sposób swobodny i  nieograniczony.

Podpis kwalifikowany sprawdza się obecnie wśród firm geodezyjnych, które chcą dostosować swoją działalność do wymogów współczesności, a także międzynarodowych standardów. Niezwykle prawdopodobne jest to, że podpis taki w ciągu najbliższych lat stanie się koniecznością – jako najbardziej uniwersalna i ekonomicznie uzasadniona forma współpracy zarówno z podmiotami publicznymi, jak i prywatnymi.

Podpis kwalifikowany – Plusy

• Ma wszechstronne zastosowanie, nie posiada ograniczeń
• Uznawany jest na terenie całej UE
• Pociąga za sobą skutki prawne równoważne podpisowi własnoręcznemu
• Służy do podpisywania wszystkich typów dokumentów i umów
• Koszty jego wdrożenia i stosowania są relatywnie niskie
• Ogólnodostępny

Podpis kwalifikowany – Minusy

• Płatny

Podpis kwalifikowany w geodezyjnym operacie elektronicznym – Korzyści

Wykorzystywanie e-podpisów, niezależnie od rodzaju, sprawia, że geodeci nie muszą pojawiać się w ośrodkach dokumentacji geodezyjnej i kartograficznej osobiście, w celu złożenia dokumentacji i zakończeniu prac. Eliminowana jest tu forma papierowa dokumentów, co wpływa na znaczne oszczędności w kwestii zaopatrywanie przedsiębiorstw w papier i tusz. W przypadku błędów w geodezyjnym operacie elektronicznym, można go również sprawnie i szybko poprawić oraz ponownie przesłać do określonej jednostki. Elektroniczne operaty geodezyjne zostają udostępnione wszystkim wykonawcom prac, co nie wymaga już powielania dokumentów w wersji papierowej.

Stosowanie podpisów kwalifikowanych do podpisywania operatów geodezyjnych miało być pierwotnie jedyną uznawaną przez administrację opcją. W toku konsultacji ustawodawca dodał jednak dwie możliwości, jakimi są podpis zaufany i podpis osobisty. Powszechne zachęcanie do korzystania z kwalifikowanych podpisów nie jest jednak bezzasadne.

Choć podpis kwalifikowany jest płatny, jest standardem uznawanym poza granicami Polski. Ponadto jest mniej skomplikowany i szybszy w użyciu, m.in. w porównaniu do podpisu profilem zaufanym, który wymusza ładowanie podpisywanych dokumentów na rządowy serwer. Podpis kwalifikowany jest to uniwersalny e-podpis „do wszystkiego i dla każdej sytuacji”, a pozostałe rozwiązania stosuje się w ograniczonym zakresie.