W dobie cyfryzacji budownictwa, architekci mają coraz więcej możliwości korzystania z nowych technologii. Jedną z nich jest sporządzanie projektów budowlanych w formie elektronicznej, które mogą być podpisywane podpisem kwalifikowanym. Taki podpis w biurze projektowym przynosi jednak znacznie więcej korzyści, które mogą usprawnić wiele procesów biznesowych.

Nowoczesne rozwiązania w zakresie technologii wspierają coraz więcej branż. Dzięki trwającej cyfryzacji procesów budowlanych zyskują m.in. architekci, którzy mogą znacznie szybciej i sprawniej obsługiwać swoich kontrahentów. Zmiany prawne, które weszły w życie w 2020 i 2021 roku, umożliwiają zastąpienie tradycyjnych papierowych dokumentów czy projektów architektoniczno-budowlanych ich wersjami elektronicznymi. Muszą one zostać podpisane e-podpisem, np. kwalifikowanym podpisem elektronicznym, który jest najbardziej uniwersalny ze wszystkich opcji dostępnych na rynku.

Projekt budowlany w formie elektronicznej

Jedną z zalet stosowania podpisu kwalifikowanego w biurze projektowym jest możliwość podpisywania z jego pomocą elektronicznych projektów budowlanych. Od 1 lipca 2021 roku architekci mogą sporządzić projekt architektoniczno-budowlany, projekt zagospodarowania działki lub terenu oraz projekt techniczny nie tylko w tradycyjnej formie papierowej, ale właśnie w formie cyfrowej. Należy jednak pamiętać, że obowiązkowe jest podpisanie takich dokumentów podpisem elektronicznym. To niezbędne m.in. w celu złożenia elektronicznego wniosku o pozwolenie na budowę na platformie Głównego Urzędu Nadzoru Budowlanego przez inwestora.

Opatrzenie e-projektu podpisem kwalifikowanym umożliwia także sprawną komunikację na linii zleceniodawca – architekt. Przede wszystkim biuro projektowe może przekazać e-projekt kontrahentowi znacznie szybciej, np. przesyłając go za pomocą poczty elektronicznej lub umieszczając w chmurze. Dodatkowo klient może być pewny, że otrzymuje projekt sporządzony przez projektanta posiadającego odpowiednie uprawnienia, którego tożsamość została zweryfikowana podczas generowania certyfikatu kwalifikowanego. Z kolei architekt, który korzysta z e-podpisu kwalifikowanego, może ochronić się przed manipulacjami ze strony nieuczciwych klientów. Każda modyfikacja pliku projektu PDF lub próby podmiany projektu, które nastąpią po podpisaniu go przez architekta, będą do udowodnienia.

Umowa z klientem podpisana e-podpisem

Architekt, który dysponuje podpisem kwalifikowanym, może podpisywać umowy z inwestorami zdalnie. Podpisanie umowy o świadczenie usług projektowych takim podpisem jest równoważne w skutkach prawnych z podpisaniem umowy w formie pisemnej. W tym przypadku wszystkie sprawy biznesowe można załatwić zdalnie, bez wychodzenia z domu. Umowa pisemna podpisywana na odległość jest w praktyce mniej wygodna i wymaga przygotowania dwóch egzemplarzy umowy oraz przesłania ich kurierem lub pocztą do kontrahenta, który następnie musi odesłać jeden z nich z powrotem do architekta. Taki proces może trwać nawet kilkanaście dni.

Znaczniki czasu do podpisu kwalifikowanego architekta

Podpis kwalifikowany pozwala na sprawne zarządzanie wersjami projektu budowlanego, jeśli stosuje się go razem z kwalifikowanym znacznikiem czasu. Znakowanie czasem określa dokładną datę stworzenia konkretnej wersji projektowej. Taki zabieg zapewnia chronologię w tym zakresie oraz umożliwia archiwizowanie plików na każdym etapie procesu projektowego.

Ochrona własności intelektualnej

Stosowanie podpisu kwalifikowanego wraz ze znacznikiem czasu pozwala skutecznie chronić utwory architektoniczne utrwalane w postaci projektu budowlanego. Jeśli architekt podpisze e-projekt w taki sposób, będzie mógł łatwo udowodnić moment jego powstania, np. w przypadku, gdy jego pomysł zostanie bezprawnie wykorzystany przez inną osobę. Dokument podpisany podpisem kwalifikowanym będzie również stanowił dowód w sądzie, jeśli dojdzie do sporów na takiej płaszczyźnie.