Weryfikacja kwalifikowanego podpisu elektronicznego jest niezbędna, kiedy chcemy mieć pewność, że dokument jest autentyczny. Usługa ta jest szczególnie istotna w przypadku potwierdzania ważności podpisów kwalifikowanych. Sprawdź, w jaki sposób poddać e-dokument walidacji, aby uniknąć wielu problemów w prowadzeniu biznesu. 

Podpis elektroniczny – czy jest jego weryfikacja?

Walidacja lub inaczej weryfikacja dokumentów elektronicznych sprawdza poprawność złożonych podpisów i pieczęci elektronicznych na dokumencie. Dzięki tej usłudze można w prosty sposób sprawdzić, czy mamy do czynienia z dokumentem opatrzonym ważnym e-podpisem kwalifikowanym lub pieczęcią kwalifikowaną. Walidacja podpisu jest potrzebna wszędzie, gdzie istnieje prawdopodobieństwo, że dane zawarte w dokumencie elektronicznym zostały sfałszowane. Czyli praktycznie w każdej sytuacji biznesowej, w której mamy do czynienia z ważnymi umowami, fakturami, pismami czy ofertami.

Usługę walidacji elektronicznej definiuje europejskie rozporządzenie eIDAS z 2014 roku. Ten akt prawny dokładnie opisuje usługę jako proces potwierdzenia autentyczności podpisu lub pieczęci kwalifikowanej.

Na czym polega weryfikacja e-podpisów?

Usługa sprawdzania poprawności podpisania e-dokumentu polega na weryfikacji pliku pod kątem właściwego złożenia podpisu kwalifikowanego. Sprawdzenie e-podpisu można przeprowadzić samodzielnie lub – w  szczególnych przypadkach – zdać się na specjalistyczny, ale szybki proces, który oferują dostawcy usług zaufania.

Każdy przedsiębiorca może sam skontrolować e-podpis złożony przez kontrahenta już na etapie sprawdzania np. plików PDF. Możliwe jest to dzięki aplikacji SecureDoc2 od dostawcy usług zaufania EuroCert, którą można bezpłatnie pobrać dla systemów Windows oraz macOS. Aplikacja po załadowaniu pliku przekazuje informacje o danych osoby składającej podpis elektroniczny.

Dane te w prosty sposób weryfikuje także oprogramowanie Adobe Acrobat Reader, dzięki któremu dowiemy się, czy dokument został podpisany prawidłowo. Z aplikacji z powodzeniem skorzystają przede wszystkim osoby, które nie dysponują podpisem kwalifikowanym EuroCert, ale chcą sprawdzić wiarygodność swojego partnera biznesowego.

Inaczej sprawa ma się w przypadku e-dokumentów wysokiej rangi, od których zależy biznesowe „być albo nie być”. Jeśli przedsiębiorca musi udowodnić ważność podpisu kwalifikowanego np. w toku postępowania sądowego, warto zdecydować się na specjalistyczną usługę weryfikacji parametrów podpisanego dokumentu elektronicznego.

Kiedy warto weryfikować dokumenty elektroniczne? 

Odpowiedź brzmi: ZAWSZE! E-dokumenty należy sprawdzać w codziennej pracy, aby mieć pewność, że nasz kontrahent, czyli osoba składająca podpis, postępuje wobec nas uczciwie. Oczywiście, jeśli mamy do czynienia z dokumentami niższej rangi o charakterze nieformalnym, wystarczy sprawdzenie dokumentu PDF. Umowy czy faktury można wygodnie kontrolować za pomocą oprogramowania od dostawcy usług zaufania.

Specjalistyczna walidacja certyfikatu podpisu kwalifikowanego ma z kolei szczególne znaczenie w:

  • postępowaniach przetargowych, kiedy konieczne jest sprawdzenie dokumentów dostarczonych przez potencjalnego usługodawcę dokładnie na czas
  • w sytuacjach, kiedy trzeba udowodnić integralność i autentyczność dokumentu, np. podczas procesu sądowego

Co jest sprawdzane podczas weryfikacji dokumentu elektronicznego przez dostawcę usług zaufania?

Podczas całego procesu dostawca usług zaufania sprawdza następujące kwestie:

  • Integralność dokumentu – Czy nie zostały wprowadzone na nim żadne zmiany?
  • Tożsamość osoby podpisującej
  • Poprawność złożonego podpisu – Czy podpis został wykonany zgodnie z zasadami, które obowiązują dla danego formatu podpisu?
  • Źródło czasu złożenia podpisu – Czy czas złożenia podpisu został pobrany z komputera osoby podpisującej dokument? Czy został wykorzystany znacznik czasu?
  • Znacznik czasu – Czy w przypadku jego użycia czynność została wykonana poprawnie?
  • Ważność certyfikatu – Czy certyfikat kwalifikowany był ważny w momencie składania podpisu? Czy certyfikat został unieważniony i można to potwierdzić, bazując na liście CRL i/lub odpowiedzi OCSP?
  • Ścieżka certyfikacji – Czy certyfikat jest kwalifikowany lub niekwalifikowany w oparciu o załączoną w nim informację o certyfikatach pośredniczących?

Co oznacza negatywna weryfikacja podpisu elektronicznego? 

Może się zdarzyć, że podpis elektroniczny został zweryfikowany negatywnie. Wtedy dokument elektroniczny nie niesie za sobą żadnych skutków prawnych. Mówiąc krótko – jest nieważny.

Dokument elektroniczny może zostać zweryfikowany negatywnie z następujących powodów:

  • Dane w dokumencie zostały zmienione po podpisaniu podpisem elektronicznym.
  • Certyfikat, którym podpisano dokument nie uzyskał jeszcze ważności lub ją utracił, a sam podpis nie został złożony z wykorzystaniem znacznika czasu, który zapewnia tzw. datę pewną.
  • Podpis elektroniczny został złożony niepoprawnie, np. w skutek nie błędu aplikacji, w której wykonano podpis, lub niepoprawności materiału kryptograficznego (certyfikat, para kluczy).

Jeśli chcesz się upewnić, czy twój dokument elektroniczny został prawidłowo podpisany, skorzystaj ze specjalistycznej weryfikacji dokumentów w Centrum Certyfikacji EuroCert. Skontaktuj się z nami już teraz – biuro@eurocert.pl.

Więcej informacji na temat podpisów elektronicznych uzyskasz w tym artykule: Rodzaje podpisów elektronicznych – sprawdź najważniejsze różnice.